TendiGo
Jetzt starten →
Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Übernahme der Archivakten und Betrieb des Archivs für das Jobcenter Köln

Jobcenter Köln | HEUSSEN Rechtsanwaltsgesellschaft mbH | Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Köln, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Jobcenter Köln (ca. 1.600 Mitarbeitende, ca. 120.000 SGB II-Leistungsberechtigte) sucht einen externen Dienstleister, der die Papieraktenarchive aus zwei Kölner Standorten physisch übernimmt, in ein eigenes Archiv transportiert und das Archiv anschließend dauerhaft betreibt. Das Auftragsvolumen umfasst rund 9.189 laufende Meter Akten (Liegenschaft 1: 3.522 lfm; Liegenschaft 2: 5.667 lfm). Der Auftrag gliedert sich in sechs Teilbereiche: Transport/Umzug, Lagerung, laufender Zugriff, laufende Übernahme neuer Akten, Vernichtung und Rückgabe zum Vertragsende. Zudem ist eine digitale Verwaltungssoftware bereitzustellen.

Die Räumung der Standorte erfolgt bis 31.05.2027 (Galerie Wiener Platz) und 31.10.2027 (Pohligstraße). Die Angebote sind bis 30.10.2026, 10:00 Uhr elektronisch über das Vergabeportal einzureichen. Zuschlagskriterium ist der Preis.

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 30. Oktober 2026
Termin / FristOKT2026NOVDEZJAN2027FEBMÄRAPRMAIJUNJUL
Objektbesichtigung 16. Okt. 2026
Objektbesichtigung 28. Okt. 2026
Objektbesichtigung 312. Okt. 2026
Objektbesichtigung 414. Okt. 2026
Objektbesichtigung 519. Okt. 2026
Objektbesichtigung 621. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist22. Okt. 2026
Letzte Bieterantworten23. Okt. 2026
Angebotsfrist30. Okt. 2026
Angebotsöffnung30. Okt. 2026
Bindefrist30. Okt. – 24. Dez. 2026
Geplanter Zuschlagca. 23. Nov. – 29. Nov. 2026
Vertragsbeginnca. 23. Nov. 2026
Leistungsbeginn Umzugca. 23. Nov. 2026
Mindestvertragslaufzeitca. 23. Nov. 2026 – 23. Nov. 2029bis 2029
Räumungstermin Standort I1. Apr. – 31. Mai 2027
Rückgabekonzept-Abstimmungca. 23. Mai 2027
Räumungstermin Standort II1. Juli – 31. Okt. 2027bis 2027
Verpflichtungserklärung UnterauftragnehmerDatum offenAuf Anforderung des Auftraggebers: Einreichung der Verpflichtungserklärung binnen 6 Tagen nach Zugang der Anforderung (vor Zuschlagserteilung).
Rügefrist (Nachprüfungsantrag)Datum offenErkennbare Verstöße gegen Vergabevorschriften: 10 Kalendertage nach Erkenntnis (bei Bekanntmachung/Vergabeunterlagen bis Angebotsfrist).
Nachprüfung NichtabhilfeDatum offenNach Mitteilung über Nichtabhilfe max. 15 Kalendertage für Nachprüfungsantrag.
Leistungsbeginn ArchivbetriebDatum offenArchivierungsleistungen beginnen nach Abschluss des ersten Umzugs.
KündigungsfristDatum offenNach Ablauf der 3-Jahres-Frist ordentliche Kündigung mit Frist 6 Monate zum Ende des Kalenderjahres möglich.
Rückgabephase VertragsendeDatum offenNach Vertragsende max. 3 Monate für vollständige Übergabe aller Akten an AG oder Nachfolger.
Vorankündigung Volumenreduzierung laufendDatum offen1 Monat Vorankündigung für monatliche Reduzierung bis 15% pro Kalenderjahr.
Vorankündigung Volumenreduzierung erweitertDatum offen3 Monate Vorankündigung für jährliche Reduzierung bis 40% nach mindestens 2 Jahren Laufzeit.
Ankündigung große AktenmengenDatum offenMindestens 1 Woche vor Anlieferdatum bei großen Aktenmengen für Digitalisierung.
Frist C5:2020-OptionDatum offenNach Ausübung der Option 2 Jahre Frist zur Umsetzung des C5:2020-Betriebs (Ankündigung bis 2 Jahre vor Leistungsbeginn).
Aufbewahrung VernichtungsnachweiseDatum offenVernichtungsnachweise sind Vertragslaufzeit + mindestens 3 Jahre aufzubewahren.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität28 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
  • Preisangebot (Fiktiver Gesamtwertungspreis)50%

    Fiktiver Gesamtwertungspreis für die ersten drei Vertragsjahre (ohne Indexierung oder Reduzierung), Wertungsgrundlage ist der Wertungsgesamtpreis in Zelle F61 des Preisblatts. Maximal 500 Leistungspunkte. Niedrigster Preis erhält 500 Punkte, alle weiteren linear interpoliert (Preis niedrigst / Preis angeboten x 500).

  • Konzept zur Darstellung der Umzugsorganisation und -ausführung25%

    Konzept zur Darstellung der Umzugsorganisation und -ausführung mit Bezug auf den konkreten Auftrag. Maximal 250 Leistungspunkte. Bewertet werden Terminsicherheit, Sicherheit der Akten, Maßnahmen zur Verhinderung und im Falle von Verlusten/Verwechslungen/Beschädigungen, digitale Erfassung, Dokumentation/Nachweisführung/Projektabschluss. Wertungspunkte 0-5 je Unterkriterium (10 Unterkriterien à 5 Wertungspunkte = 50 max. Wertungspunkte), Umrechnung in Leistungspunkte über erreichte/maximale Wertungspunkte.

  • Konzept zur Darstellung der Ausführung der Archivleistungen25%

    Konzept zur Darstellung der Ausführung der Archivleistungen mit Bezug auf den konkreten Auftrag. Maximal 250 Leistungspunkte. Bewertet werden Lagersigenschaften, bereitgestellte Software, Lagerung/Bereitstellung/Aktentransport, Vernichtung der Akten sowie Maßnahmen bei Vertragsende. Wertungspunkte 0-5 je Unterkriterium (17 Unterkriterien à 5 Wertungspunkte = 85 max. Wertungspunkte), Umrechnung in Leistungspunkte über erreichte/maximale Wertungspunkte.

Preiswertung: niedrigster Preis erhält 500 Leistungspunkte, weitere Angebote werden linear interpoliert (Preis niedrigst / Preis angeboten x 500 Punkte). Konzeptwertung: Wertungspunkte 0-5 je Unterkriterium, Umrechnung in Leistungspunkte: (erreichte Wertungspunkte / maximal erreichbare Wertungspunkte) x maximal erreichbare Leistungspunktzahl (250 pro Konzept).

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien (Preis 50 %, Umzugsorganisation 25 %, Archivleistungen 25 %) sind inkl. Gewichtung, Formel (Preisinterpolation, Wertungspunkt-Umrechnung) und Unterkriterien aus Vergabeunterlage A und Wertungsmatrix A.3 vollständig angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Übergeordnete Anforderungen

Archivgut umfasst SGB II-Akten in Papier- und digitalisierter Form; Eigentum bleibt beim Auftraggeber.Leistungserbringung im Stadtgebiet Köln (DEA23).Lagerung gemäß DIN ISO 11799 (oder gleichwertig).IT-/Datenschutzanforderungen: Zertifizierung nach DIN ISO 27001, Ausrichtung an DIN ISO 27018; Transportverschlüsselung mindestens TLS 1.2/1.3 mit Perfect Forward Secrecy; Option C5:2020 auf Verlangen.Datenschutz gemäß DSGVO, BDSG und SGB X; Verarbeitung von Sozialdaten nur in DE/EU oder gleichgestelltem Staat (§ 35 Abs. 7 SGB I).Einsatz von IT-Lösungen auf aktuellem Stand der Technik; nur geeignetes Fachpersonal, das kranken- und rentenversicherungspflichtig beschäftigt und deutschsprachig kundig ist; Personal ist datenschutzrechtlich zu verpflichten.Auftragnehmer versichert das Archivgut auf eigene Kosten.Volumenreduzierung: laufend bis zu 15% pro Kalenderjahr (Vorankündigung 1 Monat), nach mind. 2 Jahren zusätzlich bis zu 40% (Vorankündigung 3 Monate).

Mengengerüst und Kalkulationsvorgaben

Liegenschaft 1 (Galerie Wiener Platz): 3.522 laufende Meter.Liegenschaft 2 (Pohligstraße 3): 5.667 laufende Meter, davon 5.588 Hängeregister + 79 Aktenordner.Kalkulationsbasis: 28 Akten je Meter (Hängeregister); 15 Akten je Meter (Aktenordner).Abrechnung erfolgt nach tatsächlich umgezogenem Aktenmeter.

Vertragsrahmen

Vertragslaufzeit: auf unbestimmte Zeit.Ordentliche Kündigung: in den ersten 3 Jahren ab Zuschlag ausgeschlossen; danach mit Frist von 6 Monaten zum Ende des Kalenderjahres möglich.Teilkündigung einzelner Teilbereiche ist ausgeschlossen.Rückgabekonzept ist spätestens 6 Monate nach Zuschlag abzustimmen; Rückgabephase soll im Regelfall maximal 3 Monate betragen.Anlieferungsfenster Jobcenter: Mo–Fr 06:00–20:00 Uhr; Zugriffszeiten Erfassungstool Mo–Fr 08:00–18:00 Uhr (ohne Feiertage).

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zwingende Eignungsanforderungen

Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG, § 22 LkSG, § 14 BTTG (Nachweis B.3).Kein Russlandbezug gemäß Art. 5k VO (EU) Nr. 833/2014 (B.10).Datenschutz/DSGVO: Anforderungen an Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (B.14).IT-Sicherheit: Eigenerklärungen IT-Sicherheit (B.15).

Fachliche Eignung (Fachkunde)

Mindestens zwei Referenzen über vergleichbare Aktenübernahme- und Archivbetriebsleistungen aus den letzten 5 Jahren (Auftragsende nicht vor 2021); Details siehe Referenzprojekte (B.7).Projektleitung muss mindestens drei vergleichbare Umzüge in diesem Umfang geplant haben (Ziff. 7.1.1 der Leistungsbeschreibung).

Wirtschaftliche/finanzielle Eignung und Versicherungsschutz

Transportversicherung (oder Einbezug in Betriebshaftpflicht) mit umzugsangemessenen Deckungssummen (B.6).Betriebshaftpflichtversicherung (2-fache Maximierung): Personenschäden mind. 10 Mio. EUR, Sachschäden mind. 10 Mio. EUR, Vermögensschäden mind. 1 Mio. EUR (B.6).

Technische Eignung / Zertifizierungen

Aktuelle Zertifizierung DIN EN ISO 9001:2015 (B.8).Aktuelle Zertifizierung DIN EN ISO/IEC 27001:2022 (B.8).

Bietergemeinschaften und Eignungsleihe

Bietergemeinschaften möglich, gesamtschuldnerische Haftung, Vertretungsnachweis (B.4).Eignungsleihe möglich (B.5): Verpflichtungserklärung des Drittunternehmens; bei wirtschaftlicher/finanzieller Eignungsleihe kann der Auftraggeber gemeinsame Haftung verlangen (§ 47 Abs. 3 VgV).Unterauftragnehmer: Erklärung B.9 und B.3 je Unterauftragnehmer; Verpflichtungserklärung auf Anforderung binnen 6 Tagen.
Referenzprojekte
1 ReferenzenZeitraum: letzte 5 Jahre (Auftragsende nicht vor 2021); Betriebsdauer der Archivleistungen mind. 6 MonateVolumen: mind. 1.000 Aktenmeter

Aktenübernahme und Archivbetriebsleistungen – vergleichbare Leistungen aus den letzten 5 Jahren (Auftragsende nicht vor 2021)

Referenz 1; Angabe von Leistungszeit, Auftragsgegenstand, Leistungsumfang (Aktenmeter), Auftraggeber inkl. Kontaktdaten; keine Bescheinigung des Auftraggebers erforderlich

1 ReferenzenZeitraum: letzte 5 Jahre (Auftragsende nicht vor 2021); Betriebsdauer der Archivleistungen mind. 6 MonateVolumen: mind. 500 Aktenmeter

Akten der Sozialverwaltung oder Akten mit vergleichbarem Schutzniveau (insb. personenbezogene Daten) – vergleichbare Leistungen aus den letzten 5 Jahren

Referenz 2; Nachweis über Schutzniveau der verarbeiteten Daten

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 52%4–10 · 43%11+ · 5%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 23 erledigt
Angebotsanschreiben & Unternehmensangaben
Eignungsnachweise
Referenzen
Unterauftragnehmer
Sanktions- & Datenschutzerklärungen
Konzepte
Preisblatt
Sonstiges / Optional

Verlauf dieser Vergabe

3 Bekanntmachungen
  1. 06.10.2026Ausschreibungauf dieser Seite
  2. 01.10.2026Ausschreibung
  3. 30.09.2026Ausschreibung
Mit TendiGo
Finden Sie weitere passende Ausschreibungen und prüfen Sie mit KI, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Diese Ausschreibung mit KI prüfen
Zur Original-Ausschreibung ↗

Auf einen Blick

Auftraggeber
Jobcenter Köln | HEUSSEN Rechtsanwaltsgesellschaft mbH | Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
50933 Köln
Ort
50933 Köln
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.jobcenterkoeln.de ↗
Auftraggeber-Profil ansehen

Erfüllungsort

Ort der Leistung
50933 Köln
Nordrhein-Westfalen

Weitere Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Alle anzeigen →
Nordrhein-Westfalen

REZ NRW 45BM AA Iserlohn

Regionales Einkaufszentrum (REZ) NRW der Bundesagentur für Arbeit · IserlohnFrist: Nordrhein-Westfalen

Erdarbeiten Klaeranlage Duisburg Alte-Emscher

Emschergenossenschaft · 47166 DuisburgFrist: Nordrhein-Westfalen

Externer Datenschutzbeauftragter

Engagement Global gGmbH · 53113 BonnFrist: Nordrhein-Westfalen

Beschaffung von Servern

Ennepe-Ruhr-Kreis · 58332 SchwelmFrist: Nordrhein-Westfalen

Rahmenvereinbarung Steuergeräte und Umrüstung auf LED 2027

Landesbetrieb Straßenbau NRW - Regionalniederlassung Ostwestfalen-Lippe · 33615 BielefeldFrist: Nordrhein-Westfalen

Errichtung von Holzmodulbauten an der Realschule am Schlehenweg | Tiefbau- und Gründungsarbeiten

Stadt Bielefeld - Amt für Zentrale Leistungen · 33609 BielefeldFrist:

Bereit für die Zukunft der Vergabe?

Setzen Sie auf den neuen technologischen Standard und verschaffen Sie sich den entscheidenden Vorsprung in der Auftragsakquise.

806+ VergabequellenMit Experten entwickeltSofort einsatzbereit