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Veranstaltung einer wissenschaftlichen Konferenz im April 2027 in Köln

Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V. (Einkauf B12)Kreisfreie Stadt München, BayernVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Fraunhofer-Gesellschaft schreibt die Organisation und Durchführung einer wissenschaftlichen Konferenz in Köln im April 2027 öffentlich aus.

Die Konferenz findet als hybrides Statusseminar im Rahmen einer Begleitforschung für die Batterieforschung statt (Auftraggeber-Institut: Fraunhofer ISI in Karlsruhe). Sie umfasst einen Aufbautag sowie zwei Konferenztage für je rund 140 Personen vor Ort und zusätzliche Online-Teilnehmer.

Gefragt ist ein Komplettpaket „aus einer Hand": Veranstaltungsräume mit Ausstattung, Catering, Veranstaltungstechnik inkl. Livestream sowie das nötige Personal. Die Angebote müssen vollständig elektronisch über die Vergabeplattform der Fraunhofer-Gesellschaft eingereicht werden, Angebotsfrist ist der 13.11.2026 um 10:00 Uhr.

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 13. November 2026
Termin / FristOKT2026NOVDEZJAN2027FEBMÄRAPR
Veröffentlichung13. Okt. 2026
Angebotsfrist13. Nov. 2026
Bindefrist18. Dez. 2026
Aufbau- und Techniktag13. Apr. 2027
Ausführungszeitraum13. Apr. – 15. Apr. 2027
Konferenztag 114. Apr. 2027
Konferenztag 215. Apr. 2027
Stornierung 100% kostenfreiDatum offenBis 60 Kalendertage vor dem vereinbarten Veranstaltungsbeginn kostenfrei stornierbar.
Stornierung 50% kostenfreiDatum offenBis 40 Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn noch 50% kostenfrei stornierbar.
Stornierung 30% kostenfreiDatum offenBis 20 Kalendertage vor Veranstaltungsbeginn noch 30% kostenfrei stornierbar.
Ersatzteilvorhaltung 5 JahreDatum offenGemäß AEB Ziff. 18: 5 Jahre ab Wareneingang bzw. Abnahme des Liefergegenstands (für Konferenzleistung praktisch nicht einschlägig).
Nachfrist BürgschaftsstellungDatum offenGemäß AEB Ziff. 8.4: mindestens 14 Tage ab Fristsetzung durch Fraunhofer.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität2 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
  • Angebotspreis40%

    Bewertet wird der Gesamtpreis für alle geforderten Leistungen (Räume mit Ausstattung, Aufbautag, Veranstaltungstechnik, Catering). Metrische Bewertung mittels linearer Interpolation.

  • Schlüssigkeit und Qualität des Angebots60%

    Schlüssigkeit und Qualität des Angebots anhand der im Leistungsverzeichnis angegebenen Anforderungen für Räume und deren Ausstattung, Technik und Catering. Nicht metrische Bewertung auf Punkteskala 0 bis 100.

Gesamtpunktzahl = Summe der gewichteten Punkte je Zuschlagskriterium. Preis (metrisch): Der niedrigste wertungsfähige Gesamtpreis erhält 100 Punkte, ein fiktiver doppelt so hoher Preis erhält 0 Punkte, dazwischen lineare Interpolation. Schlüssigkeit und Qualität (nicht metrisch): Punkteskala 0 bis 100; das relativ beste Angebot erhält 100 Punkte, die übrigen Angebote werden im Verhältnis zu diesem bewertet (Stufen 70-90 gut, 40-60 befriedigend, 10-30 ausreichend, 0 = Ausschluss).

KI-Hinweis: Beide Dokumente nennen übereinstimmend 40 % Preis und 60 % Schlüssigkeit und Qualität; die Unterkriterien der Qualitätsbewertung sind nicht gesondert gewichtet, und in der Preisformel ist zusätzlich von Lieferzeit die Rede, was im Kontext nicht passt.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Format, Ort und Zeitraum

Art der Veranstaltung: Hybrides Statusseminar im Rahmen einer Begleitforschung für Batterieforschung (BMFTR-Förderinitiativen); dient dem Austausch zwischen Wissenschaft, Industrie und dem Batterieforschungs-Beirat.Ort: Köln, Nordrhein-Westfalen.Zeitraum:Aufbau- und Techniktag: 13.04.2027 (halbtägig)Konferenztag 1: 14.04.2027

Räume und Ausstattung

Ein Tageslicht-Veranstaltungsraum mit parlamentarischer Bestuhlung für ca. 140 Personen.Bühne mit Rednerpult, 6 Konferenzsesseln und separatem Tisch/Laptop für die Moderation; 1 Vorschaumonitor für den Referenten; ausreichend Stromanschlüsse an den Plätzen.Catering-Fläche mit Stehtischen für ca. 140 Personen und 10–15 Barhockern.15 beidseitig nutzbare Posterwände (für bis zu 30 Poster).Garderobe mit Servicekraft.2 separate Besprechungsräume (je 10 Personen) mit Strom, WLAN und Flipchart.Registrierungsbereich mit 1–2 Tischen und 2 Stühlen.Stabiles WLAN mit eigener Kennung / Gastzugang.

Catering

An beiden Tagen ganztägig unbegrenzt Getränke: Kaffee, Tee, Mineralwasser, Säfte, Softdrinks.

Konferenztag 1 (Höchstpreis 180 € pro Person):

08:00 Uhr Begrüßungskaffee/Tee mit kleinen Snacks.2 Kaffeepausen (herzhaft und süß, mit Obst/Obstsalat/Müsli).Mittagsbuffet: 3 Vorspeisen/Salate, Hauptgang mit Fleisch sowie vegetarisch/veganer Variante, 2 Desserts (1 vegan).Ab 17:00 Uhr zusätzlich Bier (auch alkoholfrei) und Wein; ab 18:00 Uhr Abendessen wie Mittagsbuffet.Getränkepauschale ist separat auszuweisen.

Konferenztag 2 (Höchstpreis 120 € pro Person):

08:00 Uhr Begrüßungskaffee/Tee ohne Snacks.1 Kaffeepause vormittags mit Gebäck und Obst.Mittagsbuffet wie am Tag 1.16:00 Uhr Kaffee und Gebäck.Getränkepauschale separat ausweisen.

Veranstaltungstechnik inkl. Personal

DSGVO-konformes Webkonferenz-/Stream-Tool; ausgelegt auf bis zu 500, alternativ bis zu 1000 Online-Teilnehmer.16:9 Projektionsfläche.2 Headsets und 1 Handmikrofon für Moderatoren.5 Handmikrofone für die Referentendiskussion; 2 Mikrofone für Plenum-Fragen.Laptop für die Moderation, Vorschaumonitor, ausreichend Stromanschlüsse, leistungsstarkes WLAN mit eigener Kennung.Weitere Ausstattung nach Erfahrungswerten des Technikers ist in einer separaten Position anzubieten.Präsentationen werden durch die Technik gestartet; Referenten schalten die Folien selbst weiter.Online-Teilnehmer sind in der Regel passiv (Kamera/Mikro aus), stellen Fragen per Chat; einzelne Personen können live zugeschaltet werden.

Hinweise zur Angebotsabgabe für die Leistung

Das Angebot ist nach den vier Bereichen „Räume mit Ausstattung

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Pflicht-Eigenerklärungen (Eignungsprüfung)

Folgende Eigenerklärungen müssen mit dem Angebot vollständig und unterschrieben vorgelegt werden — bei unvollständigen Unterlagen droht der Ausschluss:

Eigenerklärung Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 und § 124 GWB.Eigenerklärung Tariftreueversprechen: Der Bieter (und jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft) verpflichtet sich, seinen Arbeitnehmern während der Auftragsausführung die gesetzlich festgelegten Arbeitsbedingungen zu gewähren, dies auch von Nachunternehmern und Verleihern zu verlangen und die Einhaltung durch geeignete Unterlagen oder ein Präqualifizierungszertifikat nachzuweisen. Abgabe in Textform gemäß § 126b BGB.

Maßgeblich ist die deutsche Fassung; bei Abweichungen zur englischen Übersetzung geht der deutsche Text vor.

Wettbewerbsregister und Angaben zum Bieter

Für Aufträge über 50.000 € wird ein Auszug aus dem Wettbewerbsregister angefordert.Juristische Personen haben Firmensitz (Anschrift), Rechtsform, HR-Nummer (HRA/HRB/VR) und Registergericht anzugeben; natürliche Personen Vor-/Nachname, Geburtstag, Geburtsort und Nationalität.Bietergemeinschaften reichen eine gemeinsame Erklärung in Textform ein (Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall, Mitglieder, bevollmächtigter Vertreter, Vertretungsbefugnis, Entgegennahme von Zahlungen mit befreiender Wirkung, gesamtschuldnerische Haftung).
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 78%4–10 · 21%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 17 erledigt
Eigenerklärungen & Formblätter
Preisangaben & Kalkulation
Inhaltliche Angebotsbestandteile
Kaufmännische / Vertragliche Hinweise
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e.V. (Einkauf B12)
Anschrift
80686 München
Ort
80686 Kreisfreie Stadt München
Kategorie
Bayern
Veröffentlicht
Angebotsfrist

Erfüllungsort

Ort der Leistung
80686 Kreisfreie Stadt München
Bayern

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