Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen
Versandvorbereitung und -abwicklung Periodika
Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse | Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse | Vergabekammern des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Köln, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse (BG ETEM) in Köln sucht einen Dienstleister, der ihre Periodika versandfertig macht und versendet.
Was wird beschafft?
Versandvorbereitung und Versandabwicklung von sechs Periodika: Zeitschrift 'arbeit & gesundheit', Betriebskalender, Zeitschrift 'etem', Jahresbericht, Plakate und Zeitung 'profi'Leistung in Köln, Vergabe ohne LoseCa. 100 Versandaktionen als Schätzmenge, vertraglich verbindliche Höchstmenge 130 Versandaktionen
Was ist gefordert?
Eingangskontrolle, Lagerung, Adressaufbereitung, Konfektionierung, Kuvertierung, Frankierung und PortooptimierungÜbergabe an Briefzusteller und DHL sowie PostaufgabeVersandstatistik und EinlieferungslistenZwei vergleichbare Referenzen aus den letzten drei Jahren
Vertrag: Laufzeit 24 Monate ab voraussichtlich 01.01.2027, einmalige Verlängerungsoption der Auftraggeberin um 24 Monate.
Zuschlag: 70 % Preis, 30 % Abwicklungskonzept.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026 JAN2027 APR JUL OKT JAN2028 APR JUL OKT JAN2029
Veröffentlichung12. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist4. Nov. 2026
Angebotsfrist12. Nov. 2026
Rügefrist12. Nov. 2026
Angebotsöffnung12. Nov. 2026
Bindefrist12. Nov. 2026 – 8. Jan. 2027
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Festpreisbindung1. Jan. – 31. Dez. 2027
Verlängerung 1ca. 1. Jan. 2029 – 31. Dez. 2030bis 2030
Rügefrist BundeskartellamtDatum offen15 Kalendertage ab Eingang der Mitteilung des Bundeskartellamts, dass der Rüge nicht abgeholfen wird.
LohnkostenanpassungDatum offenVerlangen binnen 4 Wochen nach tatsächlicher Lohnkostenerhöhung in Textform; Wirksamkeit zum nächsten Quartalsbeginn; max. einmal pro Kalenderjahr.
Zustimmung AnpassungDatum offenAuftraggeberin entscheidet regelmäßig spätestens 4 Wochen nach Eingang des vollständigen Anpassungsantrags.
SonderkündigungsrechtDatum offenAuftraggeberin kann bei Preissteigerung über 5 % binnen 4 Wochen nach Zugang des Anpassungsverlangens kündigen.
RechnungsstellungDatum offenSpätestens am 15. des Folgemonats nach Leistungserbringung.
ZahlungsfristDatum offen21 Kalendertage nach Rechnungserhalt.
VersandabwicklungDatum offenMaximal 17 Arbeitstage ab Anlieferung des jeweiligen Periodikums bis zum vollständigen Postaufliefern.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität3 Kriterien
Preis 70%Qualität 30%
- Preis70%
Gesamtpreis brutto laut Preisblatt Gesamtpreis (8 Positionen: Handlings- und Verpackungskosten je Periodikum, Kosten für 15 Palettenstellplätze, Entsorgung von 3 Palettenstellplätzen). Max. 70 Bewertungspunkte nach linearer Interpolation. Skonto bleibt unberücksichtigt.
- Darstellung des Abwicklungskonzepts30%
Konzept zum Abwicklungsprozess, bestehend aus Teil 1 (Darstellung des Abwicklungsprozesses) und Teil 2 (Arbeitstage der Versandabwicklung). Max. 30 Bewertungspunkte. Teil 1 und Teil 2 werden getrennt bewertet.
Preis (Kriterium 1, max. 70 BP): Punktewert = 70 * (2 x Bestpreis - Angebotspreis des Bieters) / Bestpreis. Das niedrigste zuschlagsfähige Angebot erhält 70 BP, Angebote ab dem 2-fachen des Bestpreises erhalten 0 BP, dazwischen lineare Interpolation. Konzeptteil 1 (Unterkriterium 2.1): erreichte Punktzahl von 0 bis 5 wird mit dem Faktor 2 multipliziert (max. 10 BP). Konzeptteil 2 (Unterkriterium 2.2): Stufenbewertung nach Arbeitstagen der Versandabwicklung (1-7 Arbeitstage = 20 BP, 8-10 = 15 BP, 11-12 = 10 BP, 13-14 = 5 BP, 15-16 = 2 BP, 17 = 1 BP, 18 und mehr = 0 BP). Angebote mit mehr als 17 Arbeitstagen werden ausgeschlossen. Gesamtwertung: Summe aus Preis-BP, 2.1-BP und 2.2-BP (max. 100 BP). Bei Punktgleichstand entscheidet der niedrigste Gesamtangebotspreis brutto.
KI-Hinweis: Kriterien, Gewichtungen (70 % Preis, 30 % Konzept mit 10 und 20 BP) und Bewertungsmethoden sind vollständig in Ziffer 5 der A.1 angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenZu versendende Produkte und Häufigkeit
Zeitschrift 'arbeit & gesundheit': 6x pro JahrBetriebskalender: 1x pro JahrZeitschrift 'etem': 6x pro JahrJahresbericht: 1x pro JahrPlakate: 4x pro Jahr, verschiedene Motive pro Versand (in der Regel drei, mindestens einmal vier)Zeitung 'profi': 6x pro Jahr
Versand erfolgt bedarfsorientiert über Einzelabrufe, abhängig vom Erscheinen der Periodika.
Ablauf der Versandabwicklung
Eingangskontrolle der Druckerzeugnisse (Menge, offensichtliche Beschädigungen) und Übernahme ins LagerAufbereitung und datenschutzgerechte Verarbeitung der digital gelieferten Adressen (je Periodikum 1 bis 6 Dateien)Vorabansicht der Adressierung zur Freigabe an die AuftraggeberinHausverteiler: Filterung aus der Gesamtliste, Verpacken, Adressieren und Versand zwei Tage vor den übrigen ExemplarenDruck und Beilegen der Anschreiben (weißes Papier 80 g/m², schwarzweiß bzw. 2/0-farbig Skala plus schwarz)Betriebskalender: zwei Anschreiben, ca. 375 bzw. ca. 7.170 AdressenJahresbericht: ein Anschreiben, ca. 7.360 AdressenAnschreiben nicht personalisiertZusammentragen und Verpacken der PlakateKommissionierung, Konfektionierung, Verpackung und KuvertierungAdressierung mit Etiketten bzw. Direktbeschriftung, inklusive Mitgliedsnummer und Stückzahl; bei Aufteilung Hinweis 'Sendung 1 von 2'Portooptimierung und Wahl der günstigsten VersandartAufbereitung für die Zusteller: pd.MEDIENLOGISTIK GmbH und Marketing Service Magdeburg KG für Brief, DHL für Paket, bzw. Vorgaben neuer ZustellerPostaufgabe, Versandstatistik und Einlieferungslisten für PaketsendungenLieferscheine nach Anlieferung unaufgefordert per E-Mail übermittelnLaufende Bestandsliste führenErstellung von Abrechnungslisten, Abrechnungsdateien und Versandplan; Weiterleitung an die ZustellerAbstimmung mit den Zustellern zu Vorsortierung, Transportkisten, Paletten-Sicherung, Versandart und digitaler FreimachungNachlieferung von Restmengen über DHLBei Einlieferungsstandort im Ausland: Transport nach Deutschland auf eigene Kosten
Lagerung, Restmengen und Entsorgung
Lagerung der Druckerzeugnisse und Restexemplare: 15 PalettenstellplätzeEinlagerung der Restexemplare von 'arbeit & gesundheit', 'etem' und 'profi' bis zur nächsten Ausgabe, danach Entsorgung (datenschutzgerecht)Entsorgung von 3 PalettenstellplätzenInformation der Auftraggeberin, sobald Restmengen von Kalender, Jahresbericht oder Plakaten abholbereit sindTransportsichere Bereitstellung der Restauflage bzw. Palettierung zur Abholung durch den SpeditionsdienstleisterÜbermittlung von Restexemplaren an die Auftraggeberin, wenn gefordert
Mengen und Abrechnung
Schätzmenge: ca. 100 Versandaktionen über Laufzeit plus Option (unverbindlich, Kalkulationsgrundlage)Vertraglich verbindliche Höchstmenge: 130 Versandaktionen über die Gesamtlaufzeit. Die Höchstmenge kann die Laufzeit vorzeitig beenden.Keine Mindestmenge und kein AbnahmeanspruchAdressmengen je Versand: 'arbeit & gesundheit' 18.597, Betriebskalender 8.245, 'etem' 286.503, Jahresbericht 7.677, Plakate 6.546, 'profi' 271.932Richtwerte Paletten je Versand: 'arbeit & gesundheit' ca. 18, Betriebskalender ca. 61, 'etem' ca. 52, Jahresbericht ca. 8, Plakate ca. 12 (zu Jahresbeginn), 'profi' ca. 11Hausverteiler: ca. 170 Adressen je Versand über alle PeriodikaAbrechnung stückgenau nach tatsächlich vorbereiteten SendungenPorto wird vom Auftraggeber direkt mit den Zustellern abgerechnetGesamtpreis aus acht Positionen: Handling/Verpackung je Produkt (6), Lagerung von 15 Palettenstellplätzen, Entsorgung von 3 PalettenstellplätzenBei Mengenänderung: Mehr- bzw. Minderkosten je 1.000 Adressen; optional Adressaufteilung zur Portoersparnis je Adresse, Nachlieferungen, Einlagerung je Palettenstellplatz und Monat, Falzen der Plakate von A2 auf A4 je 1.000 StückKünftige Änderung 'profi': ca. 200.000 Adressen entfallen, Aboservice wird eingerichtet, danach voraussichtlich leichter Anstieg
Termine und Vorlaufzeiten
Geplanter Leistungsbeginn: 01.01.2027 (kann sich verschieben)Festlegung der Einlieferungs- und Abholtermine durch die Auftraggeberin im jährlichen VersandplanAdressdateien vorab: ca. 7 Arbeitstage vor Anlieferung der PeriodikaPortoersparnisübersicht zu Beginn der VertragslaufzeitVersandstatistik bzw. Einlieferungsliste nach jedem VersandLieferschein unmittelbar nach AnlieferungPlakat-Anlieferung (alle 12 Motive) zu JahresbeginnAnzeige drohender Fristüberschreitungen unverzüglichVersandabwicklung je Versandaktion: maximal 17 Arbeitstage ab Anlieferung
Technik und Ausstattung
Datenübermittlung der Adressen über das Transfersystem der BG ETEM oder ein eigenes datenschutzgerechtes SystemVersandmaterial (Versandhüllen, Kartonagen, Kreuzverpackungen, Paletten-Verpackung) auf eigene KostenMaterial für DHL-Labels bereitstellen (Ausdruck über das DHL-Geschäftskundenportal)Backup-Kapazitäten für Lettershop-Automaten und Injekt-Adressierer benennenErfassungssystem nach branchenüblichen Standards: Nachvollziehbarkeit von Annahme, Bestand, Nachlieferung, Entsorgung und Übergabe zum Versand
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlussgründe und Erklärungen
Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen (auch für Mitglieder einer Bietergemeinschaft und eignungsverleihende Unternehmen)Eigenerklärung zu Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung (bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied)Eigenerklärung zur Einhaltung der Russland-Sanktionen (Art. 5k VO (EU) Nr. 833/2014)
Befähigung und Berufsausübung
Nachweis Berufs- oder Handelsregister bzw. vergleichbarer Nachweis (§ 44 VgV), auf AnforderungTariftreue nach BTTG: Mindestarbeitsbedingungen, Dokumentation und KontrollmitwirkungEinhaltung von Mindestlöhnen, keine illegale Beschäftigung
Betriebshaftpflichtversicherung
Betriebshaftpflicht für Personen-, Sach- und Vermögensschäden in angemessener HöheMindestdeckung für Vermögensschäden: 250.000 EUR je SchadensfallBegrenzung auf zwei Schadensfälle je Versicherungsjahr zulässigWährend der gesamten Vertragslaufzeit aufrechtzuerhaltenNachweis auf Aufforderung oder verbindliche Erklärung des Versicherers
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Zwei vergleichbare Referenzen aus den letzten drei Jahren (siehe Referenzprojekte)Unternehmensdarstellung: zeitlicher Bestand, Geschäftsfelder, zuständige Niederlassung, Ansprechpartner, Mitarbeiterzahl der letzten drei Geschäftsjahre (Jahresmittel)
Datenschutz
Nachweis der Pflichten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVONachweis ausreichender technischer und organisatorischer Maßnahmen nach Art. 32 DSGVOPrüfung durch die Datenschutzbeauftragte der BG ETEM vor Zuschlag
Nachunternehmer, Eignungsleihe und Präqualifikation
Nachunternehmer und Eignungsleihe sind zulässig, mit den genannten NachweispflichtenNachreichung innerhalb von 7 Kalendertagen ab Aufforderung (nur für Bieter in der engeren Wahl)Präqualifizierte Unternehmen können ihre Präqualifikation anstelle der Eigenerklärungen vorlegen, soweit die Kriterien abgedeckt sindEignungsänderungen sind der Vergabestelle unverzüglich mitzuteilen
Referenzprojekte
2 ReferenzenZeitraum: In den letzten drei Jahren erbrachte Leistungen
Zwei vergleichbare Referenzen. Pflichtangaben je Referenz: Auftraggeber mit Ansprechpartner und Kontaktdaten (soweit weitergabefähig), Projektbezeichnung, Projektbeschreibung, erbrachte Leistungen, Ausführungszeitraum, Auftragswert.
Vergleichbar hinsichtlich Art, Umfang oder Schwierigkeitsgrad mit der ausgeschriebenen Leistung. Zunächst als Eigenerklärung; die Auftraggeberin kann weitergehende Nachweise verlangen.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 74%4–10 · 25%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 39 erledigt
Formale Vorgaben beim Einreichen
Angebotsunterlagen (mit dem Angebot)
Auf Aufforderung nachreichen
Datenschutz
Nach Zuschlag
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Auftraggeber
Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse | Berufsgenossenschaft Energie Textil Elektro Medienerzeugnisse | Vergabekammern des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
50968 Köln
Ort
50968 Köln
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.bgetem.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
50968 Köln
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