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Universität zu Köln - Wartung Medientechnik

Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf50923 Köln, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Öffentliche Ausschreibung der Universität zu Köln (Vergabe-Nr. 2026_64_0140) für die regelmäßige präventive Wartung der medientechnischen Anlagen in rund 460 Hörsälen, Seminarräumen und weiteren Räumen an allen Standorten in Köln. Es gibt ein Los.

Gefordert werden insbesondere Sichtprüfung, Funktionsprüfung, Reinigung und Kleinreparaturen an Beamern, Displays, LED-Wänden, Audioanlagen, PTZ-Kameras und Mediensteuerungen (u. a. Extron, Q-SYS). Pro Jahr ist ein Wartungsturnus in der vorlesungsfreien Zeit vorgesehen; Störungsbeseitigung ist ausdrücklich nicht Teil der Leistung.

Angebote sind elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW bis zum 18.11.2026 um 12:00 Uhr einzureichen. Zuschlagskriterium ist der niedrigste Preis; Nebenangebote sind nicht zugelassen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 18. November 2026
Termin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT APR
Anforderung Veröffentlichung20. Okt. 2026
Veröffentlichung21. Okt. 2026
Ortsbesichtigung2. Nov. – 6. Nov. 2026
Bieterfragen-Frist10. Nov. 2026
Angebotsfrist18. Nov. 2026
Bindefrist18. Nov. – 18. Dez. 2026
Vertragsbeginn1. Mai 2027
Grundlaufzeit1. Mai 2027 – 30. Apr. 2028
Verlängerung 11. Mai 2028 – 30. Apr. 2029
Verlängerung 21. Mai 2029 – 30. Apr. 2030
Verlängerung 31. Mai 2030 – 30. Apr. 2031bis 2031
Preiserhöhung AnkündigungDatum offenSchriftliche Ankündigung einer Preiserhöhung drei Monate vor einer Verlängerung.
Wartungsturnus 1Datum offenEin Wartungsturnus von ca. 11 bis 12 Wochen in der vorlesungsfreien Zeit des Sommersemesters; Kalenderdatum nicht angegeben.
Wartungsturnus 2Datum offenEin Wartungsturnus von ca. 11 bis 12 Wochen in der vorlesungsfreien Zeit des Sommersemesters; Kalenderdatum nicht angegeben.
Vorbereitungs- und PlanungsphaseDatum offenCa. sechs Wochen vor Ausführungsbeginn eines Wartungsturnus.
ZahlungsfristDatum offenZahlung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt einer prüffähigen Rechnung.
Prüfzeit ÄnderungsverlangenDatum offenIn der Regel 10 Tage ab Zugang eines umfangreichen Änderungsverlangens.
Nachfrist AbmahnungDatum offenZwei Wochen ab Zugang einer Abmahnung.
Nutzungsnachweis KündigungDatum offenErklärung des Nutzungsnachweises innerhalb von vier Wochen nach Kündigungserklärung.
Verjährung SachmängelansprücheDatum offen24 Monate ab Erklärung der Gesamtabnahme.
Zuschlag bestätigenDatum offenEmpfang von Zuschlag oder Auftrag innerhalb von 14 Kalendertagen bestätigen.
BehinderungsanzeigeDatum offenBehinderung unverzüglich nach Eintritt oder Kenntnis schriftlich anzeigen.
Kündigungsfrist bei BehinderungDatum offenKündigungs- oder Rücktrittsfrist von 30 Tagen nach Ablauf einer Dreimonatsfrist bei nicht vertretbarer Behinderung.
Erste RechnungDatum offenErste Rechnung bei stundenverrechneten Arbeien innerhalb von 12 Werktagen nach Beginn der Arbeiten.
SchlussrechnungDatum offenRechnung nach Abschluss der Leistungen spätestens innerhalb von 18 Werktagen.
SicherheitsleistungDatum offenSicherheitsleistung innerhalb von 18 Werktagen nach Vertragsschluss.
SkontofristDatum offenZahlung mit Skonto innerhalb von 14 Tagen nach Eingang der prüffähigen Rechnung.
Ortsbesichtigung FragenDatum offenFragen zur Ortsbesichtigung innerhalb von 24 Stunden nach Abschluss des Ortstermins.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Niedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
  • Niedrigster Preis100%

    Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt; die Zuschlagskriterien sowie deren Gewichtung/Reihenfolge ergeben sich aus dem niedrigsten Preis.

KI-Hinweis: Die Anfrage nennt ausdrücklich den niedrigsten Preis als einziges Zuschlagskriterium; weitere Kriterien oder Formblätter mit Zuschlagskriterien sind nicht enthalten.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Art und Umfang der Wartung

Gegenstand ist die regelmäßige, rein präventive Wartung der vorhandenen medientechnischen Anlagen in den Räumen der Universität zu Köln. Störungsbeseitigung ist ausdrücklich nicht Bestandteil der Leistung.

Zu wartende Systeme umfassen insbesondere:

Videoprojektoren/BeamerDisplays und Touch-DisplaysLED-WändeAudioanlagenPTZ-KamerasMediensteuerungssysteme, insbesondere Extron und Q-SYS

Pro Kalenderjahr ist ein Wartungsturnus durchzuführen, grundsätzlich montags bis freitags in der vorlesungsfreien Zeit des Sommersemesters (ca. 11 Wochen), bei Bedarf auch an Samstagen (bis zu 6 Samstage sind in die Kalkulation einzurechnen).

Inhaltliche Wartungsarbeiten

Die Wartung umfasst je Gerät u. a.:

Sichtprüfung, Funktionsprüfung, Prüfung der Signalwege und SteuerungsfunktionenKontrolle von Befestigungen und VerkabelungReinigung gemäß Herstellervorgaben (Gehäuse, Lüftungsöffnungen, Filter inkl. Austausch bei Bedarf, Beamer-/PTZ-/Visualizer-Optiken)Projektoren: Reinigung, Lampen-/Laserlaufzeiten, Testlauf, JustierungDisplays: Funktionsprüfung, Testlauf, mechanische KomponentenMediensteuerungen: Prüfung der Ein-/Ausgänge, Quellenumschaltung, AudiosteuerungMikrofone: Funktionsprüfung, LadetechnikLautsprecher: Funktionsprüfung, Störgeräusche, PegelverteilungDiebstahlsicherungen: mechanische und akustische Funktion, BatterienFunktionsprüfung u. a. mit Notebook Windows 11, MacBook M3/M4, Android- und iOS-Tablet/-Mobile mit aktuellem Betriebssystem

Kleinreparaturen bis 45 Minuten pro Raum (z. B. Kabelreparatur, Wackelkontakte, Befestigung loser Komponenten) sind Bestandteil der Wartung. Darüber hinausgehende Reparaturen sind nur zu dokumentieren und zu melden; Ersatzteile werden separat vergütet.

Räume und Standorte

ca. 460 Hörsäle, Lehr-, Unterrichts- und Gremienräumedavon ca. 60 Hörsäle/Aulenca. 400 Seminar-, Übungs-, Besprechungs- und Tagungsräumealle Standorte der Universität zu Köln (Erfüllungsort: diverse Räume in den Liegenschaften der Universität)die Anzahl der zu wartenden Räume kann sich während der Vertragslaufzeit ändern

Organisation, Dokumentation und Übergabe

eine verantwortliche Ansprechperson ist zu benennenWartungsplanung anhand der Raumverfügbarkeit (System KLIPS)digitale Dokumentation mit Datum, Technik, Maßnahmen, Mängeln und Handlungsempfehlungen; tägliche Aktualisierung in den vorgegebenen Systemenfestgestellte Mängel sind unverzüglich zu meldenTätigkeitsnachweise sind durch den Auftraggeber gegenzuzeichnennach Abschluss eines Turnus erfolgt eine Abnahme (vollständige Wartung, vollständige Dokumentation, erfolgreiche Stichprobe)

Logistik und Ausstattung durch den Auftragnehmer

eigenes qualifiziertes Fachpersonal (z. B. Fachkraft für Veranstaltungstechnik, Informationselektroniker/Radio- und Fernsehtechniker oder vergleichbar); Qualifikationsnachweise sind auf Anforderung des Auftraggebers zu Vertragsbeginn vorzulegeneigenes Wartungsequipment: Werkzeuge, Messmittel, Reinigungsmaterial gemäß Herstellervorgaben, Steig- und Zugangstechnik (Gerüste/Steighilfen); eine Lagerung beim Auftraggeber ist nicht möglichtechnische Heterogenität sowie Erschwernisse (Leitern, Wartungsgänge, Beleuchterbrücken) sind in der Kalkulation zu berücksichtigenParkkosten für die Standorte sind in den Gesamtpreis einzurechnenoptional: Vorabbesichtigung je eines Hörsaals und Seminarraums nach Abstimmung mit dem Auftraggeber

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Fachliche Eignung – Qualifikation des eingesetzten Personals

Einsatz von qualifiziertem Fachpersonal mit geeigneter fachlicher Qualifikation und Erfahrung, z. B. als Fachkraft für Veranstaltungstechnik, Informationselektroniker/Radio- und Fernsehtechniker oder vergleichbar. Qualifikationsnachweise sind auf Anforderung des Auftraggebers zu Vertragsbeginn vorzulegen. Es ist eine verantwortliche Ansprechperson zu benennen.

Zwingende Anforderungen – Ausschlussgründe

Mit dem Angebot ist die Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Formular 521) abzugeben. Danach dürfen insbesondere keine rechtskräftigen Verurteilungen oder Geldbußen wegen schwerer Straftaten (z. B. Bildung krimineller oder terroristischer Vereinigungen, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Betrug/Subventionsbetrug, Bestechung, Menschenhandel, Zwangsarbeit) vorliegen. Verpflichtungen zu Steuern und Sozialabgaben müssen erfüllt sein, das Unternehmen darf nicht zahlungsunfähig sein und keine schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit darf vorliegen. Gegebenenfalls sind Nachweise zur Selbstreinigung beizufügen.

Vertragliche Mindestanforderungen

Schriftlicher Nachweis einer branchenüblichen Haftpflichtversicherung zu VertragsbeginnEinhaltung der gesetzlichen Anforderungen zu Lohnsteuer, Sozialversicherung sowie Aufenthalts- und ArbeitsgenehmigungenAbgabe der Verpflichtungserklärungen nach den Besonderen Vertragsbedingungen TVgG-NRW (BVB TVgG-NRW) zur Tariftreue und zu MindestarbeitsbedingungenVerpflichtung auf das Datengeheimnis vor Aufnahme der Tätigkeit

Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer und Eignungsleihe

Bietergemeinschaften: alle Mitglieder müssen die Eignungskriterien insgesamt erfüllen; Formular 531 ist einzureichen, ein bevollmächtigtes Mitglied ist zu benennenUnteraufträge: Formular 533a (Informationen zu Unteraufträgen) ist mit dem Angebot einzureichen; Formular 533b (Nachweis Unterauftragnehmer) auf VerlangenEignungsleihe nach § 34 UVgO: wirtschaftliche/finanzielle und/oder technische/berufliche Leistungsfähigkeit kann durch andere Unternehmen nachgewiesen werden (Formulare 534a und 534b; 534b ist vom Eignungsleiher zu unterschreiben)
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 79%4–10 · 21%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 19 erledigt
Pflichtunterlagen zum Angebot
Unterlagen bei Bietergemeinschaft / Unteraufträgen / Eignungsleihe
Nach Zuschlag / zum Vertragsbeginn
Verfahrenshinweise und Formalien
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf
Anschrift
50923 Köln
Ort
50923 50923 Köln
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.uni-koeln.de/ ↗

Erfüllungsort

Ort der Leistung
50923 50923 Köln
Nordrhein-Westfalen

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