Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWorum geht's?
Die Kulturzentren Mainz GmbH sucht ein Unternehmen, das zwei Veranstaltungsstätten in Mainz technisch betreut: das Kulturzentrum Mainz (KUZ) und den Frankfurter Hof (FFH).
Was ist zu tun?
Wartung, Inspektion und Instandsetzung der kompletten Gebäudetechnik (Heizung, Lüftung, Klima, Elektro, Aufzüge, Bühnentechnik usw.)Ständige Erreichbarkeit für Störungsmeldungen (24 Stunden, 7 Tage die Woche)Dokumentation der Anlagen in einem CAFM- oder vergleichbaren Facility-Management-SystemÜbergabe und Einarbeitung bei Vertragsende
Was müssen Sie mitbringen?
Mindestens 3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 5 Jahren (Wartung/Betrieb von Veranstaltungsstätten)Jahresumsatz mit vergleichbaren Leistungen: mindestens 1 Mio. € pro Jahr (Schnitt der letzten 3 Jahre)Mindestens 10 festangestellte MitarbeitendeBetriebshaftpflichtversicherung (5 Mio. € Personen- + 5 Mio. € Sachschäden)
Wie geht's weiter?
Angebote müssen bis 10.09.2026 um 10:00 Uhr elektronisch über die Vergabeplattform subreport eingereicht werden.Fragen können bis 03.09.2026 eingereicht werden.Die Bindefrist endet am 30.11.2026.
Vertragslaufzeit:
Voraussichtlich 3 Jahre ab 01.11.2026 bis 31.12.2029, mit Option auf Verlängerung um bis zu 2 weitere Jahre.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertNoch 1 Tag bis zur Angebotsfrist — 10. September 2026
HEUTE
Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ
Budgetplanung Vorgaben
Veröffentlichung
Rügefrist
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Bindefrist
Vertragsbeginn
Probezeit
Quartalsbericht Abgabe
Mängelnachbesserung Beginn
Vertragslaufzeit
Vorlage Wartungsplan Folgejahr
Nachprüfungsfrist
Vertragsabschluss möglich
Jahresbericht Abgabe
Anzeige Objektleiter-Wechsel
Verlängerungserklärung Frist
Widerspruchsfrist Verlängerung
Anpassungsantrag Preiserhöhung
Verhandlungsfrist Preisanpassung
Frist Preiseinigung
Überleitungsphase Vertragsende
Verlängerung 1
Projektplan nach Kündigung
Verlängerung 2bis 2031
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität5 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
- A) Preis50%
Gesamtwertungspreis bestehend aus Regelleistungen KUZ/FFH (60%), Sonderleistungen (10%), Überstundenzuschlägen (20%) und Management Fee (10%). Maximal 50 Punkte.
- B) Qualität50%
Konzeptionelle Ausführungen des Bieters, bewertet anhand einer Notenskala (10/7/5/0). Maximal 50 Punkte.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungen (Preis 50%, Qualität 50% mit vier Unterkriterien 17/17/10/6%) sind vollständig angegeben. Die genaue Preis-Bewertungsformel (Punktermittlung) ist nicht explizit beschrieben, aber Gewichtung und Zusammensetzung sind klar.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenManagement, Dokumentation und Reporting
Steuerung der kompletten Leistungserbringung inkl. Jahresleistungsplan, Koordination und KommunikationEinsatz und Pflege eines integrierten Managementsystems (CAFM, IPS oder vergleichbar) zur Abbildung aller Anlagen, Flächen und LeistungenErstellung von Quartalsberichten (jeweils bis 15. des Folgemonats nach Quartalsende), Jahresberichten (bis 31.01. des Folgejahres, inkl. Energiebericht mit Vorjahresvergleich) und Jour FixeDokumentation von Wartungsprotokollen, Instandsetzungsberichten, Betriebstagebuch, gesetzlichen Nachweisen und kaufmännischen Belegen (z.B. Monatsrechnungen)Zustandsbewertung der Anlagen, Optimierungsvorschläge, VersicherungsfallbearbeitungFremdfirmenmanagement und Koordination von SubunternehmernAktualisierung des Anlagenkatasters mindestens jährlich, Nachpflege von Mengenänderungen im EDV-System binnen 14 Tagen nach Kenntnis
Wartung, Inspektion und Instandsetzung (Regelleistungen)
Termin- und fachgerechte Wartung, technische und funktionale Reinigung sowie gesetzlich/behördlich vorgeschriebene Prüfungen an allen technischen und bauwerkstechnischen Anlagen gemäß DIN 276 Kostengruppen 330–480Inspektionen (Sichtprüfungen, Verschleißmessungen, Korrosionsprüfungen, Ist/Soll-Vergleich)Hygienespezifische Tätigkeiten gemäß VDI 6022/6023 (Wiederholungs-Hygieneinspektionen)Bedienen vor Ort, Funktionsprüfungen, Kontroll- und Betriebsrundgänge, SicherheitsinspektionenKoordination, Vor-/Nachbereitung und Begleitung von ZÜS-/SV-Prüfungen inkl. MangelverfolgungEnergiemanagement: monatliche Zählerstandsablesungen, Verbrauchswerterfassung
Störungsmanagement und Rufbereitschaft
Durchgehende Erreichbarkeit 24 Stunden / 7 Tage / 365 Tage für Störungsannahme und -bearbeitungReaktionszeit Priorität 1 (z.B. sicherheitsrelevante Anlagen): max. 60 Minuten, Wiederherstellung max. 72 StundenReaktionszeit Priorität 2: max. 120 Minuten, Wiederherstellung max. 144 StundenRückmeldung nach endgültiger Wiederherstellung max. 6 Stunden
Vertragsziele
Werterhalt der Anlagen (Zustand und Gebrauchswert)Funktionalität und sichere Nutzungsfähigkeit (Veranstaltungsbetrieb teils 365 Tage / 24 h)Gepflegtes ErscheinungsbildEinhaltung des Budgets
Implementierung und Vertragsüberleitung
Implementierungsphase zu Vertragsbeginn: u.a. Organisation des Implementierungsteams, Einweisung in örtliche Gegebenheiten, Aufbau der AN-Organisation, Erstellung Pflichtenkatalog und Störungsmanagement-Konzept, Risikoersatzteilliste, Übergabeprotokoll, Verfahrensanweisung Messkriterien, schriftliche Arbeitsablauforganisation, Aufbau CAFM/IPM-System, Planung BetriebsausstattungÜberleitungsphase bei Vertragsende: mindestens 10 Wochen Übergangsfrist, Übergabe aller Unterlagen und Daten an AG oder Nachfolgeunternehmen, Einarbeitung des Nachfolgers, Mängelbeseitigung
Zusatzleistungen und Ausnahmen
Zusatzleistungen (Instandsetzungen/Third-Level-Support bis 500 € Wertgrenze direkt ausführbar; darüber hinaus Bedarfs- und Projektleistungen) werden gesondert beauftragt und nach Preisblatt abgerechnetAusgeschlossen vom Leistungsumfang sind u.a.: Einrichtungen innerhalb von Wohnungen (separater Vertragspartner des AG), Türsprech-/Öffneranlagen, Gegensprechanlagen, Beleuchtungsanlagen in Treppenhaus und FlurenVertragslaufzeit: 3 Jahre Regelzeitraum ab Implementierungsbeginn; zwei einseitige Verlängerungsoptionen des AG um je 12 Monate
Personal und Objektleitung
Fachkundiges Personal mit Deutschkenntnissen, Kenntnissen in Arbeitssicherheit/Unfallverhütung/Umweltschutz, Schulungen in Ortskenntnis und Stand der Technik, UnterweisungsnachweiseObjektleiter (für beide Liegenschaften): abgeschlossene Berufsausbildung Ingenieur/Meister/Techniker Versorgungs- oder Elektrotechnik, mind. 5 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position, Kenntnisse technischer Vorschriften/Behördenauflagen, MS-Office, Personalführungserfahrung, Erreichbarkeit Mo–Fr 8–17 Uhr; Stellvertreter namentlich zu benennenObjektleiter-Wechsel nur mit vorheriger schriftlicher Anzeige (4 Wochen Vorlauf); AG kann innerhalb 2 Wochen ablehnen
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenReferenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 5 JahreVolumen: nicht beziffert; soll Erfahrung mit Wartung/Instandhaltung technischer Gebäudeausrüstung, Betriebsführung sowie CAFM-/FM-Systemen erkennen lassen
Mindestens 3 Referenzprojekte über Wartungs-, Instandhaltungs- und Betreiberleistungen für vergleichbare Veranstaltungs-, Kultur- oder Versammlungsstätten (z.B. Kulturzentren, Veranstaltungshallen, Konzerthäuser, Theater, Bürgerhäuser, multifunktionale Veranstaltungsstätten)
Pflichtangaben je Referenz: Beschreibung der Leistung, Auftraggeber (Adresse, Ansprechpartner Tel.), Auftragsdatum und Laufzeit, Bezeichnung/Ort des Vorhabens, Auftragsvolumen in EUR netto. Referenzen gelten für beide Lose gemeinsam (keine separate Referenz je Los gefordert).
1 ReferenzenZeitraum: abgeschlossene Berufsausbildung (Ingenieur/Meister/Techniker Versorgungs- oder Elektrotechnik) + mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer PositionVolumen: -
Qualifikationsnachweise und Nachweise über vergleichbare Tätigkeiten für Objektleiter
Vergleichbare Position in technischer Betriebsführung/Objektleitung
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben11+Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 15 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 17%4–10 · 25%11+ · 58%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 26 erledigt
Formale Angebotsunterlagen
Wirtschaftliche und finanzielle Eignung
Technische und berufliche Eignung
Rechtliche und tarifbezogene Erklärungen
Bei Bedarf nachzureichen
Neue passende Ausschreibungen per E-Mail
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Kostenlos · jederzeit abbestellbar
Auf einen Blick
Auftraggeber
Kulturzentren Mainz GmbH | Vergabekammer Rheinland-Pfalz | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
55116 Mainz
Ort
55116 Mainz
Kategorie
Rheinland-Pfalz
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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