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Ausschreibungen Nordrhein-Westfalen

Webbasiertes Kundenleitsystem

Jobcenter Köln50933 Köln, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Jobcenter Köln beschafft ein webbasiertes Kundensteuerungs- und Kundenleitsystem für zwei neue Liegenschaften (Vitalisstraße linksrheinisch, Siegburger Straße rechtsrheinisch), geplant ab 2027.

Das System umfasst Touchpanels für Check-in und Wartemarken-Ausgabe, Aufrufanzeigen in den Wartebereichen, ein browserbasiertes Arbeitsplatzsystem für die Mitarbeitenden sowie zentrale Administration und Statistik. Pro Standort werden ca. 260 unterminierte und ca. 400 terminierte Kundinnen und Kunden pro Arbeitstag erwartet.

Die Leistung umfasst die Lieferung der Hardware (23 Touchpanels, 4 Aufrufbildschirme, Netzwerkanbindung, Thermopapier), eine cloud-basierte SaaS-Software mit Hosting und Support, Einführung, Projektmanagement, Schulung für 25 Multiplikator*innen sowie Wartung.

Angebote müssen bis zum 6. November 2026 um 12:00 Uhr elektronisch über das Deutsche Vergabeportal (dtvp.de) eingereicht werden. Wertung: 600 Punkte Qualität, 400 Punkte Preis (max. 1.000).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 06. November 2026
Termin / FristOKT2026NOVDEZJAN2027FEBMÄRAPRMAIJUNJUL
Veröffentlichung10. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist29. Okt. 2026
Angebotsfrist6. Nov. 2026
Bindefrist18. Dez. 2026
Inbetriebnahme-Zeitraum1. März – 31. Dez. 2027bis 2027
Bezugsfertigkeit Siegburger Str.1. Apr. 2027
Bezugsfertigkeit Vitalisstr.1. Juli 2027
VertragslaufzeitDatum offen3 Jahre ab betriebsbereiter Inbetriebnahme in der ersten Liegenschaft; konkreter Beginn noch nicht festgelegt.
Verlängerung 1Datum offenVerlängerungsoption 1: +36 Monate nach Ablauf der ersten Vertragsperiode; Mitteilung durch AG spätestens 6 Monate vor Ablauf.
Verlängerung 2Datum offenVerlängerungsoption 2: +36 Monate nach Ablauf der ersten Verlängerung; Mitteilung durch AG spätestens 6 Monate vor Ablauf.
Vertragslaufzeit max.Datum offenMaximale Gesamtlaufzeit 9 Jahre (3 Jahre + 2 Verlängerungen à 3 Jahre).
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität18 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
  • Preis400%

    Preiswertung anhand des Wertungspreises; maximale 400 Punkte. Der Wertungspreis umfasst gemäß den Vergabeunterlagen die Grundlaufzeit und die Option 1. Die alternative WLAN-Anbindung sowie die Schulung bei Bedarf fließen nicht in den Wertungspreis ein.

  • Qualität600%

    Gesamtbewertung der angebotenen Software- und Hardwarelösung anhand des Leistungskonzepts und der Produktdatenblätter. Die Qualitätswertung erfolgt durch eine dreiköpfige Wertungskommission konsensual auf einer Skala von 0 bis 5. Zunächst werden die Mindestanforderungen geprüft; nur Angebote mit vollständiger Erfüllung der Mindestanforderungen werden in der Qualitäts- und Preiswertung berücksichtigt.

Gesamtpunktezahl = Qualitätspunkte + Preispunkte. Die Qualitätswertung erfolgt auf einer Skala von 0 bis 5; Qualität ist mit maximal 600 Punkten und der Wertungspreis mit maximal 400 Punkten bewertet. Der günstigste Wertungspreis erhält 400 Preispunkte, die übrigen Wertungspreise werden anteilig entsprechend gewertet. Bei Gleichstand der Gesamtpunktezahl entscheidet die höhere Qualitätspunktzahl, bei erneutem Gleichstand das Los.

KI-Hinweis: Die Bewertungsmatrix enthält zwar alle Kriterien und Maximalpunkte, jedoch ist die konkrete Preispunktformel zur Umrechnung des Wertungspreises im Auszug nicht ausformuliert und die Leistungsbeschreibung ist lückenhaft; zudem werden die optionsbezogenen Preisbestandteile nicht vollständig erläutert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Standorte und Nutzungskontext

Zwei neue Liegenschaften ab 2027: Vitalisstraße (linksrheinisch, geplante Bezugsfertigkeit 01.07.2027) und Siegburger Straße (rechtsrheinisch, geplante Bezugsfertigkeit 01.04.2027).Geschätztes Publikumsaufkommen pro Standort und Arbeitstag: rund 260 unterminierte und rund 400 terminierte Kundinnen und Kunden.Das System ist auf Menschen mit Seh-, Hör-, Motorik- oder kognitiven Beeinträchtigungen ausgelegt (BITV 2.0, EN 301 549, WCAG 2.1 AA).

Hardware

23 Touchpanels (min. 21,5 Zoll, Full HD, 250 cd/m², kapazitiver Touch, QR-/Barcode-Scanner, integrierter Quittungsdrucker, Windows 11 oder neuer, barrierefrei) inkl. Standfüßen.4 Aufrufbildschirme in den Wartebereichen (49–50 Zoll, 4K UHD, mind. 350 cd/m²

Software (SaaS)

Webbasiertes Kundensteuerungs- und Kundenleitsystem als SaaS-Lösung: browserbasiert, mandanten- und mehrstandortfähig, skalierbar, microservice-fähig, mit zentraler Administration, Reporting/Auswertungen und rollenbasiertem Rechte-/Rollenkonzept.Funktionalitäten: Check-in mit und ohne Termin, Ticketausgabe und -scan, Aufrufsteuerung, Verteilungs- und Routingregeln, Statussteuerung, Warteprozess-Management, Echtzeit-Aktualisierung an Arbeitsplätzen und Anzeigen, Datenschutzfunktionen (Privacy-Filter, Bildschirm-Timeouts, automatische Löschung).Bereitstellung einer Test-/Staging-Umgebung durch den Auftragnehmer, soweit erforderlich.Nutzungsrecht für 36 Monate ab betriebsbereiter Inbetriebnahme in der ersten Liegenschaft; nicht übertragbar; Eigentum an der Software bleibt beim Auftragnehmer/Rechteinhaber.Vertragslaufzeit: 3 Jahre ab betriebsbereiter Inbetriebnahme, mit zwei einseitigen Verlängerungsoptionen des Auftraggebers um je weitere 3 Jahre (max. 9 Jahre).

Einführung und Inbetriebnahme

Projektleitung, Projekt-Reporting, Anforderungsaufnahme, Erstkonfiguration.Hardware-Installation vor Ort an beiden Standorten, Test, Abnahme, Produktivstart.Mitteilung der Bezugsfertigkeit durch das Jobcenter Köln mindestens 8 Wochen vor gewünschtem Inbetriebnahmetermin; möglicher Inbetriebnahme-Zeitraum 01.03.2027 bis 31.12.2027 (vom Auftraggeber festgelegt, unverbindlich).

Support, Wartung und Sicherheit

Support-Hotline werktags 07:00–18:00 Uhr (technisch und fachlich).Reaktionszeit bei betriebsverhindernden Mängeln: 2 Stunden; bei betriebsbehindernden Mängeln: 6 Stunden; bei leichten Mängeln: 24 Stunden.Wiederherstellungszeiten: 3 Werktage bei betriebsverhindernden, 7 Werktage bei betriebsbehindernden Mängeln.Sicherheitsupdates, vorbeugende Wartung, Eskalations- und Priorisierungsprozesse.Backup- und Disaster-Recovery-Konzept; Speicherung/Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich in Deutschland, EU-Mitgliedstaat oder einem nach § 35 Abs. 7 SGB I gleichgestellten Staat.

Schulung und Dokumentation

Schulung für 25 Multiplikator*innen (Praxisbezug

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zuverlässigkeit und Ausschlussgründe

Eigenerklärung, dass keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB vorliegen (Formular 5).Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB sowie zu Verstößen gegen § 21 SchwarzArbG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 22 LkSG und § 21 AEntG.Fachkundigkeit und Leistungsfähigkeit gemäß § 42 UVgO / § 31 UVgO.Fehlende oder unzureichende Nachweise können zum Ausschluss des Angebots führen.

Datenschutz und IT-Sicherheit

C5:2020-Testat (oder gleichwertig) für die webbasierte Software – Pflicht, sonst Ausschluss.DIN ISO 27001-Zertifizierung aktuell gültig; ergänzend ISO 27018 bei Verarbeitung personenbezogener Daten (Pflicht, sonst Ausschluss).Benennung weisungsbefugter Ansprechpersonen für die Auftragsverarbeitung (drei Personen inkl. Stellvertretung) – Abschluss AVV nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO.Detaillierte Beschreibung von 18 technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOM): Pseudonymisierung/Verschlüsselung, Vertraulichkeit/Integrität/Verfaltbarkeit, Wiederherstellung, regelmäßige Überprüfung, Identifizierung/Autorisierung, Schutz bei Übermittlung und Speicherung, physische Sicherheit, Protokollierung, Systemkonfiguration, interne IT-Governance, Zertifizierung/Qualitätssicherung, Datenminimierung, Datenqualität, begrenzte Speicherdauer, Rechenschaftspflicht, Datenübertragbarkeit/Löschung, Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen.Speicherung/Verarbeitung personenbezogener Daten (insbesondere Sozialdaten) ausschließlich in Deutschland, EU-Mitgliedstaat oder einem nach § 35 Abs. 7 SGB I gleichgestellten Staat.

Bietergemeinschaften

Gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder.Mindestens ein Mitglied muss die geforderte Fachkunde nachweisen.Leistungsfähigkeit ergibt sich aus der Gesamtheit der Mitglieder.Erklärung mittels Formular 3; Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Formular 5) für jedes Mitglied.

Eignungsleihe und Unteraufträge

Referenzprojekte

in den vorliegenden Faktensammlungen nicht spezifiziert (vermutlich über Formular 5.1 abzufragen)

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 62%4–10 · 30%11+ · 8%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 17 erledigt
Pflicht-Formulare und Erklärungen
Technisches Konzept und Nachweise
Preisblätter
Nur bei Bieter-/Bietergemeinschaft oder Unteraufträgen
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Jobcenter Köln
Anschrift
50969 Köln
Ort
50969 50933 Köln
Kategorie
Nordrhein-Westfalen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
50969 50933 Köln
Nordrhein-Westfalen

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