Workflowmanagementsystem für die Systemakkreditierung inklusive Wartung

Gegenstand ist eine cloudbasierte Softwarelösung zum digitalen Monitoring, zur Dokumentation und zur Berichterstellung der Prozessschritte des Qualitätsmanagementsystems (QMS) in Studium und Lehre der TU Braunschweig. Die Software dient der internen Akkreditierung von Studiengängen und unterstützt das Verfahren zur Systemakkreditierung der Universität (Verfahrensabschluss 2027).

Abbildung des QMS auf den Ebenen Universität, Fakultäten und Studiengänge inklusive PDCA-Zyklus, Prozessmanagement, Workflows und Maßnahmenmanagement (Auflagen, Empfehlungen, Hinweise).

Verwaltung von mindestens 300 Studiengangsakten inklusive Fächerakte (Lehramtsbezug). Berücksichtigung unterschiedlicher Turnuslaufzeiten (z. B. 2-Jahres-Kreislauf und 8-Jahres-Achse) sowie Differenzierung nach Studiengangsart und Kriterien.

Termin- und Wiedervorlagen, automatische Fristenprüfung und Tracking des Erfüllungsstatus. Benachrichtigung der Nutzer:innen über terminierte Aufgaben und über Änderungen an Prozessen oder Daten.

Automatische Erstellung von Berichten als doc/pdf mit Möglichkeit zur manuellen Nachbearbeitung. Dokumentenzuordnung zu Vorgängen, Analysen über Zeit, Kennzahlenberichte sowie Jahresbericht Studium und Lehre zur Unterstützung der Stakeholder-Kommunikation (z. B. Studiendekan:innen, Präsidium).

Mindestens 300 rollenbasierte Nutzungszugänge mit anpassbarer Oberfläche und differenzierten Zugriffsrechten. Zusätzlich Zugang für Kooperationspartner:innen und externe Gutachter:innen im Akkreditierungsverfahren. Integriertes Kommunikationselement innerhalb des Systems.

Anbindung an HISinOne, EvaSys, Stud.IP und Microsoft Office. EvaSys-Nutzung ist mindestens bis 2028 verankert.

Webbasierter Zugriff über alle gängigen Browser, in deutscher und englischer Sprache. Barrierefreiheit (Kontrast, Schriftgröße), individualisierbare Eingabemasken und anpassbares TU-Design. Neben dem Produktivsystem ist eine Testumgebung mit vollem Funktionsumfang (begrenzte Personen-/Dokumentenanzahl) bereitzustellen.

Konfigurierbare Löschfristen für personenbezogene Daten, Kontrollmöglichkeit (Datenexport, GUI-Zugang) für Datenschutzmanagement und Personalrat, Orientierung am BSI-Grundschutz und Umsetzung der TOM gemäß Art. 32 DSGVO.

Implementierung ab 4. Quartal 2026; Lieferung des Basissystems bis 31.12.2026; vollständige Echtbetriebsfähigkeit bis 31.07.2028. Unbefristeter Vertrag mit laufender Wartung, Pflege und Service (Störungsbeseitigung, Überlassung neuer Programmstände).

Schulung der Nutzer:innen (beim Auftraggeber, in deutscher Sprache), Bereitstellung einer deutschsprachigen Anwenderdokumentation in elektronisch durchsuchbarem, langzeitarchivierungsfähigem Format sowie Wartung mit definierten Servicezeiten.

Nachweis von Kenntnissen zu Rechtsvorschriften der Systemakkreditierung (u. a. Musterrechtsverordnung der KMK), zur Prozessabbildung von Akkreditierungen sowie zu Strukturen und Qualitätsmanagement von Hochschulen.

Mindestens 3 Referenzen aus den letzten 3 Jahren mit Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme und Ausführungszeitraum. Mindestens 2 dieser Referenzen müssen Implementierungen digitaler Studiengangsakten an mittelgroßen Universitäten mit ca. 10.000 Studierenden im deutschsprachigen Raum betreffen.

Benennung einer projektverantwortlichen Person mit Erfahrung in mindestens zwei Software-Einführungen an einer Hochschule sowie Benennung einer Stellvertretung. Die projektverantwortliche Person muss jederzeit verfügbar sein. Erklärung zur Zahl der in den letzten 3 Jahren durchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte.

Nachweis des Umsatzes in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren mit vergleichbaren Leistungen.

Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 oder § 124 GWB vorliegen und keine schweren Verfehlungen (Freiheitsstrafe >3 Monate, Geldstrafe >90 Tagessätze, Geldbuße >2.500 € in den letzten 2 Jahren) bestehen. Nachweis, dass das Unternehmen nicht in Insolvenz oder Liquidation ist. Ordnungsgemäße Erfüllung der steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten.

Erfüllung der gewerbe- und handwerksrechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der Leistung; Eintragung im Berufsregister, soweit einschlägig.

Bei Einsatz von Nachunternehmern oder Eignungsleihe: Angabe von Art und Umfang der übernommenen Leistung, Name/Anschrift/Kontaktdaten der Unternehmen, unterzeichnete Verpflichtungserklärung sowie – bei Eignungsleihe – gemeinsame Haftungsvereinbarung. Auch für diese Unternehmen gelten die Ausschlussgründe nach § 123/§ 124 GWB.