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Ausschreibungen Schleswig-Holstein

Zentraldruck Tagespost

IKK - Die Innovationskasse | Bundesamt für Soziale Sicherung | Vergabekammern des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Hamburg, Schleswig-HolsteinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die IKK – Die Innovationskasse schreibt zentrale Druck- und Kuvertierleistungen für ihre tägliche Tagespost und diverse Mailings als offenes Verfahren aus.

Ein Druckdienstleister übernimmt die tägliche Übernahme und Aufbereitung der Druckdaten aus einem Output-Management-System, ergänzt Steuerungsmerkmale und Freimachung, druckt Anschreiben und weitere Dokumente (überwiegend weißes Papier, 4-Farben-Digitaldruck), kuvertiert maschinell (inkl. Beilagen) und übergibt die fertigen Sendungen taggleich an den von der IK bestimmten Briefdienstleister bzw. Konsolidierer. Eine tägliche Quittierungsdatei (Closed-Loop) belegt Vollständigkeit und SLA-Einhaltung. Briefbeförderung selbst ist nicht Bestandteil.

Vergütet wird nach einfacher Richtwertmethode (UfAB): Der Zuschlag geht an das Angebot mit dem besten Verhältnis aus qualitativen Konzepten (Migrationskonzept, Druckqualität, Mehrwert Datenschutz, spätere Datenlieferung, Unternehmenskonzept) und Preis. Die Loseinteilung ist nicht vorhanden.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 13. November 2026
Termin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT
Veröffentlichung13. Okt. 2026
Schnittstellenbeschreibung29. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist2. Nov. 2026
Beantwortung Bieterfragen5. Nov. 2026
Angebotsfrist13. Nov. 2026
Rügefrist Verstöße aus Bekanntmachung13. Nov. 2026
Bindefrist13. Nov. – 31. Dez. 2026
Vorabinformationsschreiben20. Nov. 2026
Zuschlag1. Dez. 2026
Vertragsbeginnca. 1. Dez. 2026
Vertragsgrundlaufzeitca. 1. Dez. 2026 – 31. Dez. 2029
Ende der Zuschlagsfrist31. Dez. 2026
Testphase Start1. Apr. 2027
Ausführungsbeginn19. Apr. 2027
Preisgültigkeit31. Dez. 2027
Erste Preisanpassung1. Jan. 2028
Verlängerung 1ca. 1. Jan. 2030 – 31. Dez. 2031
Verlängerung 2ca. 1. Jan. 2032 – 31. Dez. 2033
Vertragsendeca. 31. Dez. 2033
Rügefrist § 160 GWBDatum offen10 Kalendertage ab Kenntnis des Verstoßes (Bezugsdatum unbekannt).
Wartefrist § 134 GWBDatum offen15 Kalendertage ab Information über den Zuschlag bei elektronischer Übermittlung.
Abhilfe nach RügeDatum offenMehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Datenübernahme und -aufbereitung

Tägliche Übernahme der Druckdaten über eine gesicherte SFTP-Verbindung (TLS 1.3 oder höher) aus dem zentralen Output-Management-System der IK.

Unterstützte Datenformate: PDF/XML/AFP plus SteuerdateiAufbereitung um Ergänzung von Steuerungskennzeichen und DV-FreimachungErstellung eines Data-Matrix-Codes (max. 9,1 mm) am linken SeitenrandTägliche Datenlieferung: ca. 80 % bis 12:00 Uhr, ca. 20 % bis 17:00 UhrSchnittstelle zu hc:vision (Intracon:BK) ist Pflicht; andernfalls Schnittstellenbeschreibung erforderlich (sonst Ausschluss)

Druckproduktion

Druck der Tagespost (Individual- und Batchbriefe, E+2) sowie diverser Mailings (E+2 und/oder E+3/4).

Überwiegend White-Paper-Produktion im 4-C-Digitaldruck, Mindestauflösung 600 × 480 dpiSimplex/Duplex, Mixplex mit Zählung nur bedruckter SeitenPOD-Beilagen (Proof-of-Delivery mit abgebildeten Personen), 12 VariantenBeschaffung und Lagerung von Blankopapier DIN A4 (80 g/m²), Versandhüllen, Rückantworthüllen, MD-Umschlägen, SesambögenDruck eines ggf. nötigen Codes auf Rückantwortumschlägen (Kosten in Angebotspreis einrechnen)

Kuvertierung und Weiterverarbeitung

Maschinelle Kuvertierung in DIN C6/5 (2–6 Blatt, max. 50 g) mit selektiver Beilagensteuerung – mindestens 2 Beilagenstationen am Hauptstandort, insgesamt mindestens 4 Stationen inkl. Backup-Standort.

Maschinelle Kuvertierung DIN C4 (optional)Manuelle Kuvertierung DIN C4 und DIN C6/5 in kleineren MengenOptisch-maschinelle Überwachung der BeilagenstationRunde Beschnitte für A4-Überformat (POD) berücksichtigen

Freimachung, Übergabe und Closed Loop

DV-Freimachung über die Kundennummer der IK mit DPAG-zertifizierter Software; Portoklasse ermitteln; werktäglicher Report; 100 % Rabattfähigkeit (TL-Rabatte) sicherstellen.

Sortenreine Bereitstellung und taggleiche Übergabe an den von der IK bestimmten Briefdienstleister bzw. Konsolidierer; Bereitstellung der LadehilfsmittelÜbergabe der Sendungen bis ca. 15:30 Uhr (Daten bis 12:00 Uhr)Tägliche XML-Quittierung auf Sendungsebene (Closed Loop) bis 22:15 UhrVorsortierung gemäß Vorgabe des BriefdienstleistersMehrmengen bis 20 % sind SLA-relevant

Mengengerüst (prognostiziert, nicht garantiert)

Prognostizierte Jahresmengen: rund 1.100.000 Briefsendungen und ca. 2.400.000 DIN-A4-Seiten.

Sendungen 2024: Ø ca. 93.000/Monat, Min. ca. 55.000, Spitze ca. 133.000 (Januar/Februar)Druckblätter 2024: Min. ca. 123.000, Spitze ca. 330.000 je MonatBeilagen: 12 Varianten; ca. 95 % der Sendungen im Format C6/5Geschätzter Bedarfszeitraum: ca. 6 Jahre

Migration und Projektleitung

Planung und Durchführung der Migration durch den Auftragnehmer.

Projektleiter mit ausreichender Vollmacht (Abgabe und Entgegennahme von Willenserklärungen)Ca. 10 Wochen Migration + 7 Wochen Ramp-UpTestphase spätestens ab 01.04.2027, Live-Betrieb spätestens ab 19.04.2027Erstellung und laufende Versionierung eines Pflichtenhefts (Feinkonzept) mit Freigabe durch die IKEinrichtungskosten umfassen Migration, Schnittstellenprogrammierung und Pflichtenheft (Pauschalposition 1.1.1)

Ausfallsicherheit und Backup

Notfall- und Sicherheitskonzept mit Backup-Standort.

Produktion am Backup-Standort binnen 72 Stunden bei TotalausfallRedundanter Maschinenpark und ErsatzteilvorhaltungWarenwirtschaftssystem mit Meldebeständen und taggleicher VerbuchungWarenannahme Mo–Fr 08:00–18:00 Uhr; Meldung Wareneingang binnen 48 StundenAufbewahrung der QS-Dokumentation mindestens 3 Monate

Kundenbetreuung, Kommunikation, Change Requests

Benennung eines festen Ansprechpartners und eines Vertreters mit Nachweis der Qualifikation (mind. 3 Jahre Berufserfahrung Transaktionsdruck, mind. 2 vergleichbare Projekte).

Support und Kommunikation in deutscher Sprache; Erreichbarkeit Mo–Fr 08:00–18:00 Uhr (8 Stunden)Antwort auf Anfragen (ohne Ansprechpartner) max. 1 ArbeitstagMailing-Ankündigungen je nach Volumen: ab 25.000 Sendungen 3 AT, ab 75.000 Sendungen 5 AT, ab 100.000 Sendungen 10 AT, ab 250.000 Sendungen 20 AT vor DatenlieferungMailing-Produktion abhängig vom Volumen: D+2 / D+3 / D+5 / D+10 (Arbeitstage)Change Requests während der Laufzeit für Drucksteuerungen, Beilagen, Material, Layout, Schnittstellen und Briefdienstleister

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung und Qualifikation (allgemein)

Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit per Eigenerklärung; Nachweise auf Anforderung binnen 6 Tagen.

Gewerberechtliche Voraussetzungen (Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug, Handwerkskarte bzw. IHK-Eintragung)Aussagekräftige Unternehmensdarstellung inkl. MaschinenparkMitgliedschaft Berufsgenossenschaft / Berufsregister / GewerberegisterKeine schwere Verfehlung (Wettbewerbsregisterauskunft ab 30.000 € Auftragswert)Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen; bei fehlenden Beschäftigten UnbedenklichkeitsbescheinigungErklärung, ob Insolvenz, Insolvenzmentrag, Abweisung mangels Masse, rechtskräftig bestätigter Insolvenzplan oder Liquidation vorliegt

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Vermögensschadenhaftpflichtversicherung mit Deckungssumme ≥ 500.000 € oder verbindliche Zusage zum Abschluss bei Zuschlag.

Betriebshaftpflichtversicherung: Personenschäden ≥ 3.000.000 € und Sachschäden ≥ 1.000.000 €, oder verbindliche ZusageNachweis vor ZuschlagEigenerklärung über Nettoumsätze der vergangenen 3 Jahre; Mindestumsatz ≥ 200.000 € netto p.a. aus Auftragsdatenverarbeitung sowie Druck- und KuvertierleistungenBezugszeitraum: letzte 3 abgeschlossene GeschäftsjahreNichterfüllung führt zum Ausschluss

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Mindestens 2 Referenzen aus den letzten 3 Jahren mit jeweils: mind. 1 Jahr Vertragsdauer, mind. 500.000 Briefsendungen p.a., werktägliche Verarbeitung variabler Daten (PDF/XML/AFP), selektive Beilagenzuführung.

Ansprechpartner mit mind. 3 Jahren Berufserfahrung im Transaktionsdruck und mind. 2 vergleichbaren ProjektenProjektleiter mit ausreichender VollmachtTechnische Mindestausstattung: Hard-/Software zur Verarbeitung PDF/XML-Druckdaten, closed-loop-Produktionsüberwachung auf Sendungsebene, 4-C-Digitaldrucker ≥ 600 × 480 dpi, Kuvertieranlage C6/5 mit selektiver Beilagensteuerung – mind. 4 Stationen inkl. BackupÜbersicht Maschinenpark als NachweisNichterfüllung führt zum Ausschluss

Datenschutz und Sicherheit

Einhaltung DSGVO bei sensiblen personenbezogenen Daten.

Sicherheits-/Notfallkonzept (TOM nach Art. 32 DSGVO), max. 15 Seiten; Pflicht, sonst AusschlussProduktion am Backup-Standort binnen 72 Stunden; redundanter Maschinenpark, ErsatzteileSchriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten mit KontaktdatenNachweisbare Verpflichtung der Beschäftigten auf VertraulichkeitDatenverarbeitung nur in EU/EWR (Sozialdaten zusätzlich Schweiz)Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) vor Beginn der LeistungsphaseISO-Zertifikate oder gleichwertige Zertifikate, mindestens für Rechenzentrums-InfrastrukturVersicherungsschutz gegen Datenschutzverletzungen über die Vertragslaufzeit

Rechtliche und tariftreue Anforderungen

MiLoG-Verpflichtungserklärung: Mindestlohn bzw. tarifliche Mindestentgelte an im Inland Beschäftigte; Weitergabe an Nachunternehmer und Verleihunternehmen.

Kein Bußgeld ≥ 2.500 € nach § 19 MiLoG in den letzten 24 MonatenWettbewerbsregisterauskunft ab 50.000 € AuftragswertEigenerklärung EU-Russland-Sanktionen gemäß Art. 5k VO (EU) 833/2014; betrifft auch Unterauftragnehmer/Lieferanten/Kapazitätsgeber > 10 % AuftragswertZertifizierung Papier FSC/PEFC oder gleichwertigBei Einsatz von Nachunternehmern: Eigenerklärung zu Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Eignung der NU; Verpflichtungserklärung NU; Sanktionserklärung der NU

Zuschlagswertung (Preis und Qualität)

Zuschlag nach der einfachen Richtwertmethode (UfAB) auf das wirtschaftlichste Angebot.

Qualitative Kriterien (gewichtet): Migrationskonzept 10 %, Druckqualität 40 %, Mehrwert Datenschutzsicherheit 20 %, Spätere Datenlieferung 15 %, Unternehmenskonzept 15 %Zuschlagsformel: Qualitätspunkte gewichtet × 100.000 / Brutto-Angebotspreis; höchster Zuschlagsfaktor erhält den Zuschlag0 Punkte bei Druckqualität (3 oder weniger von 8 Wertungskriterien oder offensichtliche Mängel) führt zum AusschlussNicht beantwortete Bereiche werden mit 0 Punkten bewertetNebenangebönn sind nicht zugelassen
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: ≥ 500.000 Briefsendungen pro Jahr je Referenz

Mindestens 2 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren: mind. 1 Jahr Vertragsdauer, mind. 500.000 Briefsendungen p.a., werktägliche Verarbeitung variabler Daten (PDF/XML/AFP), selektive Beilagenzuführung

Formblatt mit Firmenname, PLZ/Ort, Ansprechpartner, Vertrag seit (Monat/Jahr), Sendungsvolumen p.a., werktägliche Verarbeitung variabler Daten (ja/nein + Format), selektive Beilagenzuführung (ja/nein), optional freie Beschreibung; Ausschluss bei Nichterfüllung

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 3 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 55%4–10 · 36%11+ · 9%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 30 erledigt
Angebotsform & Fristen
Pflichtunterlagen zum Angebot
Wertungsunterlagen / Konzepte
Referenzen, Nachunternehmer, Bietergemeinschaft
Sonstiges

Verlauf dieser Vergabe

3 Bekanntmachungen
  1. 19.10.2026Ausschreibungauf dieser Seite
  2. 15.10.2026Ausschreibung
  3. 13.10.2026Ausschreibung
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Auf einen Blick

Auftraggeber
IKK - Die Innovationskasse | Bundesamt für Soziale Sicherung | Vergabekammern des Bundes | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
24768 Rendsburg
Ort
24768 Hamburg
Kategorie
Schleswig-Holstein
Zuschlagskriterium
Preis
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.die-ik.de ↗

Erfüllungsort

Ort der Leistung
24768 Hamburg
Schleswig-Holstein

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