Ausschreibungen Baden-Wuerttemberg
Zentrales elektronisches Akten- und Dokumentenmanagementsystem für die BAföG-Ämter (kurz: E-Akte)
Land Baden-Württemberg, vertreten durch das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg (MWK) | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Stuttgart, Baden-WürttembergVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenAuftraggeber: Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg (MWK)
Was wird beschafft?
Ein elektronisches Akten- und Dokumentenmanagementsystem (E-Akte) für die BAföG-Ämter. Die E-Akte wird als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt, eingeführt, an das BAföG-Fachverfahren Bafög21 angebunden und betrieben. Bafög21 bleibt das führende Fachverfahren.
Wer kann abrufen?
Die Länder Baden-Württemberg, Rheinland-Pfalz und Mecklenburg-Vorpommern können die Leistung über diese Rahmenvereinbarung abrufen, ohne selbst ein Vergabeverfahren durchzuführen. Sachsen ist Mitglied im Verbund, aber nicht abrufberechtigt.
Verfahren:
Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Zuerst wird die Eignung der Bewerber geprüft. Erst danach werden die ausgewählten Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die Leistung ist nicht in Lose aufgeteilt.
Was ist jetzt zu tun?
Bis 30.11.2026, 13:00 Uhr den Teilnahmeantrag mit den geforderten Formblättern und Nachweisen elektronisch einreichen.
Hinweis: Die Unterlagen enthalten noch offene Platzhalter, unter anderem bei der Angebotsfrist und der Angebotsbindefrist.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristJAN2023 JUL JAN2024 JUL JAN2025 JUL JAN2026 JUL
Umsatznachweis 20231. Jan. – 31. Dez. 2023
Referenzzeitraum27. Okt. 2023 – 27. Okt. 2026
Umsatznachweis 20241. Jan. – 31. Dez. 2024
Umsatznachweis 20251. Jan. – 31. Dez. 2025
Referenz Auftragsverhältnis laufend27. Okt. 2025 – 27. Okt. 2026
Veröffentlichung27. Okt. 2026
Teilnahmefrist30. Nov. 2026
Rüge erkennbarer Vergabeverstöße30. Nov. 2026
AngebotsfristDatum offenDatum im Entwurf noch als Platzhalter offen; wird nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ergänzt.
Bieterfragen-FristDatum offenAuskunft auf Bieterfragen spätestens 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist, Datum hängt von der noch offenen Angebotsfrist ab.
Bieterfragen bei kurzer FristDatum offenBei Anfragen weniger als 7 Tage vor Angebotsfrist kann der Auftraggeber die Beantwortung ablehnen.
Rüge von UnklarheitenDatum offenUnklarheiten oder Rechtsverstöße in den Vergabeunterlagen unverzüglich rügen, spätestens mit der Angebotsabgabe.
BindefristDatum offenDas Angebot ist ab Ablauf der Angebotsfrist gebunden; Enddatum im Entwurf noch offen.
VerhandlungsgesprächeDatum offenVoraussichtlich je bis zu 2 Stunden; Termine werden erst im Verfahren festgelegt.
Rüge sonstiger VergabeverstößeDatum offenFrist beträgt 10 Kalendertage ab Kenntnis des Verstoßes, das konkrete Datum hängt vom Kenntniszeitpunkt ab.
NachprüfungsantragDatum offenFrist beträgt 15 Kalendertage ab Eingang der Mitteilung, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen.
Rahmenvereinbarung LaufzeitDatum offen4 Jahre, Bezugspunkt im Ausschnitt nicht angegeben; voraussichtlich ab Zuschlag.
vor Angebotsabgabe
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenBereitstellung und Betrieb (SaaS)
Bereitstellung der E-Akte als SaaS einschließlich der erforderlichen technischen InfrastrukturBetrieb, Wartung und Pflege, Updates, Releases und SicherheitsupdatesDatensicherung und WiederherstellungMonitoringSupport- und Serviceleistungen im SaaS-BetriebExit-Unterstützung bei Beendigung des Vertrags
Anbindung an Bafög21
Anbindung des Fachverfahrens Bafög21 über die von Bafög21 bereitgestellte CMIS-SchnittstelleAutomatisierte Übernahme und Zuordnung von Dokumenten aus Bafög21 in die E-Akte
Konzeption, Einführung und Migration
Konzeptionsarbeiten, zum Beispiel für Aktenbezeichnung und AktenstrukturEinrichtung der Rollen- und BerechtigungsstrukturEinführungsleistungen: Pilotierung, Schulung, Rolloutunterstützung und TestVoraussichtlich Migration digital vorliegender Datenbestände einzelner Studierendenwerke, die bereits ein eAkte-System nutzen
Funktionsanforderungen (voraussichtlich)
Aktenführung: Struktur Akte, Vorgang, Dokument mit weiteren Zwischen- und Unterebenen. Konfigurierbare Aktenzeichen- und Ordnungsstruktur. Dokumentenverwaltung mit Viewer, Versionierung und Schutz abgeschlossener Dokumente.Dokumenteneingang: Manuelle Nachbearbeitung nicht zuordbarer Dokumente. PDF und PDF/A. Revisionssichere Übernahme von E-Mails inkl. Anhängen.Dokumentenausgang: Nachvollziehbare Dokumentation des E-Mail-Versands mit Zuordnung. Kontrollierter Export für Akteneinsicht.Aufgaben und Fristen: Aufgabenzuordnung mit Fälligkeits- und Wiedervorlageterminen. Fristenüberwachung.Vorgangsbearbeitung: Weiterleitung und standardisierte Freigabeprozesse auf Basis konfigurierbarer Standardfunktionen.Recherche: Metadaten-, Volltext- und kombinierte Suche, begrenzt auf den Berechtigungsumfang.Rollen und Datentrennung: Rollenbasiertes Berechtigungssystem, strikte logische Mandantentrennung, länderübergreifende Einzelberechtigungen, zentrale Administration mit Delegation an dezentrale Fachadministratoren.Protokollierung: Revisionssicher und datenschutzkonform, auf den erforderlichen Umfang beschränkt.Aufbewahrung und Löschung: Regelbasierte Aufbewahrungsfristen und mehrstufiger Lösch- beziehungsweise Aussonderungsprozess.Datenportabilität: Export in plattformunabhängigen Standardformaten über exportfähige Schnittstellen.Nutzerfreundlichkeit: Vollständig deutschsprachig, browserbasiert, barrierefrei nach BITV 2.0 beziehungsweise EN 301 549.
Datenschutz und Informationssicherheit
Umsetzung der Datenschutz- und Informationssicherheitsmaßnahmen für personenbezogene Daten einschließlich SozialdatenDie E-Akte verarbeitet besonders schutzbedürftige personenbezogene Daten und Sozialdaten.
Abgrenzung und Vorbehalte
Nicht Gegenstand ist eine vollständige Neuentwicklung.Nicht Gegenstand ist die funktionale Nachbildung der fachlichen BAföG-Bearbeitung. Diese verbleibt in Bafög21.Der Auftraggeber behält sich vor, die Anforderungen im Verfahren zu präzisieren und anzupassen.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlussgründe und Registereintrag
Es dürfen keine Ausschlussgründe vorliegen. Alternativ ist eine erfolgreiche Selbstreinigung nachzuweisen.Eintragung im Berufs- oder Handelsregister bzw. in einem vergleichbaren Register des Herkunftslandes.
Russland-Klausel
Keine Zugehörigkeit zu den in Art. 5k der EU-Verordnung Nr. 833/2014 genannten Personen oder Unternehmen.Die Bestätigung gilt auch für Unterauftragnehmer und Kapazitätsgeber mit mehr als 10 % Auftragswertanteil sowie während der gesamten Vertragslaufzeit.
Berufshaftpflichtversicherung
Deckung mindestens 3.000.000 Euro pro Schadensfall, 2-fach maximiert.Alternativ eine Abschlusszusage vor Leistungsbeginn.
Umsätze
Gesamtumsatz 2023, 2024 und 2025 angeben.Zusätzlich Umsatz mit vergleichbaren Leistungen 2023, 2024 und 2025 angeben.Ein Mindestumsatz ist nicht genannt.
Eignungsleihe und Nachunternehmer
Eignungsleihe bei einem Dritten ist nach der Vergabeverordnung möglich. Dafür sind eine Verpflichtungserklärung und Eignungsnachweise des Dritten erforderlich.Auf Verlangen ist die tatsächliche Verfügbarkeit der Mittel oder Kapazitäten nachzuweisen.
Bewerbergemeinschaft
Erklärung zur gesamtschuldnerischen Haftung im Auftragsfall.Bevollmächtigung eines Vertreters.Erklärung, dass keine wettbewerbsbeschränkenden Absprachen getroffen wurden.
Auswahl und Nachforderung
Die Auswahl erfolgt nach der Bekanntmachung. Mindestens 3 Bewerber werden in die zweite Stufe eingeladen. Eine Höchstzahl ist nicht angegeben.Fehlende Unterlagen dürfen nachgefordert werden. Ein Rechtsanspruch darauf besteht nicht.Die Eignung kann im Verfahren jederzeit geprüft werden.
Referenzprojekte
Nicht angegeben (Mindestanzahl im Ausschnitt nicht genannt) ReferenzenZeitraum: In den letzten 3 Jahren erfolgreich abgeschlossen, oder Auftragsverhältnis seit mehr als 1 Jahr zum Veröffentlichungszeitpunkt und Umsetzung dauert anVolumen: Nicht als Mindestwert genannt. Auftragssumme ist als Angabe im Referenzformblatt vorgesehen.
Referenzen müssen in Art und Umfang mit einer E-Akte für die öffentliche Verwaltung vergleichbar sein. Schwerpunkte: Einführung eines zentralen elektronischen Akten- und Dokumentenmanagementsystems; SaaS-Betrieb und Support einer E-Akte; Verarbeitung besonders schutzbedürftiger personenbezogener Daten und Sozialdaten; Anbindung eines Fachverfahrens an die E-Akte; Anbindung einer Software über eine CMIS-Schnittstelle; zentrale Bereitstellung für mehrere Organisationseinheiten. Referenzen werden im Ranking berücksichtigt.
Nachweis über Formblatt G (ein Formblatt pro Referenz). Angaben möglichst zu Referenzgeber, Auftraggeber mit Ansprechpartner und Kontaktdaten, Leistungszeitraum, Leistungsumfang, Auftragssumme, eingesetzten Technologien und Software sowie Umfang der betreuten Organisationseinheiten und Nutzer. Ältere einschlägige Referenzen können berücksichtigt werden, wenn es für ausreichenden Wettbewerb erforderlich ist.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 68%4–10 · 30%11+ · 2%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 20 erledigt
Teilnahmeerklärungen und Eigenerklärungen
Umsatznachweise
Referenzen
Unterauftragnehmer und Eignungsleihe
Form und Einreichung
Nur falls zur Angebotsabgabe aufgefordert
Mit TendiGo
Finden Sie weitere passende Ausschreibungen und prüfen Sie mit KI, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Land Baden-Württemberg, vertreten durch das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg (MWK) | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
70173 Stuttgart
Ort
70173 Stuttgart
Kategorie
Baden-Wuerttemberg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
mwk.baden-wuerttemberg.de/ ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
70173 Stuttgart
Baden-Württemberg
Weitere Ausschreibungen Baden-Wuerttemberg
Alle anzeigen →Baden-Wuerttemberg
Liegenschaften des RNK, Winterdienst
Rhein-Neckar-Kreis -Bau, Vermögen und Informationstechnik- · 74889 Sinsheim u. a.Frist: Baden-WuerttembergLieferung eines Mobilbaggers mit hydraulischem Schnellwechselsystem (zGG) 8,0 t
Stadt Esslingen am Neckar - Haupt- und Personalamt, Zentrale Vergabestelle · 73728 Esslingen am NeckarFrist: Baden-WuerttembergGM 2026.101 Neubau Kita Habsburger Straße - Bodenbelagsarbeiten
Stadt Pforzheim · 75177 PforzheimFrist: Baden-Wuerttemberg3050-5 Wiesloch, ZbS, Sporthalle Wärmeversorgungsanlagen
Rhein-Neckar-Kreis -Bau, Vermögen und Informationstechnik- · 69168 WieslochFrist: Baden-WuerttembergHeizung
Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden-Württemberg · 69120 HeidelbergFrist: Baden-WuerttembergErweiterung Videoanlage
Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden-Württemberg · 74740 AdelsheimFrist:Bereit für die Zukunft der Vergabe?
Setzen Sie auf den neuen technologischen Standard und verschaffen Sie sich den entscheidenden Vorsprung in der Auftragsakquise.
806+ VergabequellenMit Experten entwickeltSofort einsatzbereit