Ausschreibung Gebäudereinigung - Landkreis Ortenaukreis

Landratsamt Ortenaukreis | Vergabekammer Baden-Württemberg im Regierungspräsidium KarlsruheOffenburg, Baden-WürttembergVeröffentlicht: 28. Mai 2026

Angebotsfrist: 03. Juli 2026abgelaufen

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Landratsamt Ortenaukreis schreibt die Gebäudereinigung für zahlreiche eigene Liegenschaften (Landratsamt, Schulen, Sporthallen, Mensen, Verwaltungsgebäude, Schülerwohnheim) im Offenen Verfahren aus.

Die Leistung ist in 10 Lose aufgeteilt, die einzeln oder gebündelt angeboten werden können. Jedes Los umfasst regelmäßige Unterhaltsreinigung (UR), in den meisten Losen zusätzlich Grundreinigung (GR); Los 1 enthält zusätzlich Servicekraftleistungen (Kantine), Los 6 einen Geräteservice (Hygienestationen), Los 10 zusätzlich Zimmerendreinigung (Schülerwohnheim).

Voraussetzung für jedes Los ist die Pflichtbesichtigung der Objekte. Angebote sind zwingend elektronisch über das Vergabeportal einzureichen.

Was Bieter einreichen müssen:

Kalkulationsdatei (Excel-Vorlage je Los, mit Stundenverrechnungssätzen)Ausgefüllte Formulare (Preisblatt, Ausführungskonzept, Nachhaltigkeit, Aufsichts- und Kontrollstunden)Eigenerklärung zur Eignung mit mindestens 3 Referenzen über UnterhaltsreinigungNachweis Qualifikation Objektleitung (3 Jahre Berufserfahrung, Deutsch B2, spezifische Ausbildung)Nachweis Haftpflichtversicherung (je 5 Mio. € für Personen- und Sachschäden)Eigenerklärung Bezug Russland, Wettbewerbsregister-Abfrage, LTMG-VerpflichtungGgf. Bietergemeinschafts- / Unterauftragnehmer- / Eignungsleihe-Erklärungen

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Die Angebotsfrist ist abgelaufen.

HEUTE

Termin / FristJUL2026 JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL JAN2030 JUL JAN2031

Angebotsfrist3. Juli 2026

Bindefrist3. Juli – 28. Sep. 2026

Objektleitung vorstellen Los 2/4/7/8/1018. Okt. 2026

Sicherheitsbeauftragter benennen Los 2/4/7/8/1025. Okt. 2026

Arbeitspläne übergeben Los 2/4/7/8/1025. Okt. 2026

Vertragsbeginn Los 2/4/7/8/101. Nov. 2026

Probezeit Los 2/4/7/8/101. Nov. 2026 – 30. Apr. 2027

Rahmenvertrag Laufzeit Los 2/4/7/8/101. Nov. 2026 – 31. Okt. 2031bis 2031

Objektleitung vorstellen Los 1/3/5/618. Jan. 2027

Sicherheitsbeauftragter benennen Los 1/3/5/625. Jan. 2027

Arbeitspläne übergeben Los 1/3/5/625. Jan. 2027

Vertragsbeginn Los 1/3/5/61. Feb. 2027

Probezeit Los 1/3/5/61. Feb. – 31. Juli 2027

Rahmenvertrag Laufzeit Los 1/3/5/61. Feb. 2027 – 31. Jan. 2032bis 2032

Eröffnung Gewerbeschule-Anbau Los 91. Juli 2027

Eröffnung BS Kehl - Grün Los 61. Jan. 2028

Kündigungsfrist Verlängerung 1 Los 2/4/7/8/1030. Apr. 2029

Kündigungsfrist Verlängerung 1 Los 1/3/5/631. Juli 2029

Verlängerung 1 Los 2/4/7/8/101. Nov. 2029 – 31. Okt. 2030

Verlängerung 1 Los 1/3/5/6ca. 1. Feb. 2030 – 31. Jan. 2031

Kündigungsfrist Verlängerung 2 Los 2/4/7/8/1030. Apr. 2030

Kündigungsfrist Verlängerung 2 Los 1/3/5/631. Juli 2030

Verlängerung 2 Los 2/4/7/8/101. Nov. 2030 – 31. Okt. 2031bis 2031

Verlängerung 2 Los 1/3/5/6ca. 1. Feb. 2031 – 31. Jan. 2032bis 2032

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität12 Kriterien

Preis 35%Qualität 65%

Preis35%
Bewertung des Gesamtjahrespreises aller Leistungsarten; niedrigster Preis erhält maximale Punktzahl.
Produktivstunden35%
Bewertung der Jahresgesamtstunden aller Leistungsarten; Bieter mit Medianwert erhält maximale Punktzahl.
Aufsichts-/Kontrollstunden5%
Bewertung der kalkulierten Jahresgesamtstunden Objektleitung; Bieter mit den meisten Stunden erhält maximale Punktzahl.
Ausführungskonzept20%
Bewertung von Konzept zur Implementierung, Personaleinsatzkonzept, Konzept zu Arbeitsmitteln und Qualitätssicherungskonzept.
Nachhaltigkeit5%
Bewertung von Reinigungsmittelgütezeichen, Personalschulung, Dosiersystemen, Fuhrparkmaßnahmen und Plastikmüllvermeidung.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungen und Bewertungsmethoden sind vollständig beschrieben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Reinigungsarten – Definitionen

Folgende Reinigungsarten werden in den Losen unterschieden:

UR (Unterhaltsreinigung): regelmäßige Reinigung nach definierten Intervallen (täglich, wöchentlich, monatlich, quartalsweise).GR (Grundreinigung): intensive Tiefenreinigung in Ferien-/Schließzeiten, Grobplanung bis Ende Februar, Feinplanung mindestens 4 Wochen vor Ausführung.SK (Servicekraftleistungen): Kantinen- und Serviceaufgaben im Landratsamt (Los 1).GS (Geräteservice): wöchentlicher Service an Hygienestationen (Los 6).ZR (Zimmerendreinigung): Reinigung der Gästezimmer im Schülerwohnheim (Los 10), Einzelbeauftragung nach Bedarf.

Reinigungszeitfenster und Sonderleistungen

Die Reinigung erfolgt ausschließlich in den je Objekt und Leistungsart festgelegten Zeitfenstern (z. B. Verwaltung 15:00–16:30 Uhr, Sporthallen 05:00–07:30 Uhr; in Landratsamt Los 1: Mo–Do 14:30–22:00 Uhr, Fr 13:30–22:00 Uhr). Änderungen der Zeitfenster sind mindestens 14 Tage vorher in Textform mitzuteilen.

Zusätzlich sind Sonderreinigungen (auf Stundenlohnbasis, nur nach vorheriger schriftlicher Genehmigung) möglich: Desinfektionsreinigung, Baureinigung, maschinelle Grundreinigung für diverse Bodenbeläge (Fliesen, Stein, Linoleum, PVC, Vinyl/Kautschuk, Holzboden/Parkett) mit/ohne Beschichtung, Teppichreinigung (Sprühextraktion/Kombiverfahren).

Standards, Materialien und 4-Farben-System

Verpflichtend ist das 4-Farben-System für Reinigungsutensilien: blau = Oberflächen, gelb = indirekter Sanitärbereich, rot = direkter Sanitärbereich, grün = Lebensmittelbereiche.

Ebenfalls Pflicht: Mülltrennung in 4 Fraktionen (Restmüll, Papier, Plastik, Bio) in farblich gekennzeichneten Abfallsäcken.

Für zusammenhängende Flächen ab 150 m² (Aulen/Hallen/Foyers/Flure/Mensen) bzw. 400 m² (Sporthallen) ist der Einsatz von Reinigungsautomaten oder Robotik vorgeschrieben.

Reinigungschemie ist vom Auftragnehmer unter Einhaltung der Sicherheitsvorschriften zu lagern. Pflegeanleitungen für Bodenbeläge und Einrichtungsgegenstände sind zu beachten.

Personal und Objektleitung

Der Einsatz von Stammpersonal ist erwünscht; Personalreserve für Urlaub/Krankheit/Elternzeit ist sicherzustellen. Schulungen sind mindestens 3× jährlich durchzuführen, neue Mitarbeiter erhalten mindestens 3 volle Arbeitstage Einarbeitung (theoretisch + praktisch).

Die Objektleitung ist direkter Ansprechpartner des Auftraggebers, weisungsbefugt gegenüber Reinigungskräften und muss Sprachniveau B2 (GER) in Deutsch nachweisen. Sie muss innerhalb von 1,5 Stunden vor Ort sein können und an mindestens 2–3 Jour-fixe-Terminen pro Woche teilnehmen.

Das Reinigungspersonal muss deutsch verständigungsfähig sein, eine gültige Arbeitserlaubnis besitzen, ordnungsgemäß sozialversichert und nach Lohn- und Rahmentarifvertrag des Gebäudereiniger-Handwerks beschäftigt sein. Es gelten die Vorgaben des Masernschutzgesetzes, des Infektionsschutzgesetzes und des MiLoG/AEntG.

Qualitätssicherung und Dokumentation

Qualitätskontrollen durch den Auftragnehmer:

mindestens wöchentlich pro Objekt ab 2.500 m² Bodengrundfläche (Los 3: ab 4.000 m²),mindestens monatlich pro Objekt bei kleineren Flächen.

Dokumentation ist innerhalb von 24 Stunden an den Auftraggeber zu übergeben. Mindestqualitätsniveau: Ø ≥ 80 % (Malussystem). Einmal jährlich findet ein neutraler Kontrolldurchgang durch ein Fachbüro statt (Kosten ca. 1.295 € netto/Jahr, vom Auftragnehmer zu tragen und in die UR-Kalkulation einzurechnen).

Pro Objekt ist ein Objektordner zu führen (Personalliste, Kontaktdaten, Reinigungsmittel- und Maschinenliste, Gefährdungsbeurteilung, Revier- und Arbeitspläne, Mängelmanagement, Notfallplan). Arbeitspläne sind 7 Tage vor Vertragsbeginn vorzulegen; elektronische Zeiterfassung ist verpflichtend.

Vor Vertragsbeginn zu erbringende Unterlagen und Nachweise

Vor Vertragsbeginn sind bereitzustellen:

Detaillierte Arbeitspläne (spätestens 7 Tage vor Beginn),Revierplan mit Personalliste (1 Woche vor Beginn),Sicherheitsbeauftragter namentlich mit Kontaktdaten (1 Woche vor Beginn),Objektleitung inkl. Vertretung persönlich vorgestellt (14 Tage vor Beginn),Digitaler Muster-Objektordner zur Freigabe,Nachweis Haftpflichtversicherung (2 Wochen vor Beginn) mit Deckungssummen: Personenschäden 5 Mio €, Sach-/Umweltschäden 5 Mio €, Vermögensschäden 1 Mio €, Bearbeitungsschäden 1 Mio €, Schlüsselverlust 200.000 €.

Tarife, Kalkulationsvorgaben und Zuschlagswertung

Die Kalkulation hat auf Basis der Zuschlagskalkulation des Bundesinnungsverbandes des Gebäudereiniger-Handwerks zu erfolgen, mit dem allgemeinverbindlichen Mindestlohntarifvertrag (Lohngruppe 1, gültig ab 01.01.2026). Sozialversicherungsbeiträge müssen mindestens den gesetzlichen Bestimmungen (inkl. kassenindividueller Zusatzbeiträge) entsprechen. Lohnfolgekosten sind auf Basis einer 5-Tage-Woche zu kalkulieren. Das Verhältnis Voll-SV / Midijob / GV muss in Summe 100 % ergeben.

Wertung (max. 1.000 Punkte pro Los):

Kalkulation Gesamtjahrespreis / ProduktivstundenAufsichts- und KontrollstundenAusführungskonzept (4 Unterkriterien × max. 50 Punkte)Nachhaltigkeit (5 Fragen × max. 10 Punkte)

Nebenangebote sind nicht zugelassen; Preisnachlässe führen zum Ausschluss.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Formaler Eignungsnachweis

Der Eignungsnachweis erfolgt durch eines der folgenden Dokumente:

ausgefülltes Formular CS_2026_0272_009 Eigenerklärung zur Eignung und zu Ausschlussgründen (für Lose 1–10),Einheitliche Europäische Eigenerklärung (ESPD) plus auftragsspezifische Nachweise, oderEintrag im Amtlichen Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen (AVPQ) plus auftragsspezifische Nachweise.

Alle Unterlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Alle grün markierten Felder der Formulare sind vollständig, wahrheitsgemäß und dokumentenecht auszufüllen. Bei Bietergemeinschaften reicht ein gemeinsames Formblatt; jedes Mitglied muss seine Eignung belegen.

Referenzen (K.-o.-Kriterium)

Mindestens 3, maximal 5 Referenzen aus den letzten drei Jahren vor Angebotsfrist sind in den vorgegebenen Referenztabellen des Formblatts CS_2026_0272_009 einzutragen. Jede Referenz muss folgende Anforderungen erfüllen:

Gegenstand: Unterhaltsreinigungsleistungen (UR)Erbringungszeitraum: mindestens 12 aufeinanderfolgende MonateObjektart: überwiegend Büro-, Verwaltungs-, Schul-, Lehr-, Ausbildungszwecke oder GemeinschaftseinrichtungenVertragskonformität: vertragskonforme Erbringung aus Sicht des ReferenzauftraggebersReferenzauftraggeber muss Vertragspartner des Bieters oder eines Mitglieds der Bietergemeinschaft sein

Mindest-Jahresreinigungsfläche UR je nach Los:

Lose 1, 2, 3 oder 6: 1.250.000 m² (höhere Anforderung – deckt automatisch die Anforderung für zusätzlich angebotene Lose 4, 5, 7–10 ab)Lose 4, 5, 7–10: 650.000 m²

Wer ein Angebot für Los 1, 2, 3 oder 6 abgibt, erfüllt damit die Mindestfläche auch für alle weiteren Lose 4, 5, 7–10.

Qualifikation der Objektleitung (K.-o.-Kriterium)

Die im Auftragsfall eingesetzte Objektleitung muss nachweisen:

Berufserfahrung: mindestens 3 Jahre als Objektleitung in gleichwertigen ObjektenSprachkenntnisse: Deutsch B2 (GER) in Wort und SchriftMindestens eine der folgenden Qualifikationen:

1. Innungsgeprüfte Objektleitung (mind. 10 Vollzeittage; Inhalte: Reinigungs-/Hygienetechnik, Organisation/Qualitätssicherung, Angebotsbearbeitung, Vertrags-/Arbeits-/Tarifrecht, Personalführung, Kundenkommunikation, Beschwerdemanagement),

2. Fachwirt/in Reinigungs- und Hygienemanagement (mind. 8 Vollzeittage; Inhalte: Reinigungs-/Hygienetechnik, betriebliche Organisation/Kostenrechnung, Personalmanagement, Reklamationsmanagement),

3. Staatlich geprüfte/r Desinfektor/in (i. S. v. § 17 Abs. 3 IfSG),

4. Abgeschlossene Ausbildung im Gebäudereiniger-Handwerk,

5. Gleichwertige Qualifikation (mit Beschreibung).

Die Nachweise sind auf Anforderung des Auftraggebers innerhalb einer gesetzten Frist vorzulegen.

Betriebshaftpflichtversicherung (K.-o.-Kriterium)

Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung bei einem in der EU/EWR zugelassenen Versicherer mit folgenden Mindest-Deckungssummen:

Personenschäden: 5.000.000 €Sach- und Umweltschäden: 5.000.000 €Vermögensschäden: 1.000.000 €Bearbeitungsschäden: 1.000.000 €Schlüsselverlust: 200.000 €

Der Versicherungsnachweis ist im Auftragsfall innerhalb von 14 Tagen nach Zuschlagserteilung zu erbringen (vor Vertragsbeginn).

Ausschlussgründe (K.-o.-Kriterium)

Die Bieter müssen das Nichtvorliegen folgender Ausschlussgründe erklären:

§ 123 Abs. 1–3 GWB (schwere Verfehlungen, Insolvenz, unzuverlässige Geschäftsführung),§ 123 Abs. 4 GWB (Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Kinderarbeit),§ 124 Abs. 1 Nrn. 1–4, 7 und 8 GWB (schwere Verfehlungen wie Bestechung, Steuerhinterziehung, Sozialabgabenverstöße, Insolvenz, Wettbewerbsverstöße),§ 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG, § 22 LkSG.

Zusätzlich abzugeben ist die Eigenerklärung Bezug Russland (CS_2026_0272_021) gemäß EU-VO 2022/576 – kein Bezug zu Russland über mehr als 10 % Auftragswert (Eignungsleiher/Nachunternehmer/Lieferanten) sowie die Informationen zur Abfrage des Wettbewerbsregisters (CS_2026_0272_019).

Eignungsleihe und Unterauftragnehmer

Bei Inanspruchnahme von Kapazitäten Dritter (Eignungsleihe) ist die Verpflichtungserklärung Eignungsleihe (CS_2026_0272_012) von beiden Parteien rechtsverbindlich unterzeichnet vorzulegen. Der Eignungsverleiher haftet gemeinsam mit dem Bieter.

Beim Einsatz von Unterauftragnehmern ist die Erklärung Unterauftragnehmereinsatz (CS_2026_0272_011) erforderlich (Teilleistungen, Kapazitäten, Verpflichtungserklärung des UN). Nachunternehmer müssen ebenfalls die Eignungs- und Mindestanforderungen des VgV-Verfahrens erfüllen.

Sonstige formale Anforderungen

Sprache: alle Angebotsunterlagen in deutscher Sprache.Preisangaben: in Euro, 2 Nachkommastellen, ohne Umsatzsteuer.Preisnachlässe: pauschale Nachlässe sind nicht zulässig und führen zum Ausschluss; Widersprüche im Angebot werden zugunsten der Kalkulationsdatei (Gesamtjahrespreis) aufgelöst.Konzepte: ausschließlich die vom Auftraggeber bereitgestellten Vorlagen verwenden; fehlende Konzepte werden mit 0 Punkten bewertet.Nebenangebote: nicht zugelassen – führen zum Ausschluss.Nachunternehmereinsatz: im Angebot grundsätzlich nicht erlaubt, sofern in den Losen nicht ausdrücklich anders geregelt.

Pflichtbesichtigung der Objekte

Voraussetzung für ein wertbares Angebot ist die persönliche Besichtigung der in der Besichtigungsbestätigung (CS_2026_0272_015) je Los genannten Pflichtobjekte durch einen Bietervertreter. Die Anmeldung zur Besichtigung erfolgt über das Vergabeportal. Die Besichtigung ist vom Auftraggebervertreter auf dem Formular zu bestätigen. Ohne unterschriebene Besichtigungsbestätigung erfolgt der Ausschluss des Angebots.

Referenzprojekte

3 bis 5 Referenzen (mind. 3, max. 5) ReferenzenZeitraum: Referenz darf nicht vor Ablauf von 3 Jahren vor Angebotsfrist beendet worden sein; je Referenz mind. 12 Monate in FolgeVolumen: mind. 1.250.000 m² Jahresreinigungsfläche UR (höhere Anforderung – deckt auch Lose 4, 5, 7–10 ab)