Unterhaltsreinigung für das Max-Planck-Institut für medizinische Forschung und das Max-Planck-Haus

Max-Planck-Institut für medizinische Forschung | Regierung von Oberbayern-Vergabekammer SüdbayernHeidelberg, Baden-WürttembergVeröffentlicht: 13. April 2026

Angebotsfrist: 21. Juli 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Öffentliche Ausschreibung (offenes Verfahren) für regelmäßige Unterhaltsreinigung an zwei Standorten der Max-Planck-Gesellschaft in Heidelberg: dem Max-Planck-Institut für medizinische Forschung (Labore, Büros, Bibliotheken, Sanitärräume) und dem Max-Planck-Haus (Büros, Gästeapartments). Vertragsbeginn ist der 01.09.2026, die Laufzeit beträgt 24 Monate mit Verlängerungsoption. Angebote müssen bis zum 21.07.2026, 12:00 Uhr elektronisch über die Plattform www.tender24.de eingereicht werden.

Das Verfahren ist als ein Los ausgeschrieben. Bieter müssen verschiedene Eigenerklärungen, ein Qualitätsmanagement-Nachweis, Referenzen, mehrere Konzepte (Verfügbarkeit, Schulung, Führung, Unternehmenskultur) sowie ein ausgefülltes Preisblatt abgeben.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 21. Juli 2026

Termin / FristMÄR2026 SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP

Besichtigungstermin23. März – 24. Apr. 2026

Veröffentlichung13. Apr. 2026

Besichtigungstermin27. Apr. – 30. Apr. 2026

Besichtigungstermin26. Mai – 17. Juni 2026

Bieterfragen-Frist16. Juli 2026

Angebotsfrist21. Juli 2026

Angebotsöffnung21. Juli 2026

Angebotsgültigkeitca. 21. Juli – 21. Nov. 2026

Bindefrist21. Juli – 31. Dez. 2026

Versicherungsnachweisca. 11. Aug. 2026

Zuschlagca. 18. Aug. 2026

Vertragsbeginn1. Sep. 2026

Probezeit1. Sep. 2026 – 31. Mai 2027

Prüfpflicht Leistungsbeschreibungca. 1. Sep. – 29. Sep. 2026

Vertragslaufzeit1. Sep. 2026 – 31. Aug. 2028

Verlängerungsmitteilung28. Feb. 2028

Preisnachforderungca. 1. Aug. 2028

Verlängerung 1ca. 1. Sep. 2028 – 31. Aug. 2029

Verlängerungsmitteilungca. 28. Feb. 2029

Verlängerung 2ca. 1. Sep. 2029 – 31. Aug. 2030

Verlängerungsmitteilungca. 28. Feb. 2030

Verlängerung 3ca. 1. Sep. 2030 – 31. Aug. 2031bis 2031

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode15 Kriterien

Referenzen und Referenzschreiben20%
Bewertung von drei Referenzen und einem Referenzschreiben
Verfügbarkeitskonzept30%
Bewertung der Verfügbarkeit und Vertretung des Personals
Schulungskonzept10%
Bewertung des Schulungskonzepts
Führungskonzept25%
Bewertung des Führungskonzepts
Unternehmenskultur15%
Bewertung der Unternehmenskultur

X = L / P, wobei L = Leistungspunkte, P = Preis in Euro (monatliche Pauschale geteilt durch 1000)

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungen und Bewertungsmethode (Richtwertmethode X=L/P) sind vollständig beschrieben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Reinigungsflächen und Standorte

Die Reinigung umfasst zwei Standorte in Heidelberg:

Max-Planck-Institut für medizinische Forschung (MPI) – Jahnstraße 29, 69120 Heidelberg: Gebäude A–H inkl. Seminargebäude und Lagergebäude; ca. 7.569 m² netto + 74 m² Bedarfsreinigung (Gebäudeteile: Nordwest-Flügel 100, Nordost-Flügel 200, Südost-Flügel 300, Südwest-Flügel 400, Ost-Flügel 500, Mittelbau 600, Seminargebäude 700, Lagergebäude)Max-Planck-Haus (MPH) – Gerhart-Hauptmann-Str. 36, 69120 Heidelberg: ca. 1.235 m² netto (Büros Verwaltung, Bibliothek, Gästeappartements, Treppenhäuser, Flure, Archiv)

Das Max-Planck-Haus ist als eigenständiges Objekt zu behandeln und separat zu kalkulieren und abzurechnen.

Reinigungsleistungen je Raumtyp

Die Reinigungsarten umfassen Sichtreinigung (SR) und Vollreinigung (VR) mit folgenden Frequenzen je Raumtyp:

Büro-, Besprechungs-, Aufenthalts-, Sozial-, Seminar- und Teeküchenräume: 1× wöchentlich VRBibliotheken: 2× wöchentlich VRLager, Archive, Abstellräume: 2–3× wöchentlich VRLabore, Werkstätten, Spülküchen, Geräte-/Messräume: 3–5× wöchentlich VRSonstige Räume: 1× monatlich VRTreppen, Flure, Sanitärräume: wöchentlich (2–3×) oder auf Abruf; SR oder VR

Konkrete Tätigkeiten (Auszug):

Bodenreinigung: Nasswischen (zweistufig), Saugen, Fleckentfernung, PolierenInventar: Feuchtes Abstauben, Tische/Telefone/Griffe reinigen, Polstermöbel saugenTeeküchen/Pantry: Oberflächenreinigung, Spülmaschine ein-/ausräumen, Boden nasswischenSanitärräume: Desinfizierende Reinigung von WC/Urinalen/Waschbecken, Kalk- und Urinsteinentfernung, Spender nachfüllenAbfallentsorgung: Tägliche Leerung, Mülltrennung (Papier, Hausmüll, Altglas, Bio, Styropor)Fahrstühle, Glastüren, Glasabtrennungen, Spinnweben (innen + außen)Gästeappartements (MPH): tägliche Reinigung inkl. Wäschewechsel, Desinfektion Sanitär, Kühlschrank/Mikrowelle reinigenWäscheservice: 1× wöchentlich oder nach Vorgabe (Bettwäsche, Handtücher)

Reinigungszeiten

Max-Planck-Institut: Montag bis Freitag, 05:30–11:30 Uhr; Vorarbeiter anwesend bis 13:30 UhrMax-Planck-Haus: Montag bis Freitag, Büros/Flure 05:30–07:00 Uhr; Gästeappartements/Treppenhäuser 09:00–13:00 Uhr

Sonder- und Bedarfsreinigung

Sonderreinigungen (z. B. Teppichbodenreinigung, Grundreinigung mit/ohne Beschichtung, Reinigung nach Umbau) und Bedarfsreinigungen sind auf Anordnung des Auftraggebers aus betriebsspezifischen Gründen durchzuführen und werden auf Stundenbasis (zu den im Preisblatt hinterlegten SVS-Sätzen) gesondert vergütet.

Eigenleistung Auftragnehmer

Der Auftragnehmer erbringt die Leistung im Wesentlichen mit eigenem Personal. Es gelten folgende organisatorische Anforderungen:

Objektleitung: Verantwortliche, nicht mitreinigende, fachkundige und weisungsberechtigte Person mit ausreichenden Deutschkenntnissen (plus Vertretung)Eigenes Equipment: Geräte, Maschinen, Reinigungs- und Pflegemittel, Hilfsmittel sind vom Auftragnehmer zu stellenQualitätsmanagement: Kontinuierliche Qualitätssicherung; mindestens eine monatliche Kontrolle durch die ObjektleitungErste-Hilfe-Bereitschaft: Mindestens ein ausgebildeter betrieblicher Ersthelfer unter den MitarbeiternLichtbild-Sozialversicherungsausweis: Mitführung während der AusführungSicherheitsüberprüfung: Personal kann je nach Bereich einer Sicherheitsüberprüfung unterzogen werdenNachunternehmer: Einsatz nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers; die Gesamtleistung darf nicht untervergeben werden

In der Pauschalvergütung enthalten: Wegegelder, Reise-/Neben-/sonstige Kosten, Reinigungs- und Pflegemittel, Gerätestellung, behördliche Gebühren, Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit (soweit im Rahmen der geforderten Ausführungszeiten).

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlusskriterien (A-Kriterien) – zwingend zu erfüllen

Folgende Anforderungen müssen erfüllt sein; ein Fehlen führt zum Ausschluss vom Verfahren (Nachforderungsfrist 6 Kalendertage):

Berufsregister (A-1): Eintragung in Berufs-/Handelsregister oder vergleichbarBerufserfahrung (A-2): Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung ODER abgeschlossene Ausbildung zum Gebäudereiniger (oder gleichwertig)Ausschlussgründe (A-3): Keine Insolvenz, keine Verstöße gegen Vergabe-/Wettbewerbsrecht, keine schweren Verfehlungen gem. §§ 123, 124 GWB; AEntG; MiLoG; SchwarzarbeitsbekämpfungsgesetzBetriebshaftpflichtversicherung (A-5): Mindestdeckungen 5.000.000 € Personen-/Sachschaden, 250.000 € Obhutsschäden, 200.000 € Schlüsselverlust, 500.000 € Vermögensschäden; Nachweis spätestens 7 Tage vor ZuschlagGeschäftszahlen (A-6): Angaben zu Umsätzen einschlägiger Leistungen 2023–2025, Personalzahl, BilanzsummeSprachkenntnisse (A-7): Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Personal + Objektleiter)Ersatzpersonal (A-8): Vorhaltung mit vergleichbarer Qualifikation; Reaktionszeit Urlaub ab 1. Arbeitstag, Krankheit ab nächstem ArbeitstagVor-Ort-Termin (A-13): Teilnahme an Besichtigungstermin ist zwingende VoraussetzungTariftreue (A-14): Verpflichtung zur Einhaltung der Mindestentlohnung nach AEntGSicherheitsüberprüfung: Personal kann einer Sicherheitsüberprüfung unterzogen werden

Weitere Eigenerklärungen (A-4, A-9 bis A-12) sind je nach Bieterstruktur beizubringen.

Bewertungskriterien (B-Kriterien) – Wertung des Angebots

Die nachfolgenden Kriterien werden bewertet und bepunktet; sie sind als Bewertungsunterlagen zwingend einzureichen:

B-1 Referenzen + Referenzschreiben – 20 %: Referenz 1 (22 %), Referenz 2 (22 %), Referenz 3 (22 %), Referenzschreiben (34 %)B-2 Verfügbarkeitskonzept – 30 %: K1 Vertretung bei Urlaub/Krankheit (40 %), K2 Information Einsatzzeiten (20 %), K3 Personalrekrutierung/Einarbeitung (40 %)B-3 Schulungskonzept – 10 %: K4 Regelmäßige Qualifizierung (60 %), K5 Individuelle Mitarbeiterwünsche (40 %)B-4 Führungskonzept – 25 %: K6 Dauerhafte Leistungssicherung (40 %), K7 Beschwerdemanagement (30 %), K8 Eskalationskonzept intern (30 %)B-5 Unternehmenskultur – 15 %: K9 Betriebliches Gesundheitsmanagement (30 %), K10 Interkulturelle Aspekte (sofern in Ausschreibung ausgewiesen), K11 Weitere Aspekte

Positiv bewertet werden: langjährige Dienstverhältnisse, absolute Zuverlässigkeit, Eigeninitiative des Personals, nachgewiesene QM-Systeme (DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig).

Referenzprojekte

3 ReferenzenZeitraum: nicht spezifiziertVolumen: nicht spezifiziert

Mindestens 3 vergleichbare Referenzen ähnlicher Größe und vergleichbaren Charakters (z. B. Büro-, Labor-, Institutsreinigung) mit Ansprechpartner und Telefonnummer; wünschenswert ist mindestens 1 Referenzobjekt aus dem Bereich Forschung/Wissenschaft

Positives Referenzschreiben (max. 1 Seite DIN A4, ca. 1.500 Zeichen); maximal 3 Seiten DIN A4 für alle drei Referenzen

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.