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Ausschreibungen IT-Dienstleistungen

Anmietung von Multifunktionssystemen (All-in-Mietvertrag) inkl. Full-Service-Leistungen

Debeka BKK56072 Koblenz, Rheinland-PfalzFrist: (in 28 Tagen)

Zusammenfassung

Die Debeka BKK in Koblenz sucht einen Dienstleister für die Anmietung von 11 fabrikneuen Farb-Multifunktionsgeräten (Drucker/Kopierer/Scanner/Fax) inklusive Software und Full-Service-Wartung. Der Auftrag umfasst zwei Geräteklassen (3× DIN A4-Kompaktgeräte und 8× DIN A3-Leistungsgeräte), zugehörige Authentifizierungs- und Flottenmanagement-Software sowie Wartung, Verbrauchsmaterial und Service über eine Grundlaufzeit von 3 Jahren (Verlängerung bis max. 5 Jahre möglich). Angebote müssen bis zum 21.07.2026 um 12:00 Uhr elektronisch über die Vergabeplattform www.smaby.de eingereicht werden.

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Noch 28 Tage bis zur Angebotsfrist
Termin / Frist
202620272028202920302031
JUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZ
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Installation & Go-Live
Angebotsöffnung
Bindefrist
Zuschlag
Implementierungsphase
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Preisgarantie
Nachmietung zu angebotenen Konditionen
Frist Preiserhöhungsanzeige
Erster Zählerstandsabrechnungsstichtag
Wirksamkeit Preiserhöhung
Kündigungsfrist
Verlängerung 1
Verlängerung 2
Vertragsende
Heute
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität5 Kriterien
Preis 70%Qualität 30%
  • Preis (Angebotsendpreis)70%

    Niedrigster gebotener Angebotsendpreis für den ausgeschriebenen Auftragsgegenstand (Wertungspreis aus Preisblatt, Gesamtpreis brutto für 5 Jahre)

  • Qualität30%

    Bewertung der Qualität anhand von Fachfragen mit insgesamt 100 möglichen Punkten, die zu 30% in die Gesamtwertung einfließen

Bewertungsformel

Wirtschaftlichstes Angebot = 70% niedrigster Angebotsendpreis + 30% Qualitätspunkte. Die Qualitätskriterien werden mit insgesamt 100 möglichen Punkten bewertet (Vor-Ort-Reaktionszeit max. 40 P., Wiederherstellungszeit max. 35 P., Ersatzsystembereitstellung max. 15 P., Service-Hotline-Erreichbarkeit max. 10 P.).

Alle Zuschlagskriterien (Preis 70%, Qualität 30%) und die vier Fachfragen mit Punkten und Bewertungsmaßstäben sind vollständig in der Bewertungsmatrix angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Allgemeiner Leistungsrahmen

  • Anmietung von 11 fabrikneuen Farb-Multifunktionssystemen (MFP) mit Lasertechnologie
  • Vertragsform: All-in-Mietvertrag (Miete + Full-Service in einer Pauschale)
  • Standorte: Debeka BKK in 56072 Koblenz (Hauptgebäude + Nebengebäude)
  • Ziel: vollständige Ablösung der bestehenden 15 Altgeräte
  • Implementierungsphase: ca. 2 Monate ab Zuschlag; Lieferung, Installation, Einweisung bis spätestens 30.09.2026
  • Vertragslaufzeit: Grundlaufzeit 36 Monate ab 01.12.2026, optional 2× 12 Monate verlängerbar (max. 60 Monate)
  • Nachmietung weiterer Geräte möglich (24 Monate zu angebotenen Konditionen, danach angepasste Konditionen)
  • Nach Vertragsende: Abbau, Abholung und DSGVO-konforme Datenlöschung durch Auftragnehmer

Geräteanforderungen (gilt für beide Klassen)

  • Technologie: Farblaser
  • Mindest-Umweltzeichen: Blauer Engel oder gleichwertig
  • Integrierter RFID-Kartenleser (Legic, Mifare, Hitag, Multi 125)
  • Follow-Me-/Pull-Printing-Funktion inkl. Softwarepflege
  • Festplattenverschlüsselung AES 256 Bit und TLS 1.3
  • Duplexdruck serienmäßig, Ethernet (10/100/1000), USB
  • Vorgesehenes Druckvolumen gesamt: ca. 981.000 Seiten pro Jahr (474.000 S/W, 507.000 Farbe); A3 zählt als 2 A4

Software

  • Authentifizierungssoftware (Follow-Me, Pull Printing, geräteübergreifend und herstellerunabhängig) inklusive Softwarepflege über gesamte Vertragslaufzeit
  • Flottenmanagement-Software als SaaS-Lösung (mandantenfähig, herstellerunabhängig) inklusive aller Lizenzen, Updates und Patches
  • DSGVO-konforme Einrichtung und Datenverarbeitung

Service und Wartung (Full Service)

  • Vollwartung nach DIN 31051 / DIN EN 13306
  • Verbrauchsmaterial (Toner, Trommel, Wartungskits etc.) inklusive, Papier und Heftklammern ausgenommen
  • Ersatz- und Verschleißteile, Technikereinsätze inklusive An- und Abfahrt
  • Proaktive Wartung mit Kurz-Check bei jedem Einsatz
  • Automatisierte Verbrauchsüberwachung mit Just-in-Time-Tonerversorgung
  • Bereitstellung von Sammelboxen und Entsorgung verbrauchter Materialien
  • Deutschsprachige Service-Hotline in Deutschland, Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr
  • Ausschließlich qualifiziertes Fachpersonal

Service-Level (Mindestanforderungen)

  • Reaktionszeit nach Störungsmeldung: max. 4 Stunden
  • Wiederherstellungszeit: max. 8 Arbeitsstunden (Servicezeiten)
  • Bereitstellung Ersatzsystem: max. 1 Arbeitstag nach Überschreitung der Wiederherstellungszeit (vollständig konfiguriert, mindestens gleiche Leistungsdaten)
  • Bereitstellung Verbrauchsmaterial: spätestens 2 Arbeitstage nach Meldung
  • Ersteinweisung der Mitarbeiter und Schulung der Key-User/Administratoren im Implementierungszeitraum

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

  • Handelsregisterauszug, nicht älter als 3 Monate bezogen auf das Angebotsfristende
  • Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe vorliegen (z. B. Insolvenz, schwere Verfehlung, Verstöße gegen Steuern/Sozialabgaben, Korruption, Terrorismusfinanzierung, Menschenhandel, wettbewerbsbeschränkende Absprachen, unzulässige Einflussnahme)
  • Bei mehr als 1.000 inländischen Mitarbeitern: zusätzliche Erklärung zu Verstößen nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
  • Vor Zuschlag: Auskunft aus dem Wettbewerbsregister

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

  • Angabe der Nettoumsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand
  • Anzahl der beim Bieter beschäftigten Mitarbeiter zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe
  • Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichender Deckungssumme oder Verpflichtungserklärung zum Abschluss innerhalb von 2 Wochen nach Vertragsschluss

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

  • Drei Referenzen aus den letzten 3 Geschäftsjahren über vergleichbare Leistungen (Anmietung/Lieferung von Druck- und Multifunktionssystemen inklusive Software und Service)
  • Art, Dauer und Umfang der Referenzen müssen dem Auftragsgegenstand entsprechen; ersatzweise dürfen mehrere kleinere Projekte kumuliert werden
  • Pflichtfelder pro Referenz: Leistungszeitraum, Auftraggeber mit Ansprechpartner (Anschrift, E-Mail, Telefon), Kurzbeschreibung (Inhalt/Branche/Zielsetzung), Auftragsvolumen in EUR
  • Erfüllung aller Mindestanforderungen der Leistungsbeschreibung (z. B. Farblaser, Blauer Engel, RFID-Kartenleser, Follow-Me-Lizenz, ISO-15408-Datensicherheitskit für Klasse B, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, deutschsprachige Hotline, Original-Verbrauchsmaterial) – Nichterfüllung führt zum Ausschluss

Qualitative Bewertung (für Wertung, nicht nur Eignung)

  • Vor-Ort-Reaktionszeit (Zielwert besser als Mindeststandard)
  • Wiederherstellungszeit
  • Bereitstellungszeit für Ersatzsystem
  • Erreichbarkeit und Reaktionszeit der Service-Hotline
  • Achtung: Für die Wertung müssen mindestens 50 % der Maximalpunktzahl erreicht werden, sonst Ausschluss
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 GeschäftsjahreVolumen: nicht konkret beziffert – vergleichbar in Art, Dauer und Umfang

Drei vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Geschäftsjahren über Anmietung/Lieferung von Druck- und Multifunktionssystemen inklusive Software und Service

Pro Referenz: Leistungszeitraum, Auftraggeber mit Ansprechpartner (Anschrift, E-Mail, Telefon), Kurzbeschreibung (Leistungsumfang/Dauer/Zielsetzung/Branche), Auftragsvolumen in EUR. Mehrere kleinere Projekte können kumuliert ein Referenzprojekt ersetzen.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet
Geringe Konkurrenz

Median rund 2 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 50%4–10 · 34%11+ · 16%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Angebotsformulare und Preisangaben4
  • Vollständig ausgefülltes und unterschriebenes Angebotsformblatt mit AngebotsendpreisPflicht
    Klarname als Unterschrift genügt
  • Preisblatt (Anlage 2) im xlsx-Format vollständig ausfüllenPflicht
    All-in-Mietpreis, Servicepauschale, Klickpreise S/W und Farbe
  • Bewertungsmatrix (07_Bewertungsmatrix) ausfüllenPflicht
    Antworten in Spalte C ankreuzen
  • Anlage 3 Ansprechpartner ausfüllenPflicht
    Kontaktdaten für Rückfragen
Eignungs- und Zuverlässigkeitsnachweise4
  • Eigenerklärung Eignung (09_Erklärung_Eignung)Pflicht
    Umsätze letzte 3 Geschäftsjahre, Mitarbeiterzahl, Ausschlussgründe, ggf. LkSG-Erklärung
  • Erklärung Referenzen (10_Erklärung_Referenzen)Pflicht
    3 Referenzen aus den letzten 3 Geschäftsjahren
  • Handelsregisterauszug (max. 3 Monate alt)Pflicht
    bezogen auf Angebotsfristende
  • Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung oder VerpflichtungserklärungPflicht
    Verpflichtungserklärung: Abschluss innerhalb 2 Wochen nach Vertragsschluss
Technische und umweltbezogene Unterlagen4
  • Umwelt- und Sicherheitsdatenblätter aller angebotenen GerätePflicht
    inkl. TEC-Wert nach Energy-Star
  • Nachweis Umweltzeichen Blauer Engel oder gleichwertig für alle SystemePflicht
    Mindestanforderung, sonst Ausschluss
  • Maßnahmen und Konzepte für Umweltverträglichkeit und NachhaltigkeitPflicht
    vom Bieter auszuarbeiten
  • Beschreibung Authentifizierungs- und Flottenmanagement-Software (SaaS, herstellerunabhängig)Pflicht
    inkl. Lizenzen, Updates, DSGVO-Konformität
Bei Bietergemeinschaften / Eignungsleihe / Nachunternehmer3
  • Erklärung Bietergemeinschaft (13_Erklärung_Bietergemeinschaft)optional
    nur bei Bietergemeinschaften, zzgl. Eignungsnachweise je Mitglied
  • Erklärung Eignungsleihe (11_Erklärung_Eignungsleihe)optional
    nur bei Eignungsleihe, ggf. gesamtschuldnerische Haftung
  • Erklärung Nachunternehmerleistungen (12_Erklärung_Nachunternehmerleistungen)optional
    nur bei Einsatz von Nachunternehmern

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