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Ausschreibungen IT-Dienstleistungen

Serviceleistungen für Betrieb, Betreuung und technische Aktualisierung der bestehenden IT-Infrastruktur

Stiftung Haus der Geschichte Nordrhein-Westfalen | Vergabekammer WestfalenDüsselorf, Nordrhein-WestfalenFrist: (in 32 Tagen)

Zusammenfassung

Die Stiftung Haus der Geschichte Nordrhein-Westfalen schreibt einen IT-Servicevertrag für ihre bestehende IT-Infrastruktur aus. Gesucht wird ein Dienstleister, der den laufenden Betrieb, die Betreuung und die technische Weiterentwicklung der IT übernimmt.

Dazu gehören rund 65 Arbeitsplätze, Server- und Netzwerkinfrastruktur (Microsoft, LANCOM), Storage- und Backup-Systeme (Veeam, Acronis), eine Microsoft-365-Umgebung sowie IT-Sicherheit (ESET Protect MDR). Der Auftrag umfasst Helpdesk, Störungsbeseitigung mit definierten Reaktions- und Lösungszeiten, Monitoring, Vor-Ort-Service an drei Standorten in Düsseldorf und Neuss sowie Pflege und Aktualisierung der Systeme.

Die Vertragslaufzeit beträgt 48 Monate ab dem 01.10.2026. Die Bewertung erfolgt zu 60 % nach Preis und 40 % nach Qualität. Die Abgabe erfolgt elektronisch über die Vergabeplattform evergabe.nrw.de.

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Noch 32 Tage bis zur Angebotsfrist
Termin / Frist
20262027202820292030
JUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZJUN
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Angebotsöffnung
Bindefrist
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Standort Bataverstraße bis
Standort Am Fallhammer bis
Vertragsende
Heute
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode13 Kriterien
  • Leistung40%

    Bewertung der fachlichen Qualifikation des Kernteams anhand von Mitarbeiterskills, Erfahrung und Zertifizierungen

Bewertungsformel

Kennziffer (Z) = 40% x (Q) + 60% x (P), wobei P = (Geringster Angebotspreis / Angebotspreis des Bieters) x 100 und Q = (Gesamtpunktzahl des Bieters / Höchste Gesamtpunktzahl aller Angebote) x 100

Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungen und Bewertungsformel sind in der Wertungstabelle (Anlage 12) und den Bewerbungsbedingungen vollständig dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Betreute IT-Umgebung

  • Arbeitsplätze: ca. 65 Arbeitsplatzsysteme (überwiegend Notebooks), ca. 100 Monitore, 65 Docking-Stations, 21 Drucker und weitere Peripherie.
  • Server: Microsoft Hyper-V (Virtualisierung), Windows Server 2025, Exchange Online, Active Directory, Domain Controller.
  • Netzwerk: LANCOM-Technologie (Router, Switche, VPN, Firewalls, Netzwerksegmente).
  • Storage & Archivierung: NAS-Systeme und Archivierungssysteme mit mehreren 100 TB Datenbestand.
  • Backup: Veeam (Server/Storage) und Acronis (Clients).
  • Kollaboration: Microsoft Teams, OneDrive, Exchange, Microsoft Entra.
  • IT-Sicherheit: Endpoint Security, Monitoring, ESET Protect MDR (Schwachstellenanalyse, Incident Response).

Service- und Supportleistungen

  • Ticketsystem: vom Auftragnehmer bereitzustellen, Verfügbarkeit mind. 99 % pro Monat.
  • Hotline: sachlich und fachlich qualifiziert, Mo–Fr 8:00–17:00 Uhr.
  • Servicezeit Standard: Mo–Fr 8:00–17:00 Uhr.
  • Optional Wochenende/Feiertage: 8:00–24:00 Uhr, max. 4-mal pro Jahr.
  • Erstlösungsquote (Ziel): 70 %.
  • Vor-Ort-Verfügbarkeit: innerhalb von 2 Stunden am Standort.
  • Remote-Anteil: ca. 70 % pro Monat.
  • Rufbereitschaft: ständig erreichbar, beratend und vor Ort.

Reaktions- und Lösungszeiten

  • P1 (Kritisch): Reaktion ≤ 15 Min, Lösung ≤ 4 Std.
  • P2 (Sehr Hoch): Reaktion ≤ 30 Min, Lösung ≤ 6 Std.
  • P3 (Hoch): Reaktion ≤ 45 Min, Lösung ≤ 8 Std.
  • P4 (Mittel): Reaktion ≤ 4 Std, Lösung ≤ 3 Werktage.
  • P5 (Niedrig): Reaktion ≤ 1 Werktag, Lösung ≤ 5 Werktage.

Leistungsorte

  • Jägerhofstraße 29, 40479 Düsseldorf (Hauptstandort).
  • Am Fallhammer 2, Düsseldorf (voraussichtlich bis Februar 2027).
  • Bataverstraße 78-80, 41460 Neuss (voraussichtlich bis Februar 2027).

Team und Organisation

  • Kernteam: 3 Personen, davon 1 hauptverantwortlicher Administrator.
  • Betriebshandbuch: laufend zu pflegen (Netzwerkpläne, IP-Strukturen, Hardware-Doku, Software/Dienste, Benutzer-/Rechtekonzept, Netzwerk-/Sicherheitskonzept, Backup-/Recovery-Konzept, Notfallhandbuch).
  • Wissenstransfer: Dokumentationen, Einweisungen neuer Mitarbeitender, Onboarding externer Dienstleister.

Vertragliche Eckdaten

  • Vertragsbeginn: 01.10.2026.
  • Vertragslaufzeit: 48 Monate bis 30.09.2030.
  • Kündigungsfrist: 6 Monate zum Ablauf eines Kalendermonats.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche Eignung

  • Berufs- oder Handelsregisterauszug (oder gleichwertiger Nachweis), nicht älter als 6 Monate vor Veröffentlichung. Jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft muss diesen Nachweis erbringen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

  • Mindestnettoumsatz gesamt: mindestens 1.000.000 € pro Jahr in den letzten 3 abgelaufenen Geschäftsjahren.
  • Mindestnettoumsatz im IT-Servicebereich: mindestens 800.000 € pro Jahr in den letzten 3 abgelaufenen Geschäftsjahren.
  • Bei Bietergemeinschaft / Eignungsleihe: Werte werden getrennt angegeben und addiert.

Berufshaftpflichtversicherung

  • Personenschäden: mindestens 2.000.000 € pro Schadensfall.
  • Vermögens- und Sachschäden: mindestens 1.500.000 € pro Schadensfall.
  • Maximierung: mindestens 2-fach pro Versicherungsjahr.
  • Standard: marktübliche deutsche Industriehaftpflicht oder vergleichbar aus EU-Mitgliedstaat.
  • Alternative: Erklärung, dass eine Erhöhung vor Zuschlagserteilung erfolgt.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit – Referenzen

  • Mindestens 2 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren.
  • Je Referenz: mindestens 500.000 € netto Auftragswert und mindestens 60 betreute Arbeitsplatzsysteme.
  • Vergleichbare Leistungen: IT-Serviceverträge mit integraler Erbringung mehrerer Bereiche (Betrieb heterogener Infrastruktur, Helpdesk, Monitoring, IT-Sicherheit, Backup/Recovery, Vor-Ort/Remote, Dokumentation).
  • Bei Bietergemeinschaft: jedes Mitglied muss Referenzen für seinen Leistungsbereich nachweisen.

Mitarbeitende und Qualifikation

  • Mitarbeitende: jahresdurchschnittlich mindestens 10 Vollzeitkräfte (FTE) über die letzten 3 Kalenderjahre.
  • Qualifikation: davon mindestens 6 Fachinformatiker für Systemadministration oder höherwertig.
  • Ein Mitglied der Bietergemeinschaft genügt.
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 3 Jahre vor VeröffentlichungVolumen: mindestens 500.000 € netto je Referenz

Vergleichbare IT-Serviceverträge mit integraler Erbringung mehrerer Leistungsbereiche (z.B. Betrieb heterogener IT-Infrastruktur, Helpdesk/ITSM, Monitoring, IT-Sicherheit, Backup/Recovery, Vor-Ort- und Remote-Service, Dokumentation/Reporting)

je Referenz mind. 60 betreute Arbeitsplatzsysteme; Nachweis über Anlage 07a (Excel)

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet
Geringe Konkurrenz

Median rund 2 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 42%4–10 · 33%11+ · 25%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Hauptantragsunterlagen (zwingend einzureichen)5
  • Anlage 03 – Angebotsschreiben ausfüllen und einreichenPflicht
    Inkl. Angabe der Teleservice- und Monitoring-Softwareprodukte gemäß EVB-IT Servicevertrag.
  • Anlage 11 – Preisblatt vollständig ausfüllenPflicht
    Monatspauschale und Stundensätze für Wochenenden/Feiertage.
  • Anlage 12 – Wertungstabelle ausfüllenPflicht
  • Anlage 13 – Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung einreichenPflicht
  • Anlage 17 – Mitarbeiterprofil einreichenPflicht
    Relevant für die Qualitätsbewertung (40 % der Wertung).
Eignungsnachweise (zwingend – bei Bietergemeinschaft je Mitglied)7
  • Anlage 07 – Eignungskriterienkatalog ausfüllenPflicht
  • Anlage 07a – Referenzen (Excel-Tabelle) einreichenPflicht
    Mind. 2 vergleichbare Referenzen der letzten 3 Jahre, je mind. 500.000 € netto und 60 betreute Arbeitsplatzsysteme.
  • Anlage 15 – Handels- oder Berufsregisterauszug einholenPflicht
    Nicht älter als 6 Monate vor Veröffentlichung.
  • Anlage 16 – Nachweis Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung einholenPflicht
    Personenschäden mind. 2 Mio. €, Vermögens-/Sachschäden mind. 1,5 Mio. €, mind. 2-fach maximiert.
  • Anlage 08 – Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen einreichenPflicht
  • Anlage 09 – Eigenerklärung zur EU-Sanktionsverordnung einreichenPflicht
    Bei Bietergemeinschaft von jedem Mitglied separat.
  • Anlage 10 – Verpflichtungserklärung zum Mindestlohngesetz einreichenPflicht
Nur bei Bietergemeinschaften oder Unterauftragnehmer-Einsatz3
  • Anlage 04 – Bietergemeinschaftserklärung einreichenoptional
    Nur falls zutreffend – gesamtschuldnerische Haftung und Bevollmächtigter angeben.
  • Anlage 05 – Erklärung zu Unterauftragnehmern / Eignungsleihe einreichenoptional
    Bis zu 5 Unterauftragnehmer mit Leistungsbeschreibung benennbar.
  • Anlage 06 – Verpflichtungserklärung der Unterauftragnehmer einreichenoptional
    Pro UAN separat. Bei Eignungsleihe bereits mit dem Angebot.
Vorbereitung und Verfahrenshinweise3
  • Bieterfragen rechtzeitig einreichenoptional
    Spätestens 10 Kalendertage vor Ende der Angebotsfrist.
  • Angebotsgültigkeit sicherstellenPflicht
    1 Monat ab Angebotsabgabe.
  • Angebot in deutscher Sprache abgebenPflicht

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