Beschaffung von Entwicklungsleistungen für die Digita-lisierung der akademischen Verwaltung auf Basis des koellisch-toolkit/koellisch-core-framework auf Microsoft Office365/Sharepoint.

Entwicklung und Einführung von digitalen Verwaltungslösungen für die akademische Verwaltung auf Basis des köllisch-toolkit / köllisch-core-framework auf Microsoft Office 365 / SharePoint.

Dazu gehören unter anderem:

• Architektur & Konzeption: Entwicklung, Implementierung und Weiterentwicklung der Lösungen
• Customizing & Erweiterung: Ausbau von Modulen, insbesondere für akademisches Gremien- und Sitzungsmanagement
• Workflow-Entwicklung: Konzeption und Umsetzung komplexer Workflows inkl. Fristen-/Mandatsverwaltung, Abstimmungs- und Dokumentationsprozessen sowie digitaler Akten mit rechtssicherer Dokumentation
• Schnittstellen & Integration: Anbindung an hochschulweite Plattformen, Forschungsinformationssysteme, Fördermitteldatenbanken und externe Services
• Fehleranalyse & Wartung: Bearbeitung von Lösungsfehlern im Ticketsystem inkl. Eskalationsmanagement
• Testing & Qualitätsmanagement: Steuerung von Test- und Rollout-Phasen, Qualitätssicherung, technische Dokumentation
• IT-Projektleitung: Übernahme von (Teil-)Projektleitungen

• Laufzeit: 48 Monate ab Vertragsbeginn 01.10.2026 (bis 30.09.2030); Option auf Verlängerung um ein weiteres Jahr
• Abrechnung: nach Tagessätzen (1 Tagessatz = 8 Zeitstunden), angebrochene Tage anteilig; Tagessätze gelten über die gesamte Vertragslaufzeit inkl. Verlängerungsoption
• Vergütungsmodus: monatliche Sammelrechnung, Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungseingang
• Keine Mindestabnahmeverpflichtung aus der Rahmenvereinbarung
• Keine Vergütung für interne Abstimmungen des Auftragnehmers oder Mehrfachbesetzungen bei Terminen
• Sprache: Projektsprache durchgehend Deutsch; alle Projektbeteiligten müssen Deutsch mindestens C1 beherrschen
• Personal: vier unterschiedliche Profile/Rollen durch verschiedene Personen (Mehrfachbesetzung ausgeschlossen)

• Konzeption, Implementierung und Weiterentwicklung auf dem Framework
• Realisierung von Workflows und digitalen Akten
• Analyse und Behebung von Lösungsfehlern, Support bei Fehlertickets
• Schnittstellenanbindungen
• (Teil-)Projektleitungen inkl. Test- und Rollout-Steuerung
• Planung, Durchführung und Dokumentation von Test- und QS-Maßnahmen
• Durchführung von Schulungen und Workshops (Key-User, Gremienmitglieder, Verwaltung, interne IT)
• Coaching interner IT-Mitarbeitender

Bei Tätigkeiten, die im Krankenhaus erbracht werden, sind das Infektionsschutzgesetz (Masernschutz) und die damit verbundenen Nachweis- und Dokumentationspflichten zu beachten. Vertragsstrafen bei Verstößen sind vertraglich vorgesehen.

Es dürfen keine Ausschlussgründe vorliegen:

• Strafrechtliche Verurteilungen/Geldbußen wegen u.a. Terrorismus, Geldwäsche, Betrug/Bestechung gegenüber dem EU-Haushalt (relevant: §§ 123, 124 GWB)
• Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen
• Zahlungsunfähigkeit, Insolvenz, Liquidation
• Schwere Verfehlung, die die Integrität infrage stellt
• Ausschlussgründe nach AEntG, AufenthG, MiLoG, SchwarzArbG, LkSG
• Nachweis der Eintragung im Handelsregister (juristische Personen)

Nachweis mittels Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 4.1) sowie Eigenerklärung LkSG.

• Berufshaftpflicht- / Vermögensschadenshaftpflichtversicherung: Mindestdeckung 1.000.000 EUR für Vermögensschäden; mind. 2-fache Deckungssumme pro Jahr; Deckung über die gesamte Vertragslaufzeit
• Jahresumsatz: Eigenerklärung über Umsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (2023–2025), auf Anforderung bestätigt
• Steuerliche Unbedenklichkeit: Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts (auf Verlangen), nicht älter als 6 Monate, am Tag der Angebotsfrist gültig

• Gesamtpersonal: mindestens 15 fest angestellte Mitarbeiter:innen im Durchschnitt der Jahre 2023–2025
• Fachkräfte köllisch-toolkit: mindestens 5 Mitarbeitende mit der Berufsbezeichnung Entwickler:in köllisch-toolkit / köllisch-core-framework (im Durchschnitt 2023–2025)
• Zertifizierung: DIN EN ISO 27001 oder gleichwertig (mit dem Teilnahmeantrag mittels Dritterklärung)
• Referenzen: mindestens 2 Projektreferenzen (max. 5 einreichbar) – je mind. eine Referenz aus Kategorie 1 (akademische Verwaltung / digitales Vorgangsmanagement) und Kategorie 2 (akademisches Gremien- und Sitzungsmanagement); alle an einer Universität/Hochschule als öffentlichem Auftraggeber gem. § 98 GWB; Zeitraum 2020–2025

• Vier unterschiedliche Profile/Rollen durch verschiedene Personen (Mehrfachbesetzung ausgeschlossen), u.a. Entwickler:in köllisch-toolkit / köllisch-core-framework
• Sprachkenntnisse: alle projektbeteiligten Ressourcen müssen Deutsch mindestens Level C1 beherrschen (Nachweis erforderlich); Projektsprache durchgehend Deutsch
• Masernschutz: Eigenerklärung im Angebot; Nachweis (Impfschutz/Immunisierung) im Auftragsfall personenbezogen vorzulegen

• Einzelbieter
• Bietergemeinschaften: gesamtschuldnerische Haftung; Verzeichnis der Mitglieder + bevollmächtigter Vertreter erforderlich (Formular 4.2 EU)
• Nachunternehmer: zulässig, gleiche Eignungsanforderungen wie für den Bieter; Erklärung über Unteraufträge (Formular 4.3 EU)
• Eignungsleihe: zulässig; bei wirtschaftlicher/finanzieller Eignungsleihe gemeinsame Haftungserklärung (Formular 4.4 EU)

• Vereinbarung Mindestanforderungen BbgVergG (Formular 5.3 EU): Verpflichtung zur Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns; Vorlage anonymisierter/pseudonymisierter Lohnunterlagen möglich; bei Nachunternehmern gleichlautende Erklärung; Kündigungsrecht des Auftraggebers bei Verstößen
• Infektionsschutzgesetz: Einhaltung der Masernschutz-Pflichten für eingesetzte Mitarbeiter:innen, Nachunternehmer und Verleiher; Nachweise auf Verlangen; Vertragsstrafen bei Verstößen