Managed Print Services

Insgesamt ca. 81 neue Multifunktionsgeräte eines einheitlichen Herstellers (kein Mischangebot) als Mietmodell über 72 Monate. Aufteilung in Geräte 'KVBW groß' (z.B. für Etagen, höheres Druckvolumen), 'KVBW klein' (Arbeitsplatz) und 'KVBW-Fax'. Die genauen Stückzahlen, monatlichen Druckvolumina und technischen Mindestanforderungen pro Gerätetyp sind in der Leistungsbeschreibung (Punkte 4.x) und im Preisblatt hinterlegt. In den Gerätepool integriert sind auch 6 Geräte für die ARGE WP an den Standorten Stuttgart und Freiburg (mit besonderen Anforderungen, u.a. OCR-Stapelscan und PDF/A-Ablage).

Lieferung der Geräte frei Verwendungsstelle, inklusive Roll-out-Konzept, Montage, Installation und Grundkonfiguration. Inbetriebnahme der Hard- und Software. Standortveränderungen: bis zu 3 gebäudeübergreifende Umzüge je Vertragsjahr und Standort sind einzukalkulieren. Geplante Inbetriebnahme: 01.09.2026.

Universaldruckertreiber mit Microsoft-WHQL-Zertifizierung. Zentrale Managementsoftware mit Monitoring und Patch-Management. Pull-Printing mit Benutzerauthentifizierung (Legic-Key RM32 MIM 256 Bytes oder Active-Directory-Benutzername). Funktionen: regelbasiertes Drucken, Vertreter-/Delegiertes Drucken, Scan-to-Mail (nur LDAP-Empfänger), Scan-to-Folder auf definiertem Netzwerkshare. Netzwerkfähigkeit mit IEEE 802.1X (zertifikatsbasiert, mindestens 4096 Bit), Integration in Microsoft-PKI, Kompatibilität mit Windows Server 2022/2025, Windows 11 x64 und Microsoft SQL Server 2022/2025.

Festplattenverschlüsselung, End-to-End-Verschlüsselung, sicheres Datenlöschverfahren, Druckauftrags-Komprimierung und Signatur bei Scan-to-Mail. Patch-Management und Monitoring der Drucksysteme. Mögliche Beschränkung auf Schwarz-Weiß-Druck.

Full-Service-Mietmodell inkl. Wartung, Reparaturen, Verbrauchsmaterial (ohne Papier), Garantie, Vor-Ort-Service (Reaktionszeit 2 Stunden, Wiederherstellung spätestens am nächsten Arbeitstag). Telefonischer Support in Deutsch, Mo–Fr 07:00–17:00 Uhr. Schulung von ca. 4 Drucker-Operatoren pro Standort (Handhabung, Toner-Wechsel, Fehlerbehebung) sowie 4 IT-Administratoren für die Managementsoftware. Mindestens halbjährliche Service-Level-Reviews.

Kein Pull-Printing (keine Authentifizierung erforderlich). Leistungsfähige OCR-Erkennung für Stapelscan, Ablage der Dokumente im PDF/A-Format auf definiertem Fileverzeichnis, gewünschte Verknüpfung mit OCR-Spezialsoftware über das Display.

Neugeräte mit Herstellergarantie. Nachweise: ISO/IEC 27001:2022 oder BSI-Grundschutz (oder vergleichbar), Blauer Engel/Energy Star, GS-Zertifikat, EMVG, DGUV Vorschrift 3. Tariftreue und Mindestlohn nach LTMG Baden-Württemberg. Vertragliche Grundlage: EVB-IT-Systemvertrag und AGB.

Eintragung im Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- oder Vereinsregister (oder vergleichbarer Nachweis, nicht älter als 12 Monate, deutschsprachig). Erklärung, dass keine Ausschlussgründe vorliegen (u.a. keine schweren Verfehlungen, keine Berufsverbote, keine Verstöße gegen einschlägige Strafvorschriften). Keine Einschränkung der Unternehmensform.

Jährlicher Gesamtumsatz ≥ 800.000 € netto in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Umsatz mit vergleichbaren Dienstleistungen in den letzten 3 Geschäftsjahren ist anzugeben. Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckung 5.000.000 € pauschal (Personen-, Sach- und Vermögensschäden) pro Versicherungsfall und -jahr.

Angaben zu Gesamtpersonal und Personal für vergleichbare Dienstleistungen (letzte 3 Jahre). Mindestens 3 Referenzen aus den letzten 3 Kalenderjahren über vergleichbare Managed-Print-Aufträge (≥ 80 Drucker, ≥ 2 Standorte, zentraler Help-Desk, Vertragslaufzeit ≥ 12 Monate). Nachweis einer ISO/IEC 27001:2022- oder BSI-Grundschutz-Zertifizierung (oder vergleichbar).

Verpflichtungserklärung zur Einhaltung des Mindestlohns nach MiLoG und LTMG Baden-Württemberg (auch für Nachunternehmen). Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung der KVBW. Bereitschaft zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO.

Bei Eignungsleihe: Verpflichtungserklärung ist bereits mit dem Angebot vorzulegen. Bei Bietergemeinschaften: Bietergemeinschaftserklärung erforderlich. Nachunternehmer: Verpflichtungserklärung auf Verlangen der Vergabestelle, sofern keine Eignungsleihe vorliegt.