Software zentrale Betreuungsplatzvergabe (ZBPV)

KH 1 – Elternportal: Self-Service-Portal für Eltern (Registrierung, Angaben zu Kind/Familie, Betreuungswunsch, Wunscheinrichtungen, Vormerkung, Platzangebote, Terminvereinbarung, Dokumenten-Upload).

KH 2 – Administration (Anwender): Benutzer-/Rollenmanagement, Systemkonfiguration (Pflichtfelder, Wunscheinrichtungen, Sperrfristen, Punktesystem), Corporate Design, Datenschutz-Einstellungen.

KH 3 – Sachbearbeitung: Datenvalidierung, Filter/Sortieren/Suche, Betriebserlaubnis-Verwaltung, Platzvergabe (Punktevergabe, Verteilung), Platzannahmebestätigungen, Standardmails.

KH 4 – Einrichtungen & Träger: Zugang für Einrichtungsleitungen und Träger zur Platzvergabe, Platzangebote, Betreuungslaufzeiten, Platzannahmebestätigungen, Belegungspläne.

KH 5 – Berichtswesen: Filter/Sortieren/Suche, Datenexport (csv/xlsx/json), Statistik (§99 SGB VIII, KVJS), Schnittstelle easyKid.

KH 6 – Spezielle Systemanforderungen: Datenübertragung aus KDW, Logging, modulares Design, Vergabealgorithmus (Punkteberechnung, Platzverteilung), UX/Usability, BITV-2.0-Konformität, Datenschutz/DSGVO, Löschkonzept.

KH 7 – Administration & Betrieb: SaaS-Betrieb, Mandantenfähigkeit, zentrale Benutzerverwaltung, IT-Security (C5, ISO 27001, DSGVO, MFA, DDoS-Schutz), Verfügbarkeit (SLA 95%), Wartung, Exitstrategie.

KH 8 – Schulungen & Migration: Schulung der Multiplikatoren (~20 Personen), eLearning, Staging-System, Datenmigration aus KDW, Cutover-Prozess.

KH 9 – Konzepte: Schulungs-, Migrations- und Service-/Wartungskonzept.

• Bereitstellung als Public Cloud, webbasiert, optimiert für mobile Endgeräte.
• Gleichzeitige Nutzer: bis zu 6.000 (Elternportal) und 250 (Verwaltungsportal).
• Anbindung: TLS mind. 1.2, Bandbreite 50 Mbit/s, keine Beschränkung des Nutzungsorts.
• Verfügbarkeit: mind. 95 % (24/7, 365 Tage). Gutschrift 500 EUR pro Werktag Ausfallzeit bei Unterschreitung.
• Datenexport/-import: CSV oder JSON.
• Updates, Upgrades, neue Releases/Firmware inklusive; bei Rechtsänderungen ist eine Übergangslösung geschuldet.
• Protokollierung von Zugriffen, Infrastruktur, Sicherheitsstatus und Datensicherung – Aufbewahrung 24 Monate, revisionssicher.
• Reporting: Übersicht über Einspielungen, sicherheitsrelevante Vorfälle und Echtzeit-Dashboard zur Ressourcenauslastung.
• Rechenzentrum: C5 Typ 2 zertifiziert, ISO 27001, mandantenfähiger Betrieb nach BSI OPS 2.2 Cloud-Nutzung (Edition 2023).

• Einmalige Datenmigration aller Vormerkungen, belegten Plätze, Kinder-, Eltern-, Einrichtungs-, Vorgangs- und Dokumentendaten aus dem Altsystem KDW.
• Beschreibung des Migrationsumfangs in Anhang 6 (KDW-Datenmigration, KDW-Vorgangs-/Dokumentenmigration, KDW-Migrationserfahrung).
• Detailliertes Migrationskonzept (K2) als Teil des Angebots.

• Schulung der Multiplikatoren (ca. 20 Personen) und Bereitstellung von Schulungsinhalten.
• Schulungskonzept (K1) als Teil des Angebots.
• eLearning-Komponente mit technischen Voraussetzungen.
• Beratung bei der Produkteinführung durch den Hersteller.

• Bereitstellung des Systems für bis zu 250 Einrichtungen inkl. Wartung und Support (Updates, Online-Handbuch, Feedback zu Fachfragen).
• Geschätzte Support-Stunden: 100 Stunden gesamt über die Vertragslaufzeit (Remote).
• Optional zusätzliche Einrichtungen, pro Einrichtung/Jahr.
• Service- und Wartungskonzept (K3) als Teil des Angebots.
• Sicherstellung von Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit über die gesamte Vertragslaufzeit.

• Vertragslaufzeit: 4 Jahre ab Vertragsbeginn (geplant 01.11.2026 bis 31.01.2031).
• Implementierungsphase: 3 Monate (nicht in die Vertragslaufzeit eingerechnet).
• Kündigungsoption des Auftraggebers: nach 24 oder 36 Monaten.
• Vertragsgrundlage: EVB-IT Cloudvertrag (Ablehnung führt zum Ausschluss).
• Leistungen bei Vertragsende: Überführung zu neuem Auftragnehmer/Auftraggeber.

• Aktueller Handelsregisterauszug oder vergleichbare offizielle Bescheinigung.
• Eigenerklärung EU-Sanktionspaket (Art. 5k VO EU 2022/576): Bestätigung, dass weder Bieter noch Subunternehmer/Lieferanten/Kapazitätsgeber russische Staatsangehörige, in Russland niedergelassene Personen/Organisationen sind oder dort gehalten werden (>50 % Anteile oder >10 % Auftragswert).
• Anerkennung der Langfassung des Leistungsverzeichnisses als alleinverbindlich.

• Bonitätsnachweis eines Kreditinstituts mit Sitz in Deutschland (nicht älter als 6 Monate): Bestätigung der Kreditwürdigkeit, keine Überschuldung, keine Insolvenzgefährdung.
• Jahresumsatz: Nachweis der Netto-Umsätze der letzten 3 Geschäftsjahre (Anlage 4E1.1); Durchschnitt mind. 400.000 EUR/Jahr.
• Haftpflichtversicherung: mind. 3 Mio. EUR Sach-/Personenschäden und 1 Mio. EUR Vermögensschäden je Versicherungsfall und Jahr.

• Referenzen (Anlage 4E2.1): mind. 2 erfolgreiche, vergleichbare Projekte der letzten 3 Jahre, davon mind. 1 mit öffentlichem Auftraggeber und mind. 1 als Cloud-Lösung.
• **Projektleiter*in (Anlage 4E2.2):** aufrechtes Beschäftigungs-/Werkvertragsverhältnis, mind. 3 Jahre IT-Projekterfahrung, verhandlungssichere Deutschkenntnisse; inkl. Lebenslauf.
• Stellvertretung Projektleitung: mind. 2 Jahre einschlägige IT-Projekterfahrung; inkl. Lebenslauf.
• **IT-Servicemanager*in (Anlage 4E2.3):** aufrechtes Beschäftigungs-/Werkvertragsverhältnis, mind. 2 Jahre Support-Erfahrung; inkl. Lebenslauf.
• Stellvertretung IT-Service-Management: mind. 2 Jahre Support-Erfahrung; inkl. Lebenslauf.

• DIN EN ISO 9001 (Qualitätsmanagement) für Unternehmenszweig und Standort.
• ISO 27001 (Informationssicherheit) – oder Eigenerklärung mit Beschreibung bis Go-Live.
• Anlage 5 – Vertriebsauthorisierung: entweder Hersteller der Software oder vom Hersteller autorisierter Vertrieb.

• System vollständig in deutscher Sprache.
• Mindestens 2 getrennte Module: Elternmodul + Verwaltungsmodul.
• BITV 2.0 und EN 301 549 konform (zwingender Prüfbericht mit Angebotsabgabe).
• EVB-IT Cloudvertrag als Vertragsgrundlage – Ablehnung führt zum Ausschluss.
• Rechenzentrum mit C5-Standard Typ 2 Zertifizierung.
• Mandantenfähiger externer Rechenbetrieb nach BSI OPS 2.2 Cloud-Nutzung (Edition 2023).

• Bietergemeinschaften: Textform-Erklärung aller Mitglieder (ARGE-Erklärung, Bevollmächtigter, gesamtschuldnerische Haftung).
• Für jedes weitere Mitglied einer Bietergemeinschaft ist ein separater Teilnahmeantrag mit allen Nachweisen einzureichen.
• Eignungsleihe zulässig: Benennung der Leistungen/Kapazitäten, Kontaktdaten, Verpflichtungserklärungen; bei finanzieller Eignungsleihe gemeinsame Haftung.