Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Heidenheim sucht einen Caterer, der ab dem 31.08.2026 für rund 10 Schulen und Kindertagesstätten (plus optionale Einrichtungen) ein warmes, ausgewogenes und vollwertiges Mittagessen liefert.
Der Auftragnehmer plant den Speiseplan, kauft die Lebensmittel ein, kocht das Essen in einer eigenen Produktionsküche, verpackt es und transportiert es warm in die Einrichtungen. Vor Ort wird das Essen dann von städtischem Personal an die Kinder und Schüler ausgegeben.
Bieter müssen ihr Produktions- und Logistikkonzept beschreiben, ein Preisblatt abgeben, einen Beispiel-Speiseplan für 3 Wochen vorlegen sowie verschiedene Eignungs- und Compliance-Erklärungen (HACCP, Tariftreue, ILO, Russland-Sanktionen) abgeben.
Angebote können nur elektronisch über die Vergabeplattform subreport abgegeben werden – bis spätestens 21.07.2026 um 09:59 Uhr.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis für die zu erbringende Leistung (Hauptspeise)80%
Angebotspreis für die Hauptspeise gemäß Preisblatt (Anlage 2 zu Los 1)
- Länge der Warmhaltezeit20%
Warmhaltezeit in Stunden, bis zur maximal zugelassenen Länge von 3 Stunden gemäß DIN 10506:2012-03 Punkt 6.2.2. 1 Stunde wird für die Warmhaltezeit vor Ort eingerechnet, abhängig vom Produktionskonzept ggf. bei Cook & Hold zzgl. Zeit von Produktionsstätte zur jeweiligen Einrichtung (Anlage 22 zu Los 1). Kürzeste Warmhaltezeit erhält maximale Punktzahl.
Der günstigste Preis bzw. die kürzeste Warmhaltezeit erhält die maximale Punktzahl. Alle anderen Werte werden ins Verhältnis gesetzt. Bei identischem Punktestand entscheidet das Los.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenKernleistung: Planung, Einkauf, Produktion und Lieferung
Der Auftragnehmer plant die Speisepläne (2 Wochen im Voraus über MensaMax bzw. in geeigneter Form für Kitas), kauft die Lebensmittel ein, bereitet die Speisen in einer eigenen Produktionsstätte zu und transportiert sie in die Einrichtungen.
Gefordert wird täglich mindestens ein vollwertiges Mittagessen, das ausgewogen, warm und abwechslungsreich ist. Pro Tag sind mindestens zwei Menüs zum gleichen Preis anzubieten, davon mindestens ein vegetarisches; pro Woche sind zwei Fleischgerichte und ein Fischgericht vorzusehen.
Die Ausgabe vor Ort erfolgt durch Personal des Auftraggebers – nicht durch den Auftragnehmer.
Speisenqualität und Menüstruktur
Jedes Menü besteht aus einer Hauptkomponente (Fleisch, Fisch oder ovo-lacto-vegetarisch), einer stärkehaltigen Beilage sowie Salat/Rohkost/Gemüse. Pro Woche sind mindestens fünf verschiedene stärkehaltige Beilagen einzuplanen.
In Kindertagesstätten ist zusätzlich eine vegetarische Suppe anzubieten. Schweinegelatine ist tabu; bei Schweinefleischgerichten ist eine ovo-lacto-vegetarische Alternative vorzuhalten. Auf Geschmacksverstärker und künstliche Aromen/Süßstoffe soll möglichst verzichtet werden.
Portionsgrößen weiterführende Schulen (Anlage 6)
Produktion, Verpackung und Logistik
Der Auftragnehmer wählt das Verpflegungssystem (Cook & Hold, Cook & Chill oder Cook & Freeze) und beschreibt es im Produktionskonzept (Anlage 22).
Beim Cook-&-Chill-Verfahren müssen die Speisen innerhalb von 90 Minuten heruntergekühlt werden. Die Warmhaltezeit darf maximal 3 Stunden ab Garprozessende bis zur letzten Ausgabe betragen (gemäß DIN 10506).
Anzugeben sind u.a.: Adresse der Produktionsstätte, Beladungs- und Ankunftszeiten, Art der Transportbehälter, Umfang des Fuhrparks sowie Verpackung (kalt und heiß). Bevorzugt werden Mehrwegverpackungen, ansonsten kompostierbare Einwegschalen. Einweggeschirr ist nicht zulässig.
Die Cook-&-Hold-Nachlieferung muss zu einrichtungsspezifisch festgelegten spätesten Zeiten erfolgen, sodass das Regenerieren und die Ausgabe reibungslos klappen.
Hygiene, Sicherheit und Personal
Der Auftragnehmer ist für die Lebensmittelsicherheit, die Einhaltung von HACCP sowie von DIN 10506 und DIN 10508 verantwortlich. Er führt regelmäßige Hygieneschulungen für sein Personal durch.
Das Personal ist tarifgebunden und sozialversicherungspflichtig zu beschäftigen. Es gelten das Mindestlohngesetz sowie die Tariftreue- und Mindestentgeltverpflichtungen nach LTMG Baden-Württemberg.
Ein telefonisch erreichbarer Ansprechpartner ist an Werktagen (außer samstags) von 08:30 bis 14:30 Uhr sicherzustellen.
Abrechnung und Bestellsystem
Die Bestell- und Abrechnungsabwicklung läuft über das System MensaMax (Stand 06/2026). Die Speisepläne sind 2 Wochen im Voraus einzustellen; Bestellungen erfolgen bis 2 Werktage vor Ausgabe, 10:00 Uhr.
Es besteht keine Garantie auf eine Mindest- oder Höchstanzahl an Essen.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenRechtliche und lebensmittelrechtliche Voraussetzungen
Der Auftragnehmer muss sämtliche für die Speisenproduktion und -auslieferung erforderlichen Erlaubnisse und Genehmigungen besitzen und diese jederzeit auf Verlangen nachweisen können. Dazu zählen insbesondere lebensmittelrechtliche Zulassungen sowie die Einhaltung von EU-VO 178/2002, EU-VO 852/2004, EU-VO 853/2004, EU-VO 1441/2007, EU-VO 1881/2006, DIN 10506, DIN 10508 und LMIV.
Zudem muss eine HACCP-Konzept-Beschreibung sowie ein Qualitäts- und Hygienekonzept gemäß EU-VO 852/2004 vorgelegt werden.
Versicherung und unternehmerische Verantwortung
Es ist eine Betriebshaftpflichtversicherung mit angemessenen Versicherungssummen vorzuhalten; der Nachweis ist jederzeit auf Verlangen zu erbringen.
Der Auftragnehmer trägt die unternehmerische Verantwortung für die Einhaltung des Sozialversicherungs- und Steuerrechts und stellt den Auftraggeber von Ansprüchen Dritter wegen Pflichtverletzungen frei.
Personal und Tariftreue
Das eingesetzte Personal ist tarifgebunden und sozialversicherungspflichtig zu beschäftigen. Es gelten das Mindestlohngesetz sowie die Tariftreue- und Mindestentgeltverpflichtungen nach LTMG Baden-Württemberg (Anlage 2).
Eine ILO-Konvention-Erklärung (Anlage 24) ist zu unterzeichnen.
Sanktions- und Compliance-Anforderungen
Mit der Eigenerklärung Russland-Sanktionen (Anlage 26) ist zu bestätigen, dass weder der Bieter noch Mitglieder einer Bietergemeinschaft noch Unterauftragnehmer/Lieferanten mit mehr als 10 % Auftragswert den Sanktionen gemäß EU-VO 833/2014 i.V.m. 2022/576 unterliegen. Die Anforderung ist über die gesamte Vertragslaufzeit einzuhalten.
Darüber hinaus sind keine russischen Staatsangehörigen oder in Russland niedergelassene Personen/Unternehmen beteiligt, und es bestehen keine Anteile >50 % durch solche Personen.