Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stadt Sandersdorf-Brehna schreibt eine cloudbasierte Kitaverwaltungssoftware (SaaS) aus. Die Lösung soll die Verwaltung von Kinderdaten, Beitragserhebung, Mitarbeiterverwaltung und Zeiterfassung abdecken sowie eine mobile App für Eltern enthalten.
Was zu beschaffen ist:
Eine webbasierte Komplettlösung als Software-as-a-Service (Cloud)Module für Kinderverwaltung, Beitragserhebung, Mitarbeiterverwaltung und ZeiterfassungEine mobile Eltern-App (iOS/Android) zur Kommunikation mit SorgeberechtigtenDatenmigration aus Bestandssystemen, Schulungen und SupportSchnittstelle zum bestehenden Finanzprogramm
Eckdaten:
Auftraggeber: Stadt Sandersdorf-Brehna (Träger von 6 Kitas und 3 Horten, ca. 1.000 Betreuungsplätze, ca. 130 Mitarbeitende)Vertragslaufzeit: 01.09.2026 bis 30.12.2030Go-Live Kinderverwaltung/Mitarbeiterverwaltung: 01.01.2027Go-Live Eltern-App: 01.08.2027 (Start mit 5 Einrichtungen)Angebotsfrist: 16.07.2026, 12:00 UhrAngebote ausschließlich elektronisch über evergabe.de
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertDie Angebotsfrist ist abgelaufen.
HEUTE
Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ
Veröffentlichung
Maßgebliche Fassung Vergabeunterlagen
Aktualisiertes Leistungsverzeichnis
Angebotsfrist
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Go-Live Kinderverwaltung / Kostenbeitragserhebung
Go-Live Mitarbeiterverwaltung / Zeiterfassung
Übergangsphase parallele Zeiterfassung
Go-Live Eltern-App
Vertragsende
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität5 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Preis40%
Preisbewertung: Der niedrigste angebotene Wertungspreis erhält 100 Punkte. Die Preispunktzahl ergibt sich aus dem Verhältnis P_MIN / P_IST multipliziert mit 100.
- Qualität60%
Qualitätsbewertung durch eine Anwenderjury (ca. 7-8 Personen) anhand einer Testumgebung und eines System- und Umsetzungskonzeptes. Bewertung nach Schulnotensystem (0-5 Punkte). Ausschluss bei DW < 2,50 in einem Unterkriterium.
Preis: PU_Preis = (P_MIN / P_IST) × 100. Qualität: Für jedes Unterkriterium wird ein Durchschnittswert (DW) aus den Jury-Einzelbewertungen (Schulnotensystem 0-5) ermittelt. Gewichtete Punktzahl = DW × Gewichtung des Unterkriteriums. Endpunktzahl Qualität (EP) = Summe der gewichteten Punktzahlen. Gesamtpunktzahl (GPZ) = 0,4 × PU_Preis + 0,6 × EP
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen und Bewertungsformel sind vollständig im Dokument angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenProjektmanagement, Einführung und Inbetriebnahme
Benennung von verantwortlichen Ansprechpersonen und Stellvertretungen.Implementierung der Software mit Einrichtung und Konfiguration der Anwendung.Datenmigration aus bestehenden Datenbeständen inkl. Aufbereitung der Importdateien.Schnittstelle zum Finanzprogramm (Forderungsmanagement) programmieren und betriebsbereit einrichten, mit täglicher direkter Systemintegration für die Kostenbeitragserhebung und Übergabeprotokoll je Verarbeitungslauf.Einmalige Generierung von Kostenbeitragsbescheiden als PDF.Schulungen für alle Hauptnutzerrollen (Träger, Einrichtungsleitungen, Betreuungspersonal, Verwaltung), auch als Webkonferenz möglich.Protokollierte Abnahme.Regelungen zur Datenübergabe und -löschung bei Vertragsende.
Go-Live-Termine (zwingend):
01.01.2027: Kinderverwaltung inkl. Kostenbeitragserhebung (9 Einrichtungen, ca. 1.000 Betreuungsplätze) und Mitarbeiterverwaltung inkl. Zeiterfassung (ca. 130 Mitarbeitende).01.08.2027: Eltern-App, Start mit 5 Einrichtungen.Parallelphase Zeiterfassung: 01.01.2027 bis 30.06.2027.
Übergreifende Funktionen für alle Module
Integrierte Plattform mit gemeinsamer Datenbasis für Kinder-, Mitarbeiter- und Elterndaten.Interne Kommunikationsplattform für Nutzer.Datenexport in MS-Office-Formate.Automatische Berechnung des Mindestpersonalschlüssels nach KiFöG Sachsen-Anhalt, auch für Integrationskinder, mit unterjähriger Fortschreibung auf Basis aktueller Kinderzahlen, differenziert nach Betreuungsarten (Krippe, Kindergarten).Belegungsplanung: systemseitige Ausweisung der Einrichtungskapazitäten und Gegenüberstellung mit belegten Betreuungsplätzen.Auslastungsvorschau je Einrichtung und Träger.Mehrsprachigkeit, Chat-/Kommunikationsfunktionen.Such-, Filter- und Bearbeitungsmöglichkeiten, Workflows und Freigaben, Reduzierung manueller Doppelerfassungen, Protokollierung von Änderungen.
Sicherheit, Betrieb und Support
Bereitstellung als SaaS-Cloud-Anwendung, Hosting in einem EU/EWR-Rechenzentrum mit ISO 27001 oder gleichwertiger Zertifizierung; Datenverarbeitung außerhalb städtischer Server, DSGVO-konform.HTTPS-Verschlüsselung, passwortgeschützter Zugriff, Authentifizierungs- und Passwortanforderungen, rollenbasierte Benutzerverwaltung.Revisionssichere Protokollierung, Schadsoftwareschutz, technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM), geregelte Fernwartung.Lizenzmiete abhängig von Betreuungsplätzen, Mitarbeitenden oder Einrichtungen.Updates bei Gesetzesänderungen kostenfrei, inkl. Anpassung an KiFöG Sachsen-Anhalt.Ticketsystem mit Eskalationsoptionen, Supportorganisation in Deutschland und in deutscher Sprache (Erfassung per E-Mail/Telefon, nachvollziehbarer Bearbeitungsstand).Administrationsanweisung zum Umgang mit Systemmeldungen.Online-Hilfe in deutscher Sprache, Barrierefreiheit nach BITV 2.0 / WCAG 2.1 Konformitätsstufe AA (Webanwendung und Eltern-App).Schnittstelle für die März-Statistik (IDEV-Verfahren).
Optionale Erweiterungen
Ausweitung auf weitere Einrichtungen des Trägers.Zusätzliche Nutzerkonten.Zusätzliche Module.
→ Jeweils über gesonderte Einzelbeauftragung; im Preisblatt sind Preise je zusätzlicher Einrichtung und je zusätzlichem Nutzerkonto anzugeben.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZwingende Ausschlussgründe (Ausschluss bei Vorliegen)
Der Bieter darf keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB aufweisen. Dazu zählen insbesondere:
Verurteilungen wegen bestimmter Straftaten (z. B. Bildung krimineller oder terroristischer Vereinigungen, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Betrug/Subventionsbetrug gegenüber der EU, Bestechung, Menschenhandel/Zwangsarbeit).Offene Steuer- oder Sozialversicherungspflichten.Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsrecht.Insolvenz.Schwere Verfehlung, Kartellrechtsverstöße, Interessenkonflikte, Wettbewerbsverzerrung durch Verfahrensbeteiligung, mangelhafte Auftragserfüllung, Täuschung oder unzulässige Einflussnahme.Verstöße nach § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG, § 22 LkSG.
Fachliche Eignung
Fachkundigkeit und Leistungsfähigkeit müssen gegeben sein.Eigenerklärung zur Eignung ist einzureichen.Technisch-berufliche Leistungsfähigkeit ist über Referenznachweise zu erbringen (siehe Referenzprojekte).
Funktionale und technische Mindestanforderungen (Ausschlusskriterien)
Alle funktionalen Anforderungen aus dem Kriterienkatalog/Leistungsverzeichnis sind Ausschlusskriterien. "Ja" ist nur zulässig, wenn die Funktion bereits in der Standardsoftware enthalten ist, keine zusätzlichen Kosten verursacht und keine individuelle Programmierung erfordert. Nicht ausgefüllte Ausschlusskriterien führen zum Ausschluss.
Schwerpunkte:
Bereitstellung als SaaS, Hosting in EU/EWR mit ISO 27001 oder gleichwertig.DSGVO-Konformität, Support in Deutschland/deutscher Sprache, Ticketsystem mit Eskalation.Barrierefreiheit nach BITV 2.0 / WCAG 2.1 AA, TOM, revisionssichere Protokollierung, Schadsoftwareschutz, geregelte Fernwartung.Sicherstellung der Go-Live-Termine 01.01.2027 und 01.08.2027, Schnittstelle zum Finanzprogramm, vollständige Datenmigration, PDF-Bescheide, Schulungen, protokollierte Abnahme, Datenübergabe/-löschung bei Vertragsende.
Tariftreue und Mindeststundenentgelt
Erklärung über die Einhaltung des einschlägigen Tarifvertrags sowie des vergabespezifischen Mindeststundenentgelts nach § 11 Abs. 1 Nr. 2 b TVergG LSA.Entgeltgleichheit für Leiharbeitnehmer nach AÜG.Weitergabe der Verpflichtungen an Nachunternehmer/Verleiher.Bereithaltung prüffähiger Unterlagen auf Verlangen.Konsequenzen bei Verstoß: Ausschluss, Vertragsstrafe, fristlose Kündigung, Auftragssperre bis 6 Monate.
Bietergemeinschaft, Unterauftragnehmer und Eignungsleihe
Bietergemeinschaften sind möglich (Formular VHB 234); Mitglieder haften gesamtschuldnerisch.Unterauftragnehmer und Eignungsleihe sind möglich (Formulare A8 und A9).Bei Eignungsleihe: gemeinsame Haftung von Bieter und Eignungsleihgeber; der Eignungsleihgeber muss die betreffende Leistung selbst erbringen.Bei finanzieller/wirtschaftlicher Eignungsleihe: Verpflichtungserklärung (A8) und Angabe des Unternehmens erforderlich.
Hinweise zum Verfahren
Angebote sind ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform evergabe.de einzureichen; Schriftform oder Post/Fax/E-Mail ist ausgeschlossen.Textform nach § 126b BGB: Unterschrift nicht erforderlich; bei Textform genügen Name in Druckbuchstaben und Firmenname.Zuschlag nach wirtschaftlichstem Angebot: 40 % Preis, 60 % Qualität; bei weniger als 2,50 Durchschnittspunkten in einem Unterkriterium erfolgt Ausschluss.
Referenzprojekte
Mindestens die in den Vergabeunterlagen geforderte Anzahl vergleichbarer Referenzen ReferenzenZeitraum: 01.01.2020 bis 31.12.2025 (letzte 5 Jahre)Volumen: Angabe Anzahl Einrichtungen und Anzahl Nutzerkonten je Referenz
Referenzprojekte zur technisch-beruflichen Leistungsfähigkeit: Nachweis vergleichbarer Softwarelösungen für Kindertagesbetreuung mit kommunalen Anforderungen, landesrechtlichen Vorgaben, Bedarfsplanung, Personaleinsatzplanung und Gebührenabrechnung.
Pro Referenz separates Referenzblatt (Formular A11, Stand 23.06.2026) mit Bezeichnung, Auftraggeber, Ansprechpartner, Vertragsbeginn, Produktivsetzung, Vertragsende/laufender Betrieb, Art der Leistungen, Anzahl Einrichtungen und Nutzerkonten. Bei Eignungsleihe ist das Referenzblatt vom Eignungsleihgeber einzureichen. Vergabestelle kann Referenzbestätigungen zur Überprüfung anfordern.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 16 erledigt
Angebotskern
Eignung & rechtliche Erklärungen
Bei Bietergemeinschaft / Unterauftragnehmer / Eignungsleihe
Sonstiges
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Stadt Sandersdorf-Brehna
Ort
06792 Sandersdorf-Brehna, Sachsen-Anhalt
Kategorie
Kinderbetreuung & Kita-Trägerschaft
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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