PL Neuausrichtung der Material-, Arzneimittel- und Standortlogistik am UKSH

Auf Basis des vom Fraunhofer-Institut IML erstellten Logistik-Grobkonzepts ist eine umsetzungsfähige Detailplanung für die Material-, Arzneimittel- und Standortlogistik des UKSH zu erarbeiten. Der Auftragnehmer prüft das Grobkonzept eigenständig fachlich, bewertet es und kann – wo besser – eigene Lösungen vorschlagen. Die Gesamtleistung umfasst Ist-Analyse, Raum- und Funktionsplanung, Prozessplanung, Automatisierungsbewertung sowie Wirtschaftlichkeits- und Umsetzungskonzept. Die Bearbeitung erfolgt in 7 Projektphasen über ca. 24 Wochen (rund 6 Monate) ab Zuschlag, mit festen Meilensteinen und einer Abschlusspräsentation spätestens in KW 51/2026.

Phase 1 – Projektinitialisierung (bis Woche 2): Kick-off, Einarbeitung in Grobkonzept, Unterlagenanforderungsliste, detaillierter Projektplan.

Phase 2 – Validierung Grobkonzept & Ist-Analyse (bis Woche 6): Prüfung Mengengerüste, Flächenbedarfe, Funktionszuordnungen, Lager-/Hubstruktur, Prozessannahmen, Wirtschaftlichkeit, Risiken, Optimierungspotenziale; Vor-Ort-Begehungen in Kiel und Lübeck.

Phase 3 – Raum- und Funktionsplanung (bis Woche 12): detailliertes Raum- und Funktionsbuch für Zentrallager und Standort-Hubs.

Phase 4 – Prozessplanung & Automatisierungsbewertung (bis Woche 16): Soll-Prozesse, Swimlane-Diagramme, Schnittstellenmatrix, Bewertung manueller bis automatisierter Szenarien.

Phase 5 – Wirtschaftlichkeit & Umsetzungskonzept (bis Woche 20): Investitions- und Betriebskostenschätzung, Personalbedarf, Wirtschaftlichkeit über 10 Jahre, Umsetzungsroadmap.

Phase 6 – Entwurfsfassung Abschlussbericht (bis Woche 22).

Phase 7 – Finale Abstimmung & Abschlusspräsentation (bis Woche 24, spätestens KW 51/2026).

Meilensteine/Zahlung: M1 20 % nach Kick-off und Projektplan, M2 25 % nach Ist-Analyse und Validierung, M3 25 % nach Raumfeinplanung und Soll-Prozessen, M4 20 % nach Automatisierungs- und Wirtschaftlichkeitsbewertung, M5 10 % nach Abnahme des Abschlussberichts.

Begehungen und Prozessaufnahmen an den Standorten Kiel und Lübeck. Aufnahme von Warenströmen, Transportwegen und Schnittstellen – insbesondere zu AWT, Rohrpost, Fahrerlogistik und LKW-Transporten. Ergebnisse fließen in die Validierung des Grobkonzepts und in die spätere Soll-Prozessplanung ein.

Zentrallager: standortübergreifend, außerhalb der Campi, zwischen Kiel und Lübeck gelegen, anzumieten (kein Neubau). Funktionseinheiten u.a.: Gefahrgutlager, Fallwagenlager Stufe 2, Verbrauchsmateriallager, Landes-Pandemielager, Lager für medizinische Geräte, IT-Equipment, Reserveflächen, Wareneingang/-ausgang, Kommissionierung, Qualitätssicherung, Retouren, Sperrlager, Bestandsmanagement und Transportvorbereitung.

Standort-Hubs Kiel und Lübeck: Übernahme der Waren aus dem Zentrallager, standortbezogene Feinverteilung, Arzneimittellogistik sowie vollumfängliche Integration der Apothekenlager je Standort (inkl. Kühlketten, QS, Versorgungssicherheit und regulatorischer Anforderungen).

Fallwagenlager: zweistufige Logistik (Stufe 1 am Standort, Stufe 2 im Zentrallager).

Abzuliefern sind u.a.: Projektplan mit Meilensteinen und Abstimmungsformaten; strukturierte Bewertung des Logistik-Grobkonzepts; Dokumentation der Ist-Analyse; Raum- und Funktionsprogramm für Zentrallager und Standort-Hubs; Anforderungsprofil für anzumietende Lagerflächen; Funktions- und Flächenmatrix; Soll-Prozesslandkarte mit detaillierten Prozessbeschreibungen; Bewertung der Automatisierungsszenarien inkl. Empfehlung; Investitions-, Betriebs- und Personalabschätzung; Wirtschaftlichkeitsbetrachtung über 10 Jahre; Umsetzungsroadmap mit Meilensteinen, Risiken und Abhängigkeiten; Abschlussbericht, Management Summary und Abschlusspräsentation.

Haftpflichtversicherung: Personen- und Sachschäden mind. 2 Mio. EUR pro Versicherungsjahr (zweifach maximiert); Vermögensschäden mind. 1 Mio. EUR pro Versicherungsjahr (zweifach maximiert). Liegt die Deckung noch nicht vor, ist eine Eigenerklärung zur Anpassung im Auftragsfall abzugeben.

Umsatz: Durchschnittlicher Jahresumsatz im einschlägigen Tätigkeitsbereich der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre mind. in Höhe des geschätzten Auftragswerts.

Projektleiter: mind. 5 Jahre Berufserfahrung in der Leitung vergleichbarer Beratungs-/Planungsprojekte.

Persönliche Referenzen Projektleiter: mind. 3 persönlich geleitete Referenzprojekte aus den letzten 5 Kalenderjahren, nach Art und Umfang vergleichbar.

Pro Referenzprojekt des Unternehmens: 3 GP bei Krankenhausumfeld, 3 GP bei Bezug zu Krankenhausapotheken/Arzneimittellogistik, 1 GP bei übertragbarer Erfahrung in Industrie/Handelslogistik/Intralogistik.

Pro persönliche Referenz des Projektleiters: 1 GP bei Bezug zu Krankenhauslogistik/Krankenhausapotheken/apothekennaher Logistik.

Insgesamt mindestens 5 Referenzprojekte aus den letzten 5 Kalenderjahren, davon mind. 3 im Krankenhausumfeld und mind. 3 mit Bezug zu Krankenhausapotheken, Arzneimittellogistik, Apothekenlager- oder apothekennaher Material-/Prozesslogistik. Ergänzend sind Referenzen aus Industrie, Handelslogistik oder Intralogistik möglich, sofern übertragbare Erfahrungen in Lagerplanung, Prozessoptimierung, Automatisierung, Hub-Strukturen oder Wirtschaftlichkeitsbewertung nachgewiesen werden.

Vergleichbarkeit ist insbesondere gegeben bei: Planung/Optimierung von Lager- und Logistikstrukturen, Raum-/Flächen-/Funktionsplanung, Prozessanalyse und Soll-Prozessplanung, Planung von Zentrallager-/Hub- oder standortübergreifenden Versorgungskonzepten, Krankenhaus-/Apotheken-/Medizinlogistik, Bewertung von Automatisierungslösungen, Wirtschaftlichkeitsbewertung oder Umsetzungsbegleitung.

Mindestens 5 Referenzprojekte aus den letzten 5 Kalenderjahren; davon mind. 3 im Krankenhausumfeld und mind. 3 mit Bezug zu Krankenhausapotheken, Arzneimittellogistik, Apothekenlager- oder apothekennaher Material-/Prozesslogistik; ergänzend Projekte aus Industrie/Handelslogistik/Intralogistik mit übertragbarer Erfahrung möglich.

Pro Referenzprojekt: Auftraggeber, Projektzeitraum, Projektinhalt, Leistungsumfang, Projektvolumen, Ansprechpartner mit Kontaktdaten sowie Relevanz-Erläuterung. Vergleichbarkeit ist gegeben bei: Planung/Optimierung von Lager- und Logistikstrukturen, Raum-/Flächen-/Funktionsplanung, Prozessanalyse/Soll-Prozessplanung, Zentrallager-/Hub-/standortübergreifende Versorgungskonzepte, Krankenhaus-/Apotheken-/Medizinlogistik, Automatisierungsbewertung, Wirtschaftlichkeitsbewertung oder Umsetzungsbegleitung.

Persönliche Referenzen des Projektleiters – mind. 3 persönlich geleitete Projekte aus den letzten 5 Jahren, nach Art und Umfang vergleichbar; mind. 1 GP je Referenz mit Bezug zu Krankenhauslogistik/Krankenhausapotheken/apothekennaher Logistik.

Pro Referenz: Auftraggeber, Projektzeitraum, Projektinhalt, Leistungsumfang, Projektvolumen, Ansprechpartner, Bezug zu Krankenhauslogistik/Krankenhausapotheken. Projektleiter muss zusätzlich mind. 5 Jahre Berufserfahrung in Leitung vergleichbarer Projekte nachweisen.