Post- und Hybrid-Postdienstleistungen

Rahmenvereinbarung über die Frankierung und den Versand von Briefsendungen (einschließlich Postzustellungsaufträgen und Einschreiben) sowie – in Los 4 – den hybriden Postversand.

Vertragslaufzeit: 01.11.2026 – 31.10.2028 (24 Monate), mit zwei Verlängerungsoptionen um je ein Jahr bis maximal 31.10.2030. Die Auftraggeberin muss eine Verlängerung mindestens 3 Monate vor Vertragsende in Textform mitteilen.

Mengen und Obergrenzen (netto):

Die Volumenangaben sind ca.-Angaben; es besteht keine Abnahmepflicht. Minder- oder Mehrmengenzuschläge sind ausgeschlossen.

Preise: Die Preise gelten die ersten 12 Monate fest. Ab dem 13. Vertragsmonat können sie über eine Preisgleitklausel (Lohn- und Kostenentwicklung) angepasst werden. Bei Erreichen von 80% der Obergrenze ist die Auftraggeberin in Textform zu informieren.

Abholung: Werktägliche Abholung (Mo–Fr) an den jeweiligen Standorten in festen Zeitfenstern. Der Auftragnehmer stellt stapelbare Transportbehälter in 2 Größen unentgeltlich bereit.

Frankierung & Klischee: Frankieren der Sendungen soweit für Transport/Erfassung erforderlich. Auf Wunsch Klischeeaufdruck ohne gesonderte Vergütung; einmalige Einrichtungskosten gemäß Preisblatt.

Versandmaterial: Bestellbar über eine zentrale E-Mail-Adresse.

Postgeheimnis & Datenschutz: Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben (insb. § 18 PostG), Schutz von Sendungen durch technisch-organisatorische Maßnahmen, Verpflichtungserklärung aller Mitarbeiter/Erfüllungsgehilfen. Vertragsstrafe bei Verstößen: 0,5 % des Monatsvolumens je Verstoß, maximal 5 % pro Los/Monat.

Sendungsarten:

Reichweiten jeweils national und – soweit das Zielland dies unterstützt – international (außer Einschreiben mit Rückschein und Postzustellungsaufträge, die nur national angeboten werden).

Zustellfristen (Lose 1–3):

Zustellversuche & Recherche: Zweiter Zustellversuch am Folgetag des ersten Scheiterns. Danach kostenlose Empfängerrecherche; Rücksendung mit Begründung spätestens Z+3 Werktage.

Brieflaufzeitmessung: Regelmäßige Erfassung gemäß EN 13850:2020 (oder gleichwertig); quartalsweise Berichtspflicht über Brieflaufzeiten, Zustell- und Rücklaufquoten.

Tägliche Einlieferungsübersicht: Elektronische Übermittlung am folgenden Arbeitstag (E-Mail, gängiges Dateiformat).

Abrechnung: Monatlich, auf Basis der Tagesreports und der Produkte des Preisblatts.

Mindestdeckung je Schadensfall:

Alternativ: verbindliche Zusage, den Nachweis binnen 2 Wochen nach Zuschlagserteilung vorzulegen.

Der Bieter muss das Nichtvorliegen folgender Ausschlussgründe bestätigen:

1. Fehlende gewerberechtliche Voraussetzungen.

2. Eröffnetes/beantragtes Insolvenz- oder vergleichbares Verfahren.

3. Liquidation des Unternehmens.

4. Verletzung von Steuer- oder Sozialversicherungspflichten.

5. Verstöße gegen Vorschriften zur Schwarzarbeitsbekämpfung, gegen illegale Arbeitnehmerüberlassung oder gegen Leistungsmissbrauch (SGB III, AÜG, SchwarzArbG).

6. Schwere Verfehlung, die die Zuverlässigkeit in Frage stellt.

7. Wettbewerbsbeeinflussende Absprachen mit Dritten.

8. Vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Vergabeverfahren.

9. Vorteilsgewährung an Personen der Auftraggeberin.

10. Keine Zahlung aktueller Mindesttariflöhne.

11. Keine Ausschlussgründe nach § 19 MiLoG.

12. Keine Verurteilung/Geldbuße nach § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 21 SchwarzArbG, § 19 MiLoG (Freiheitsstrafe > 3 Monate oder Geldstrafe > 90 Tagessätze oder Geldbuße > 2.500 €).

13. Keine Geldbuße nach § 22 LkSG.

14. Keine Eintragungen in EU-Finanzsanktionslisten (bezogen auf Unternehmen und Nachunternehmen).

15. Keine zwingenden oder fakultativen Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB.

Der Bieter (sowie Mitglieder von Bietergemeinschaften) darf NICHT:

Gleiche Anforderungen gelten für beteiligte Unternehmen mit > 10 % des Auftragswerts (Unterauftragnehmer, Lieferanten, Eignungsleihgeber). Diese dürfen während der gesamten Vertragslaufzeit nicht eingesetzt werden.

Bietergemeinschaften:

Eignungsleihe:

Wertungsmix: 40 % Preis (niedrigster Gesamtpreis netto) + 60 % Qualität (Konzepte).

Konzepte Lose 1–3 (3 Konzepte):

1. Qualitätskonzept (Brieflauf, Abläufe Einschreiben, Sortierung/Frankierung, Qualitätssicherung).

2. Reklamationskompetenz.

3. Nachhaltigkeitskonzept (SaubFahrzeugBeschG, CO₂-neutraler Versand, CO₂-Bilanzierung, Kompensation, Nachweisführung, unabhängige Überprüfung).

Konzepte Los 4 (6 Kategorien): Zustellung/Laufzeit/Qualität, Elektronischer Empfang/REST-API, Sicherheit/Datenschutz, Druck/Outputmanagement, Service/Betrieb, Implementierung/Projektmanagement.

Umfang: max. 12 DIN A4-Seiten (einseitig, Schriftgröße 11), zuzüglich Anlagen.