Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Hochschule Reutlingen beschafft im Auftrag von 27 außeruniversitären Hochschulen in Baden-Württemberg eine zentrale CAFM-Software (Computer-Aided Facility Management) inklusive Einführung, Schulung und Pflege.
Was geliefert werden soll:
Eine webbasierte CAFM-Lösung mit den Pflicht-Basismodulen Flächenmanagement und InstandhaltungsmanagementDiverse Erweiterungsmodule (z. B. Schließanlagen, Reservierung, Helpdesk, Inventar, Vertrags- und Reinigungsmanagement)Optionale Module (z. B. BIM, Energiecontrolling, Budgetmanagement)Anbindung an Vorlesungs-, Finanz- und Personalsoftware (HISinOne, SAP, etc.) sowie eine IFC-Schnittstelle
Wie der Betrieb läuft:
On-Premises-Betrieb beim Hochschulservicezentrum Baden-Württemberg (HSZ-BW)Rahmenvertrag über 5 Jahre mit Verlängerungsoption (2 × 24 Monate)
Verfahren:
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (zweistufig, europaweit)Einladung von 5 Bietern zur Angebotsabgabe nach Teilnahmewettbewerb
Wertung (1000 Punkte):
Angebotspreis: 400 P. (40 %)Kriterienkatalog: 200 P. (20 %)Einführungskonzept: 200 P. (20 %)Systemvorführung: 200 P. (20 %)
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertAktive Ausschreibung
HEUTE
Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Beantwortung der Bieterfragen
Teilnahmefrist
Rügefrist
Nachprüfungsfrist Vergabekammer
Einladungsfrist
Festlegung Systemvorführungstermine
Bereitstellung Testdaten
Systemvorführung
Zuschlag
Vertragsbeginn
Phase 1 Aufbau Basissystem
Rahmenvertrag Laufzeit
1st-Level-Support durch Auftragnehmer
Phase 2 Ausrollen Basissystem
Stichtag Flächenbestandsmeldung
Phase 3 Erweiterungsmodule
Verlängerung 1
Verlängerung 2
Vertragsende
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität0 Kriterien
KI-Hinweis: Die Zuschlagskriterien sind nicht in diesem Dokument enthalten; die Teilnahmeunterlage verweist für die Wertung der Angebote auf Kapitel 6 der Leistungsbeschreibung ('bwCAFM Leistungsbeschreibung'), das hier nicht vorliegt.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenBasismodule (Pflicht für alle Hochschulen)
Flächenmanagement
Alphanumerische und grafische Verwaltung von Flächen- und BelegungsdatenRaumbestandsmeldung mit jährlicher Stichtagsauswertung (zum 31.12.)CAD-Integration mit bidirektionaler Verknüpfung zwischen Plan und DatenHistorisierung der FlächendatenArbeitsplatzmanagement
Instandhaltungsmanagement
Technische AnlagenverwaltungWartungspläne und ArbeitsaufträgeMobile App für Techniker (offline-fähig, Barcode/QR-Code-Scan)Verfügbar für iOS, Android und Windows
Erweiterungsmodule (Auswahl je Hochschule)
Folgende Module können je Hochschule zusätzlich eingeführt werden:
Schließanlagenmanagement (13 Hochschulen)Raum- und Asset-Reservierung (14 Hochschulen)Help- und Service-Desk (14 Hochschulen)Sicherheits- und Arbeitsschutz (10 Hochschulen)Workplace-Management (11 Hochschulen)Inventarmanagement (6 Hochschulen)Vertragsmanagement (5 Hochschulen)Umzugsmanagement (7 Hochschulen)Reinigungsmanagement (5 Hochschulen)
Optionale Module (Bedarfspositionen)
BIM-DatenverarbeitungEnergiecontrollingUmweltschutzmanagementBudgetmanagement und KostenverfolgungBidirektionale CAD-Verknüpfung
Schnittstellen und Integrationen
Die CAFM-Software muss an folgende Systeme anbindbar sein:
Standardsoftware: MS Office (Word, Excel, Outlook), Adobe Acrobat, Open Document FormatVorlesungssoftware: HISinOne, HIS-LSF, Stud.IP, StarPlan, Untis, Rapla, SAP SLcMFinanz-/Personalsysteme: HIS ERP GX, HISinOne ERP, SAP S/4HANAIFC-Schnittstelle: Version 4.3 gemäß CAFM-ConnectPlus / CAFM-Ring-StandardRegelinformationssysteme: REG-IS, MAQIMA (für Regelwerke und Normen)IoT: z. B. Raumbelegungssensoren, elektronische TürschilderPrüfgeräte mit standardisierter Schnittstelle
Technische Plattform und Betrieb
On-Premises-Betrieb auf Servern des Hochschulservicezentrums BWVirtualisierung mit VMware oder ProxmoxSQL-Datenbank (PostgreSQL bevorzugt, MS SQL Server möglich; Oracle ausgeschlossen)Betriebssystem: Linux bevorzugt, Windows möglichBrowserbasierter Zugriff (Edge, Firefox, Chrome)LDAP/AD-Anbindung oder SSO über bwIDM (Shibboleth)SAML/OAuth 2.0 AuthentifizierungTest-, Schulungs- und Produktivumgebung pro HochschuleMandantenfähigkeit und getrennte BetriebsumgebungenRechte- und Rollenverwaltung mit HistorisierungCustomizing ohne Programmierkenntnisse möglichMonitoringschnittstelle zu CheckMK
Einführung und Projektablauf
Die Einführung erfolgt in mehreren Phasen:
Phase 1 – Aufbau Basissystem (ca. 8 Monate): Aufbau der Systemlandschaft, CustomizingPhase 2 – Ausrollen Basissystem (ca. 15 Monate): Einführung an den teilnehmenden HochschulenPhase 3 – Erweiterungsmodule (ca. 24 Monate): Roll-out der gewählten ErweiterungsmodulePhase 4 – Optimierung: laufende Verbesserung auf Basis der Praxiserfahrungen
Leistungen im Rahmen der Einführung:
Datenmigration aus Vorsystemen (Flächenstammdaten, CAD-Pläne, optional technische Anlagen, Wartungsdaten, Schließpläne, BIM-Daten)Mindestens 6 Workshops für gemeinsame Systemanpassung und CustomizingZielgruppenspezifische Schulungen für Administratoren, Fachanwender, Techniker und meldende NutzerProjektdokumentation, Programmdokumentation, BenutzerdokumentationSystemvorführung im November 2026 an der Hochschule Reutlingen
Support und Pflege
1st-Level-Support durch den Auftragnehmer ab Erstinstallation je Hochschule für 12 Monate, danach Übergabe an HSZ-BW2nd- und 3rd-Level-Support durch den Auftragnehmer über die gesamte VertragslaufzeitHotline und Ticketsystem als zentrale AnlaufstellenKontinuierliche Sicherheitsupdates und FehlerkorrekturenFernwartung gemäß BSI-GrundschutzSoftwarepflege und ggf. WeiterentwicklungPflegevertrag je Hochschule mit max. 60 Monaten Laufzeit (Verlängerung 2 × 24 Monate möglich)
Datenschutz und IT-Sicherheit
Einhaltung der DSGVO, insbesondere Art. 32 (technische und organisatorische Maßnahmen)Privacy by Design und Privacy by DefaultAbschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) mit dem HSZ-BWKonzept für Fernwartung gemäß BSI-GrundschutzMeldepflicht bei Cyberangriffen oder SicherheitsvorfällenEinhaltung von Benutzerfreundlichkeit nach ISO 9241-210, ISO 9241-110, ISO/IEC 25010Barrierefreiheit nach BITV 2.0 und WCAG AA
Lizenzmodell
Zeitlich unbefristete Lizenzüberlassung an die HochschulenNutzungsanzahl vertraglich vereinbartConcurrent-Lizenzen pro Hochschule (Mehrfachnutzung nach Bedarf)Optional: Campuslizenz mit freier Modul- und ZugangswahlZugriff auf Lizenzen für HSZ-BW-AdministrationÜber 1.200 geplante Zugänge insgesamt (861 Web-Nutzer, 266 App-Nutzer, 76 meldende Nutzer, 5 HSZ-BW Admins)
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZwingende Ausschlusskriterien (A-Kriterien)
Folgende Anforderungen müssen vollständig erfüllt sein – sonst erfolgt ein Ausschluss vom Verfahren:
On-Premises-Betrieb auf Servern des HSZ-BWMehrere getrennte Betriebsumgebungen pro HochschuleServerfähigkeit auf VMware oder ProxmoxServer-Betriebssystem Linux oder WindowsMonitoringschnittstelle CheckMKBrowserbasierter Zugriff (Edge, Firefox, Chrome)Zentrale Applikationsserver im HSZ-BWSQL-Datenbank (PostgreSQL bevorzugt; Oracle ausgeschlossen)Instandhaltungs-App für Android, Windows und iOSLDAP/AD-Anbindung oder SSO (bwIDM/Shibboleth)Dauerhafte, unbefristete Nutzungsrechte (EVB-IT)Administration und Customizing ohne ProgrammierkenntnisseFlexible SchnittstellentechnologieDSGVO-KonformitätHotline und TicketsystemKontinuierliche Sicherheitsupdates und FehlerkorrekturenHistorienfunktion für Stamm- und VorgangsdatenFlexibles Rechte- und RollenkonzeptMobile App mit Offline-FunktionalitätIFC-Schnittstelle (CAFM-Ring-Standard)IoT-SchnittstelleBenutzerfreundlichkeit nach ISO 9241
Bewertete Anforderungen (A/B- und B-Kriterien)
Diese Kriterien werden im bwCAFM Kriterienkatalog mit maximal 200 Punkten bewertet. Die Bewertung erfolgt nach Anpassungsaufwand in Personentagen (PT):
4 Punkte: 0 PT (keine Anpassung nötig)3 Punkte: 1–4 PT2 Punkte: 5–10 PT1 Punkt: 11–20 PT0 Punkte: >20 PT (Ausschluss)
Bewertet werden u. a.: Linux-Support, Concurrent-User/Campuslizenz, Mandantenfähigkeit, Antwortzeiten, eigener Support, Barrierefreiheit (BITV 2.0/WCAG AA), CAD-Funktionen, Visualisierungen sowie alle Erweiterungs- und optionalen Module.
Bei B-Kriterien wird zusätzlich der Erfüllungsgrad angegeben (voll/weitgehend/teilweise/kaum/nicht erfüllt) und jeweils begründet.
Eignung des Unternehmens
Nachweis vergleichbarer CAFM-Projekte (Einführungen an Hochschulen oder vergleichbaren öffentlichen Einrichtungen)Erfahrung mit On-Premises-Betrieb und Schnittstellen zu HIS-Systemen, SAP und VorlesungssoftwareQualifiziertes Projektteam: Projektleitung, Customizing, Support, SchulungDatenschutzkonzept gemäß Art. 32 DSGVO mit TOMKonzept für Fernwartung gemäß BSI-GrundschutzOptional: Zertifizierungen zur Informationssicherheit (ISO 27001, BSI-Grundschutz, SOC 2)
Sprachnachweis: Eingesetztes Personal muss Deutsch mindestens auf B2-Niveau (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen) beherrschen.
Versicherung: Bestehende Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichenden Deckungssummen für die gesamte Vertragslaufzeit (inkl. Vermögensschadenhaftpflicht).
Ausschlussgründe und rechtliche Anforderungen
Bieter müssen erklären, dass keine Ausschlussgründe vorliegen:
Keine Verurteilungen wegen Terrorismus, Geldwäsche, Betrug, Bestechung, Menschenhandel (§ 123 GWB)Keine schweren Verfehlungen, Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsrecht, Wettbewerbsabsprachen, Interessenkonflikte, Mängelverfehlungen oder Zahlungsunfähigkeit (§ 124 GWB)Kein Eintrag im Wettbewerbsregister (ab Auftragswert 30.000 € netto wird Auftraggeber aktiv abfragen)Russland-Sanktionen: Keine Bezüge zu Russland durch Staatsangehörigkeit, Niederlassung oder Beteiligungen >50 %; gilt auch für Unterauftragnehmer mit >10 % AuftragswertTechnologiefreiheit: Keine Anwendung, Lehre oder Verbreitung der Technologie von L. Ron Hubbard durch Bieter oder eingesetztes Personal
Bei Vorliegen von Ausschlussgründen ist eine Selbstreinigung gemäß § 125 GWB möglich und nachzuweisen.
Hinweis: Leistungsbezogene Unterlagen zur Wirtschaftlichkeitsbewertung können nicht nachgereicht werden.
Zuschlagskriterien (Gesamt 1.000 Punkte)
Die Angebote werden nach folgenden Kriterien bewertet:
Angebotspreis: max. 400 Punkte (40 %)Kriterienkatalog: max. 200 Punkte (20 %)Einführungskonzept: max. 200 Punkte (20 %)Systemvorführung: max. 200 Punkte (20 %)
Im Einführungskonzept werden bewertet: Projektorganisation und -verantwortung, Projektmanagementmethodik, Termin- und Zahlungsplanung, Abnahmeplanung, gemeinsame Systemanpassung (≥ 6 Workshops), Änderungsmanagement, Datenmigration, Schnittstellen, Datensicherheitskonzept, Schulungskonzept sowie Optimierungs- und Weiterentwicklungskonzept.
Verfahrensrahmen
Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach § 17 VgV (zweistufig, europaweit)Mehrstufiges Verfahren: Einladung von 5 Bietern zur AngebotsabgabeVertragslaufzeit: 60 Monate ab VertragsschlussVerlängerungsoption: 2 × 24 MonateSprache: DeutschFrist für Rückfragen: 13.07.2026Frist für Teilnahmeantrag: 31.07.2026, 10:00 UhrVerhandlungsphase beginnt: 20.08.2026Systemvorführung: November 2026 an der Hochschule ReutlingenNachprüfungsfrist (Vergabekammer): 15 Kalendertage nach MitteilungRügefrist bei Vergabeverstößen: 10 Kalendertage ab Kenntnisnahme
Referenzprojekte
nicht explizit beziffert ReferenzenZeitraum: nicht spezifiziertVolumen: nicht spezifiziert
Erfahrung mit Einführung von CAFM-Systemen an Hochschulen oder vergleichbaren öffentlichen Einrichtungen mit On-Premises-Betrieb
Vergleichbare CAFM-Projekte mit Anbindung an HIS-, SAP- und Vorlesungssoftware; qualifiziertes Projektteam mit FM/CAFM-Erfahrung
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 47%4–10 · 29%11+ · 25%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 17 erledigt
Formale Nachweise & Erklärungen
Eignung & Referenzen
Technisches Konzept & Einführung
Vertragliche Unterlagen
Fristen & Termine
Neue passende Ausschreibungen per E-Mail
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Ort
72762 Reutlingen
Kategorie
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