Anschaffung einer CAFM-Software

Flächenmanagement

• Alphanumerische und grafische Verwaltung von Flächen- und Belegungsdaten
• Raumbestandsmeldung mit jährlicher Stichtagsauswertung (zum 31.12.)
• CAD-Integration mit bidirektionaler Verknüpfung zwischen Plan und Daten
• Historisierung der Flächendaten
• Arbeitsplatzmanagement

Instandhaltungsmanagement

• Technische Anlagenverwaltung
• Wartungspläne und Arbeitsaufträge
• Mobile App für Techniker (offline-fähig, Barcode/QR-Code-Scan)
• Verfügbar für iOS, Android und Windows

Folgende Module können je Hochschule zusätzlich eingeführt werden:

• Schließanlagenmanagement (13 Hochschulen)
• Raum- und Asset-Reservierung (14 Hochschulen)
• Help- und Service-Desk (14 Hochschulen)
• Sicherheits- und Arbeitsschutz (10 Hochschulen)
• Workplace-Management (11 Hochschulen)
• Inventarmanagement (6 Hochschulen)
• Vertragsmanagement (5 Hochschulen)
• Umzugsmanagement (7 Hochschulen)
• Reinigungsmanagement (5 Hochschulen)

• BIM-Datenverarbeitung
• Energiecontrolling
• Umweltschutzmanagement
• Budgetmanagement und Kostenverfolgung
• Bidirektionale CAD-Verknüpfung

Die CAFM-Software muss an folgende Systeme anbindbar sein:

• Standardsoftware: MS Office (Word, Excel, Outlook), Adobe Acrobat, Open Document Format
• Vorlesungssoftware: HISinOne, HIS-LSF, Stud.IP, StarPlan, Untis, Rapla, SAP SLcM
• Finanz-/Personalsysteme: HIS ERP GX, HISinOne ERP, SAP S/4HANA
• IFC-Schnittstelle: Version 4.3 gemäß CAFM-ConnectPlus / CAFM-Ring-Standard
• Regelinformationssysteme: REG-IS, MAQIMA (für Regelwerke und Normen)
• IoT: z. B. Raumbelegungssensoren, elektronische Türschilder
• Prüfgeräte mit standardisierter Schnittstelle

• On-Premises-Betrieb auf Servern des Hochschulservicezentrums BW
• Virtualisierung mit VMware oder Proxmox
• SQL-Datenbank (PostgreSQL bevorzugt, MS SQL Server möglich; Oracle ausgeschlossen)
• Betriebssystem: Linux bevorzugt, Windows möglich
• Browserbasierter Zugriff (Edge, Firefox, Chrome)
• LDAP/AD-Anbindung oder SSO über bwIDM (Shibboleth)
• SAML/OAuth 2.0 Authentifizierung
• Test-, Schulungs- und Produktivumgebung pro Hochschule
• Mandantenfähigkeit und getrennte Betriebsumgebungen
• Rechte- und Rollenverwaltung mit Historisierung
• Customizing ohne Programmierkenntnisse möglich
• Monitoringschnittstelle zu CheckMK

Die Einführung erfolgt in mehreren Phasen:

• Phase 1 – Aufbau Basissystem (ca. 8 Monate): Aufbau der Systemlandschaft, Customizing
• Phase 2 – Ausrollen Basissystem (ca. 15 Monate): Einführung an den teilnehmenden Hochschulen
• Phase 3 – Erweiterungsmodule (ca. 24 Monate): Roll-out der gewählten Erweiterungsmodule
• Phase 4 – Optimierung: laufende Verbesserung auf Basis der Praxiserfahrungen

Leistungen im Rahmen der Einführung:

• Datenmigration aus Vorsystemen (Flächenstammdaten, CAD-Pläne, optional technische Anlagen, Wartungsdaten, Schließpläne, BIM-Daten)
• Mindestens 6 Workshops für gemeinsame Systemanpassung und Customizing
• Zielgruppenspezifische Schulungen für Administratoren, Fachanwender, Techniker und meldende Nutzer
• Projektdokumentation, Programmdokumentation, Benutzerdokumentation
• Systemvorführung im November 2026 an der Hochschule Reutlingen

• 1st-Level-Support durch den Auftragnehmer ab Erstinstallation je Hochschule für 12 Monate, danach Übergabe an HSZ-BW
• 2nd- und 3rd-Level-Support durch den Auftragnehmer über die gesamte Vertragslaufzeit
• Hotline und Ticketsystem als zentrale Anlaufstellen
• Kontinuierliche Sicherheitsupdates und Fehlerkorrekturen
• Fernwartung gemäß BSI-Grundschutz
• Softwarepflege und ggf. Weiterentwicklung
• Pflegevertrag je Hochschule mit max. 60 Monaten Laufzeit (Verlängerung 2 × 24 Monate möglich)

• Einhaltung der DSGVO, insbesondere Art. 32 (technische und organisatorische Maßnahmen)
• Privacy by Design und Privacy by Default
• Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) mit dem HSZ-BW
• Konzept für Fernwartung gemäß BSI-Grundschutz
• Meldepflicht bei Cyberangriffen oder Sicherheitsvorfällen
• Einhaltung von Benutzerfreundlichkeit nach ISO 9241-210, ISO 9241-110, ISO/IEC 25010
• Barrierefreiheit nach BITV 2.0 und WCAG AA

• Zeitlich unbefristete Lizenzüberlassung an die Hochschulen
• Nutzungsanzahl vertraglich vereinbart
• Concurrent-Lizenzen pro Hochschule (Mehrfachnutzung nach Bedarf)
• Optional: Campuslizenz mit freier Modul- und Zugangswahl
• Zugriff auf Lizenzen für HSZ-BW-Administration
• Über 1.200 geplante Zugänge insgesamt (861 Web-Nutzer, 266 App-Nutzer, 76 meldende Nutzer, 5 HSZ-BW Admins)

Folgende Anforderungen müssen vollständig erfüllt sein – sonst erfolgt ein Ausschluss vom Verfahren:

• On-Premises-Betrieb auf Servern des HSZ-BW
• Mehrere getrennte Betriebsumgebungen pro Hochschule
• Serverfähigkeit auf VMware oder Proxmox
• Server-Betriebssystem Linux oder Windows
• Monitoringschnittstelle CheckMK
• Browserbasierter Zugriff (Edge, Firefox, Chrome)
• Zentrale Applikationsserver im HSZ-BW
• SQL-Datenbank (PostgreSQL bevorzugt; Oracle ausgeschlossen)
• Instandhaltungs-App für Android, Windows und iOS
• LDAP/AD-Anbindung oder SSO (bwIDM/Shibboleth)
• Dauerhafte, unbefristete Nutzungsrechte (EVB-IT)
• Administration und Customizing ohne Programmierkenntnisse
• Flexible Schnittstellentechnologie
• DSGVO-Konformität
• Hotline und Ticketsystem
• Kontinuierliche Sicherheitsupdates und Fehlerkorrekturen
• Historienfunktion für Stamm- und Vorgangsdaten
• Flexibles Rechte- und Rollenkonzept
• Mobile App mit Offline-Funktionalität
• IFC-Schnittstelle (CAFM-Ring-Standard)
• IoT-Schnittstelle
• Benutzerfreundlichkeit nach ISO 9241

Diese Kriterien werden im bwCAFM Kriterienkatalog mit maximal 200 Punkten bewertet. Die Bewertung erfolgt nach Anpassungsaufwand in Personentagen (PT):

• 4 Punkte: 0 PT (keine Anpassung nötig)
• 3 Punkte: 1–4 PT
• 2 Punkte: 5–10 PT
• 1 Punkt: 11–20 PT
• 0 Punkte: >20 PT (Ausschluss)

Bewertet werden u. a.: Linux-Support, Concurrent-User/Campuslizenz, Mandantenfähigkeit, Antwortzeiten, eigener Support, Barrierefreiheit (BITV 2.0/WCAG AA), CAD-Funktionen, Visualisierungen sowie alle Erweiterungs- und optionalen Module.

Bei B-Kriterien wird zusätzlich der Erfüllungsgrad angegeben (voll/weitgehend/teilweise/kaum/nicht erfüllt) und jeweils begründet.

• Nachweis vergleichbarer CAFM-Projekte (Einführungen an Hochschulen oder vergleichbaren öffentlichen Einrichtungen)
• Erfahrung mit On-Premises-Betrieb und Schnittstellen zu HIS-Systemen, SAP und Vorlesungssoftware
• Qualifiziertes Projektteam: Projektleitung, Customizing, Support, Schulung
• Datenschutzkonzept gemäß Art. 32 DSGVO mit TOM
• Konzept für Fernwartung gemäß BSI-Grundschutz
• Optional: Zertifizierungen zur Informationssicherheit (ISO 27001, BSI-Grundschutz, SOC 2)

Sprachnachweis: Eingesetztes Personal muss Deutsch mindestens auf B2-Niveau (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen) beherrschen.

Versicherung: Bestehende Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichenden Deckungssummen für die gesamte Vertragslaufzeit (inkl. Vermögensschadenhaftpflicht).

Bieter müssen erklären, dass keine Ausschlussgründe vorliegen:

• Keine Verurteilungen wegen Terrorismus, Geldwäsche, Betrug, Bestechung, Menschenhandel (§ 123 GWB)
• Keine schweren Verfehlungen, Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsrecht, Wettbewerbsabsprachen, Interessenkonflikte, Mängelverfehlungen oder Zahlungsunfähigkeit (§ 124 GWB)
• Kein Eintrag im Wettbewerbsregister (ab Auftragswert 30.000 € netto wird Auftraggeber aktiv abfragen)
• Russland-Sanktionen: Keine Bezüge zu Russland durch Staatsangehörigkeit, Niederlassung oder Beteiligungen >50 %; gilt auch für Unterauftragnehmer mit >10 % Auftragswert
• Technologiefreiheit: Keine Anwendung, Lehre oder Verbreitung der Technologie von L. Ron Hubbard durch Bieter oder eingesetztes Personal

Bei Vorliegen von Ausschlussgründen ist eine Selbstreinigung gemäß § 125 GWB möglich und nachzuweisen.

Hinweis: Leistungsbezogene Unterlagen zur Wirtschaftlichkeitsbewertung können nicht nachgereicht werden.

Die Angebote werden nach folgenden Kriterien bewertet:

• Angebotspreis: max. 400 Punkte (40 %)
• Kriterienkatalog: max. 200 Punkte (20 %)
• Einführungskonzept: max. 200 Punkte (20 %)
• Systemvorführung: max. 200 Punkte (20 %)

Im Einführungskonzept werden bewertet: Projektorganisation und -verantwortung, Projektmanagementmethodik, Termin- und Zahlungsplanung, Abnahmeplanung, gemeinsame Systemanpassung (≥ 6 Workshops), Änderungsmanagement, Datenmigration, Schnittstellen, Datensicherheitskonzept, Schulungskonzept sowie Optimierungs- und Weiterentwicklungskonzept.

• Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach § 17 VgV (zweistufig, europaweit)
• Mehrstufiges Verfahren: Einladung von 5 Bietern zur Angebotsabgabe
• Vertragslaufzeit: 60 Monate ab Vertragsschluss
• Verlängerungsoption: 2 × 24 Monate
• Sprache: Deutsch
• Frist für Rückfragen: 13.07.2026
• Frist für Teilnahmeantrag: 31.07.2026, 10:00 Uhr
• Verhandlungsphase beginnt: 20.08.2026
• Systemvorführung: November 2026 an der Hochschule Reutlingen
• Nachprüfungsfrist (Vergabekammer): 15 Kalendertage nach Mitteilung
• Rügefrist bei Vergabeverstößen: 10 Kalendertage ab Kenntnisnahme