ERP-System Einführung / Migration

• Übernahme der Gesamtverantwortung für das Projekt durch eine erfahrene Projektleitung des Auftragnehmers.
• Steuerung von Zeit, Budget und Qualität sowie regelmäßiges Reporting an die Auftraggeberin.
• Die Auftraggeberin stellt einen Counterpart auf ihrer Seite.

• IST-Analyse des bestehenden Systems Microsoft Dynamics NAV 2017.
• Definition der Zielprozesse und Lösungsarchitektur für Business Central Online.
• Erstellung eines Rollen- und Rechtekonzepts.
• Konzept zur Ablösung des bestehenden Subfirma-Konzepts und Harmonisierung der Markenauftritte.

• Einrichtung und Konfiguration von Microsoft Dynamics 365 Business Central Online (Cloud).
• Implementierung der bereits lizensierten AddOns.
• Anpassung der Module (Finanzbuchhaltung/Controlling, Einkauf, Verkauf, Lager etc.) für die betroffenen Bereiche M3B-Zentrale, Bürgerweide/Veranstaltungen, Großmarkt und Bremer Ratskeller.
• Grundsatz: möglichst standardnahe Prozessabbildung; individuelle Anpassungen nur, wo nötig.

• Überführung und Optimierung der bestehenden Schnittstellen, u.a.:
• CRM Momentus
• Webshop Shopware
• Kasse BE-terna
• Logistik, Marktmeisterportal, Einlasssystem
• Waage, Lohn-Import, Bank-Schnittstelle, PayOne
• Konzeption einer neuen Scanner-Lösung für den Bremer Ratskeller.
• Ziel: Reduktion manueller Eingriffe.

• Erstellung eines Migrationskonzepts mit IST-Analyse, Migrationsstrategie, Zeitplan und Rollenverteilung.
• Durchführung der Migration von Stamm- und Bewegungsdaten aus NAV 2017 nach Business Central Online.
• Validierung und Dokumentation der migrierten Daten.
• Grundsatz: 'so wenig wie möglich, so viel wie nötig'.

• Erstellung und Umsetzung eines detaillierten Schulungskonzepts (Zielgruppen, Inhalte, Methoden, Zeitplan) mit Praxis- und Prozessschulungen, Webinaren und Aufzeichnungen.
• Beratung und Unterstützung bei der Erstellung eines Change-Management-Konzepts samt Maßnahmenplan.
• Unterstützung bei Kommunikation und Risikominimierung. Die Umsetzung des Change-Managements liegt bei M3B.

• Begleitung des Produktivstarts (Go-Live).
• Zeitlich begrenzte Intensivbetreuung (Hypercare) zur Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs.

• Support- und Wartungsvertrag mit einer Laufzeit von 24 Monaten ab Projektabnahme (Produktivbetrieb).
• Inhalt: Fehleranalyse und -behebung, Systemwartung, fachliche und technische Beratung, Weiterentwicklung, Installation/Konfiguration.
• Prognostiziertes Kontingent: 48 Personentage pro Jahr (max. 96 Personentage über 24 Monate).
• Einzelabrufe außerhalb des Kontingents sind möglich, aber separat zu beauftragen.
• Kein Anspruch auf Ausschöpfung des Maximalvolumens, keine Mindestabnahmemenge.

• Beratung zur Einführung einer Cash-Flow-Rechnung.
• Empfehlung weiterer AddOns (z.B. Continia Expense Management, neuer Vertragsmanager).
• Empfehlung von Scanner-Hardware für den Bremer Ratskeller.
• Diese Leistungen werden je nach Bedarf separat beauftragt.

• Geplanter Projektstart: Q4 2026 (nach Zuschlag).
• Geplanter Go-Live: bis 30.09.2027 (Q3 2027).
• Externe Zwangstermine: Software-Supportende NAV 2017 am 11.01.2027, Ende Dual-Use-Recht am 18.12.2027.
• Gesamtdauer Projektphase: ca. 12 Monate, anschließend 24 Monate Support-Phase.
• Vertragssprache: Deutsch.

• Die Auftraggeberin erhält exklusive, räumlich und zeitlich unbeschränkte, übertragbare und unterlizenzierbare Nutzungsrechte an den erstellten Ergebnissen.

• Mindestens 3, maximal 5 Referenzen über vergleichbare Leistungen.
• Vergleichbar: abgeschlossene Daten- und Prozessmigration eines ERP-Systems von On-Premise zu einer cloudbasierten Lösung mit ähnlicher Komplexität.
• Referenzen dürfen nicht älter als 3 Jahre sein (Stichtag: 16.07.2026).
• Pflichtangaben je Referenz: Name und Kontaktdaten der Referenzgeberin, Branche, Art der Leistung, Auftragssumme, Ausführungszeitraum.
• Maximal 5 Nachweise werden gewertet; mehr als 5 eingereichte können zur Nichtwertung führen.

• Kumulierter Mindestumsatz von 3 Mio. EUR netto (durchschnittlich 1 Mio. EUR pro Jahr) aus vergleichbaren Leistungen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.
• Nachweis vorläufig durch Eigenerklärung (FB 124 LD).

• Im Mittel mindestens 20 sozialversicherungspflichtige Beschäftigte als Vollzeitäquivalent in den Kalenderjahren 2023, 2024 und 2025.
• Basis: 39 Stunden pro Woche = 1 VZÄ.
• Nachweis durch Eigenerklärung (Anlage 2 TNWB).

• Nachweis eines Microsoft-Partnerstatus, mindestens 'Solutions Partner for Business Applications' (oder vergleichbar).
• Geeignete Belege: Screenshot des Microsoft Partner Network-Profils mit Datum oder offizielle Bestätigung von Microsoft.
• Kann nachgereicht werden vor Leistungsbeginn, sofern noch nicht vorhanden.

• Gültige Betriebshaftpflichtversicherung mit Vermögensschadendeckung und branchenüblichen Deckungssummen für die gesamte Vertragslaufzeit.
• Vorläufige Eigenerklärung genügt; endgültiger Nachweis vor Leistungsbeginn.

• Eigenerklärung gemäß EU-Verordnung 2022/576 (Sanktionen gegen Russland).
• Bestätigung, dass weder der Bieter noch Mitglieder von Bietergemeinschaften noch Unterauftragnehmer/Lieferanten mit >10 % Auftragswert einen Bezug zu Russland gemäß der Verordnung aufweisen.

• Keine Ausschlussgründe gemäß § 123 Abs. 1–4 GWB und § 124 Abs. 1 GWB.
• Kein Insolvenzverfahren, keine Liquidation.
• Keine schweren Verfehlungen in den letzten 2 Jahren.
• Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen.
• Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft (sofern verpflichtend).
• Ggf. Selbstreinigung gemäß § 125 GWB möglich.

• Elektronische Einreichung über die Vergabeplattform der Freien Hansestadt Bremen (https://vergabe.bremen.de / AI Bietercockpit) zwingend. Andere Übermittlungswege (E-Mail, Fax, Nachrichtenfunktion) führen zum Ausschluss.
• Sprache: Deutsch.
• Preise in Euro, maximal 3 Nachkommastellen, netto (USt. separat ausweisen).
• Bietergemeinschaften sind zulässig (nachträgliche Bildung unzulässig); gesamtschuldnerische Haftung.
• Eignungsleihe (Kapazitäten anderer Unternehmen) ist möglich.
• Nebenangebote sind nicht zugelassen.
• Werkstätten für Behinderte erhalten einen Bonus von 15 % auf die Wertungssumme.

1. Unternehmensreferenzen (max. 20 Punkte)

2. Bei Gleichstand: Branchenvielfalt (mehr Übereinstimmung mit den 4 Branchen der Auftraggeberin: Gewerbeimmobilien, Lebensmittelhandel, Öffentlicher Sektor, Veranstaltungsbranche)

3. Bei weiterem Gleichstand: Losentscheid