GSE; Einführung einer HR-Software bei der GSE gGmbH

Auswahl und Einführung einer ganzheitlichen, zukunftssicheren Personalmanagement-Software für die GSE gGmbH (~1.300 Mitarbeitende).

Priorisierter Kernprozess:

• Personalabrechnung

Weitere Funktionsbereiche (perspektivisch/abgedeckt):

• Personalverwaltung
• Bewerbermanagement
• Personalentwicklung
• Weiterbildung

Die Lösung muss die bestehenden „Satellitensysteme" im HR-Bereich ablösen, Medienbrüche und redundante Datenhaltung vermeiden und sich in die bestehende IT-Landschaft integrieren.

Bieter können im Rahmen der indikativen Erstangebote Cloud-Lösung und/oder On-Premise-Lösung anbieten – dafür sind zwei separate Preisblätter vorzulegen.

Welche Variante letztlich beauftragt wird, legt der Auftraggeber nach den Bietergesprächen für die letztverbindliche Angebotsrunde fest.

• Bewerbermanagementmodul
• Business Intelligence

Diese Module können zusätzlich angeboten und bepreist werden.

• Digitalisierung und Bündelung aller wesentlichen HR-Prozesse in einer Lösung
• Höhere Automatisierung von Routineaufgaben und Standardisierung der Abläufe
• Mehr Transparenz, bessere Datenqualität und aussagekräftigere Reports
• Sicherstellung von Datenschutz, Datensicherheit und Compliance
• Unterstützung der Unternehmenssteuerung durch Kennzahlen und Analysen
• Aufbau eines strukturierten, effizienten Supportmodells
• Ablösung des bestehenden SAP-Systems (FI/CO/HCM) bis Ende 2027

Es handelt sich um ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb.

• Mindestens 3 Bewerber werden zur Angebotsphase zugelassen.
• Maximal 5 Bieter nehmen am Verhandlungsverfahren teil.
• Die Auswahl der Bieter für Phase 2 erfolgt anhand von Eignungs- und Reduzierungskriterien.
• Zuschlag auf das wirtschaftlich beste Angebot (Qualitätskriterien).
• Das Vorhaben ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet.

Ein Bewerber wird ausgeschlossen, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft (sinngemäße Zusammenfassung, Originale siehe Bekanntmachung):

• Verurteilung wegen Bildung krimineller oder terroristischer Vereinigungen, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Betrug, Subventionsbetrug, Bestechung, Menschenhandel, Zwangsarbeit
• Schwere Verstöße gegen Steuer-, Abgaben-, Sozialversicherungs-, Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsrecht
• Insolvenz, Zahlungsunfähigkeit oder laufendes Vergleichsverfahren
• Einstellung der beruflichen Tätigkeit
• Schwere Verfehlung, wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen
• Interessenkonflikt oder Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung
• Mängel bei der Erfüllung früherer öffentlicher Aufträge
• Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens

Nachweis: Eigenerklärung (Formular II).

• Allgemeiner Jahresumsatz: Durchschnitt der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre ≥ 2 Mio. EUR netto/Jahr (Formular VI).
• Spezifischer Umsatz: Durchschnitt der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre im Bereich „Einführung von Personalmanagement-Lösungen für Unternehmen der Sozialwirtschaft" ≥ 1 Mio. EUR netto/Jahr (Formular VI).
• Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung (oder Absichtserklärung zum Abschluss):
• Sach- und Personenschäden: 5 Mio. EUR, 2-fach maximiert
• Vermögensschäden: 2,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert
• Nachweis über Formular V

• Eintragung in einem relevanten Berufsregister (Nachweis durch Handels- oder Berufsregisterauszug)
• Unternehmenszertifizierung (Ausschlusskriterium): entweder DIN EN ISO/IEC 27001:2017 oder BSI-Standards 200-1, 200-2, 200-3-3 (oder vergleichbar)
• Unternehmens-Referenzen: mindestens 1 Referenz (Details siehe Referenzprojekte). Weitere Referenzen fließen in die Reduzierungskriterien ein (max. 10 Punkte).
• Personen-Referenz Projektleitung: mindestens 1 Referenz mit den gleichen Anforderungen wie die Unternehmens-Referenz (max. 10 Punkte).
• Qualifikation der Projektleitung:
• Mindestens 8 Jahre Berufserfahrung in der Einführung von Personalmanagement-Lösungen
• Deutschkenntnisse mindestens C2 (Muttersprachler oder GeR C2)
• Gewichtung 10 Punkte

Diese Kriterien entscheiden über die Reihenfolge bzw. Auswahl bei mehr als 5 geeigneten Bewerbern (jeweils max. 10 Punkte):

• Anzahl Mitarbeitende (FTE) im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr
• Anzahl Unternehmens-Referenzen über die Mindestanforderung hinaus
• Anzahl Personen-Referenzen über die Mindestanforderung hinaus

Bieter können Unterauftragnehmer und/oder Eignungsverleiher benennen (Formular X).

• Bei wirtschaftlicher Eignungsleihe: gesamtschuldnerische Haftung.
• Anforderungen unterscheiden sich je nachdem, ob und welche Art der Leihe genutzt wird (Details siehe Vergabeunterlagen).

• Unternehmensbezogene Unterlagen (z. B. Registerauszug, Eigenerklärungen, Umsatzangaben) können vom Auftraggeber nachgefordert werden.
• Leistungsbezogene Unterlagen zur Wirtschaftlichkeitsbewertung (z. B. Preisblätter, wertungsrelevante Konzepte) dürfen nicht nachgefordert werden.
• Mehrere Angebote pro Bieter sind nicht zulässig.
• Varianten/Alternativangebote sind zulässig.