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Ausschreibungen SAP-Beratung

Implementierung Planungssoftware

HIL Heeresinstandsetzungslogistik GmbH | Bundeskartellamt Vergabekammer des BundesBonn, Nordrhein-WestfalenFrist:

Zusammenfassung

Die Heeresinstandsetzungslogistik GmbH (HIL) sucht einen Dienstleister, der ein Produktionsplanungs-Tool (Advanced Planning and Scheduling, APS) beschafft, implementiert und 4 Jahre lang betreibt (inkl. Wartung und Support).

Kern der Aufgabe:

  • Bereitstellung einer On-Premise-Planungssoftware mit Lizenzen (Mietmodell, mindestens 12 Monate, Verlängerung jährlich)
  • Aufbau eines Test- und Produktivsystems in der bestehenden Citrix-Infrastruktur der HIL
  • Bidirektionale Anbindung an SAP S/4HANA (z. B. LOB Service oder Enterprise Asset Management) per Middleware
  • Customizing und Parametrisierung für die Prozesse der HIL
  • Schrittweiser Roll-out an 8 Standorte (5 Niederlassungen, 3 Werke) bis Ende 2029
  • Schulung der Anwender und Administratoren, deutschsprachiger Support (Mo–Fr 7–16 Uhr)

Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb in zwei Stufen – zunächst Eignungsprüfung, dann Angebots- und Verhandlungsphase mit Proof of Concept (PoC), Präsentation und finalem Angebot (BAFO). Es ist 1 Los vorgesehen.

Wichtige Termine:

  • Frist für Bewerberfragen: 29.06.2026, 18:00 Uhr
  • Abgabefrist Teilnahmeantrag: 14.07.2026, 18:00 Uhr
  • Abgabefrist Erstangebot: 01.09.2026, 12:00 Uhr
  • Geplanter Zuschlag: 18.12.2026
  • Geplanter Leistungsbeginn: 02.01.2027

Sicherheitsrelevanz: Da die HIL ein geheimschutzbetreutes Unternehmen ist, müssen Bieter u. a. VS-NfD-Fähigkeit, Sicherheitsüberprüfungen (Ü1/Ü2), BSI-konforme Softwareentwicklung (TR-03185) und Standort in Deutschland nachweisen.

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Aktive Ausschreibung
Termin / Frist
2026202720282029
JUNSEPDEZMÄRJUNSEPDEZMÄRJUNSEPDEZ
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Teilnahmefrist
Beantwortung Bieterfragen (TNW)
Sicherheitsüberprüfung bis
Information nicht berücksichtigte Bewerber
Versand Vergabeunterlagen
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Beantwortung Bieterfragen (Leistungsbeschreibung)
PoC-Bearbeitung
Angebotsöffnung
Bieterpräsentationen / PoC
Aufforderung BAFO
Angebotsfrist
Wertung finales Angebot
Vorinformation nicht berücksichtigte Bieter
Nachprüfungsantrag
Zuschlag
Bindefrist
Vertragsbeginn
Produktive Inbetriebnahme NDL Nord
Mindestlaufzeit Lizenzvertrag
Vertragslaufzeit
bis 2031
Anbindung weitere Niederlassungen
Anbindung erstes HIL-Werk
Verlängerung 1
Anbindung zwei weitere Werke
bis 2029
Verlängerung 2
bis 2030
Heute
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität6 Kriterien
  • Umsatz (vergleichbarer Auftragsgegenstand)10%

    Nachweis der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit anhand des Jahresumsatzes mit vergleichbarem Auftragsgegenstand (Implementierung APS-System). Abschichtungskriterium 0-10 Punkte: <3 Mio € = 0 Pkt., ab 3 Mio € = 5 Pkt., ab 6 Mio € = 10 Pkt.

  • Referenzen im vergleichbaren sicherheitsrelevanten Umfeld15%

    Anzahl der Referenzen mit Tätigkeit im vergleichbaren sicherheitsrelevanten Umfeld (erhöhter Anspruch an IT-Sicherheit, z.B. Verteidigungs- oder Luftfahrtsindustrie). Max. 3 Referenzen: 0=0 Pkt., 1=5 Pkt., 2=10 Pkt., 3=15 Pkt.

  • Referenzen mit vergleichbarer organisatorischer und technischer Komplexität15%

    Anzahl der Referenzen mit vergleichbarer organisatorischer und technischer Komplexität. Max. 3 Referenzen, Bewertung nach Komplexitätsstufen: Gering=0 Pkt., Mittel=3 Pkt., Hoch=5 Pkt. je Referenz, max. 15 Punkte.

  • Anzahl Kunden mit S/4HANA LOB Service oder Enterprise Asset Management20%

    Anzahl der aktiven Kunden, bei denen die bereitzustellende Software an SAP S/4HANA (LOB Service oder Enterprise Asset Management) angebunden ist. Abschichtungskriterium 0-20 Punkte: <10=0, bis 100=2, 100-500=10, ab 500=20.

  • Anzahl aktive APS-Kunden20%

    Anzahl der aktiven Kunden, die die aktuelle APS-Softwarelösung nutzen (ausgeschlossen: Kunden anderer Softwarelösungen des Anbieters). Abschichtungskriterium 0-20 Punkte: <100=0, bis 100=2, 100-1000=10, ab 1000=20.

  • Anzahl Mitarbeitende (gesamt Jahressicht)10%

    Durchschnittliche Mitarbeiteranzahl in den Jahren 2023, 2024, 2025. Abschichtungskriterium 0-10 Punkte: <10=0, 10-30=5, ab 30=10.

Es handelt sich um den Teilnahmeantrag (TNA) mit Eignungs- und Abschichtungskriterien (Summe max. 90 Punkte für Abschichtung), nicht um die Zuschlagskriterien der Angebotsphase. Zuschlagskriterien (insbesondere Preis und ggf. weitere Wertungskriterien der Angebotswertung) sind in diesem Dokument nicht enthalten; die Abschichtungskriterien gelten für die Auswahl der Bewerber zur Angebotsabgabe. Zudem fehlt die Gewichtung des Preises für die spätere Zuschlagsentscheidung.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Softwarebereitstellung und Lizenzierung

  • Bereitstellung einer On-Premise-Planungssoftware (keine Cloud), betreibbar in der bestehenden Citrix-Infrastruktur der HIL
  • Lizenzmodell: Miete, Mindestlaufzeit 12 Monate ab Vertragsbeginn, danach jährliche Verlängerungsoption
  • Bereitstellung in deutscher Sprache (Oberfläche und Hilfetexte)
  • Mobile Nutzung auf HIL-Endgeräten
  • Web-Zugriff für Kunden (Bundeswehr) in eingeschränkter Form
  • Lizenz für Verarbeitung von ca. 120.000 Equipments und 700.000 Materialpositionen

Implementierung und Customizing

  • Aufbau eines Testsystems On-Premise gemeinsam mit dem IT-Dienstleister der HIL
  • Vor-Implementierungs-Workshops zur Spezifizierung der Anforderungen
  • Parametrisierung entsprechend der Organisations- und Prozessstruktur der HIL
  • Werksspezifische Planungsparameter und Schnittstellenkonzept
  • Rollen- und Berechtigungskonzept in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber
  • Qualifizierung der HIL-Administratoren für User-, Rollen- und Berechtigungsverwaltung
  • Bereitstellung eines Feinkonzepts inkl. Konzept für IT-Sicherheit und Datenschutz

Funktionale Anforderungen an das APS-Tool

  • Finite Kapazitätsplanung mit simultaner Berücksichtigung aller Ressourcen
  • Mehrstufige Ressourcenplanung mit Haupt- und Sub-Ressourcen (Arbeitsplätze, Vorrichtungen, Sonderwerkzeuge, Mitarbeiter)
  • Exakte, minutengenaue Reihenfolgeplanung (bis 150.000 Equipments), keine Bucket-Planung
  • End-to-End-Planung (Mehrjahres-, Monats- und Übergabeplanung)
  • Prozess- und Routenplanung mit alternativen Routen, verzweigenden/zusammenlaufenden Prozessen, paralleler Bearbeitung
  • Umrüstplanung mit individuellen Umrüstzeiten und Rüstteams (Provider)
  • Materialbedarfsplanung mit Berücksichtigung von Wiederbeschaffungszeiten
  • Wartungsplanung (nutzungs- und kalenderbasiert), mehrjährige synchronisierte Gesamtplanung
  • Szenario-basierte Simulation und What-If-Analysen, Engpassmanagement
  • Visualisierung: Ressourcen- und Auftrags-Gantt, Auslastungs-, Bestands- und Flotten-Verfügbarkeitsdiagramme
  • Reporting und rollenspezifische Dashboards (KPIs wie Durchlaufzeit, Lieferpünktlichkeit, OEE, Ressourcenproduktivität)
  • Änderungshistorie und Versionierungsfunktion als integraler Bestandteil der Software

SAP-Integration

  • Bidirektionaler Datenaustausch zwischen APS und SAP S/4HANA (LOB Service oder Enterprise Asset Management)
  • Anbindung via Middleware unter Nutzung von SAP OData/REST
  • Täglicher Datenaustausch > 1.000 IDocs
  • Automatische Serviceauftragsanlage
  • Beschreibung der erforderlichen SAP-Anpassungen, abgestimmt mit Auftraggeber und IT-Dienstleister

Sicherheits- und Qualitätsanforderungen an die Software

  • Softwareentwicklung gemäß BSI-IT-Grundschutz (CON.8) und BSI TR-03185 (Sicherer Software-Lebenszyklus)
  • Entwicklungsrichtlinien und Testdokumentationen gemäß BSI TR-03185
  • Nachweisbarer Einsatz sicherer Versionsverwaltung
  • Entwicklungsbegleitende Softwaretest-Dokumentation
  • Transparentes Schwachstellen- und Patch-Management-Konzept bei Übergabe
  • DS-GVO/BDSG-Konformität (insb. Datenminimierung, Pseudonymisierung, Löschbarkeit, Verschlüsselung, Zugriffsrechte)
  • VS-NfD-Fähigkeit (Umgang mit Verschlusssachen – Nur für den Dienstgebrauch)
  • On-Premise-Betrieb mit Offline-Fähigkeit
  • Zugriffe auf IT-Systeme nur vom Boden der Bundesrepublik Deutschland mit HIL-bereitgestellter Hardware

Roll-out und Schulung

  • Phase 1: Anbindung NDL Nord bis Ende Q1 2027 (Produktivbetrieb)
  • Phase 2: Anbindung der weiteren Niederlassungen bis Ende Q2 2027 (inkl. Anwenderschulungen)
  • Phase 3: Anbindung erstes HIL-Werk in 2028
  • Phase 4: Anbindung zwei weitere Werke bis Ende 2029
  • Deutschsprachiges Schulungskonzept (Inhouse und/oder Online)
  • Fortlaufende Trainer während der sukzessiven Anbindungsphase
  • Wartungsplan-Konzept für planungsrelevante Equipments

Support und Betrieb

  • Deutschsprachiger Support Mo–Fr 07:00–16:00 Uhr
  • Second-Level-Support mit Fehlerbehebung oder Strategieentwicklung
  • Support-Reaktionszeit ≤ 4 Stunden
  • Tägliche automatisierte Datensicherung mit Wiederherstellungsfunktion
  • Gesamtlaufzeit Nutzung inkl. Wartung und Support: 4 Jahre ab Vertragsbeginn

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zwingende Mindestanforderungen (Nichterfüllung = Ausschluss)

  • Berufsausübung (2.1): Eintragung im Berufs- oder Handelsregister (oder vergleichbare Bescheinigung nach Anhang XI RL 2014/24/EU)
  • Betriebshaftpflicht (3.1): Deckung Personenschäden mind. 2 Mio. €, Sach- und Vermögensschäden mind. 1 Mio. €, zweifach maximiert pro Versicherungsjahr
  • Vertragserfüllungsbürgschaft (3.2): Bereitschaft zur Vorlage bei Bonitätsindex > 250, Höhe 10 % des Vertragswertes
  • Mindestumsatz (3.3): Gesamtumsatz mit vergleichbarem Auftragsgegenstand > 2.800.000 € netto/Jahr
  • Referenzen (4.1): 3 Referenzprojekte der letzten 5 Jahre mit Implementierung eines APS-Systems und ERP-Anbindung
  • Projektteam (4.9): Mindestens 1 Projektleiter (≥ 10 Jahre Erfahrung, ≥ 5 vergleichbare Projekte), 1 APS-Berater (≥ 5 Jahre), 1 Schnittstellen-Entwickler (≥ 3 Jahre) – jeweils mit benannter Backup-Person
  • Sprachkenntnisse (4.10): Deutsch Level C1 (GER) für Personal in der Vertragsabwicklung
  • Qualitätsmanagement (4.11): ISO 9001 oder gleichwertig, akkreditiert, gültig
  • Informationssicherheit (4.12): ISO 27001 oder gleichwertig, akkreditiert, gültig
  • Ausschlussgründe (6.1): Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB
  • Mindestlohn (6.2): Keine Verstöße nach § 19 MiLoG
  • Lieferkette (6.3): Keine Geldbußen nach LkSG
  • Code of Conduct (6.4): Einhaltung des HIL-Code of Conduct
  • Sanktionen (6.5): Einhaltung Art. 5k EU-VO 833/2014 (Russland-Sanktionen)
  • Personalstaaten (7.1): Kein Einsatz von Personal aus der Staatenliste nach § 13 Abs. 1 Nr. 17 SÜG
  • Sicherheit (7.2): Bereitschaft zu VS-NfD-Einweisung und Sicherheitsüberprüfungen Ü1/Ü2
  • Datenschutz (7.3): Anerkennung der Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 DS-GVO

Wertungskriterien (Punktbewertung, max. 90 Punkte)

  • Jahresumsatz vergleichbar (3.4, max. 10 P.): < 3 Mio. € = 0 P., ab 3 Mio. € = 5 P., ab 6 Mio. € = 10 P.
  • Referenzen sicherheitsrelevant (4.2, max. 15 P.): 0 Ref. = 0 P., 1 Ref. = 5 P., 2 Ref. = 10 P., 3 Ref. = 15 P.
  • Referenzen Komplexität (4.3, max. 15 P.): Gering = 0, Mittel = 3, Hoch = 5 je Referenz
  • Kunden mit S/4HANA (4.4, max. 20 P.): < 10 = 0, bis 100 = 2, 100–500 = 10, ab 500 = 20 P.
  • Aktive APS-Kunden (4.5, max. 20 P.): < 100 = 0, bis 100 = 2, 100–1000 = 10, ab 1000 = 20 P.
  • Mitarbeitende gesamt (4.6, max. 10 P.): < 10 = 0, 10–30 = 5, ab 30 = 10 P.
  • Auswahl im Teilnahmewettbewerb: max. 5–8 Bewerber; bei Punktegleichheit Losverfahren

Geheimschutz und BSI-Konformität

  • HIL GmbH ist geheimschutzbetreutes Unternehmen; der Auftragnehmer muss den Vorgaben des Geheimschutzhandbuchs in der Wirtschaft entsprechen
  • Softwareentwicklung gemäß BSI-IT-Grundschutz (CON.8) und BSI TR-03185
  • VS-NfD-Fähigkeit des Auftragnehmers und der zu liefernden Software
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: Letzte 5 Jahre ab BekanntmachungVolumen: Nicht spezifiziert; Pflichtangabe Beratertage je Referenz

Implementierung eines APS-Systems (Advanced Planning and Scheduling) mit Anbindung an ein ERP-System

Pro Referenz: Auftraggeber, Bezeichnung, Umfang Beratertage, Kurzbeschreibung Leistung, Anzahl Standorte/Werke, Anzahl Mitarbeiter Unternehmen, Zeitraum Leistungserbringung, Eigenleistungsanteil/Unterauftragnehmer/Kooperation, ERP-Anbindung mit Nennung des ERP-Systems

Max. 3 (optional) ReferenzenZeitraum: Letzte 5 Jahre ab BekanntmachungVolumen: Nicht spezifiziert

Referenzen im sicherheitsrelevanten Umfeld (z. B. Verteidigungs- oder Luftfahrtindustrie)

Implementierung eines APS-Systems mit Tätigkeit im vergleichbaren sicherheitsrelevanten Umfeld

Max. 3 (optional) ReferenzenZeitraum: Letzte 5 Jahre ab BekanntmachungVolumen: Nicht spezifiziert

Referenzen mit vergleichbarer organisatorischer und technischer Komplexität

Dokumentation zu Standorten, Größe der Produktions-/Instandhaltungsorganisation, Tiefe Planungslogik, Hierarchietiefe Ressourcen, Anzahl Schnittstellen (ERP/MES/APS), mehrstufige Prozesse, sicherheitskritische Anforderungen, Automatisierungsgrad, planungsrelevante Ressourcen

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Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Vorbereitung & Registrierung3
  • Registrierung auf dem Vergabemarktplatz der HIL GmbHPflicht
    Freischaltung für den Projektraum HIL_AE_505 erforderlich
  • Frühzeitige Einreichung von Bieterfragenoptional
    Spätestens 6 Tage vor Ablauf der Abgabefrist; für den Teilnahmewettbewerb bis 29.06.2026, 18:00 Uhr
  • Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse benennenPflicht
    Im Teilnahmeantrag anzugeben
Erklärungen zur Bietereignung6
  • Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegenPflicht
    Checkbox-Bestätigung
  • Erklärung zur Einhaltung Mindestlohn (keine Verstöße nach § 19 MiLoG)Pflicht
    Checkbox-Bestätigung
  • Erklärung zu keinen Geldbußen nach LkSGPflicht
    Checkbox-Bestätigung
  • Einhaltung des Code of Conduct der HIL GmbHPflicht
    Anlage 3_Anhang 4
  • Einhaltung Russland-Sanktionen (Art. 5k VO EU 833/2014)Pflicht
    Anlage 3_Anhang 5 – EU-Eigenerklärung
  • Anerkennung der Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 DS-GVOPflicht
    Anlage 3_Anhang 10
Sicherheits- und Geheimschutzanforderungen2
  • Erklärung, dass kein Personal aus Staatenliste (§ 13 Abs. 1 Nr. 17 SÜG) eingesetzt wirdPflicht
    Anlage 3_Anhang 6
  • Erklärung zur VS-NfD/Geheimhaltung und Bereitschaft zu Sicherheitsüberprüfungen Ü1/Ü2Pflicht
    Anlage 3_Anhang 7 – Merkblatt VS-NfD
Bietergemeinschaft / Unterauftragnehmer / Eignungsleihe3
  • Erklärung zu Unterauftragnehmern (oder Bestätigung, dass keine eingesetzt werden)Pflicht
    Anlage 3_Anhang 1; bei Unterauftragnehmern zusätzlich Eigenerklärung zu Ausschlussgründen und Verpflichtungserklärung
  • Erklärung zur Eignungsleihe (oder Bestätigung, dass keine in Anspruch genommen wird)Pflicht
    Anlage 3_Anhang 2; bei Eignungsleihe: Verpflichtungserklärung des eignungsleihenden Unternehmens
  • Erklärung zur Bietergemeinschaft (oder Bestätigung, dass keine gebildet wird)Pflicht
    Anlage 3_Anhang 3; bei Bietergemeinschaft: Vollmacht, Mitgliederliste, Gesamtschuldner-Haftung, Teilleistungen je Mitglied, separate Eignungsnachweise jedes Mitglieds
Formale Nachweise6
  • Berufs- oder Handelsregisterauszug einreichenPflicht
    Nicht älter als 6 Monate bei Abgabe des Teilnahmeantrags
  • Nachweis BetriebshaftpflichtversicherungPflicht
    Versicherungsauszug nicht älter als 12 Monate; Deckung mind. 2 Mio. € Personenschäden, 1 Mio. € Sach-/Vermögensschäden, zweifach maximiert pro Versicherungsjahr
  • Bereitschaft zur Vorlage einer Vertragserfüllungsbürgschaft (10 % des Vertragswertes)Pflicht
    Checkbox-Bestätigung, relevant bei Bonitätsindex > 250
  • Umsatznachweise für 2023, 2024 und 2025Pflicht
    Gesamtumsatz und Umsatz mit vergleichbarem Auftragsgegenstand
  • Zertifikat ISO 9001 (oder gleichwertiges QM-System) einreichenPflicht
    Gültig zum Zeitpunkt der Abgabefrist, akkreditiert
  • Zertifikat ISO 27001 (oder gleichwertiges ISMS) einreichenPflicht
    Gültig zum Zeitpunkt der Abgabefrist, akkreditiert
Eignung & Referenzen8
  • 3 Referenzprojekte der letzten 5 Jahre einreichenPflicht
    Anlage 3_Anhang 8: Implementierung APS-System mit ERP-Anbindung; je Referenz: Auftraggeber, Bezeichnung, Beratertage, Kurzbeschreibung, Standorte/Mitarbeiter, Zeitraum, Eigenleistungsanteil, ERP-Anbindung
  • Optional: bis zu 3 Referenzen im sicherheitsrelevanten Umfeldoptional
    Anlage 3_Anhang 8; z. B. Verteidigungs- oder Luftfahrtindustrie (Wertung: bis 15 Punkte)
  • Optional: bis zu 3 Referenzen mit vergleichbarer Komplexitätoptional
    Anlage 3_Anhang 8; inkl. Angaben zu Standorten, Hierarchietiefe, Schnittstellen, Automatisierungsgrad (Wertung: bis 15 Punkte)
  • Anzahl Kunden mit S/4HANA LOB Service oder EAM angebenPflicht
    Wertungskriterium (bis 20 Punkte)
  • Anzahl aktive APS-Kunden angebenPflicht
    Wertungskriterium (bis 20 Punkte)
  • Mitarbeitende gesamt (Jahressicht 2023–2025) angebenPflicht
    Wertungskriterium (bis 10 Punkte)
  • Anzahl festangestellte Mitarbeitende (2023–2025) angebenPflicht
    Nur Information
  • Anzahl Freelancer (2023–2025) angebenPflicht
    Nur Information
Projektteam & Sprachanforderungen2
  • Projekt-Organigramm und Kurz-Lebensläufe (CVs) für Kernteam inkl. Backup-Personen einreichenPflicht
    Anlage 3_Anhang 9 – CV-Vorlage; Mindestbesetzung: 1 Projektleiter (≥10 J. Erfahrung, ≥5 vergleichbare Projekte), 1 APS-Berater (≥5 J.), 1 Schnittstellen-Entwickler (≥3 J.)
  • Eigenerklärung Deutschkenntnisse Personal (Level C1) abgebenPflicht
    Gilt für Personal in der Vertragsabwicklung

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