Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWorum geht's?
Die Pfälzische Pensionsanstalt (ppa) in Bad Dürkheim beschafft ein integriertes Geschäfts- und Personalmanagementsystem, mit dem sie ihre Personalwirtschaft, Beamtenversorgung, Finanzbuchhaltung und Verwaltungsprozesse komplett digitalisieren will.
Zwei Lose:
Los 1 – Software-Subscription (SaaS): Bereitstellung und Betrieb der Standardsoftware in einer BSI-C5-konformen Private Cloud.**Los 2 – AMS, Implementierung
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertAktive Ausschreibung
HEUTE
Termin / FristMAI2026JUNJULAUGSEPOKTNOVDEZJAN2027
Verfahrensbrief
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Rügefrist
Rügefrist
Rügefrist
Sicherheitsüberprüfung bis
Publikationsdatum
Teilnahmefrist
Eignungsprüfung
Einladungsfrist
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Bindefrist
Angebotsöffnung
Prüfung Erstangebote
Präsentation
Ausschusssitzung
Zuschlag
Vertragsbeginn
Mindestvertragslaufzeitbis 2030
Rahmenvertrag Laufzeitbis 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität5 Kriterien
Preis 90%Qualität 10%
- Angebotspreis90%
Wertung der Angebotspreise unter Berücksichtigung von § 52 VgV, Berechnung nach Formel
- Präsentation10%
Bewertung der Präsentation basierend auf Unterkriterien
Punktzahl (Preis) = (mindestfordernder Angebotspreis x 90) / jeweiliger Angebotspreis; Punktzahl (Präsentation) = (gewichtete Punktzahl der Präsentationskriterien x 10) / 500
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungen und Bewertungsmethode sind vollständig im Dokument enthalten.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenÜbergeordnete Ziele und Rahmenbedingungen
Was alle Lose betrifft:
Volldigitalisierung und Standardisierung der Kernprozesse Personalwirtschaft, Beamtenversorgung, Finanzwesen/Controlling, Reisekosten, Qualifikationsmanagement und elektronische Akte.Verarbeitung sensibler und personenbezogener Daten nach DSGVO, BDSG und LDSG Rheinland-Pfalz.Mandantenisolierte Private Cloud nach BSI-C5-Mindestkriterien, Datenhaltung in EU/EWR.Integrierte Schnittstellen zu Dokumentenmanagement (DMS), E-Rechnungs-Plattformen (EN 16931), Reporting- und Archivierungssystemen.Revisionssichere Dokumentation, rollen- und berechtigungsbasierte Zugriffssteuerung.Vertragslaufzeit mindestens 48 Monate (Verträge auf unbestimmte Zeit mit Kündigungsfristen nach Ablauf der Mindestlaufzeit).Erfüllungsort: 67098 Bad Dürkheim (NUTS-3 DEB3C).Enge Zusammenarbeit und Abstimmung zwischen den Auftragnehmern der Lose 1 und 2: klare Übergaben, gemeinsame Störungsbearbeitung, transparente Kommunikation gegenüber ppa. Störfallabgrenzung: Ursache in Anwendung/Prozess → Los 2; Ursache in Systembetrieb/Standardsoftware → Los 1.Volumen zum Zeitpunkt der Ausschreibung:115.000 Personalstammsätze, 1.750 User (Personalwirtschaft)4.500 Versorgungs-Stammsätze, 25 Sachbearbeiter-User (Versorgung)150 Workflow-User Finanzwesen, 20 E-Rechnungs-User, 12 Buchhaltungs-/Controlling-Userca. 2.300 Eingangsrechnungen und ca. 50.000 Ausgangsrechnungen pro Jahr
Vertragsgrundlagen
Los 1: EVB-IT Cloudvertrag (Version 1.01 vom 01.03.2022) inkl. Kriterienkatalog (Anlage 3) und Anlage zur Einbeziehung auftragnehmerseitiger AGB.Los 2: EVB-IT Erstellungsvertrag (Version 1.0 vom 08.07.2013) inkl. Pflege/Weiterentwicklung.Vertragssprache Deutsch.
Infrastruktur, Sicherheit und Datenschutz (Mindestniveau)
BSI-C5-konforme Private Cloud, Typ-2-Testat oder Typ-1 + ergänzende Erklärung.Zertifizierungen/Zusatznachweise (mind. einmal aktuell vorhanden): ISO/IEC 27001, 27017, 27018, 42001 (bei KI), BSI C5, CSA STAR Level 2, SOC 1/2 Type II, ISO 22301, ISO 9001.Georedundanz (mind. 3 Rechenzentrumsstandorte), jährliche Verifizierung.Pen-Tests halbjährlich durch unabhängige Externe; Sicherheitspatches je CVSS-Stufe (kritisch 3 h, hoch 3 Tage, mittel 1 Monat, niedrig 3 Monate).Datenhaltung in vereinbarten EU/EWR-Standorten; keine Drittlandübermittlung ohne Zustimmung des AG.Datenverschlüsselung 'at rest' und 'in transit'; Mandantentrennung; getrennte Test-/Entwicklungs-/Produktionsumgebungen.Meldung von Datenschutz-/Sicherheitsvorfällen spätestens 24 Stunden nach Bekanntwerden; Incident-Response-Prozess.AVV inkl. TOMs vor Datenverarbeitungsbeginn; vollständige Rückgabe und Vernichtung der Daten bei Vertragsende.
Anwendungs-Module (Funktionsumfang der Software)
Personal- und Organisationsverwaltung: Unternehmens-/Mitarbeiterstruktur, Personalnummern, Stamm-/Vertrags-/Steuer-/SV-Daten, Arbeitszeitmodelle, Fehlzeiten, Mehrfachbeschäftigungen.Personalabrechnung: >120.000 Fälle, Rückrechnungen mind. 5 Jahre, Tarife TVöD (VKA/Bund/BT-K/BT-B), TV-L, TV-L SuE/KR, TV-Ärzte, TVAöD, TVA-L, TV-Waldarbeiter RLP, HOGA RLP, BAT-Folge, DRK, AVR Caritas, Sparkassen-TVV; Besoldung A/B RLP; ELStAM, Lohnsteuer, DEÜV (§ 22 Systemprüfung SV), AAG, Insolvenzgeldumlage, Pfändungen, Altersteilzeit, betriebliche Altersvorsorge (VBL, ATV-K, VddB, VBLU, Direktversicherung, Pensionskasse, § 100 EStG), Zeitwertkonten, Statistiken (FPStatG/VerdStatG/KHStatV), ZfA-Meldeverfahren.Reisekostenabrechnung komplett inkl. Pauschalen, Fahrzeuge, externe Personen.Personalkostenplanung mit Hochrechnung/Simulation, Personalkostenverbuchung, Qualifikationsmanagement, Leistungsorientierte Bezahlung (§ 18 TVöD).Beamtenversorgung: Ruhegehaltsfestsetzung, Ruhegehaltsbescheid (LBeamtVG RLP), Ruhestand Beamte auf Zeit/Feuerwehrbeamte/Sparkassen/DO-Angestellte, Hinterbliebenenversorgung (Witwen-/Waisen-/Sterbegeld, VersAusglG), Altersgeld, Ruhensberechnungen (§§ 22, 24, 73–76 LBeamtVG), Versorgungsausgleich (§ 81 LBeamtVG, VersAusglG), Auszahlungs-/Beteiligungsmodalitäten, Krankenkassen-Meldeverfahren (§ 202 SGB V), ELStAM für Versorgungsempfänger, Entgeltumwandlung, Beihilfe-/Wahlleistungsabführung, Versorgungsempfängerstatistik, Erstattungsverfahren VAErstV (EVA-Listen), Versorgungsauskünfte, Auskünfte Familiengerichte, VLT-StV, Pfändung von Versorgungsbezügen, Pensionsrückstellungen (Schnittstelle HPR Kommunal/HAESSLER), Geschäftspartnerverwaltung, monatlicher Zahltag, Rollen-/Berechtigungsmanagement, Nachversicherungen, Umlageerhebung (Vorauszahlungen, Endabrechnung, Planungsberechnungen, Umlagesteuerung, Versorgungsrücklage).Finanzwesen: Buchhaltung (Debitoren/Kreditoren/Anlagen/Kostenrechnung/Faktura), Excel-Integration, Archivierung, User-/Multibanking, E-Rechnungen EN 16931, Genehmigungs-Workflows.Controlling: KLR, Plan-Ist-Vergleich, Deckungsbeitrag, Dashboards, KI-Forecast, Liquidität, Cashflow, Szenario-Rechnungen.Berichte/Abfragen mandantengetrennt, rollenbasiert, Standard-/Ad-hoc-Auswertungen.**Elektronische Akte, Dokumentation
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlussgründe und Zuverlässigkeit
Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (z. B. rechtskräftige Verurteilungen wegen Betrug, Bestechung, Geldwäsche, Terrorismus, Menschenhandel, Steuer-/Abgabenhinterziehung, umweltrechtliche Verstöße, Insolvenz, schwere Verfehlung, wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Interessenkonflikt, Vorbefassung, mangelhafte Auftragserfüllung, Täuschung, nationale Verstöße u. a. AEntG, AufenthG, MiLoG, SchwarzarbG, LkSG). Selbstreinigung nach § 125 GWB möglich.Auszug aus dem Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt wird für den vorgesehenen Zuschlagsempfänger angefordert.Eigenerklärung RUS-Sanktionen (Verordnungen (EU) 833/2014, 2022/576, 269/2014) – betrifft auch NU/Lieferanten >10 % Auftragswert.
Wirtschaftliche und finanzielle Eignung
Berufshaftpflichtversicherung mit IT-Versicherung, Nachweis nicht älter als 1 Jahr:Sach- und Personenschäden mind. 1 Mio. € Deckungssumme je Schadensfall, mind. zweifach pro Versicherungsjahr.Vermögensschäden mind. 3 Mio. € je Schadensfall, zweifach pro Jahr.Vermögensschäden durch IT-Fehler mind. 3 Mio. € je Schadensfall, zweifach pro Jahr.Spezifischer Jahresumsatz: mind. 2 Mio. € netto mit vergleichbaren Leistungen in jedem der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (bei BiGe kumuliert; bei Eignungsleihe nur die eigenen Erbringungsanteile).
Fachliche und personelle Eignung
Mindestens 50 festangestellte Mitarbeitende in vergleichbaren Leistungsbereichen (Stichtag: Ablauf der Teilnahmefrist; bei BiGe kumuliert).Zertifizierung DIN ISO/IEC 27001:2022 oder ISO 27001 auf Basis IT-Grundschutz – gültig, gleichwertige Nachweise möglich; gilt für jedes Unternehmen mit System-/Datenzugriff (einschl. BiGe-Mitglieder und Eignungsleiher).
Tariftreue, Rechtliches und Verfahrensrahmen
Tariftreueerklärung nach LTTG Rheinland-Pfalz (Mindestlohn Staffel 9,19 € – 14,60 € brutto/Std., gilt bis 01.01.2027), Sorgfaltspflichten bei NU-Auswahl, Vorlage von NU-Erklärungen.Erklärung Datenschutz und Verarbeitung personenbezogener Daten (Datenverarbeitung in EU/EWR; DSGVO-Konformität).Bietergemeinschaften nur gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter; Eignungsleihe nach § 47 VgV möglich (mit Verpflichtungserklärung des Verleihers und Nachweis tatsächlich verfügbarer Kapazitäten); Nachunternehmer-Verzeichnis auf Anforderung.Verpflichtung zur Vertraulichkeit (auch für NU, Rechtsnachfolger und nach Beendigung); Hinweispflicht bei Unklarheiten der Vergabeunterlagen; eigene Holschuld zur Aktualität der Vergabeunterlagen auf subreport-ELVIS.Sprache: Deutsch; nur elektronische Einreichung über subreport-ELVIS, in Textform (§ 126b BGB).Nachforderung fehlender Eignungs-/Wertungsunterlagen unter angemessener Frist; nicht fristgerechte/unvollständige Nachforderung führt zum Ausschluss. Nachforderung von Unterlagen, die die Bewertung der Teilnahmeanträge/Angebote betreffen, ist ausgeschlossen.Verfahren nicht für KMU geeignet; 2. Stufe: mind./max. 3 Bewerber; Verhandlungsverfahren mit sukzessiver Reduktion; Zuschlagsfrist voraussichtlich 31.12.2026.Rügepflicht nach § 160 GWB: Verstöße unverzüglich, spätestens 10 Kalendertage nach Erkennen; Nachprüfungsantrag innerhalb 15 Kalendertagen nach Mitteilung des AG, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen.
Auswahl der Bewerber für Stufe 2 (§ 51 VgV)
Auswahl erfolgt ausschließlich anhand der eingereichten Referenzkategorien (Los 1: max. 550 Punkte; Los 2: max. 500 Punkte).Pro Referenzkurzdarstellung müssen die zutreffenden Merkmale angekreuzt und jeweils kurz projektbezogen erläutert werden; nicht erläuterte Merkmale können unberücksichtigt bleiben.Nachforderung von bewertungsrelevanten Unterlagen ist ausgeschlossen – Unterlagen müssen vollständig eingereicht werden.
Referenzprojekte
mindestens 1 ReferenzenZeitraum: Referenz nicht vor dem 01.01.2023 beendet; laufende Verträge müssen zum Ablauf der Teilnahmefrist seit mind. 12 Monaten bestehen
R1: Bereitstellung und dauerhafter Betrieb einer vergleichbaren Softwareanwendung inkl. Nutzungsüberlassung, Herstellersupport und Anwendungssupport
Bewertungskategorie Vergleichbarkeit SaaS-Betrieb – 7 Merkmale (u.a. integriertes ERP mit HR/Finanzen/Versorgung, Mehrmandantensystem, vergleichbare Nutzerzahl, BSI-C5-Betrieb). Punkte 175/140/105/70/35/0 je nach Anzahl erfüllter Merkmale. Nachweis projektbezogen je Merkmal.
mindestens 1 ReferenzenZeitraum: aus den letzten 3 Jahren vor Teilnahmefrist; nicht vor 01.01.2023 beendet; mind. 12 Monate Laufzeit
R2: Produktiver Betrieb einer vergleichbaren Private-Cloud-Infrastruktur
Bewertungskategorie Betriebs-/Infrastrukturleistungen – 7 Merkmale (u.a. BSI-C5-Mindestkriterien, strukturiertes Incident-/Eskalationsmanagement, virtualisierte/containerisierte Infrastruktur, hohe technische Komplexität). Punkte 125/100/75/50/25/0 je nach Anzahl erfüllter Merkmale.
0–1 ergänzend ReferenzenZeitraum: wie R1/R2Volumen: –
R3 (Bewertung): Integrierte Verwaltungs-/Geschäftsprozesse (optional ergänzend zu R1/R2)
Bewertungskategorie Verwaltungs-/Geschäftsprozesse – 6 Merkmale (Workflow, revisionssichere Dokumentation, Rollen/Berechtigungen, Reporting, Freigabe-/Prüfprozesse). Bis 100 Punkte.
0–1 ergänzend ReferenzenZeitraum: wie R1/R2Volumen: –
R4 (Bewertung): Betriebs-, Support- und Serviceorganisation (optional ergänzend)
Bewertungskategorie Support/Service – 6 Merkmale (Hersteller-/Application-Support, Helpdesk, SLAs, mehrstufige Eskalation). Bis 100 Punkte.
mindestens 1 ReferenzenZeitraum: nicht vor 01.01.2023 beendet; mind. 12 Monate LaufzeitVolumen: Organisation vergleichbarer Größe/Komplexität (z.B. ähnliche User-Zahlen)
R3 (Eignung): Application Management Services (AMS) für eine vergleichbare Softwareanwendung
Inhalt: Betriebssupport produktiver Anwendung, Incidents/Service Requests über Ticketsystem, Wartung/Pflege, Change Requests. Nachweis auf Formular 10.
0–1 ergänzend (bis 4 Bewertungsreferenzen möglich) ReferenzenZeitraum: wie R3Volumen: –
R1 (Bewertung): Vergleichbare Implementierungs-/Einführungsprojekte (ERP-Rollout mit HR/Finanzen/Versorgung)
7 Merkmale (u.a. produktiver ERP-Rollout, Datenmigration, Modul-Integration, Customizing, Tests, Go-Live, Organisation vergleichbarer Nutzerzahl). Bis 175 Punkte.
0–1 ergänzend ReferenzenZeitraum: wie R3Volumen: –
R2 (Bewertung): Erweiterte AMS-/Weiterentwicklungserfahrung
7 Merkmale (1.–3.-Level-Support, Change-Management, Release-/Testprozesse, Fehleranalyse, laufende Weiterentwicklung, ERP HR/Finanzen/Versorgung, Ticket-/Eskalationsprozesse). Bis 125 Punkte.
0–1 ergänzend ReferenzenZeitraum: wie R3Volumen: –
R4 (Bewertung): Projekt-, Schulungs- und Betriebsübergangsleistungen
7 Merkmale (Projektmanagement, Anwender-/Administratorschulungen, Steuerung mehrerer Beteiligter, Übergang Regelbetrieb, Change/Kommunikation, Dokumentation, organisationsübergreifende Strukturen). Bis 100 Punkte.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 42%4–10 · 32%11+ · 26%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 23 erledigt
Teilnahmeantrag (Stufe 1) – Pflicht-Anlagen für BEIDE Lose
Zusätzlich nur für Los 1 (Subscription)
Zusätzlich nur für Los 2 (AMS, Implementierung, Schulung)
Angebot (Stufe 2) – nach Aufforderung
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Kommunalberatung Rheinland-Pfalz GmbH | ppa - Pfälzische Pensionsanstalt | Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und
Weinbau - Vergabekammer -
Anschrift
55116 Mainz
Ort
67098 Bad Dürkheim
Kategorie
SAP-Beratung
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
www.kommunalberatung-rlp.de ↗Weitere Ausschreibungen SAP-Beratung
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