SAP S/4HANA Transformation

Das UKS lässt das bestehende SAP-ECC-System durch eine komplette Neuimplementierung auf SAP S/4HANA ablösen (sogenannter Greenfield-Ansatz).

Zielarchitektur:

• Clean-Core-Prinzip: Anpassungen am SAP-Kern werden vermieden; Erweiterungen erfolgen über standardkonforme Mittel.
• Die neuen Prozesse orientieren sich am SAP-Standard und idealerweise an SAP Best Practices.
• On-Premise-Betrieb im eigenen Rechenzentrum des UKS (kein Cloud-Mandat).
• Vorgehensweise nach SAP Activate in den Phasen: Discover / Prepare → Explore → Realize → Deploy → Run.

Folgende SAP-Module sind Teil der Transformation:

• Finanzen: FI (inkl. FI-AA) und CO – Hauptbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Nebenbuchhaltung (Debitoren/Kreditoren), Controlling, Profitcenter-Rechnung, Kostenstellenplanung, ILV-Verrechnungen.
• Vertrieb: SD (Eigenentwicklung) – Verkauf von Materialien und Dienstleistungen an Dritte (z. B. Labore, Rettungsdienste).
• Beschaffung: MM (Einkaufsorganisation, Bestellabwicklung, Wareneingang, Rechnungseingang).
• Materialwirtschaft / Lager: MM-IM, SAP EWM (Lagerverwaltung, Kommissionierung, Transport).
• Instandhaltung: PM (Technische Plätze, Equipments, Wartungspläne, Instandhaltungsaufträge).
• Human Resources: HR.
• Stammdaten-Management (MDM): Materialstamm, Geschäftspartner (Debitoren/Kreditoren).
• Reporting/Analytics: SAP Fiori Embedded Analytics (SAP Datasphere / SAC sind ausdrücklich nicht Teil dieser Ausschreibung).

Der Auftragnehmer erbringt im Wesentlichen folgende Leistungen:

• Fit-to-Standard-Workshops in den betroffenen Modulen
• Customizing (Standardkonfiguration der Module)
• WRICEF-Entwicklungen (Workflows, Reports, Interfaces, Conversions, Enhancements, Forms) – geschätztes Kontingent: 100 Tage
• Datenmigration per SAP Migration Cockpit (Stichtagsmigration)
• Schnittstellen-Implementierung
• Testdurchführung (Unit-Tests, Integrationstests, UAT)
• Schulungen (Key-User, Endanwender)
• Go-Live-Unterstützung inkl. Hypercare (3 Monate nach Go-Live)
• Berechtigungskonzept, Migrationskonzept, Testkonzept, Trainingskonzept, Archivierungskonzept
• Cutover-Plan, Projektplanung, Aufwandsschätzung für die Phasen Realize/Deploy/Run
• Schulungsunterlagen, Betriebshandbuch, Lessons Learned
• Projekt Charter (Methoden, Tools, Projektziele, Change-Request-Prozess, Kommunikationsmatrix)
• Prozess-Master-List mit Soll-Prozessen und funktionalen Spezifikationen
• Funktionale Spezifikationen und WRICEF-Grob-Spezifikationen
• IT-Architektur für S/4HANA inkl. Schnittstellen

Zusätzlich können (einzeln und einseitig durch das UKS beauftragt) folgende Leistungen angeboten werden:

• Data-Cleansing & Datenharmonisierung (insb. Business-Partner-Daten)
• Change Management + Schulungskoordination
• Erstellung eines Betriebshandbuchs

Folgende Bereiche sind ausdrücklich nicht Teil dieser Ausschreibung:

• IS-H / i.s.h.med (klinik-spezifische Komponenten) – werden in einem Parallelprojekt durch ein neues KIS abgelöst.
• HCM – wird in einem separaten Brownfield-Projekt behandelt.
• SAP IKLL (Krankenhaus-Logistiklösung) – separates Parallelprojekt.
• SAP Datasphere / SAP Analytics Cloud – späteres separates Projekt.

• Präferierter Projektstart: 14.09.2026
• Angestrebter Go-Live: 01.01.2028 (unterjährige Umstellung wird vermieden)
• Hypercare-Phase: 3 Monate ab Go-Live
• Geschätztes Projektende: ca. Mitte 2028, Gesamtlaufzeit ca. 3 Jahre
• Hintergrund: Wartungsende SAP ECC in 2027/2030 sowie SAP BW 7.5 in 2027.

• Keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB (schwere Verfehlung, Insolvenz, berufliches Fehlverhalten u. a.).
• Kein Verstoß gegen Mindestlohnrecht, Aufenthaltsrecht, Arbeitnehmer-Entsendegesetz, Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz und Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz.
• Kein Russland-Bezug im Sinne der EU-Sanktionsverordnungen – weder direkt noch indirekt (Unterauftragnehmer/Lieferanten mit >10% Auftragswert).
• Handelsregisterauszug auf Verlangen des Auftraggebers.
• Bei Auftragssumme ≥ 30.000 € netto: Abfrage im Wettbewerbsregister.

• Durchschnittlicher Jahresumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025) im Tätigkeitsbereich (IT/SAP-Beratung, Transformation, Organisationsentwicklung) mindestens 25 Mio. EUR.
• Haftpflichtversicherung mit folgenden Deckungssummen (jeweils 2-fach maximiert pro Versicherungsjahr):
• ≥ 10 Mio. € Personenschäden
• ≥ 5 Mio. € Sach- und Vermögensschäden
• ≥ 5 Mio. € IT-bezogene Schäden

Der Versicherer muss in EU/EWR zugelassen sein; Nachweis über die gesamte Vertragslaufzeit ohne Deckungslücken.

• Mindestens 250 festangestellte Mitarbeiter.
• Mindestens 11 vergleichbare Referenzprojekte (Details siehe Referenzprojekte).
• Projektteam mit Deutschkenntnissen mindestens C1 (Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen).
• Zertifizierungen:
• ISO 27001 (oder gleichwertiges Informationssicherheitssystem – Gleichwertigkeit ist nachzuweisen)
• SAP-Partnerstatus Gold oder höher (Nachweis durch offizielles Herstellerdokument).
• Projektleiter: mindestens 6 Jahre Berufserfahrung in der Projektleitung von SAP-Projekten.
• Teilprojektleiter: mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in Teilprojektleitung von SAP-Projekten und SAP-Modulberatung; mindestens 5 Teilprojektleiter erforderlich (für FI/CO, MM, PM, EWM und Technologie/Basis).

Anzugeben sind: Firma, Anschrift, Hauptsitz, nächste Niederlassung zum UKS, Standorte Servicezentren, Handelsregisternummer, Rechtsform, Eigenkapital, USt-ID-Nr., Gründungszeitpunkt und Ansprechperson.

Das UKS darf nicht als Referenzgeber angegeben werden.

• Tariftreue & Mindestentlohnung gemäß Saarländischem Tariftreuegesetz (STFLG): Einhaltung des Mindestlohns, Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Equal Pay für Leiharbeitnehmer, Weitergabe der Pflichten an Nachunternehmer, Duldung von Stichprobenkontrollen, Vertragsstrafen bis 5 % des Auftragswertes (max. 10 %) bei Verstößen.
• Bietergemeinschaften sind zulässig (Erklärung in Textform, ARGE-Bevollmächtigter, gesamtschuldnerische Haftung).
• Eignungsleihe ist zulässig; gemeinsame Haftung mit dem Bieter für die Auftragsausführung.
• Unteraufträge sind zulässig, müssen aber im Angebot benannt und auf Verlangen nachgewiesen werden.
• Nebenangebote sind nicht zugelassen.
• Nur ein Hauptangebot pro Bieter zulässig.
• Keine AGB des Auftragnehmers anwendbar.