Dynamisches Beschaffungssystem zur Beschaffung von verschiedenen IT-Dienstleistungen

Übergeordnetes Ziel: Schrittweise Ablösung der bestehenden proprietären Software aBIS/aBIS2 durch ein neues Service-IT-System. Damit sollen die Zulassungsvorbereitung für internationale Studienbewerbungen an deutschen Hochschulen stärker automatisiert, vollständig digitalisiert, nutzerfreundlicher und datenschutzkonform gestaltet werden.

Verfahrensrahmen:

• Keine klassische Einzelvergabe, sondern ein dynamisches Beschaffungssystem (DBS): In Stufe 1 wird je Kategorie ein Bieterpool aufgebaut; in Stufe 2 ruft der AG bei konkretem Bedarf einzelne Aufträge ab und fordert die im Pool aufgenommenen Unternehmen zur Angebotsabgabe auf.
• Teilnahme am Pool ist jederzeit während der 5-jährigen DBS-Laufzeit möglich. Eine Aufnahme verpflichtet nicht zur späteren Angebotsabgabe.
• Der AG ist nicht verpflichtet, in der Laufzeit tatsächlich Abrufe je Kategorie durchzuführen.

Leistungsort: Berlin (Dreifach-Ort DE300).

Leistungszeiten:

• Mit Anwesenheitspflicht: Montag bis Freitag, während der Geschäftszeiten von uni-assist.
• Ohne Anwesenheitspflicht: Montag bis Freitag, 06:00–21:00 Uhr.

Art der Leistungserbringung (für alle Lose):

• Auftragnehmer ist in Zeit, Ort sowie Art und Weise der Aufgabenerledigung frei; Leistungserbringung erfolgt grundsätzlich selbständig und weisungsfrei.
• Inhaltliche Abstimmung mit dem im jeweiligen Abruf benannten Ansprechpartner des AG.
• Regelmäßige Berichterstattung der eingesetzten Personen an den benannten Ansprechpartner des AG (fachliche Ergebnisse, aktueller Status).
• Monatlicher, detaillierter Leistungsnachweis nach Vorgabe des AG; der Leistungsnachweis ist der monatlichen Rechnung beizufügen (rechnungsbegründend).

Gilt für alle Lose:

• Unternehmensdarstellung / Erklärung zur Unternehmensstruktur (maximal 2 DIN A4 Seiten) mit Historie, Leistungsspektrum, Organisationsstruktur und personellen Kapazitäten.
• Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (Kopie) oder vergleichbarer Registerauszug (z.B. Handwerksrolle, Vereinsregister, Partnerschaftsregister, Berufskammern); bei Nicht-Vorhandensein ist dies zu begründen.

Gilt für alle Lose:

• Nachweis einer marktüblichen Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung für Sach-, Personen- und Vermögensschäden (spätestens bei Leistungsbeginn), alternativ Verpflichtung, die Versicherung spätestens zur Auftragserteilung abzuschließen/zu erhöhen (Nachweis vor Zuschlag).
• Mindest-Deckungssummen (2-fach maximiert pro Jahr):
• 500.000 € pauschal für Personen- und Sachschäden
• 200.000 € für Vermögensschäden
• Angabe von Versicherungsinstitut, Deckungssummen und Maximierung; Bestätigung durch Versicherer/Makler.

Gilt für alle Lose. Bei Vorliegen der folgenden Ausschlussgründe erfolgt ein Ausschluss vom Verfahren. Der Bewerber gibt jeweils eine Eigenerklärung ab:

• § 123 GWB (zwingende Ausschlussgründe): keine rechtskräftigen Verurteilungen, keine Verstöße gegen Steuern/Sozialversicherungspflichten.
• § 124 GWB (fakultative Ausschlussgründe): keine Insolvenz, keine schweren beruflichen Verfehlungen, keine Wettbewerbsverzerrung, keine Täuschung.
• § 19 Abs. 1 MiLoG (Mindestlohn)
• § 21 AEntG (Arbeitnehmer-Entsendegesetz)
• § 98c AufenthG (Aufenthaltsgesetz)
• § 21 SchwarzArbG (Schwarzarbeitsbekämpfung)
• § 22 LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichten – keine Verstöße in den letzten 3 Jahren)
• Art. 5k EU-VO 833/2014 i.d.F. VO (EU) 2024/745 (Russland-Sanktionen): keine Vergabe an Personen/Unternehmen mit Russland-Bezug; dies gilt auch für Unterauftragnehmer, Lieferanten und Eignungsleihen > 10% des Auftragswerts sowie während der gesamten Vertragslaufzeit.

Gilt für alle Lose:

• Bewerbergemeinschaften: gesamtschuldnerische Haftung; jedes Mitglied muss einen separaten Unternehmerbogen (TW 02) abgeben; Bewerbergemeinschaftserklärung (TW 06) ist beizufügen. Mitglieder müssen insgesamt die Eignungskriterien erfüllen.
• Eignungsleihe (§ 47 VgV): Nachweis, dass der Nachunternehmer die erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stellt; Verpflichtungserklärung (TW 04) ist einzureichen. Bei Inanspruchnahme der wirtschaftlichen/finanziellen Leistungsfähigkeit haftet der NU gesamtschuldnerisch.
• Unterauftragsvergabe (§ 36 VgV) ohne Eignungsleihe: Benennung der Nachunternehmer vor Zuschlag; Nachunternehmerverzeichnis (TW 05); Verpflichtungserklärung (TW 04) möglich.
• Bei zwingenden Ausschlussgründen muss ein eingesetzter Nachunternehmer ersetzt werden.

Gilt für alle Lose:

• Verfahrenssprache: Deutsch (Teilnahmeantrag); Deutsch oder Englisch (Angebote); ggf. beglaubigte Übersetzungen beifügen.
• Nebenangebote und mehrere Hauptangebote: nicht zugelassen.
• Keine telefonische Kontaktaufnahme mit der Vergabestelle; Kommunikation ausschließlich über die Plattform.
• Vertraulichkeit und Einverständnis zur Weitergabe von Daten an externe Unterstützer (z.B. Projektsteuerung, rechtliche Berater).
• KMU-Eignung: Das Verfahren ist laut Bekanntmachung nicht als KMU-geeignet ausgewiesen.