GSE; Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling bei der GSE gGmbH

• Einführung einer Software für Rechnungswesen und Controlling als Ablösung der bestehenden SAP-Module FI (Finanzbuchhaltung) und CO (Controlling)
• Digitale Unterstützung aller wesentlichen Finanzbuchhaltungs- und Controlling-Prozesse
• Höhere Automatisierung von Routineaufgaben und Standardisierung von Prozessen
• Steigerung von Transparenz, Datenqualität und Reporting-Möglichkeiten
• Gewährleistung von Datenschutz, Datensicherheit und Compliance
• Unterstützung der strategischen Unternehmenssteuerung durch fundierte Analysen und Kennzahlen
• Mandantenfähigkeit der Lösung (Nutzung in einer mehrgliedrigen Organisationsstruktur)
• Etablierung eines strukturierten und effizienten Supportmodells

Die Bieter können wählen zwischen:

• Cloud-Lösung oder
• On-Premise-Lösung

Hinweis: In der finalen Angebotsrunde darf nur die vom Auftraggeber ausgewählte Variante angeboten werden. Eine parallele Angebotsabgabe für beide Varianten ist nicht zulässig.

Folgende Leistungen sind optional und werden vorbehalten angefragt:

• Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung
• Business Intelligence

Der Auftraggeber behält sich vor, diese Module separat oder im Paket zu beauftragen.

• Erfüllungsort: Essen (DEA13), Deutschland
• Vertragslaufzeit: 48 Monate ab Vertragsbeginn
• Verlängerungsoption: maximal 1-mal möglich
• Hintergrund: Das bestehende SAP-System (FI/CO) wird durch SAP zum 01.01.2028 abgekündigt; die GSE muss die Systemeinführung daher rechtzeitig abschließen.

Bewerber dürfen nicht aus folgenden Gründen vom Vergabeverfahren ausgeschlossen sein (Auszug):

• Bildung krimineller oder terroristischer Vereinigungen
• Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
• Betrug oder Subventionsbetrug
• Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung, Bestechung
• Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung
• Verstöße gegen Steuer- oder Sozialversicherungspflichten
• Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen
• Zahlungsunfähigkeit, Insolvenz oder Einstellung der beruflichen Tätigkeit
• Schwere Verfehlung, wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen
• Interessenkonflikt oder Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung
• Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags
• Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens

Nachweis: Eigenerklärung über Formular II.

• Allgemeiner Jahresumsatz: Durchschnitt der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre ≥ 2 Mio. EUR netto (Formular VI)
• Spezifischer Jahresumsatz: Durchschnitt der letzten 3 Jahre ≥ 1 Mio. EUR netto im Bereich Einführung von Finanzbuchhaltungs-/Controllinglösungen, vorzugsweise für die Sozialwirtschaft (Formular VI)
• Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung: mindestens 5 Mio. EUR Sach-/Personenschäden (2-fach maximiert) und 2,5 Mio. EUR Vermögensschäden (2-fach maximiert); ansonsten Absichtserklärung (Formular V)

• Unternehmenszertifizierung: DIN EN ISO IEC 27001:2017 oder BSI-Standards 200-1, 200-2 und 200-3 (oder vergleichbar)
• Unternehmens-Referenzen: mindestens 1 Referenz über Einführung einer FI/CO-Lösung in der Sozialwirtschaft in einer mehrgliedrigen Organisation, Produktivsetzung in den letzten 5 Jahren (Formular VIII)
• Projektleitung: mindestens 8 Jahre Berufserfahrung im spezifischen Leistungsbereich, Deutschkenntnisse mindestens Niveau C2 (Formular IX)
• Personen-Referenz Projektleitung: mindestens 1 vergleichbare Referenz mit denselben Anforderungen wie die Unternehmens-Referenz (Formular IX)
• Mitarbeitendenanzahl: wird im Rahmen der Reduzierungskriterien berücksichtigt (max. 10 Punkte)

Die Bewerber werden für die zweite Phase (Angebotsabgabe) anhand folgender Kriterien gereiht (max. 5 Bieter werden eingeladen):

• Anzahl Mitarbeitende (FTE gesamt, letztes Geschäftsjahr) – max. 10 Punkte
• Anzahl zusätzlicher Unternehmens-Referenzen über die Mindestanforderung hinaus – max. 10 Punkte
• Anzahl zusätzlicher Personen-Referenzen der Projektleitung über die Mindestanforderung hinaus – max. 10 Punkte

Bei Punktgleichheit auf Rang 5 entscheidet die Anzahl unterschiedlicher Unternehmens-Referenzen, danach das Los.

• Unternehmensbezogene Unterlagen (z. B. Eigenerklärungen, Bescheinigungen) können nach Aufforderung nachgereicht werden
• Leistungsbezogene Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung betreffen, sind von der Nachforderung ausgeschlossen – sie müssen zwingend mit dem Angebot eingereicht werden (Ausnahme: unwesentliche Einzelpositionen)
• Ausländische Bewerber: gleichwertige Nachweise plus deutsche Übersetzung erforderlich