DFI Anzeigetechnik 7. Ausbaustufe Typ 7

Gegenstand des Auftrags ist die Lieferung, Einführung und der Betrieb eines CAFM-Systems (Computer-Aided Facility Management) für die Liegenschaftsverwaltung der Stadt X mit dem Ziel, Gebäude, Flächen, Betriebs- und Instandhaltungsprozesse zentral digital zu verwalten.

Der Auftrag umfasst eine Beratungs- und Konzeptphase, in der die bestehenden Prozesse und Daten analysiert und ein Zielbild erarbeitet werden, sowie die Implementierungsphase mit Installation, Parametrisierung, Datenmigration und Schnittstellenanbindung.

Das System soll in der laufenden Verwaltung eingesetzt werden und perspektivisch weitere Gebäudeportfolio-Daten enthalten.

Schnittstellen sind sowohl zu internen IT-Systemen als auch zu externen Diensten vorzusehen.

Das CAFM-System muss zentrale Funktionen der Liegenschafts- und Gebäudeverwaltung abdecken. Dazu zählen insbesondere:

Für das Flächenmanagement müssen u. a. Flächenstrukturen (Liegenschaft, Gebäude, Geschoss, Raum), Belegungspläne, Mehrfachbelegungen und Verknüpfungen zu Kosten, Verträgen und Reinigung abgebildet werden können. Mobile Datenerfassung mit Synchronisation muss möglich sein.

Für das Instandhaltungs-/Wartungsmanagement sind Wartungs-, Prüf- und Inspektionspläne, automatische Terminierung, Zustandsbewertungen, Schadens-/Mängelaufnahme, Arbeitsaufträge, Protokolle und ein Lifecycle-Management für technische Anlagen erforderlich.

Das Schlüssel-/Zutrittsmanagement muss Schließanlagen hierarchisch abbilden, mit Schlüssel-/Schließplantabellen arbeiten und eine mobile/transparente Ausgabe sowie Funktionsschlüssel unterstützen.

In einer vorgeschalteten Phase erstellt der Auftragnehmer ein Detailkonzept. Dazu gehören:

Die Ergebnisse werden in einem Detailkonzept und einer Spezifikation zusammengefasst.

Vom Auftragnehmer sind alle internen und externen Schnittstellen zu liefern bzw. zu implementieren. Dazu gehören insbesondere:

Der Auftragnehmer muss ein Schulungskonzept vorlegen und Schulungen durchführen. Geplant sind u. a.:

Schulungsunterlagen in deutscher Sprache sind im Lieferumfang enthalten.

Die Stadt X erwartet die Übernahme der Altdatenbestände aus den bisherigen Lösungen in das neue CAFM-System. Dies umfasst u. a. die Migration von:

Die Migration muss mit einer automatisierten Übernahme erfolgen; manuelle Nacharbeiten sind zu minimieren. Vor der Echtübernahme wird eine Testübernahme durchgeführt; danach eine abschließende Vollübernahme mit Datenabgleich.

Gefordert ist ein mandantenfähiges System mit Zugriff für mind. 15 parallele User (in den ersten 3 Jahren). Lizenzen müssen übertragbar sein und dürfen nicht an einzelne Personen gebunden werden.

Falls vom Anbieter vorgesehen, sind Erweiterungen um weitere Module gegen Anrechnung auf Wartungs-/Pflegegebühren auszubieten.

Die Stadt X führt vor der Produktivsetzung einen Probebetrieb (Testbetrieb) durch. Der Auftragnehmer muss die Inbetriebnahme begleiten und Anwender unterstützen. Vor der Echtübernahme findet eine Testmigration statt, anschließend die Vollübernahme mit Datenabgleich.

Die Abnahme richtet sich nach dem Phasenplan im Detailkonzept.

Für die Dauer von 8 Jahren sind Support und Wartung zu erbringen. Der Auftragnehmer muss u. a. einen Single Point of Contact, einen Second-Level-Support und ein Ticketsystem anbieten. Die Reaktionszeiten betragen max. 1 Stunde (telefonisch) und max. 4 Stunden für die Problemlösung, bei laufenden Updates max. 24 Stunden.

Es sind mindestens 3 Updates/Upgrades pro Jahr vorzusehen, inklusive Anpassungen an die deutsche Rechtsprechung (z. B. kWh-Berechnung, Heizkostenverordnung).

Es sind mindestens 4 Wartungstermine vor Ort pro Jahr durchzuführen (davon mindestens einer jährliche Vor-Ort-Wartung).

Im Lieferumfang ist eine vollständige System- und Anwenderdokumentation in deutscher Sprache enthalten (gedruckt und als PDF).

Für die Teilnahme am Verfahren gelten die üblichen Eignungsanforderungen einer EU-weiten zweistufigen Verhandlungsvergabe: Es müssen sowohl die persönliche Lage (keine Ausschlussgründe), die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit als auch die technische und berufliche Leistungsfähigkeit nachgewiesen werden.

Vorzulegen sind die geforderten Eigenerklärungen, Nachweise und Referenzen über die Vergabeplattform.

Bewerber dürfen nicht ausgeschlossen sein aufgrund:

Zum Nachweis sind Eigenerklärungen bzw. Nachweise einzureichen; die Stadt behält sich vor, weitere Nachweise (z. B. Unbedenklichkeitsbescheinigungen) anzufordern.

Vorzulegen sind:

Sofern sich der Bewerber auf die Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen beruft, sind die einschlägigen Nachweise und Verpflichtungserklärungen beizubringen.

Gefordert sind u. a.:

Wenn Nachunternehmer eingesetzt werden sollen, sind diese zu benennen und entsprechende Eigenerklärungen einzureichen.

Vorzulegen sind mindestens 3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 5 Jahren über die Lieferung und Einführung eines CAFM-Systems mit vergleichbarem Funktionsumfang (Lieferung, Inbetriebnahme, Datenmigration, Integration in heterogene Bestandssysteme, Schulung, Support/Wartung).

Jede Referenz muss einen Mindestauftragswert von 150.000 € netto aufweisen. Mindestens eine Referenz muss aus dem öffentlichen Sektor stammen.

Zusätzlich werden 2 Referenzen zur Datenmigration aus Altsystemen gefordert.

Pro Referenz sind Ansprechpartner, Auftragswert, Leistungszeitraum und eine kurze Leistungsbeschreibung anzugeben.

Das gesamte Angebot ist in deutscher Sprache einzureichen. Elektronische Einreichung erfolgt über die Vergabeplattform; eine Registrierung ist erforderlich.

Vergleichbare Referenzen aus den letzten 5 Jahren über Lieferung, Einführung und Betrieb eines CAFM-Systems mit vergleichbarem Funktionsumfang (Lieferung, Inbetriebnahme, Datenmigration, Integration in heterogene Bestandssysteme, Schulung, Support/Wartung)

Mind. 1 Referenz aus dem öffentlichen Sektor; Nachweis über Ansprechpartner, Auftragswert, Leistungszeitraum und kurze Leistungsbeschreibung

Referenzprojekt Datenmigration aus Altsystemen

Nachweis über Volumen und Komplexität der migrierten Daten sowie eingesetzte Werkzeuge