Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie KfW Bankengruppe beschafft ein cloud-basiertes Portfolio-Management-System (SaaS) zur Verwaltung ihrer Investitionen über den gesamten Lebenszyklus. Das System muss IBOR- und ABOR-Funktionen bieten, alternative Anlageklassen (VC, PE, Venture Debt, Infrastruktur, Co-Investments) abbilden, Buchungen nach IFRS und HGB erzeugen und eine Durchschauberechnung gemäß CRR ermöglichen.
Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (zweistufig). Im ersten Schritt wird die Eignung geprüft; ausgewählte Bieter erhalten Zugang zur Angebots- und Verhandlungsphase mit Live-Demo, Verifizierungstest und finaler Angebotsabgabe.
Wichtige Termine:
Zuschlagskriterien: Wirtschaftlichstes Angebot (Preis-Leistung), bestehend aus Konzept-Bewertung (40 %), Systemaufbau (30 %), Datenmigration (30 %), Use-Case-Demonstration, Referenzen, ESG-Kriterien und Preis.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis50%
Nettogesamtpreis bzw. Bruttogesamtpreis gemäß Leistungsverzeichnis; Punktevergabe nach umgekehrtem Dreisatz, gewichtet mit 50%.
- Leistung (Qualität + Nachhaltigkeit)50%
Oberkriterium Leistung, unterteilt in Qualität (80%) und Nachhaltigkeit (20%). Max. 100 ungewichtete Punkte, gewichtet 50 Punkte.
Z = Gewichtung Preis × P (Preispunkte) + Gewichtung Leistung × L (Leistungspunkte). Preispunkte: max. 100 × niedrigster Bruttogesamtpreis / angebotener Bruttogesamtpreis. Leistungspunkte: Addition der gewichteten Unterkriterienpunkte.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAnlageklassen & Portfoliostruktur
Das System muss folgende alternative Anlageklassen abbilden:
Darüber hinaus sind mehrstufige Beteiligungs- und Finanzierungsstrukturen abzubilden – von Finanzierungsquellen über Investmentmandate, Co-Investoren, Fonds und Dachfonds bis hin zu den eigentlichen Assets. Auch indirekte Investments (Transaktionen zwischen Investmentobjekten und Assets, Eigentumsanteile) müssen unterstützt werden.
Mindestens 750 konfigurierbare Felder sowie anpassbare Workflows, Buchungslogik und benutzerdefinierte KPIs sind vorzusehen.
Investitionslebenszyklus & Cashflows
Vollständige Nachverfolgung folgender Ereignisse:
Alle Ereignisse sind mit Vier-Augen-Prinzip (bzw. Sechs-Augen-Prinzip je nach Konfiguration) freizugeben.
Rechnungslegung (IFRS & HGB)
Das System muss automatisch Buchungssätze (Journal Entries) generieren – monatlich und quartalsweise – und zwar getrennt nach:
Zusätzlich sind fortgeschriebene NAV-Berechnungen (Roll-Forward-NAV) sowie Anpassungen / Wertberichtigungen zu unterstützen. Die Buchungslogik muss pro Buchungskreis anpassbar sein. Die GoBD-Konformität (oder gleichwertig, z. B. SOX, SOC 1 Typ II / ISAE 3402, ISO 15489) ist nachzuweisen.
Berechnungen, KPIs & Durchschauberechnung
Automatische Berechnung folgender Werte:
Mehrwährungsfähigkeit (USD, CHF, EUR u. a.) mit Fallback-Logik bei fehlenden Kursen ist Pflicht.
Dateneingabe, Reporting & Zusammenarbeit
Dateneingabe auf drei Wegen:
Reporting-Funktionen:
Team-Zusammenarbeit:
Das System muss zudem die in den 8 Use Cases geforderten Funktionalitäten demonstrieren (Recallable Distribution, Management Fee & Cap, Preferred Return & Catch-up, Dashboards & Queries, Investmentobjekte, Bilanzwerte, VD-Fonds-Durchschau, konfigurative Anpassung).
Mandantenfähigkeit, Integration & Schnittstellen
Vollständige Mandantenfähigkeit: mehrere Mandanten mit isolierter Konfiguration und Datenhaltung. Pro Mandant eigene Buchungskreise (z. B. pro Finanzierungsquelle).
Bereitstellung separater Umgebungen pro Mandant: DEV, TEST, PRELIVE, PROD.
Schnittstellen:
Datenmigration vom Bestandssystem eFront Invest auf das neue SaaS-System ist zentraler Bestandteil des Projekts (siehe Datenmigrationskonzept).
Nicht-funktionale Anforderungen & Sicherheit
Plattform:
Sicherheit (verbindlich):
Verfügbarkeit & Betrieb:
Beratungs- und Unterstützungsleistungen
Der Auftragnehmer muss folgende Unterstützungsleistungen erbringen:
Kernteam für Implementierung (mindestens):
(jeweils mit mind. 2 Referenzprojekten à 150 Personentage, Englisch C1)
Projektplan & Meilensteine
Nach Auftragsvergabe gelten folgende Meilensteine:
Administrator-Schulung spätestens 4 Wochen nach Zuschlagserteilung.
Vertragliche Eckpunkte
Hinweis: Vertragliche Rahmenbedingungen (Laufzeit, Kündigung, Vergütung) sind hier nur als Orientierung für den Leistungszuschnitt aufgeführt. Details regeln die Allgemeinen und Besonderen Vertragsbedingungen.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenWirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Mindestumsatz (Ausschlusskriterium):
Bei Nichterfüllung: Ausschluss vom Vergabeverfahren.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit – Personal
Qualifizierte Mitarbeiter (Ausschlusskriterium):
Kernteam (Ausschlusskriterium) – mindestens 3 Rollen, keine Doppelzählung:
1. Projektmanager
2. Business Consultant
3. Technical Consultant
Technische Leistungsfähigkeit – Zertifizierungen & Sicherheit
ISMS-Nachweis (10 Punkte):
Weitere technische Nachweise (Pflicht):
Referenzen (100 Punkte)
Mindestens 2, maximal 7 vergleichbare Referenzen zu SaaS-Portfoliomanagement-Lösungen. Leistungsende frühestens 31.12.2022.
Kumulative Anforderungen a–f:
Inhaltliche Bewertung (g): 2 Referenzen werden mit PowerPoint (max. 5 Seiten, Schriftgröße 12) tiefer bewertet – max. 80 Punkte (10–40 pro Referenz).
Konzeptbewertung (Pflicht – K.O.-Kriterium)
Pro Konzeptteil (1–3) müssen mindestens 40 Punkte (Bewertungsstufe 'Befriedigend') erreicht werden, sonst Ausschluss. Maximal 10 PowerPoint-Folien pro Teil, max. 30 Folien gesamt, Schriftgröße 12.
Use-Case-Demonstration (Pflicht – K.O.-Kriterium)
Live-Demonstration von 8 Use Cases (3,5 Stunden) durch 3 Kernteammitglieder. Testdaten werden 2–3 Wochen vor dem Termin bereitgestellt.
Jeder UC gleichgewichtet mit 12,5 %.
Verifizierungstest (Pflicht)
90-minütiger Vor-Ort-Test in Frankfurt am Main mit 3 Kernteammitgliedern. Prüfung ausgewählter Muss-Kriterien aus den Bereichen Journal Entries (IFRS/HGB), Fund Data Reporting und Look-Through. Bei Nichterfüllung: Ausschluss.
ESG-Kriterien (100 Zusatzpunkte)
Bewertet werden:
Hinweis: Bei Bietergemeinschaften müssen ALLE Mitglieder die Anforderungen erfüllen.
Ausschlussgründe und sonstige Anforderungen
Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB:
Weitere Anforderungen:
Mindestens 2, maximal 7 vergleichbare Referenzen zu SaaS-Portfoliomanagement-Lösungen; Leistungsende frühestens 31.12.2022; kumulativ müssen die Anforderungen a–f nachgewiesen werden
Konfiguration und Betrieb einer SaaS-Portfoliomanagement-Lösung; Anforderungen a) kundenspezifisches Rollenkonzept + individuelle Datenfelder/Reporting; b) IFRS-Accounting (Zusatzpunkte für HGB/weitere Standards); c) Referenzgeber im Finanzsektor; d) Referenzgeber in EU; e) erfolgreiche Datenmigration von einem anderen PMS; f) 2-jähriger produktiver Einsatz; je Referenz: Referenzgeber mit Adresse, Ansprechpartner mit Telefon, Zeitraum MM/JJ–MM/JJ, Leistungsbeschreibung (max. 4–5 Sätze), Zuordnung a–f
Pro Kernteam-Rolle (Projektmanager, Business Consultant, Technical Consultant) jeweils 2 Referenzprojekte zur Bereitstellung/Anpassung eines Portfoliomanagement-Systems
Projektmanager: 2× PM-Rolle; Business Consultant: mind. 3 von 6 Fachthemen pro Referenz (Datenmigration, Buchungsregeln, mehrstufige Strukturen, Anforderungsaufnahme, Test, kundenspezifische Reports); Technical Consultant: mind. 2 von 5 Fachthemen pro Referenz (Datenfelder, Auto-Provisioning, Berechtigungen, Workflows, Reports); Englisch C1 nachgewiesen