Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenKurz erklärt:
Die GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH und die FAIR GmbH suchen gemeinsam einen Anbieter für eine webbasierte Cloud-Lösung für elektronische Signaturen (E-Sign). Die Lösung muss qualifizierte (QES), fortgeschrittene (AES) und einfache (SES) elektronische Signaturen nach der eIDAS-Verordnung unterstützen.
Was zu tun ist:
Phase 1 (jetzt): Teilnahmeantrag mit Eignungsnachweisen einreichen (Frist: 17.07.2026, 09:00 Uhr).Phase 2 (danach): Nur die nach Phase 1 ausgewählten Bieter werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.
Vertrag:
6 Jahre Laufzeit (01.12.2026 bis 30.11.2032)auf Basis eines EVB-IT CloudvertragsZuschlag nach 100 % Preis
Wichtige Anforderungen:
Zertifizierungen wie BSI C5:2025, ISO/IEC 27001/27018, EN 50600, ISO 9001:2015Mindestens 3 Referenzen (eine davon bei einem vergleichbar großen Unternehmen und/oder öffentlichen Auftraggeber)Datenverarbeitung ausschließlich in EU/EWR
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertAktive Ausschreibung
HEUTE
Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN
Eingang Bieterfragen
Veröffentlichung
Antwort Bieterfragen
Bieterfragen-Frist
Teilnahmefrist
Bindefrist
Einladungsfrist
Sicherheitsüberprüfung bis
Implementierung
Ausführungsbeginn
Vertragslaufzeit
Vertragsende
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Preis100%
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Der gewichtete Wertungspreis entspricht der Gesamtsumme gemäß Dokument '02-1 Preiskalkulation E-Sign final', Zeile 41.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien sind vollständig dokumentiert: 100% Preis, ermittelt als Gesamtsumme der Preiskalkulation (Zeile 41).
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenArt der Lösung und Signaturarten
Bereitstellung als webbasierte Cloud-Lösung (SaaS) für die gesamte Organisation von GSI und FAIR inkl. Außenstellen (Helmholtz-Institut Jena, Helmholtz-Institut Mainz, Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung HZI in Braunschweig).Unterstützung folgender Signatur- und Siegelarten nach eIDAS-Verordnung (EU) 910/2014:QES – Qualifizierte Elektronische SignaturQSeal – Qualifiziertes Elektronisches SiegelAES – Fortgeschrittene Elektronische SignaturSES – Einfache Elektronische SignaturRechtsverbindliche Signatur, Verwaltung und Validierung interner und externer Dokumente (inkl. Online- und Offline-Validierung).Anbindung an einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (QTSP), der in der EU Trusted List gelistet ist (z. B. D-Trust, Swisscom).eIDAS-konforme Identitätsprüfung (Video-Ident, eID, Vor-Ort-Ident) sowie Ausstellung von digitalen Identitäten (z. B. via A-Trust-Schnittstelle; bis zu 5 Jahre gültig).Private Schlüssel für QES müssen in zertifizierten HSM (FIPS 140-2 Level 3 oder CC EAL4+) gespeichert werden.Mehrsprachige Benutzeroberfläche, mindestens in Deutsch und Englisch.Mobile Signaturfähigkeit und Nutzung über gängige Browser (Edge, Chrome, Firefox, Safari) sowie Mobilgeräte.
Funktionale Anforderungen
Digitale Mappe mit Echtzeit-Statusverfolgung der Signaturvorgänge.Workflows: Konfigurierbare Entscheidungsebenen (parallel und sequentiell), automatische Erinnerungen, Stellvertretungen, Mehrfach-/Stapelsignatur, gebündelte Signaturprozesse.Rollen & Rechte: Administrator, Auftraggeber, Einsichtnehmer, Freigeber, Unterschreiber; rollenbasierte Zugriffskontrolle.Externe Unterzeichner ohne eigene Lizenz (Guest-Funktion).Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), Single Sign-On (SSO), Active-Directory-Integration.Konvertierung in PDF/A, Unterstützung der Formate PAdES, XAdES, CAdES.Formularfelder, Pflichtfelder, Vorlagenverwaltung, Platzhalterkonzept.Kommentarfunktion, Pflichtfeld für Ablehnungsgrund.Branding und Customizing der Oberfläche.Reporting, Monitoring sowie CSRD-Reporting (Nachhaltigkeits-Berichterstattung).Bündelung von Formularfeldern nach Signatur ohne Ungültigkeit.Vollständige, manipulationssichere Audit-Trails (FDA-Standard 21 CFR Part 11).
Mindestmengen und Lizenzmodell
Mindestabnahme 5.000 Dokumente pro Jahr (QES/AES/SES); auf Abruf Erweiterung auf bis zu 10.000 Dokumente/Jahr möglich.Lizenzmodell (nur eine Variante anbieten):Variante A: UnternehmenslizenzVariante B: Einzellizenzen (2–4 Admin-User, 8–15 Key-User, 200–1.000 Standard-User)Ca. 10 digitale Identitäten (QES-Zertifikate) pro Jahr, über 6 Jahre insgesamt ca. 60 Stück.Optional: Qualifiziertes Firmensiegel (für SES/AES, nur auf Abruf).
Integration in bestehende Systeme
Native Integration in SER Doxis 4 über Integrationsmodul/Konnektor.Anbindung an SAP und weitere interne Systeme.REST-API zur Anbindung an weitere Systeme (AD, Mailserver, ERP, SSO, Branding) – bei API-Lösung statt nativer Integration sind Entwicklungsaufwand, -zeit und Wartungskosten separat zu benennen.Interoperabilität mit gängigen Signaturformaten (PAdES, XAdES, CAdES).
Implementierung, Test und Inbetriebnahme
Implementierung inkl. Inbetriebnahme und Testverfahren, einmalig im 1. Jahr.Bereitstellung einer Testumgebung für Funktions-, Sicherheits-, Integrations- und Abnahmetests sowie eines Test-Accounts für Volltests in der Produktivumgebung.Nachweise über erfolgreiche Testsignaturen (QES/AES/SES), parallele und sequentielle Workflows, externe Signaturprozesse sowie Sicherheitsanforderungen.In der Testphase kostenfreie Bereitstellung von 3 Administrator-, 5 Key-User- und 5 Standard-User-Rollen.Bereitstellung vollständiger Audit-Trails.Implementierung muss bis spätestens 30.11.2026 abgeschlossen sein; Nutzungsbeginn 01.12.2026.
Schulungen und Dokumentation
Initiale Schulungen bei Einführung für Administratoren und Endnutzer (aufgezeichnet).Einmalige Schulung zur Verwaltung/Vergabe digitaler Identitäten (1–3 Personen).Optional: jährliche Schulungen (ca. 10 Stunden/Jahr für bis zu 5 Personen); jährliche Inhouse-Schulung zu digitalen Identitäten (pro Person).Handbücher, Administrator-Dokumentation und Online-Hilfe in Deutsch und Englisch.Bereitstellung innerhalb von 3 Monaten nach Abnahme.Reviews halbjährlich (ca. 1 Tag Aufwand pro Review).
Support, Betrieb und Wartung
1st- und 2nd-Level-Support in deutscher Sprache aus dem DACH-Raum (nicht ausgelagert).Support per Ticketsystem.Betrieb: inklusive Upgrades, wahlweise pauschal oder pro Lizenz.Wartung: inklusive Updates, wahlweise pauschal oder pro Lizenz.Verfügbarkeit mindestens 99,5 % im Monatsmittel.Microservices-Architektur, cloud-agnostisch, energieeffizienter Betrieb, erneuerbare Energien, Nachhaltigkeitszertifizierungen.
Sicherheit und Compliance
Identitäts- und Zugriffsmanagement mit rollenbasierter Zugriffskontrolle.IT-Sicherheit: ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27018, BSI C5:2025, BSI-Mindeststandards, TLS 1.2/1.3, AES-256, HSM für QES.Datenschutz: DSGVO-konform; Datenverarbeitung ausschließlich in EU/EWR (oder Schweiz via Angemessenheitsbeschluss); Schutz vor Zugriffen aus Drittstaaten (z. B. US Cloud Act).Manipulationssichere Protokollierung (Audit-Trail) gemäß FDA 21 CFR Part 11.Barrierefreiheit: BITV 2.0 und WCAG 2.1 AA.Erforderliche Unterlagen: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), Datenschutzkonzept, Löschkonzept, Disaster-Recovery-Konzept (mit RTO/RPO), Eskalationshandbuch, TOMs, VVT.
Liefer- und Leistungsorte
Hauptlieferort ist Darmstadt (GSI). Weitere Standorte sind:
HZI in BraunschweigGSI-Außenstelle JenaGSI-Außenstelle Mainz
Die Leistung wird zentral über die Cloud erbracht; die Bereitstellung muss für alle Standorte und bestellberechtigten Einrichtungen (GSI, FAIR, HZI) gewährleistet sein.
Vertragliche Eckpunkte
Vertragsgrundlage: EVB-IT Cloudvertrag (Version 1.0.2 vom 01.03.2026) inkl. Anlagen; zusätzlich EVB-IT Pflege S-AGB, Besondere Vertragsbedingungen nach dem Bundestariftreuegesetz sowie die ILO-Verpflichtungserklärung (Bitkom/BeschA 2019).Vertragslaufzeit: 6 Jahre (01.12.2026 – 30.11.2032).Kündigungsfrist: 3 Monate zum Laufzeitende.Preisgarantie: keine Preissteigerungen für die ersten 3 Nutzungsjahre bis 31.12.2029; erstmalige Preisanpassung frühestens 01.01.2030, mit 3-monatiger Ankündigungsfrist.Abruf: mindestens 2 Arbeitstage Vorlauf.Vergütung: jährlich bis Ende des 1. Quartals; Aufwandsvergütung zum 15. des Folgemonats; Zahlungsfrist 30 Tage nach Rechnungszugang.Vertragsstrafe: bei CBAM-Pflichten 0,1 % des Auftragswerts pro Kalendertag (max. 5 %) – betrifft nur Nicht-EU-Lieferungen.Eigene AGB des Auftragnehmers können über Anlage 05-2 eingebracht werden, dürfen aber den EVB-IT-Vertrag nicht abändern.Nebenangebote sind nicht zugelassen; Änderungen an Vergabeunterlagen sind unzulässig.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenVerfahrensrahmen
Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb gem. § 17 VgV / § 119 Abs. 5 GWB. Nach Phase 1 werden mindestens 3 Bewerber zur Angebotsabgabe in Phase 2 zugelassen; eine erfolgbringende Reduzierung ist vorgesehen. Zuschlagskriterium: 100 % Preis (wirtschaftlichstes Angebot gewinnt).
Persönliche Eignung / Ausschlussgründe
Es dürfen keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen (z. B. rechtskräftige Verurteilungen wegen Bestechung, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung; schwere Verfehlungen; mangelhafte Auftragserfüllung in der Vergangenheit; wettbewerbsbeschränkende Absprachen). Nachweis über Eigenerklärung gem. Formblatt 1.2.
Zusätzlich:
Eigenerklärung zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes (MiLoG) gem. § 19 Abs. 3 MiLoG.Eigenerklärung zur EU-Verordnung 833/2014 (Russland-Sanktionen) – betrifft Bieter und alle Unterauftragnehmer mit >10 % Auftragswert.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von mindestens dem doppelten Auftragswert (Nachweis oder Bereitschaftserklärung).Vollständige Unternehmensangaben gemäß eForms-Pflicht (u. a. Mitarbeiterzahl der letzten 3 Geschäftsjahre).Bei Bietergemeinschaften: gesamtschuldnerische Haftung, Benennung eines bevollmächtigten Vertreters.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit – Zertifizierungen
Folgende Zertifizierungen sind Pflicht (Muss-Kriterien) und mit dem Teilnahmeantrag nachzuweisen:
BSI C5:2025 (Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue)ISO/IEC 27001 (Informationssicherheits-Managementsystem)ISO/IEC 27018 (Schutz personenbezogener Daten in der Cloud)EN 50600 (Rechenzentrumsnorm)ISO 9001:2015 (Qualitätsmanagement)
Optional (Kann-Kriterien):
ISO 14001 (Umweltmanagement) und/oder ISO 50001 (Energiemanagement)
Hinweis: Liegt zum Zeitpunkt der Antragstellung noch kein Zertifikat vor, ist eine Stellungnahme der Zertifizierungsstelle zum Stand und geplanten Erhalt einzureichen. Die Zertifikate müssen spätestens im Auftragsfall (geplant 09/2026) vorliegen; ein späterer Erhalt führt zum Ausschluss.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit – Referenzen
Mindestens 3 Referenzprojekte zu vergleichbaren Cloud-basierten E-Signatur-Lösungen.Mindestens eine Referenz muss in einem vergleichbar großen Unternehmen durchgeführt worden sein (mit Angabe zu Unternehmensgröße, Mitarbeiterzahl, Lizenzumfang).Mindestens eine Referenz muss von einem öffentlichen Auftraggeber stammen.Beide Anforderungen können in einer einzigen Referenz kombiniert erfüllt werden.Alle Referenzen dürfen nicht älter als 5 Jahre sein (Stichtag: Angebotsabgabe).Bei Eignungsleihe über Unterauftragnehmer: zusätzliche Eigenerklärung und Verfügbarkeitserklärung erforderlich.
Datenschutzrechtliche Eignung
Zustimmung zum Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gem. Art. 28 DSGVO ist zwingend.Datenverarbeitung darf ausschließlich in EU/EWR (oder in der Schweiz bei Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses) erfolgen.Schutz vor unzulässigem Zugriff durch Drittstaaten (z. B. US Cloud Act) ist zu gewährleisten.Bereitstellung von TOMs, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Löschkonzept und Datenschutzkonzept.
Formale Anforderungen
Elektronische Einreichung über das Vergabeportal DTVP in Textform gem. § 126b BGB, verschlüsselt.Vollständig ausgefüllte Formblätter des Teilnahmeantrags (1.1 bis 1.12) sowie Formblatt 00-3 AVV.Fremdsprachige Eignungsnachweise mit deutscher Übersetzung.Eine einfache E-Mail genügt nicht.Unvollständige Teilnahmeanträge führen zum Ausschluss gem. § 57 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 3 VgV; eine einmalige Nachforderung gem. § 56 VgV kann erfolgen – Bieter sollten sich aber nicht darauf verlassen.
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: nicht älter als 5 Jahre (Stichtag: Angebotsabgabe)Volumen: k. A.
Vergleichbare Referenzprojekte zu Cloud-basierter E-Signatur-Lösung (QES/AES/SES) mit Integration in bestehende IT-Infrastruktur
Mindestens 1 Referenz aus einem vergleichbar großen Unternehmen (mit Angabe Unternehmensgröße, Mitarbeiterzahl, Lizenzumfang). Mindestens 1 Referenz von einem öffentlichen Auftraggeber. Beide Anforderungen können in einer einzigen Referenz kombiniert werden.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 51%4–10 · 34%11+ · 15%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 26 erledigt
Teilnahmeantrag & Eigenerklärungen
Zertifizierungen & technische Eignung
Referenzen
Datenschutz & Vertragsunterlagen
Angebotsformblatt & Preiskalkulation (für Phase 2)
Bieterfragen & Formalien
Neue passende Ausschreibungen per E-Mail
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Auf einen Blick
Auftraggeber
GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH | Vergabekammer des Bundes
Anschrift
64291 Darmstadt
Ort
64291 Darmstadt
Kategorie
Softwarepakete & Informationssysteme
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