Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDer Medizinische Dienst Berlin-Brandenburg (MD BB) schreibt eine integrierte, cloudbasierte Telekommunikationslösung aus. Sie umfasst eine Cloud-Telefonie-Anlage für rund 700 Nutzer an 4–5 Standorten, ein Cloud-Contact-Center für ca. 40 Agenten sowie einen SIP-Trunk (initial 150 Sprachkanäle, skalierbar auf 500).
Die bestehende OpenScape-4000-Anlage soll abgelöst und in ca. 16 Wochen migriert werden – bevorzugt phasenweise mit Pilotgruppe. Die Lösung muss 24/7 verfügbar sein (99,995 % Telefonie, 99,9 % SIP-Trunk), strenge Datenschutzanforderungen (DSGVO, Sozialdaten nach SGB I/X) erfüllen und alle Daten ausschließlich in EU/EWR/Schweiz verarbeiten.
Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (europaweit), ein Los, Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot (40 % Preis, 60 % Qualität). Vertragslaufzeit mindestens 3 Jahre, maximal 6 Jahre. Einzureichen über www.evergabe.de bis **13.07.2026
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertAktive Ausschreibung
HEUTE
Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN
Veröffentlichung
Verfahrensstart
Bieterfragen-Frist
Teilnahmefrist
Frist Nachreichung Unterlagen
Standort-Schließung Fürstenwalde
Vertragsbeginn
Mindestvertragsdauer
Rahmenvertrag Laufzeit
Projektbeginn Migration
Migration Phase 1: Vorbereitung
Migration Phase 2: Testumgebung
Migration Phase 3: Pilotphase
Migration Phase 4: Vollmigration
Migration Phase 5: Hypercare & Stabilisierung
Migration Phase 6: Projektabschluss
Verlängerung 1
Verlängerung 2
Verlängerung 3
Exit-Plan Vorlage
Übergangsphase nach Vertragsendebis 2034
Übergangssupport nach Vertragsende
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität2 Kriterien
Preis 40%Qualität 60%
- Preis (Angebotsgesamtpreis)40%
Angebotsgesamtpreis gemäß Anlage 'Angebotspreise' (Preisblatt xlsx)
- Qualität (Kriterienkatalog Zuschlagskriterien)60%
Technische Leistungsfähigkeit des Angebotes; Bewertung anhand der Anlage 'Zuschlagskriterien'. Detaillierte Unterkriterien werden erst mit Aufforderung zur Abgabe eines initialen Angebotes bereitgestellt.
KI-Hinweis: Die detaillierten Zuschlagskriterien (Unterkriterien und Gewichtungen) innerhalb der 60% Qualitätsgewichtung sind nicht enthalten, da die Anlage 'Zuschlagskriterien' erst mit Aufforderung zur Angebotsabgabe in der zweiten Verfahrensstufe bereitgestellt wird.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenCloud-Telefonie-Plattform (Kernsystem)
VoIP-basierte Sprachkommunikation (national/international), 100 % cloudbasiert, einheitliche Lösung für Telefonie, Videokonferenzen und Chat.Microsoft-Teams-Integration inkl. bidirektionaler Präsenzsynchronisation (Plugin), Click-to-Dial, Active-Directory-/LDAP-Anbindung.Telefoniefunktionen: automatische Anrufweiterleitung, Voicemail mit Transkription und E-Mail-Notification, Videomail, Konferenzen (3-Wege und Räume, mit Aufzeichnung), Multi-Level-IVR (unbegrenzt), Warteschleifenmanagement, ACD, Call-Flip, Whisper/Barge-in/Monitor, Fax-over-IP (T.38), Call Park, Find-me/Follow-me, Shared Lines, VIP-Delegation, Blacklists.Endgeräte: Softphones, IP-Tischtelefone (Polycom, Yealink, Cisco), BYOD, Hot-Desking, zentrale Provisionierung.KI-Funktionen (ohne Zusatzkosten): Anrufzusammenfassung, Live-Transkription, Voicemail-Priorisierung, Aufgabenerkennung, KI-gestützter Vermittlungsarbeitsplatz.Anrufaufzeichnung mit Cloud-Speicherung, Export, Transkription und MOS-Bewertung.Notrufdienste: global und nutzerspezifisch, Bootstrap-Modus, Location Sharing (TR Notruf 2.0, Dynamic Location Routing, ELD-Integration).Sicherheit: TLS 1.2+, SRTP, AES-256, Post-Quantum-Verschlüsselung optional, regelmäßige Security-Audits und Penetrationstests.Compliance: DSGVO, Privacy by Design/Default, AVV, Datensouveränität EU/EWR/Schweiz.Verfügbarkeit: 99,995 % pro Kalendermonat (max. ~2:10 Min Ausfall), RTO < 5 Min, RPO < 1 Std.Support: 24/7, deutschsprachig 1st/2nd Level, kostenfreie deutsche Festnetz- und Mobilfunknummer, Ticket-System, max. 1 Wartungsfenster pro Monat mit mind. 2 Wochen Vorankündigung.Administration: RBAC, hierarchische Strukturen, Bulk-Import > 1.000 Kontakte, Multi-Site-Management, Mehrsprachigkeit DE/EN.
Cloud-Contact-Center
Omnichannel: Voice, E-Mail, Chat, SMS, Social Media (Facebook, X, WhatsApp Business), Video.Routing: skillbasiert, prioritätsbasiert, zeitbasiert, VIP, Overflow/Fallback.Agentenarbeitsplatz: Unified Agent Desktop, 360°-Kundensicht, Screen-Pop-ups, Dispositionscodes, Wissensdatenbank, Ticketing-Integration, Co-Browsing.Workforce Management: Echtzeit-Überwachung, Scheduling, Prognose, Pausenmanagement, Adhärenz, Urlaubsplanung.Qualitätsmanagement: Review, KI-Sentiment-Scores, Scorecards, Screen-Recording, Coaching-Tools, mind. 25 Skill-Proficiency-Level.Erweiterte Funktionen: Video-Engagement, Screen-Sharing, grafischer Flow-Editor, Progressive Dialer, Dark Mode.
Fax-Lösung (Cloud-Fax)
Cloud-Fax (T.38), max. 50 Empfänger pro Sendung, max. 50 MB / 300 Seiten.Outlook-Add-In, Cover-Sheet-Funktion.Automatische Löschung Papierkorb-Faxe nach 28 Tagen.
SIP-Trunk
Bereitstellung eines SIP-Trunks mit initial 150 Sprachkanälen, skalierbar auf 500.Verfügbarkeit 99,9 % pro Kalendermonat (max. 43:12 Min Ausfall).Carrier-Koordination Portierung mit mind. 4 Wochen Vorlauf.
Migration und Projektmanagement
Ablösung der bestehenden OpenScape-4000-Anlage an Standorten Berlin (Hauptstandort Lise-Meitner-Str. 1, 10589), Potsdam, 2x Fürstenwalde, Cottbus. Standort Fürstenwalde (Eisenbahnstr. 39/40) wird zum 30.11.2026 geschlossen.Projektstart spätestens 4 Wochen nach Zuschlag.Migrationsdauer ca. 16 Wochen in 6 Phasen: Vorbereitung (3 Wo) → Testumgebung (2 Wo) → Pilotphase (2 Wo) → Vollmigration (4 Wo) → Hypercare (4 Wo) → Abschluss (1 Wo).Migrationsstrategie mit Bewertung der Optionen Big-Bang, phasenweise, Parallelbetrieb, Hybrid; bevorzugt: phasenweise mit Pilotgruppe 50–100 Nutzer.Pflichtenheft Migration: Bestandsaufnahme IST (Hardware, Software, Lizenzen, Nebenstellen, Rufnummernplan, Anrufgruppen, IVR, Integrationen, Fax, Nutzungsstatistiken), SOLL-Konzept, GAP-Analyse, detaillierter Migrationsplan, Daten- und Technik-Migrationskonzept, Schulungs- und Change-Management-Plan, Risikoregister mit Mitigationsmaßnahmen.RACI-Matrix und detaillierter Projektplan mit Meilensteinen, Abhängigkeiten, kritischem Pfad und Ressourcenplanung.Schutz bestehender Investitionen: 40 Desk Phones und 5x Unify OpenScape WL4 – Integration, Austausch oder Hybridlösung.Projektleitung: Deutsch C1, Erfahrung in Change- und Exit-Management.
Lokale Survivability und Continuity
Lokale Survivability-Lösung mit Failover < 30 Sekunden, mind. 30 Tage autonomer Betrieb, RTO max. 5 Minuten, RPO max. 1 Stunde.Hardware-Ersatz innerhalb von 4 Stunden.Kapazitätserweiterungen innerhalb von max. 5 Werktagen.
Reaktions- und Wiederherstellungszeiten (Support)
Prio 1 (Kritisch): Reaktion 15 Min, Wiederherstellung 2 Std.Prio 2 (Hoch): Reaktion 60 Min, Wiederherstellung 4 Std.Prio 3 (Normal): Reaktion 4 Std (Geschäftszeiten), Wiederherstellung 1 Arbeitstag.Prio 4 (Niedrig): Reaktion 8 Std (Geschäftszeiten), Wiederherstellung 3 Arbeitstage.Geschäftszeiten des Auftraggebers: Mo–Do 07:00–17:00, Fr 07:00–15:00; Sa/So/Feiertage kein Betrieb.
Exit- und Übergangsmanagement
Exit-Plan spätestens 6 Monate vor Vertragsende vorzulegen.Übergangsphase nach Vertragsende: mind. 6 Monate Parallelbetrieb.Übergangssupport nach Vertragsende: 90 Tage.
Dokumentation und Reporting
Technische Dokumentation in Deutsch und/oder Englisch: Cloud-Architektur, API-Beschreibung, Security & Compliance, Disaster Recovery, Betriebshandbuch, Konfigurationsdokumentation.Analyse und Reporting: Echtzeit-Dashboards, historische Berichte, Post-Engagement-Analysen.
Datenschutz und Compliance
Datenverarbeitung ausschließlich in EU/EWR/Schweiz – Nachweis mit Architektur und Org-Strukturen.DSGVO-Konformität, insbesondere für Sozialdaten nach SGB I/X (strenge Vertraulichkeit, Zugriffsbeschränkungen).TOM (technische und organisatorische Maßnahmen) gem. Art. 32 DSGVO.AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) ist Vertragsbestandteil.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Eintragung im Handels- oder Berufsregister: HRB-/HRA-Nummer und zuständiges Registergericht angeben.Falls keine Eintragungspflicht besteht: alternativen Nachweis erbringen.Bei Bewerbergemeinschaften muss jedes Mitglied diese Anforderung einzeln erfüllen.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Gesamtumsatz (netto) der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre angeben.Mitarbeiteranzahl gesamt sowie Mitarbeiter der projektbeteiligten Geschäftsbereiche der letzten 3 Jahre.Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 5.000.000 € pro Schadensfall (Personen-, Sach- und Vermögensschäden), pro Versicherungsjahr 2-fach maximiert.Liegt keine Versicherung vor: schriftliche Zusicherung zum Abschluss und Nachweis innerhalb von 4 Wochen nach Zuschlag.Bei Bewerbergemeinschaften muss die wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit in der Gesamtheit erfüllt sein.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Ausschlusskriterien)
Referenzen (3 + 3 + 3 + 3 + 1): siehe gleichnamiger Abschnitt – werden auf Ausschlusskriterium geprüft.Informationssicherheit: Nachweis über VDS 10000 und/oder ISO 27001 durch Zertifikat oder Erklärung eines Wirtschaftsprüfers über laufenden Zertifizierungsbeginn.C5-Typ2-Testat (BSI Cloud Computing Compliance Criteria) durch Zertifikat oder Erklärung eines Wirtschaftsprüfers über Testierungsbeginn mit geplantem Abschlussdatum.Einsatz von Unterauftragnehmern: Angabe, ob beabsichtigt.Bei Bewerbergemeinschaften muss die technische/berufliche Leistungsfähigkeit in der Gesamtheit erfüllt sein.
Ausschlussgründe (zwingend)
Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB (Eigenerklärung Pflicht).Russland-Sanktionen (EU-VO 833/2014, Art. 5k): Bieter sowie eingesetzte Unterauftragnehmer/Lieferanten dürfen nicht zu den sanktionierten Personenkreisen gehören; auf sanktionierte Unterauftragnehmer dürfen nicht mehr als 10 % des Auftragswerts entfallen.Bei Bewerbergemeinschaften darf kein Mitglied einen Ausschlussgrund aufweisen.
Bieterstammdaten und Formales
Angaben zum Bieter: Name, Rechtsform, Stammsitz, zuständige Niederlassung, Gründungsjahr, administrativer und technischer Ansprechpartner, Unternehmensbeschreibung.Sprache: Alle Bestandteile in Deutsch.Elektronische Einreichung über www.evergabe.de zwingend.Nur die vom Auftraggeber gestellten Unterlagen verwenden; Korrekturen müssen zweifelsfrei sein; keine Firmenpräsentationen oder zusätzliche Unterlagen.Eignung muss bis zum Ende der Teilnahmeantragsfrist vorliegen.Nachreichung angeforderter Unterlagen innerhalb von 7 Kalendertagen ab Aufforderung.
Verfahrensrahmen
Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (europaweit).Mindestanzahl Bewerber: 3 – bei weniger geeigneten Bewerbern kann das Verfahren aufgehoben werden.Zuschlagskriterien (Verhandlungsphase): 40 % Preis, 60 % Qualität – das wirtschaftlichste Angebot erhält den Zuschlag.Vertragstyp: EVB-IT Cloudvertrag (Hauptvertrag), optional EVB-IT Kaufvertrag.Vertragslaufzeit: mindestens 3 Jahre, maximal 6 Jahre ab Vertragsschluss; automatische Verlängerung um je 1 Jahr, sofern nicht 12 Monate vor Ablauf gekündigt wird.
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre vor Ablauf der Teilnahmeantragsfrist
Inbetriebnahme und Betrieb einer Cloud-Telefonie-Lösung
Auftraggeber + Kontaktdaten, Auftragswert, Erbringungszeitraum, Leistungsbeschreibung
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre vor Ablauf der Teilnahmeantragsfrist
Inbetriebnahme und Betrieb einer Cloud-Contact-Center-Lösung
Auftraggeber + Kontaktdaten, Auftragswert, Erbringungszeitraum, Leistungsbeschreibung
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre
Öffentlicher Auftraggeber oder privatwirtschaftliches Unternehmen, das an die erhöhten Datenschutzregelungen des SGB I und X gebunden ist (oder sie freiwillig anwendet)
Nachweis der Eigenschaft als öffentlicher Auftraggeber bzw. der SGB-I/X-Konformität
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre
Auftragsbezogene Zusammenarbeit mit einem öffentlichen Auftraggeber (Gebietskörperschaft, Anstalt/Körperschaft des öffentlichen Rechts oder JP des Privatrechts mit >50% öffentlicher Beteiligung)
Benennung der Trägerstruktur / öffentlichen Beteiligung
1 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre
Zusammenarbeit mit einem Medizinischen Dienst im Sinne von § 278 SGB V
Bestätigung der MD-Eigenschaft des Auftraggebers
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 43%4–10 · 34%11+ · 22%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 33 erledigt
Pflichtformulare (Eigenerklärungen)
Eignungsnachweise (Ausschlusskriterien)
Referenzen (letzte 3 Jahre, 3 Stück je Kategorie + 1 Medizinischer Dienst)
Technisches Konzept und Migrationsplanung
Konzepte Sicherheit, Datenschutz, Notruf, Support
Formales
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Medizinischer Dienst Berlin-Brandenburg | Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
Anschrift
10589 Berlin
Ort
10589 Berlin
Kategorie
Telekommunikationsdienste (allgemein)
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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Auftraggeber-Website
www.md-bb.org ↗Weitere Ausschreibungen Telekommunikation & Mobilfunk
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