Was vergeben wird
Leistungen laut Beschlussvorlage
- Dokumentenmanagementsystem regisafe
- Einführung der Software regisafe zur Umsetzung der E-Akte und der digitalen Belegarchivierung.
- Wartung
- Für regisafe ist eine jährliche Wartung vorgesehen.
Zeitplan
Schritte und Termine laut Beschlussvorlage
- Sitzung des Gremiums VA (erledigt)05.10.2026
- Geplanter Projektstartals Nächstes4. Quartal 2026
Vergabeverfahren
Beschränkte Ausschreibung, drei Angebote wurden angefragt, zwei gingen fristgerecht ein. Die Verwaltung empfiehlt regisafe nach Prüfung und Preisvergleich der Angebote.
Hintergrund
Anlass und Ausgangslage
Die Aktenführung der Stadtverwaltung ist überwiegend papierbasiert und erfolgt in dezentralen Dateiablegen. Das verursacht Verwaltungsaufwand und birgt Risiken für Datenschutz, Fristenkontrolle und Nachvollziehbarkeit.
Für eine frühere DMS-Einführung waren 2024 bereits 100.000 Euro eingestellt, das Vorhaben wurde jedoch aus Kapazitätsgründen nicht umgesetzt.
Stand der Entscheidung
Beschluss und offene Punkte
Der Beschlussvorschlag sieht die Anschaffung und den Einsatz von regisafe, die Auftragserteilung gemäß Angebot vom 25.09.2026 sowie die Aufnahme der erforderlichen Haushaltsmittel in den Haushaltsplan 2027 und nachfolgend vor.
Noch offen
- Der Beschluss der Vergabeentscheidung ist im Dokument nicht enthalten.
Kosten und Finanzierung
Alle Beträge laut Beschlussvorlage
| Einmalige Gesamtkosten für regisafeinklusive MwSt. | 100.712 € |
|---|---|
| Wartung für regisafejährlich | 27.753 € |
- Finanzierung
- Erforderliche Haushaltsmittel sollen in den Haushaltsplan 2027 und nachfolgend aufgenommen werden.
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Frühsignal, keine Ausschreibung. Die Angaben stammen aus einer Sitzungsunterlage, nicht aus einer Bekanntmachung. Ob, wann und in welchem Umfang ausgeschrieben wird, entscheidet der Auftraggeber. TendiGo fasst das Dokument zusammen, maßgeblich ist das Original.