Was ausgeschrieben werden soll
Leistungen laut Beschlussvorlage
- Dokumentenmanagementsystem
- Vollständige E-Akten-Funktionen mit digitalem Posteingang und Workflows, eine anwenderfreundliche Oberfläche und Schnittstellen zu ausgewählten Fachverfahren. Der Anbieter soll auf Kommunen spezialisiert sein und mehrere Jahre Erfahrung vorweisen.
- Datenübernahme
- Ein Migrations- und Parallelkonzept für Oktober bis Dezember 2026. Die Daten sollen vollständig und revisionssicher übernommen werden. Dafür laufen altes und neues System parallel. Die Kostenübersicht setzt dafür zwei Positionen zu je ca. 7.800 € brutto an, geschätzt mit 5 Tagessätzen zu 1.560 € brutto.
Zeitplan
Schritte und Termine laut Beschlussvorlage
- Der Magistrat folgt dem Beschlussvorschlag einstimmig (erledigt)21.09.2026
- Förderzusage des Landes Hessen wird erwartetals NächstesOktober 2026
- Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss (erledigt)22.10.2026
- Stadtverordnetenversammlung sollte laut Vorlage entscheiden (erledigt)29.10.2026
- Die vorbereitete Ausschreibung wird eingereichtdanach
- Migrations- und Parallelbetrieb, DatenübernahmeOktober bis Dezember 2026
- Zieltermin für die Produktivsetzung des neuen Systems01.01.2027
Vergabeverfahren
Beschränkte Ausschreibung mit Teilnehmerwettbewerb, abgestimmt mit der Vergabestelle des Odenwaldkreises. Die Ausschreibung ist vorbereitet. Erbach beschafft gemeinsam mit der Stadt Oberzent.
Hintergrund
Anlass und Ausgangslage
Die Kreisstadt Erbach nutzt seit April 2022 das Dokumentenmanagementsystem eAkte Office. Nach Angaben der Vorlage fehlen wesentliche zugesagte Funktionen bis heute, etwa der digitale Posteingang, digitale Workflows und die Adress- und Terminverwaltung. Das System ist stör- und ausfallanfällig und wird derzeit nur zur Langzeitspeicherung genutzt.
Seit 2025 trägt die Stadt die vollen Betriebskosten. Das Land Hessen fördert im neuen Programm für Basistechnologien der Verwaltungsdigitalisierung bis zu 50.000 € bei einer Förderquote von 85 %. Der Antrag wurde am 21.08.2026 vorsorglich gestellt. Die Zusage wird für Anfang bis Mitte Oktober erwartet. Eine vorherige Ausschreibung ist möglich, beauftragt werden darf erst nach der Zusage.
Der Wechsel hat zwei Phasen. Zuerst ersetzt ein neues System das bisherige, die Schnittstellen zu den Fachverfahren bleiben bestehen. Für 2027/2028 ist der Umzug der Schnittstellen in das neue System geplant. Das bisherige System ist zum 31.12.2026 gekündigt.
Stand der Entscheidung
Beschluss und offene Punkte
Der Magistrat soll beauftragt werden, das neue System gemeinsam mit der Stadt Oberzent zu beschaffen und einzuführen, Fördermittel zu beantragen und markt- und vergaberechtskonform zu beschaffen. Die Haushaltsmittel sollen 2027 bereitgestellt werden.
Noch offen
- Die Förderzusage wird für Anfang bis Mitte Oktober erwartet. Beauftragt werden darf erst danach.
- Der Beschluss der Stadtverordnetenversammlung steht noch aus.
- Die Beträge der Kostenübersicht sind Werte aus einem vorliegenden Angebot. Endgültig stehen sie erst nach der beschränkten Ausschreibung fest.
Ort der Leistung
Erbach, Hessen
Markiert ist Erbach, nicht der genaue Standort.
Kosten und Finanzierung
Alle Beträge laut Beschlussvorlage
| Anschaffung neues System gesamtbrutto, ca. Wert aus einem vorliegenden Angebot, vor Förderung | 31.400 € |
|---|---|
| Einführungbrutto | 7.800 € |
| Schulungenbrutto | 8.000 € |
| Laufende Kosten neues System im Jahr 2027brutto, ca. Wert | 40.800 € |
- Förderung
- Land Hessen bis zu 50.000 €, Förderquote 85 %
- Finanzierung
- Die erforderlichen Haushaltsmittel sollen im Haushalt 2027 bereitgestellt werden. Das Land Hessen fördert bis zu 50.000 € bei einer Förderquote von 85 %, damit ergeben sich laut Kostenübersicht Anschaffungskosten von ca. 4.710 € brutto. Das bisherige System kostet 2026 laufend 9.660 € brutto.
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Frühsignal, keine Ausschreibung. Die Angaben stammen aus einer Sitzungsunterlage, nicht aus einer Bekanntmachung. Ob, wann und in welchem Umfang ausgeschrieben wird, entscheidet der Auftraggeber. TendiGo fasst das Dokument zusammen, maßgeblich ist das Original.