Was ausgeschrieben werden soll
Leistungen laut Beschlussvorlage
- E-Akte und Dokumentenmanagement
- Revisionssichere E-Akte, digitaler Posteingang, Workflow als digitale Umlaufmappe, Vertragsverwaltung, Inventarverwaltung und Fahrzeugverwaltung für den Fuhrpark.
- Schnittstellen
- Schnittstellen zum Meldewesen, zur zentralen Benutzerverwaltung (LDAP), zu einem Fachverfahren mit Daten des ruhenden Verkehrs und künftig zur Antrags- und Prozessplattform der Verwaltung. Für ein weiteres Fachprogramm ohne Schnittstelle ist ein Spool-Daten-Import vorgesehen.
- Ergänzungsmodule
- Sitzungsdienst mit Ratsinformationssystem und Portal, Personalakte, qualifizierte elektronische Signatur, PDF/A-Konverter und eine App für unterwegs.
Zeitplan
Schritte und Termine laut Beschlussvorlage
- Vorlage steht im Haupt-, Finanz- und Wirtschaftsausschuss zur Vorberatung auf der Tagesordnung (erledigt)03.09.2026
- Vorstellung des Systems in der Besprechung der Beigeordneten und Fraktionsführer, vorgeschlagen (erledigt)29.10.2026
- Haushaltsmittel für die Begleitung des Ausschreibungsverfahrensals Nächstes2027
Vergabeverfahren
Die Leistungsbeschreibung wird umfangreich. Die Vergabeart soll erst noch ermittelt werden. Ein Büro soll das Ausschreibungsverfahren begleiten.
Hintergrund
Anlass und Ausgangslage
Die E-Akte ersetzt die Papierakte schrittweise. Im Bußgeldverfahren besteht nach § 110a OWiG bereits die Pflicht zur elektronischen Aktenführung. Die Verwaltung möchte weitere digitale Funktionen nutzen, die über die E-Akte hinausgehen.
Bei der Markterkundung wurde der Verwaltung ein Beispielsystem vorgestellt. Es dient dazu, die Kosten zu ermitteln, Haushaltsmittel einzustellen und die richtige Vergabeart zu bestimmen.
Der Ausschuss soll dem vorgeschlagenen weiteren Vorgehen zustimmen. Die Vorlage schlägt vor, einen Vertreter des angefragten Unternehmens zur Vorstellung des Systems einzuladen.
Stand der Entscheidung
Beschluss und offene Punkte
Der Ausschuss soll den Sachverhalt zur Kenntnis nehmen und dem vorgeschlagenen weiteren Vorgehen zustimmen.
Noch offen
- Die Vergabeart ist noch nicht ermittelt.
- Über die Einführung des Systems ist noch nicht entschieden.
Ort der Leistung
Bad Breisig, Rheinland-Pfalz
Markiert ist Bad Breisig, nicht der genaue Standort.
Kosten und Finanzierung
Alle Beträge laut Beschlussvorlage
| Gesamtkosten bei sechs Jahren Vertragslaufzeitbrutto, rund | 520.000 € |
|---|---|
| Einmalige Kosten für Schnittstellen und Modulebrutto, rund | 244.000 € |
| Jährliche Kostenbrutto, ca. je Jahr | 46.000 € |
- Finanzierung
- Die Kosten sind im Haushalt 2027 und in den Folgejahren zu veranschlagen. Für die Begleitung des Ausschreibungsverfahrens durch ein Büro sollen 2027 Haushaltsmittel von 6.000 € veranschlagt werden.
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Frühsignal, keine Ausschreibung. Die Angaben stammen aus einer Sitzungsunterlage, nicht aus einer Bekanntmachung. Ob, wann und in welchem Umfang ausgeschrieben wird, entscheidet der Auftraggeber. TendiGo fasst das Dokument zusammen, maßgeblich ist das Original.