Was ausgeschrieben werden soll
Leistungen laut Beschlussvorlage
- Digitaler Rechnungslauf
- Der digitale Rechnungslauf wird als Erweiterung des bestehenden SAP-Systems integriert und ersetzt den papiergebundenen Prozess. Der Workflow umfasst Rechnungseingang, teilautomatisierte Erfassung der Rechnungsdaten, Zuordnung zur zuständigen Abteilung, digitale Prüfung, sachliche und rechnerische Prüfung, Freigaben, weitere Prüfschritte, Zahlungsabwicklung und digitale Ablage.
- Digitalisierung von Papierrechnungen
- Auch weiterhin auf Papier eingehende Rechnungen können digitalisiert und in den Prozess aufgenommen werden. Dafür kann die bestehende Infrastruktur des Digitalen Posteingangs genutzt werden.
Zeitplan
Schritte und Termine laut Beschlussvorlage
- Zustimmung des Gemeinderats zur Einführung und Beauftragung der Verwaltung (erledigt)20.10.2026
- Voraussichtlicher Projektstartals NächstesEnde 2027
Zur Art des Vergabeverfahrens sagt das Dokument nichts.
Hintergrund
Anlass und Ausgangslage
Die Stadt verarbeitet jährlich rund 25.000 Eingangsrechnungen, die überwiegend digital per E-Mail eingehen, bisher aber ausgedruckt und papiergebunden weiterbearbeitet werden. Der Prozess führt zu Medienbrüchen, vermeidbaren Bearbeitungszeiten und fehlender Transparenz.
Der Gemeinderat stimmte am 20.10.2026 der Einführung des digitalen Rechnungslaufs auf Grundlage der bestehenden SAP-Systemlandschaft zu. Die Verwaltung wurde mit den erforderlichen Umsetzungsmaßnahmen beauftragt.
Stand der Entscheidung
Beschluss und offene Punkte
Der Einführung des Digitalen Rechnungslaufs für Eingangsrechnungen auf Grundlage der bestehenden SAP-Systemlandschaft wird zugestimmt. Die Verwaltung wird mit den erforderlichen Maßnahmen beauftragt. Ergebnis: Zustimmung belegt.
Noch offen
- Die abschließende Beteiligung beziehungsweise Zustimmung des Personalrats hängt von der noch festzulegenden Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung ab.
- Die tatsächliche Zeitersparnis soll im Rahmen der sechsmonatigen Pilot- und Einführungsphase belastbar bewertet werden.
- Der konkrete Zeitplan hängt vom Projekt- und Implementierungsplan des Dienstleisters ab.
Ort der Leistung
Eppingen, Baden-Württemberg
Markiert ist Eppingen, nicht der genaue Standort.
Kosten und Finanzierung
Alle Beträge laut Beschlussvorlage
| Einmalige Kostennetto | 28.865 € |
|---|---|
| Jährliche Kostennetto | 54.676 € |
- Finanzierung
- Erforderliche Haushaltsmittel wurden für das kommende Haushaltsjahr angemeldet, Berücksichtigung im Haushalt 2027 und Folgejahren vorgesehen. Vorgesehen sind 28.864,88 Euro netto einmalig sowie 54.676,00 Euro netto jährlich.
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Aus den Sitzungsunterlagen. Die Angaben stammen aus einer Sitzungsunterlage, nicht aus einer Bekanntmachung. TendiGo fasst das Dokument zusammen, maßgeblich ist das Original.