Agenturpartner MAG-C für 2028 & 2029

Die Leistung umfasst die Gesamtkoordination der MAG-C 2028 über einen Zeitraum vom 01.03.2027 bis 28.02.2028 (22 Monate). Die Vergütung erfolgt in 12 monatlichen Raten jeweils zum Monatsbeginn. Veranstaltungstermine: Aufbau 03.–04.02.2028, Messe 05.–06.02.2028, Abbau 06.02.2028 (17:01–22:00) und 09.02.2028 (08:00–16:00).

Vollumfängliche Vorbereitung, Organisation und Durchführung einer thematisch passend gestalteten Cosplay Area mit internationalem Line-Up. Inhalte: Contests, Workshops, Signierstunden, Cosplay-Check zum Einlass, interaktive Elemente (Fotografen, ausstellende Cosplayer, Hersteller). Standbau inkl. Wände, Teppich, Strom, Möbel, Internet und Dekoration wird über die Messe Erfurt bestellt; externe Dienstleister werden über die Agentur beauftragt. Budget Standbau: max. 21.000 € netto.

Aufbau eines Indie-Bereichs mit mindestens 15 Indie-Entwicklern aus Deutschland (Fokus Mitteldeutschland), Akquise von mindestens 3 zahlenden Ausstellern mit Gaming-Bezug. Aufbau einer Gaming-Bühne mit Programm (Interviews, gemeinsames Spielen), Interaktionsplattform für Content Creators und Entwickler; namhafte Agentur für den Creator-Bereich. Standbau wie bei Los 1. Budget Peripherie/Hardware: max. 20.000 € netto; Bestellungen Standbau: max. 18.000 € netto.

Organisation, Umsetzung und Durchführung des Bühnenprogramms in der Haupthalle, inkl. Twitch-Stream über den MAG-C-Kanal. Die technische Umsetzung erfolgt durch einen externen Dienstleister über Messe Erfurt. Aufgaben: Regieplan (2 Wochen vor Veranstaltung), 2 Cosplay-Contests (Championship + Performance Show Cup), interaktives Bühnenprogramm (Quiz, Interviews, Mini-Spiele), Einbindung der Ehrengäste, Moderatorenauswahl, Show-Konzepte und Branding für Partner/Sponsoren.

Buchung und Briefing der Ehrengäste bis 6 Wochen vor Veranstaltung, umfassende Betreuung, Fahrservice bei Bedarf, Rechnungsstellung über die Agentur. Budget Gagen: max. 50.000 € netto; Budget Spesen (Beherbergung + Anfahrt): max. 15.000 € netto/Jahr.

Erstellung von Grafiken und Content im Redaktionsplan der Messe Erfurt sowie Community Management vom 01.12.2027 bis 18.02.2028. Aufgaben: Beantwortung von Direktnachrichten und Kommentaren innerhalb von ca. 24 Stunden, aktive Interaktion (Liken, Teilen, Kommentieren), Community-Aufbau und Krisenmanagement (Beobachtung und Schlichtung von Konflikten/Schimpfreden). Plattformen: Instagram, Facebook, LinkedIn, Discord.

Betreuung von Auf- und Abbau, Arbeit mit der Projektteam-Struktur der Messe Erfurt. Ein Agentur-Teammitglied ist am Samstag der Veranstaltung von 08:00 bis 12:00 Uhr an die Messeleitung angebunden.

Pressearbeit: Erstellung und Verteilung von Pressemitteilungen, Medienkontakte im Games-/Pop-Kultur-Netzwerk, Zusammenarbeit mit dem Marketing der Messe Erfurt, Akkreditierung von Content Creators.

Erfolgsabhängige Akquise: Provision Ausstellerakquise 10 % der Standflächenmiete (max. 4.000 € netto gesamt); Provision Partnerakquise 20 % der Sponsorensumme (max. 4.000 € netto gesamt).

Ausreichende personelle Ressourcen für alle Anforderungen müssen verfügbar sein. Während der Leistungserbringung muss die Agentur werktags Mo–Fr, 10:00–15:00 Uhr erreichbar sein. Eine Stellvertreterregelung für Ausfallzeiten (z.B. krankheitsbedingt) ist anzugeben. Alle eingesetzten Personen sind namentlich in der Bewerbung zu nennen.

Mindestens 3 nachprüfbare vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren sind einzureichen (Leistungsbeschreibung, Firmenname, Ansprechpartner, Adresse, Telefonnummer des Auftraggebers, Art der Leistung, Auftragssumme, Ausführungszeitraum). In der Leistungsbeschreibung werden zusätzlich mindestens 2 nachprüfbare Referenzen aus dem Themenfeld Manga, Anime, Gaming, Cosplay, Popkultur verlangt.

Nachweis eines Netzwerks in den ausschlaggebenden Themenfeldern: Manga, Anime, Gaming, Cosplay, Popkultur.

Nachweis einer Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung. Ab einer Auftragssumme von mehr als 30.000 € wird die Vergabestelle einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister beim Bundesamt für Justiz anfordern.

Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124 LD) bzw. alternativ Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE). Eigenerklärung nach § 8 ThürVgG zu Tariftreue, Entgeltgleichheit, Leiharbeit und Nachunternehmereinsatz (Nichtabgabe führt zum Ausschluss).

Kein Insolvenzverfahren, keine Liquidation, keine schweren Verfehlungen gem. § 123 oder § 124 GWB, keine Verurteilung in den letzten 2 Jahren wegen Verstößen mit Freiheitsstrafe > 3 Monate, Geldstrafe > 90 Tagessätze oder Geldbuße > 2.500 €. Ordnungsgemäße Erfüllung der Steuer- und Sozialversicherungspflichten, Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft, Eintragung im Berufsregister (soweit pflichtig). Auf Verlangen: Auskunft über wirtschaftliche und rechtliche Verbindungen zu anderen Unternehmen.