Aktendigitalisierung Baurechtsamt

Stadt Pforzheim - Zentrale Vergabestelle | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Stadt Pforzheim, Personal- und Hauptamt - Zentrale Vergabestelle | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Pforzheim, Baden-WürttembergVeröffentlicht: 12. Oktober 2026

Angebotsfrist: 26. November 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Rahmenvereinbarung zum Scannen von Baumappen des Baurechtsamts der Stadt Pforzheim.

Auftraggeber: Stadt Pforzheim, Amt für Digitalisierung und IT sowie BaurechtsamtVerfahren: Offenes Verfahren, keine Lose, Einreichung elektronisch über Vergabe24Was zu tun ist: Ca. 1.000 laufende Meter Papier-Baumappen abholen, vorbereiten, digitalisieren, qualitätsprüfen, die Daten übermitteln und die Papiermappen zurückgebenLaufzeit: 01.02.2027 bis 31.01.2029 (24 Monate), Verlängerung um bis zu 12 Monate optionalWertung: Preis 40 %, Probedigitalisat 60 %Angebotsfrist: 26.11.2026

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 26. November 2026

Termin / FristAUG2026 NOV FEB MAI AUG NOV FEB MAI AUG NOV FEB

DIN-Normen Stichtag26. Aug. 2026

Anmeldung Ortsbesichtigung11. Nov. 2026

Anforderung Ausschreibungsunterlagen11. Nov. 2026

Ortsbesichtigung16. Nov. – 20. Nov. 2026

Bieterfragen-Frist20. Nov. 2026

Angebotsfrist26. Nov. 2026

Angebotsöffnung26. Nov. 2026

Bindefristca. 26. Nov. – 28. Dez. 2026

Rücksendung Muster-Mappen26. Nov. – 3. Dez. 2026

Vertragsbeginn1. Feb. 2027

Vertragslaufzeit1. Feb. 2027 – 31. Jan. 2029

Ausübung Verlängerungsoptionca. 30. Nov. 2028

Verlängerung max.1. Feb. 2029 – 31. Jan. 2030bis 2030

Abruf-RhythmusDatum offenAbrufe erfolgen alle 2 Wochen.

Bereitstellung TransportbehälterDatum offenSpätestens 2 Wochen vor der ersten Abholung der ersten Charge.

Liste autorisierter AbholpersonenDatum offenSpätestens 2 Wochen vor der ersten Abholung einzureichen.

Nullserie (20 Mappen)Datum offenMuss vor Beginn des Produktivbetriebs durchgeführt werden; Datum nicht genannt.

Lieferliste digitalDatum offenSpätestens am Vortag der Abholung.

Eilauftrag DigitalisatDatum offenBereitstellung innerhalb von 48 Stunden (Mo bis Fr) nach Anforderung.

Dringender Eilauftrag DigitalisatDatum offenBereitstellung innerhalb von 4 Stunden (Mo bis Fr) nach Anforderung.

Rücklieferung PapiermappenDatum offenTurnus von 2 Wochen ab Abholung.

Bereitstellung Digitalisate per SFTPDatum offenSpätestens 2 Wochen nach Abholung einer Charge.

Meldung DatenschutzverletzungDatum offenSpätestens 24 Stunden nach Bekanntwerden.

Zahlung nach RückforderungsschreibenDatum offen14 Kalendertage ab Zugang des Rückforderungsschreibens, danach Verzug.

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität2 Kriterien

Preis 40%Qualität 60%

Preis40%
Angebotspreis gem. Preisblatt. Die volle Punktzahl erhält das Angebot mit dem niedrigsten Angebotspreis. Die übrigen ermittelten Angebotspreise erhalten einen Punktabschlag im Verhältnis zum niedrigsten ermittelten Angebotspreis. Max. 400 Punkte.
Probedigitalisat60%
Bewertung des vom Bieter im Rahmen der Ortsbesichtigung erstellten Probedigitalisats anhand der in Anlage 2 definierten Wertungskriterien. Max. 600 Punkte. Teilkriterien: Farbtreue Scan (0/30/60), PDF/A2-Format (0/60), Auflösung mind. 300x300 dpi (0/60), separate PDF/A-Datei pro Akte (0/30/60), Dateibenennung gem. Leistungsbeschreibung (0/60), OCR-Lesbarkeit (0/60), gute Lesbarkeit inhomogener Vorlagen (0/30/60), vollständige Reihenfolge (0/30/60), einheitliche Leserichtung (0/30/60), insgesamt gute Lesbarkeit und scharfe Auflösung (0/30/60).

Preis-Punkte: niedrigster Angebotspreis erhält volle Punktzahl (100 Punkte bzw. 400 gewichtet), übrige Angebote erhalten Punktabschlag im Verhältnis zum niedrigsten Preis (Punkte = niedrigster Preis / eigener Preis × 100). Probedigitalisat: Bewertung anhand 10 Teilkriterien mit je 0/30/60 Punkten, max. 600 Punkte.

KI-Hinweis: Kriterien, Gewichtungen und Bewertungsmethode sind in der Leistungsbeschreibung (Ziffer H) und im Formblatt Komm EU (D) Auf (Ziffer 8) vollständig angegeben und stimmen mit der Bekanntmachung überein.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gegenstand und Ablauf

Digitalisierung von Baumappen des Baurechtsamts Pforzheim in einer RahmenvereinbarungAblauf: Mappen abholen, vorbereiten (Heft- und Büroklammern entfernen, glätten, aufklappen, planlegen), scannen, Dateien benennen, Metadaten vergeben, qualitätsprüfen, rücksortieren, Daten übermitteln und Papiermappen zurückgebenAbruf alle 2 WochenDigitalisate werden im Dokumentenmanagementsystem ENAIO (Version 11.10) verwaltet

Scan-Vorgaben

Farbe, 300 dpi, mindestens 24-Bit RGB, beidseitig (Duplex)Volltext-OCR, Ausgabe als PDF/A-2Pläne randlos scannen und nicht zerschneidenScanprozess nach BSI TR-03138 (RESISCAN)

Datenlieferung

Übermittlung per SFTP mit Metadaten als XMLBereitstellung spätestens 2 Wochen nach der Abholung einer ChargePrüfsummen und Schadsoftware-Prüfung der DatenlieferungenProtokollierung und Löschnachweise je Charge

Transport und Behälter

Bereitstellung, Abholung und Rücklieferung von Transportbehältern inklusive Be- und EntladenAnlieferung leerer Behälter zwei Wochen vor der ersten Abholung, danach im Wechsel mit den AbholungenLieferliste digital spätestens am Vortag der AbholungTransportmittel mit Sicherheitsausstattung, maximal 7,5 tRücklieferung der Papiermappen im Turnus von 2 Wochen

Mengen, Eilaufträge und Option

Alle Mengen sind prognostiziert und dienen nur der Wertung. Abgerechnet wird nach tatsächlich beauftragten Leistungen.

Grundlaufzeit (24 Monate): Scannen 1.000 lfm, Transportbehälter 52 FahrtenEilauftrag mit Digitalisat innerhalb von 48 Stunden (Mo bis Fr): 50 lfmDringender Eilauftrag mit Digitalisat innerhalb von 4 Stunden (Mo bis Fr): 10 lfmVerlängerungsoption bis 12 Monate: Scannen 250 lfm, Transportbehälter 16 FahrtenDie Option wird vom Auftraggeber spätestens 2 Monate vor Vertragsende schriftlich ausgeübt

Nullserie und Qualitätssicherung

Nullserie mit 20 Mappen vor dem ProduktivbetriebDie ersten 20 Mappen werden zu 100 % geprüft und dokumentiertVollständigkeit, Reihenfolge und Lesbarkeit der Scans werden geprüftMuster-Mappen werden nach Angebotsabgabe zurückgesendet (spätestens 5 Werktage danach)

Datenschutz und Datenhaltung

Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag nach Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO)Speicherung der Digitalisate im eigenen, betriebseigenen System, keine externen Dienstleister zur SpeicherungKeine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb von EU und EWRLöschung der Daten nach Freigabe durch den AuftraggeberMeldung von Datenschutzverletzungen spätestens innerhalb von 24 Stunden

Ausführung durch Dritte

Die Teilleistungen Vorbereitung, Scanprozess mit Qualitätskontrolle, Datenübermittlung und Rückgabe der Papiermappen müssen vom Bieter selbst erbracht werden (bzw. von einem Mitglied der Bietergemeinschaft). Eine Unterauftragsvergabe ist nicht zulässig.Der Transport darf an Nachunternehmer vergeben werden.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Referenzen

Mindestens zwei vergleichbare Aufträge von Kommunen mit Ansprechpartnern (Ausschlusskriterium)Laut Eigenerklärung zur Eignung: mindestens drei Referenzen aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (Angaben in den Vergabeunterlagen widersprüchlich)

Datenschutz und Personal

Einhaltung der DSGVO, des LDSG BW und des BDSG (Ausschlusskriterium)Bestellter Datenschutzbeauftragter (Ausschlusskriterium)Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO, auf Anforderung nachweisbar (Ausschlusskriterium)Verpflichtung des Personals zur Vertraulichkeit (Ausschlusskriterium)Eigenes, geeignetes und datenschutzverpflichtetes Personal

Technische Anforderungen und Nachweise

Nachweis der Konformität mit BSI TR-03138 (RESISCAN) durch Verfahrensdokumentation, Strukturanalyse und Schutzbedarfsanalyse (Ausschlusskriterium)Bereitschaft zur Nullserie mit maximal 2 % FehlerquoteSichere Transportmittel mit Sicherheitsausstattung, maximal 7,5 t GesamtmasseKommunikation in deutscher Sprache

Persönliche, wirtschaftliche und rechtliche Angaben (Eigenerklärungen)

Umsatz der letzten drei Jahre für vergleichbare LeistungenDurchschnittliche Beschäftigtenzahl der letzten drei JahreVerfügbarkeit der erforderlichen Beschäftigten (Benennung auf Anforderung)Kein Insolvenzverfahren und keine LiquidationKeine Ausschlussgründe nach Paragraph 123 oder 124 GWB, Abfrage im GewerbezentralregisterOrdnungsgemäße Steuer- und AbgabenpflichtMitgliedschaft in der BerufsgenossenschaftEintragung im Berufsregister, falls erforderlichAb 30.000 Euro Auftragswert Abfrage beim WettbewerbsregisterErklärung zu EU-Sanktionen und zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Referenzprojekte

mindestens 2 ReferenzenZeitraum: nicht angegebenVolumen: nicht angegeben

Mindestens zwei Referenzen von Kommunen mit Ansprechpartnern, bei denen bereits ein vergleichbarer Auftrag durchgeführt wurde. Ausschlusskriterium.

Benennung in einer gesonderten Anlage mit Abgabe des Angebots, mit Ansprechpartnern.

mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 abgeschlossene GeschäftsjahreVolumen: Auftragswert gesamt und eigener Anteil angeben

Laut Formular Eigenerklärung zur Eignung: Referenzen für vergleichbare Leistungen (Widerspruch zur Leistungsbeschreibung, dort zwei Referenzen). Angaben je Referenz: Objekt, Auftraggeber mit Anschrift, Leistungsbeschreibung, Ausführungszeit, Auftragswert gesamt und eigener Anteil, Rolle, Anzahl eingesetzter Beschäftigter.

Erklärung zu vergleichbaren Leistungen im Formular, Seiten 3 bis 4.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

4–10Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote

Mittlere Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 19%4–10 · 68%11+ · 13%

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 45 erledigt

Termine vor der Angebotsabgabe

Formulare und Erklärungen

Preise

Probedigitalisat und Leistungsverzeichnis

Referenzen und Datenschutz

Nach Zuschlag und vor Leistungsbeginn

Laufend während der Leistung

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Auf einen Blick

Auftraggeber

Anschrift

75175 Pforzheim

Ort

75175 Pforzheim

Kategorie

Baden-Wuerttemberg

Veröffentlicht

12. Oktober 2026

Angebotsfrist

26. November 2026

Auftraggeber-Website

www.pforzheim.de ↗

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Erfüllungsort

Ort der Leistung

75175 Pforzheim

Baden-Württemberg

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Zusammenfassung

Zeitplan & Fristen

Zuschlagskriterien

Leistungsumfang

Gegenstand und Ablauf

Scan-Vorgaben

Datenlieferung

Transport und Behälter

Mengen, Eilaufträge und Option

Nullserie und Qualitätssicherung

Datenschutz und Datenhaltung

Ausführung durch Dritte

Eignungskriterien

Referenzen

Datenschutz und Personal

Technische Anforderungen und Nachweise

Persönliche, wirtschaftliche und rechtliche Angaben (Eigenerklärungen)

Wettbewerb & Angebotsprognose

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