Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenÖffentliche Ausschreibung (UVgO) der Gemeinde Westoverledingen
Die Gemeinde sucht eine Software für die Verwaltung ihres Bauhofs. Die Software soll Fahrzeuge, Personal, Lager und Aufträge digital verwalten.
Was gefordert wird:
Bereitstellung einer Bauhofverwaltungssoftware mit Modulen für Fahrzeug-, Personal-, Lager- und Auftragsverwaltung sowie AuswertungenSchulungen für die Mitarbeiter (vor Ort und online)Wartung und Updates der Software während der VertragslaufzeitSupport für die Mitarbeiter (Reaktionszeit max. 24 Stunden)Echtbetrieb ab 2. Jahreshälfte 2027
Rahmenbedingungen:
Kalkulation für 30 Nutzer und 4 Jahre VertragslaufzeitAngebotsabgabe bis 09.10.2026, 11:00 UhrBindefrist endet am 06.11.2026Wertung: 50 % Präsentation/Bedienung, 25 % Preis, 25 % optionale AnforderungenNebenangebote sind nicht zugelassen
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertNoch 30 Tage bis zur Angebotsfrist — 09. Oktober 2026
HEUTE
Termin / FristAUG2026 OKT DEZ FEB APR JUN
Veröffentlichung
Angebotsfrist
Bindefrist
Nachfrist für fehlende Unterlagen
Software-Präsentation
Software-Präsentation (Alternative)
Regelmäßige Besprechungen (Projektphase)bis 2027
Vertragslaufzeitbis 2030
Echtbetrieb (Livegang)bis 2027
First Level Support Reaktionszeitbis 2031
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität3 Kriterien
Preis 25%Qualität 75%
- Preis25%
Alle genannten Preise auf dem Preisblatt (Anlage 2). Das günstigste Angebot erhält 100 Punkte, Angebote mit dem dreifachen Preis oder höher erhalten 0 Punkte, dazwischen lineare Interpolation.
- Optionale Anforderungen25%
Bewertung aller unter Abschnitt 2 geforderten optionalen Anforderungen. Erfüllte Anforderungen = 5 von 10 Punkten, zusätzliche optionale Inhalte = max. 5 weitere Punkte, keine optionalen Anforderungen = 0 Punkte. Bei teilweiser Erfüllung prozentuale Vergabe.
- Präsentation und Bedienung50%
Die 4 bestbewerteten Bieter nach Kriterien 1 und 2 präsentieren ihre Software in Präsenz oder als Online Meeting (20./21.10.2026, je 2 Stunden). Bewertung durch 3 Mitarbeiter mit 0-10 Punkten, subjektive Bewertung nach gezeigten Inhalten und Bedienung der Software.
Preis: günstigster Preis = 100 Punkte, dreifacher Preis = 0 Punkte, dazwischen lineare Interpolation. Optionale Anforderungen: 0-10 Punkte (5 Punkte für erfüllte optionale Anforderungen, max. 5 weitere für zusätzliche Inhalte). Präsentation und Bedienung: 0-10 Punkte, subjektive Bewertung durch 3 Mitarbeiter.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen und Bewertungsmethoden sind in Anlage 1 Wertungskriterien vollständig dokumentiert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenZwingende Software-Module
Die Software muss folgende Bereiche abdecken:
Fahrzeugverwaltung: Fahrzeugstammdaten (aus Zulassungsbescheinigung II), Wartungs- und Prüfberichte (z. B. TÜV), Reparaturen, Wartungsplanung mit Terminerinnerungen, Kraftstoffverbrauch, Kauf-/Verkaufspreise, Anschaffung/AussonderungPersonalverwaltung und -planung: Stammdaten mit Qualifikationen/Führerscheinen, Urlaubs-/Krankheitsverwaltung, Schichtplanung (auch Winterdienst), Teameinteilung, BereitschaftsdienstLagerverwaltung: Materialein-/-ausgang mit Verknüpfung zu Fahrzeug/Auftrag, Inventurlisten, Korrektur von Fehlbuchungen; drei Lagertypen (Ersatzteile, Schüttgüter, Baumaterialien)Auftragsverwaltung: Erfassung mit GPS/Adressen/Flurstücknummern, Planung (Fahrzeuge, Personal/Gruppen), Materialerfassung, Dokumentation; Turnusaufträge wie Spielplatz-, Straßen- und Baumkontrollen nach DINRevision/Statistiken: Fahrzeug-Jahresübersicht, Verbrauchsdaten, Auftragsauswertungen, Rechnungserstellung, Abrechnungen mit der Tochtergesellschaft WEW
Technische Anforderungen
Betriebssysteme: Windows 11, Windows Server 2022, Terminalserver-/Citrix-fähigDatenbank: Microsoft SQL Server oder vergleichbare Standard-DatenbankMobile Nutzung: App oder Web-Oberfläche, die auch unterwegs (z. B. 4G) Vor-Ort-Einträge ermöglichtCloud/Web-Lösung bevorzugtDatenmigration: Übernahme der Bestandsdaten inklusive Testmigration vor Echtbetrieb
Einführung und Projektierung
Strukturierte Einführung mit Workflow-Implementierung und Testphase vor EchtbetriebFester deutschsprachiger Hauptansprechpartner plus VertretungRegelmäßige Besprechungen (mindestens 14-tägig) bis zum EchtbetriebEchtbetrieb geplant für 2. Jahreshälfte 2027 (genauer Termin wird mit Auftragnehmer abgestimmt)
Schulungen
Umfassende Schulung vor Ort für Leitung/Verwaltung/Werkstatt, Außendienst und IT-AdministratorenAuch Online-Schulungen zulässigNicht zulässig als alleinige Schulungsform: Videoaufzeichnungen oder KI-generierte Dateien
Wartung, Updates und Support
Software-Updates während der gesamten VertragslaufzeitFirst-Level-Support mit maximal 24 Stunden Reaktionszeit (Reaktionszeit zählt, nicht der Abschluss)Kalkulationsbasis: 10 Supportstunden pro Jahr über 4 Jahre
Optionale Anforderungen (für Wertung)
Diese Punkte sind nicht zwingend, bringen aber Punkte bei der Bewertung – bitte angeben, falls vorhanden:
Schnittstellen: Pro Doppik (Finanzsoftware), Regisafe (DMS), Ingrada (GIS)Zusatzmodule: Friedhofsverwaltung, Fahrzeugwaagen-Anschluss, herstellerspezifische App-Schnittstellen, KI für Baum-/Straßenkontrollen, Alarmierungssystem, QR-Code/RFID-Erkennung (UVV-Prüfungen, Schutzausrüstung, Material)Schulungs- und Hilfsmittel: Chatbot/KI mit Funktionstraining, digitale SchulungsunterlagenHinweis: Nur Module angeben, die bereits bei Bestandskunden ausgerollt sind
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenMindestreferenzen
Mindestens 3 abgeschlossene Referenzen über Bauhof- oder vergleichbare KommunalsoftwareJede Referenz muss eine Gemeinde mit mindestens 30 aktiven Nutzern und ≥20.000 Einwohnern betreffen
Unternehmenskapazität
Angabe der durchschnittlichen Anzahl Beschäftigter in den letzten 3 GeschäftsjahrenAngabe des Prozentsatzes der Beschäftigten, die aktiv Software programmieren (nicht nur projektbezogenes Personal)
Rechtliche/gewährleistende Voraussetzungen
Erfüllung der gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der LeistungTariftreue nach § 4 Abs. 1 NTVergG: Verpflichtung zur Zahlung mindestens des gesetzlichen Mindestlohns (MiLoG) und branchenspezifischer Mindestlöhne (AEntG/AÜG) – betrifft nur die Dienstleistungsanteile, nicht die LizenzkostenBei Einsatz von Nach- oder Verleihunternehmen müssen diese ebenfalls Tariftreueerklärungen vorlegenGewerbezentralregister-Auszug wird ab Auftragssumme > 30.000 € angefordert
Anlage zur Eignung
Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124 LD) oder Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) ist beizufügen
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: nicht näher spezifiziert
Abgeschlossene Referenzen für Bauhof-/Kommunalsoftware bei Gemeinden
jeweils ≥30 aktive Nutzer und ≥20.000 Einwohner
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 50%4–10 · 28%11+ · 21%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 13 erledigt
Pflicht-Anlagen zum Angebot
Referenzen & Unternehmensangaben
Nachweise auf Verlangen / bei Zutreffen
Präsentation & Wertung
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Gemeinde Westoverledingen
Ort
Gemeinde Westoverledingen
Bauhof
Conrebbersweg 8
26810 Westoverledingen, Niedersachsen
Kategorie
Niedersachsen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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