Ausschreibungen Hamburg
Bereitstellung einer Oracle Database Standard Edition 2 Full-Use-Lizenz und Datenbankbetrieb
Deutsches Schmerz-Zentrum Mainz GmbHHamburg Klostertor, HamburgVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Deutsche Schmerz-Zentrum Mainz GmbH sucht einen externen Dienstleister, der seine Papier-Patientenakten digitalisiert.
Was ist gefordert?
Abholung und Transport der Papierakten aus stationären Fällen, Tagesklinik und AmbulanzScannen, Indexierung und QualitätssicherungLieferung der Daten in das Archivsystem HYDMedia G6Zwischenlagerung der Originale und anschließende datenschutzgerechte VernichtungUmstellung auf den neuen Dienstleister, inklusive Testlauf und Abnahme
Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung nach § 9 UVgO. Der Zuschlag erfolgt nach Preis (reine Preiswertung). Nebenangebote sind nicht zugelassen.
Wichtig: Die Abgabefrist laut Vergabeunterlagen ist der 24.11.2026 um 15:00 Uhr (elektronischer Upload).
Hinweis zur Datenlage: Die Stammdaten des Datensatzes nennen abweichend eine Oracle-Database-Lizenz (Los 1, Ausführungsort Hamburg, Frist 27.11.2026 um 15:00 Uhr). Die Vergabeunterlagen beschreiben dagegen die Scandienstleistung. Dieses Ergebnis folgt den Vergabeunterlagen. Bitte den Datensatz vor einer Entscheidung prüfen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristNOV2023 MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV
Verordnung (EU) 2022/5768. Apr. 2022
Stichtag Vertragsschluss9. Apr. 2022
BMWK-Rundschreiben14. Apr. 2022
Ausnahme fossile Brennstoffe10. Aug. 2022
Ende Vertragsausnahme10. Okt. 2022
Umsatzangaben1. Jan. 2023 – 31. Dez. 2025
Beschäftigtenzahl1. Jan. 2023 – 31. Dez. 2025
Veröffentlichung4. Nov. 2026
Bieterfragen-Frist17. Nov. 2026
Angebotsfrist24. Nov. 2026
Angebotsrückzugca. 24. Nov. 2026
Angebotsfrist27. Nov. 2026
Verlängerung 1 ausüben16. Nov. 2026
Bindefrist24. Nov. – 23. Dez. 2026
Dedalus-Schnittstelleca. 7. Dez. 2026
Ausführungsbeginn18. Dez. 2026
Grundlaufzeitca. 31. Dez. 2027
Verlängerung 11. Jan. – 31. März 2028
Verlängerung 1 ausüben15. Feb. 2028
Verlängerung 21. Apr. – 30. Juni 2028
Übergabeplanca. 5. Mai 2028
Verlängerung 2 ausüben16. Mai 2028
Parallelbetrieb Wechselca. 2. Juni – 30. Juni 2028
Vertragsende30. Juni 2028
Angebotsgültigkeitca. 30. Juni 2028
Aufbewahrung Weisungenca. 31. Dez. 2031
Aufbewahrung TOM-Unterlagenca. 31. Dez. 2031
ZuschlagDatum offenDas Datum der Zuschlagserteilung ist nicht angegeben.
VertragsbeginnDatum offenDer Vertrag tritt mit der Zuschlagserteilung in Kraft.
Kick-offDatum offenProjektplanung, Abstimmung der Ansprechpartner und Terminierung innerhalb von zwei Arbeitstagen nach Zuschlag.
WorkshopDatum offenWorkshop zu Sammelpunkt, Aktenkennzeichnung, Abholrhythmus, Eilakten, Clearing und Dokumentklassen innerhalb von drei Arbeitstagen nach Zuschlag.
Technische EinrichtungDatum offenDatenübertragung, Importformat, Scanprofile, Klassifikation und Protokollierung innerhalb von sechs Arbeitstagen nach Zuschlag.
Erstausstattung und EinweisungDatum offenErstausstattung und Einweisung innerhalb von sechs Arbeitstagen nach Zuschlag.
Testlauf und AbnahmeDatum offenTestlauf und Abnahme mit mindestens zehn Testakten innerhalb von zehn Arbeitstagen nach Zuschlag.
ProduktivbetriebDatum offenAufnahme innerhalb von zehn Arbeitstagen nach Zuschlag beziehungsweise nach späterer Bereitstellung der Dedalus-Importschnittstelle.
Rückstand abholenDatum offenAbholung des Rückstands einschließlich der bereits verpackten Kisten unmittelbar nach der Abnahme.
Rückstand liefernDatum offenVollständige Lieferung des Rückstands in HYDMedia innerhalb von 20 Arbeitstagen nach Abnahme.
Reguläre Akten liefernDatum offenVollständige Lieferung regulär abgeholter Akten in HYDMedia innerhalb von zehn Arbeitstagen nach Abholung.
Abholung auf AbrufDatum offenZusätzliche Abholung innerhalb von drei Arbeitstagen nach Anforderung.
Abholrhythmus ändernDatum offenÄnderungen des Abholrhythmus sind mit einer Frist von zwei Wochen zu beachten.
Reguläre Abholung 4 WochenDatum offenReguläre Abholung alle vier Wochen am festgelegten Wochentag zwischen 08:00 und 15:00 Uhr.
Reguläre Abholung 2 WochenDatum offenReguläre Abholung nach Wunsch des Auftraggebers alle zwei Wochen am festgelegten Wochentag zwischen 08:00 und 15:00 Uhr.
Clearingfall klärenDatum offenDer Auftraggeber klärt gemeldete Clearingfälle innerhalb von drei Arbeitstagen.
Eilakte bis 12:00 UhrDatum offenAnforderung bis 12:00 Uhr mit Lieferung in HYDMedia bis 12:00 Uhr am selben Arbeitstag.
Eilakte nach 12:00 UhrDatum offenAnforderung nach 12:00 Uhr mit Lieferung in HYDMedia bis 12:00 Uhr am folgenden Arbeitstag.
Originalakte bereitstellenDatum offenBereitstellung einer angeforderten Originalakte innerhalb von zwei Arbeitstagen im DSZM.
ZwischenlagerungDatum offenOriginale werden nach bestätigtem Import bis zu zwölf Wochen zwischengelagert und anschließend vernichtet.
ServicezeitenDatum offenMontag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Rheinland-Pfalz.
StörungsbearbeitungDatum offenBei Störung der Datenlieferung beginnt die Bearbeitung innerhalb der Servicezeiten spätestens nach vier Stunden.
Sicherheitsvorfall meldenDatum offenDatenschutz- und Sicherheitsvorfälle sind unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden, zu melden.
RESISCAN-NachweisDatum offenZertifikat oder Auditorenbestätigung ist spätestens innerhalb von zwölf Monaten nach Zuschlag nachzuweisen.
Einmalige LeistungsfälligkeitDatum offenDie Vergütung der einmaligen Umstellungsleistungen wird mit der Abnahme fällig.
ZahlungsfristDatum offenRechnungen sind 30 Kalendertage nach Zugang einer ordnungsgemäßen und prüffähigen Rechnung zu zahlen.
RechnungsbeanstandungDatum offenRechnungen können innerhalb von 14 Kalendertagen nach Rechnungszugang beanstandet werden.
Höhere GewaltDatum offenBei länger andauernder höherer Gewalt kann nach 30 Kalendertagen die betroffene Leistung gekündigt werden.
HaftpflichtnachweisDatum offenDer Haftpflichtversicherungsnachweis ist vor Leistungsbeginn und während der Vertragslaufzeit auf Verlangen vorzulegen.
VertragsunterschriftDatum offenOrt und Datum der Vertragsunterschrift sind im Vertragsmuster noch einzutragen.
ReferenzprojektzeitraumDatum offenVergleichbare Referenzprojekte müssen in den letzten drei Jahren durchgeführt worden sein oder seit mindestens sechs Monaten laufen.
TOM-ÜberprüfungDatum offenTOM-Überprüfung, Bewertung und Evaluation erfolgen anlassbezogen, mindestens einmal jährlich.
Aufbewahrung NachweiseDatum offenNachweisdokumentationen werden ab Vertragsende gemäß den jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt.
DatenlöschungDatum offenLöschung oder Rückgabe der Daten erfolgt am Vertragsende oder früher auf Aufforderung des Auftraggebers.
Audiodateien löschenDatum offenAudiodateien sind nach Abschluss und Validierung der Transkription unverzüglich zu löschen.
Videodateien löschenDatum offenDie konkrete Löschfrist für Videodateien ist im Formular noch vom Bieter einzutragen.
VertraulichkeitDatum offenDie Vertraulichkeitspflichten bestehen ab Vertragsbeginn unbefristet und auch nach Vertragsende.
Weisungsempfänger meldenDatum offenEin Wechsel des Weisungsempfängers oder Datenschutzbeauftragten ist unverzüglich mitzuteilen.
Testmaterial vernichtenDatum offenTest- und Ausschussmaterial ist nach seinem Anfallen unverzüglich zu vernichten.
Betroffenenanfrage weiterleitenDatum offenBetroffenenanfragen sind nach Eingang beim Auftragsverarbeiter unverzüglich weiterzuleiten.
Subunternehmeränderung meldenDatum offenBeabsichtigte Änderungen der eingesetzten Subunternehmer sind vor der Umsetzung mitzuteilen.
SanktionsinformationDatum offenEine erteilte Ausnahmegenehmigung ist innerhalb von zwei Wochen an die anderen Mitgliedstaaten und die Kommission zu kommunizieren.
SanktionsfreiheitDatum offenDie Anforderungen an sanktionsfreie eingesetzte Unternehmen sind während der gesamten Vertragslaufzeit einzuhalten.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Gesamtwertungssumme gemäß Preisblatt100%
Reine Preisauswertung anhand der Gesamtwertungssumme des Angebots einschließlich einmaliger Leistungen, Grundlaufzeit, aller Optionen und der Unterstützung bei einem Wechsel zum Vertragsende; maßgeblich sind die im Preisblatt angegebenen Wertungsmengen.
KI-Hinweis: Die Vergabeunterlagen legen ausdrücklich die reine Preisauswertung der Gesamtwertungssumme nach Teil C.3 mit einer Gewichtung von 100 Prozent fest.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAbholung und Transport
Übergabe der Akten am Sammelpunkt des DSZM in MainzEigene Beschäftigte, die auf Datenschutz und Patientengeheimnis verpflichtet sindGeschlossene, von außen nicht einsehbare FahrzeugeKein Einsatz von Paketdiensten oder nicht beauftragten DrittenVerschließbare und plombierbare Transportbehälter, Übergabeliste je Behälter mit gegenseitiger GegenzeichnungNutzung der Fallnummern-Barcodes auf den AktenÜbernahme und gegebenenfalls Umpacken der bereits verpackten RückstandsaktenMappen und Aktendeckel werden mit den Originalen vernichtet. Eine Rückgabe ist nicht vorgesehen.
Scannen, Indexierung und Qualitätssicherung
Scantechnische Vorbereitung: Heft- und Büroklammern entfernen, Glätten, beschädigte Belege reparieren, verdeckte Informationen freilegenScannen duplex, Graustufen mindestens 200 dpi oder Schwarz-Weiß mindestens 300 dpiFarbscan auf Anforderung bei farbabhängigen InformationenIndexierung: eindeutige Zuordnung über die Fallnummer, Klassifikation nach aktuellem IHE-Aktenplan, Haupt- und Unterbelegart, Dokumenttitel und KDL-IDQualitätssicherung: Stichprobenprüfung durch den Auftraggeber, kostenfreie Korrektur fehlerhafter Zuordnungen. Bei Fehlerquote über 2 % Prüfung und Korrektur der gesamten betroffenen Lieferung.Je Akte ein TR-03138-Transfervermerk und eine Protokollierung der eingegangenen, gescannten, entfernten und gelieferten SeitenMonatlicher Bericht als Grundlage der Abrechnung
Datenlieferung an HYDMedia G6
Zielsystem ist HYDMedia G6, Importschnittstelle Dedalus Scan2HYDMediaZulässige Formate: PDF, JPEG, TIFF und PNG. OCR ist nicht erforderlich.Mindestangaben je Dokument: Fallnummer, Haupt- und Unterbelegart, Dokumenttitel, KDL-ID, Seitenzahl, Scandatum, Transportbehälter-/Stapelkennung und soweit erkennbar das DokumentdatumVerschlüsselte Übertragung per Site-to-Site-VPN/IPsec oder SFTPImport über das Austauschverzeichnis im Rechenzentrum, Freigabe über Semaphor-DateiFehlerhafte oder nicht importierte Dokumente werden unverzüglich und kostenfrei nachgeliefert, sofern der Fehler nicht beim Auftraggeber liegtDie ursprüngliche Seitenreihenfolge bleibt nachvollziehbar
Umstellung, Testlauf und Abnahme
Vollständige Umstellung aus einer Hand, Abstimmung mit Dedalus und dem RechenzentrumsbetreiberProjektplan, Workshop zu Prozess und Dokumentklassen, Einweisung in Mainz oder onlineTechnische Einrichtung der Datenübertragung, des Importformats, der Scanprofile, der Klassifikation und der ProtokollierungErstausstattung mit Transportbehältern, Plomben, Deckblättern oder EtikettenTestlauf mit mindestens zehn Testakten aus Neurochirurgie, konservativer Schmerztherapie, Tagesklinik und AmbulanzAbnahme erst, wenn die Testakten vollständig, lesbar, richtig zugeordnet und fehlerfrei importiert sind und Datenübertragung, Kennzeichnung und Protokolle funktionierenTestakten werden nach den regulären Seitenpreisen abgerechnet
Zwischenlagerung und Vernichtung
Zwischenlagerung der Originale in einem zutrittsgeschützten Bereich, 12 Wochen nach bestätigtem ImportDatenschutzgerechte Vernichtung nach DIN 66399, Schutzklasse 3, mindestens Sicherheitsstufe P-4Vernichtungsprotokoll mit den betroffenen FallnummernLöschung der Scan- und Stammdaten nach Vernichtung, die Löschung ist zu protokollierenBereitstellung einer Originalakte innerhalb von 2 Arbeitstagen, bis zur VernichtungFeste Ansprechperson mit Vertretung
Mengen (Richtwerte des Auftraggebers)
Laufende Jahresmengen:
Stationär: ca. 2.000 Fälle pro Jahr (ca. 155.000 Seiten)Tagesklinik: ca. 450 Akten pro Jahr (ca. 40.500 Seiten)Ambulanz: ca. 6.000 Akten pro Jahr (ca. 60.000 Seiten, höchstens ca. 10 Seiten je Akte)Eilakten (Scan on Demand): 30 Akten pro JahrFarbscans: 1.000 Seiten pro Jahr als Wertungsmenge, nur auf Anforderung
Rückstand:
ca. 700 stationäre Akten seit Mitte August 2026, davon ca. 400 bereits verpacktca. 54.000 Seiten, derzeit ca. 31.000 Seiten
Abholungen: Regulär alle 4 Wochen (auf Wunsch alle 2 Wochen), zusätzlich bis zu 3 Sonderabholungen für den Rückstand, Abholung auf Abruf innerhalb von 3 Arbeitstagen
Format: Eine Seite ist ein Blatt bis DIN A3. Leere Blätter werden nicht berechnet.
Keine Mindestabnahme. Abgerechnet wird nach tatsächlich verarbeiteten Mengen. Die Mengen sind Schätzungen des Auftraggebers.
Unterstützung beim Wechsel zum Vertragsende
Übergabeplan, abgestimmt mit Auftraggeber und Nachfolger, spätestens 8 Wochen vor VertragsendeVerarbeitung und Lieferung aller bis zum Stichtag abgeholten AktenÜbergabe von Dokumentklassenabbildung, Verfahrensdokumentation, Übergabelisten, Liefer- und Importprotokollen und VernichtungsprotokollenOptional Parallelbetrieb von bis zu 4 WochenRückgabe oder Vernichtung nicht vernichteter OriginaleNachweisliche Löschung aller Daten und Abbau der DatenübertragungDiese Leistung wird nur bei Beauftragung erbracht und ist optional.
Beistellungen des Auftraggebers
Der Auftraggeber stellt bereit: Sammelpunkt im DSZM, fachliche Ansprechperson aus dem Medizincontrolling, Kennzeichnung und Übergabe der Akten, Klärung von Clearingfällen innerhalb von 3 Arbeitstagen, HYDMedia G6 einschließlich Scan2HYDMedia und Importformatbeschreibung, Import und Importbestätigung sowie die VPN- bzw. SFTP-Gegenstelle im Rechenzentrum.
Alles Übrige, insbesondere Software, Lizenzen, Aktenlogistik-Software, Anbindungen und Leistungen Dritter, muss der Auftragnehmer leisten und bepreisen.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenWirtschaftliche Leistungsfähigkeit
Durchschnittlicher Jahresumsatz der letzten drei Geschäftsjahre mit vergleichbaren Leistungen von mindestens 100.000 EUR netto (Mindestanforderung, Ausschluss bei Nichterfüllung)Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 1.000.000 EUR je Schadensfall für Personenschäden und 1.000.000 EUR je Schadensfall für sonstige Schäden. Die Versicherung muss für die Leistungserbringung bestehen.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Mindestens drei vergleichbare Referenzen (Mindestanforderung, siehe Referenzprojekte)Angabe der durchschnittlichen Beschäftigtenzahl 2023 bis 2025, gesamt und nach BereichenBenannter Projektleiter und stellvertretender Projektleiter mit Name, Zugehörigkeit, Berufsstand und BerufserfahrungEintrag im Berufsregister bzw. Erklärung der NichtverpflichtungDeutsche Sprache in Wort und Schrift für die eingesetzten Personen
Informationssicherheit, Datenschutz und Scanprozess
Nachweis Informationssicherheit nach ISO/IEC 27001 oder BSI IT-Grundschutz (Zertifikat)Scanprozess konform zu BSI TR-03138/RESISCAN: Zertifikat oder Bestätigung eines unabhängigen Auditors. Alternativ verbindliche Zusage und Nachweis innerhalb von 12 Monaten nach Zuschlag.Qualitätsmanagementsystem, Informationssicherheits- und Datenschutzbeauftragte, Maßnahmen nach ISO 27002 oder vergleichbarAbschluss einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVOVerpflichtung aller eingesetzten Personen auf Datenschutz, Patientengeheimnis und § 203 StGBVerarbeitung, Lagerung und Vernichtung nur in Deutschland oder einem anderen EU-/EWR-StaatUnterauftragnehmer nur nach vorheriger ZustimmungMitwirkung an Prüfungen durch den Auftraggeber, jährlich und unentgeltlich
Ausschlussgründe und Erklärungen
Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (oder nachgewiesene Selbstreinigung)Keine Verurteilung in den letzten zwei Jahren mit Eintrag im Gewerbezentralregister (Freiheitsstrafe über 3 Monate, Geldstrafe über 90 Tagessätze, Geldbuße über 2.500 EUR)Kein Verstoß gegen das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (§ 24 LkSG)Kein beantragtes oder eröffnetes Insolvenzverfahren, keine LiquidationOrdnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenAngabe der Berufsgenossenschaft-MitgliedschaftMindestentgelt nach Landestariftreuegesetz RLP und MindestlohngesetzErklärung zu Interessenkonflikten und zu früheren vorzeitigen Vertragsbeendigungen bei öffentlichen AufträgenErklärung zur Wahrheit: Falsche Angaben führen zum AusschlussRussland-Sanktionen: kein sanktionsrelevanter Bezug zu Russland für Bieter, Mitglieder und, falls mehr als 10 % des Auftragswerts betroffen, auch für Unterauftragnehmer und Kapazitätsgeber
Auf gesondertes Verlangen (nur engere Wahl)
Haftpflichtversicherungsnachweis, Insolvenzbescheinigung, Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Sozialkasse und Finanzamt, BG-Bescheinigung, Berufsregisterauszug und gegebenenfalls Wirtschaftsauskunft. Die Fristen setzt der Auftraggeber.
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: In den letzten 3 Jahren durchgeführt oder seit mindestens 6 Monaten laufendVolumen: Auftragsvolumen netto je Referenz angeben; ein Mindestwert wird nicht genannt
Mindestens drei vergleichbare Referenzprojekte
Digitalisierung von Papierakten im Krankenhaus- und Klinikbereich mit Abholung und Transport, scantechnischer Vorbereitung, Scannen, Indexierung, Qualitätssicherung und Lieferung in ein Archivsystem (z. B. HYDMedia). Angaben je Referenz: Projektbezeichnung, Auftraggeber mit Adresse und Ansprechpartner, Leistungsbeschreibung, Vergleichbarkeit (Ja/Nein), Klinikbezug (Ja/Nein), Archivsystem, Auftragsvolumen netto, Leistungszeitraum, ausführendes Unternehmen. Bei Bietergemeinschaft können die Angaben für die Gemeinschaft insgesamt gemacht werden.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 81%4–10 · 18%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 28 erledigt
Fristen und Einreichung
Formblätter und Preisangaben
Konzepte und Nachweise
Bietergemeinschaft und Unterauftrag (falls zutreffend)
Nur auf gesondertes Verlangen (engere Wahl)
Vor Abgabe prüfen
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Deutsches Schmerz-Zentrum Mainz GmbH
Anschrift
Mainz
Ort
20457 Hamburg Klostertor
Kategorie
Hamburg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
20457 Hamburg Klostertor
Hamburg
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