Ausschreibungen Hamburg
Scandienstleistung für Patientenakten einschließlich Umstellung auf neuen Dienstleister
Deutsches Schmerz-Zentrum Mainz GmbHHamburg Klostertor, HamburgVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWorum geht es?
Das Deutsche Schmerz-Zentrum Mainz GmbH (DSZM) sucht einen externen Dienstleister, der seine Papier-Patientenakten digitalisiert. Betroffen sind Akten aus dem stationären Bereich, der Tagesklinik und der Ambulanz.
Was ist gefordert?
Abholung und Transport der AktenVorbereitung, Scannen, Indexierung und QualitätssicherungLieferung der Daten in das Archivsystem HYDMedia G6Zwischenlagerung und datenschutzgerechte Vernichtung der OriginaleVollständige Umstellung vom bisherigen Dienstleister auf den neuen Dienstleister
Eckdaten
Ein Los, keine LosaufteilungAngebotsfrist: 24.11.2026, 15:00 Uhr, elektronisch über die VergabeplattformBindefrist laut Teil A (abgeleitet): 21 Werktage nach Angebotsfrist, also bis 23.12.2026Fragen spätestens 5 Werktage vor Ablauf der AngebotsfristZuschlag ausschließlich nach Preis
Hinweis zur Unstimmigkeit
Die Stammdaten nennen als Leistungsort Hamburg Klostertor (20457). Die Unterlagen beziehen sich dagegen auf das DSZM in Mainz und tragen den Zusatz Phase 1 Evakuierung Neuwied. Diesen Punkt sollte man beim Auftraggeber klären.
Wichtig
Die Eigenerklärung Teil B.1 verlangt mindestens 3 vergleichbare Referenzen und einen Mindest-Jahresumsatz von 100.000 EUR netto. Die Leistungsbeschreibung nennt dagegen keine Referenzen als Anforderung. Auch dieser Widerspruch sollte geklärt werden.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristNOV2023 MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI
Umsatznachweis Geschäftsjahreca. 1. Jan. 2023 – 31. Dez. 2025
Beschäftigtenzahl Durchschnittca. 1. Jan. 2023 – 31. Dez. 2025
Referenzzeitraumca. 24. Nov. 2023 – 24. Nov. 2026
Gewerbezentralregister-Zeitraumca. 24. Nov. 2024 – 24. Nov. 2026
Veröffentlichung4. Nov. 2026
Bieterfragen-Frist17. Nov. 2026
Angebotsfrist24. Nov. 2026
Angebotsänderung24. Nov. 2026
Rücknahme des Angebots24. Nov. 2026
Bindefrist25. Nov. – 23. Dez. 2026
Dedalus-Schnittstelle Einrichtungca. 7. Dez. 2026
Angestrebter Produktivbetrieb18. Dez. 2026
Verlängerung 1 Ausübungsfrist16. Nov. 2027
Vertragslaufzeitca. 31. Dez. 2027
Verlängerung 11. Jan. – 31. März 2028
Verlängerung 2 Ausübungsfrist15. Feb. 2028
Verlängerung 21. Apr. – 30. Juni 2028
Übergabeplanca. 5. Mai 2028
Vertragsende30. Juni 2028
AngebotsöffnungDatum offenKein konkreter Termin genannt; die Öffnung erfolgt unter Ausschluss der Öffentlichkeit.
VertragsabschlussDatum offenDer Vertrag tritt mit der Zuschlagserteilung in Kraft; das Datum ist nicht angegeben.
ZuschlagDatum offenZuschlag erfolgt ausschließlich nach Preis; das Datum ist nicht angegeben.
Nachforderung fehlender NachweiseDatum offenAngemessene Frist, die noch zu bestimmen ist.
Nachweisfrist ZertifikateDatum offenFehlende ISO-, IT-Grundschutz- oder TR-03138-Nachweise sind bis 12 Monate nach Zuschlag nachzureichen, wenn eine verbindliche Zusage vorliegt.
Nachweis UnterauftragnehmerDatum offenAuf Aufforderung vor Zuschlag, spätestens bei Beginn der Auftragsdurchführung.
VersicherungsnachweisDatum offenHaftpflicht-Deckungsnachweise müssen vor Leistungsbeginn vorliegen.
Kick-offDatum offen2 Arbeitstage nach Zuschlag.
WorkshopDatum offen3 Arbeitstage nach Zuschlag, zur Abstimmung von Prozess und Dokumentklassen.
Technische EinrichtungDatum offen6 Arbeitstage nach Zuschlag.
Erstausstattung und EinweisungDatum offen6 Arbeitstage nach Zuschlag.
Testlauf und AbnahmeDatum offen10 Arbeitstage nach Zuschlag, mit mindestens 10 Testakten.
AusführungsbeginnDatum offenProduktivbetrieb spätestens 10 Arbeitstage nach Zuschlag; bei späterer Importschnittstelle 10 Arbeitstage nach deren Bereitstellung.
Bereitstellung ImportschnittstelleDatum offenStartpunkt für die Produktivbetriebsfrist, falls die Schnittstelle erst später bereitgestellt wird.
Vollständige Lieferung RückstandDatum offenSpätestens 20 Arbeitstage nach Abnahme.
Abholung RückstandDatum offenUnmittelbar nach Abnahme, einschließlich der bereits verpackten Kisten.
Sonderabholungen RückstandDatum offen2 Abholungen während der Grundlaufzeit.
RegelabholungDatum offenAlle vier Wochen am im Workshop festgelegten Wochentag, jeweils zwischen 08:00 und 15:00 Uhr.
Abholung alle zwei WochenDatum offenAuf Wunsch des Auftraggebers zwischen 08:00 und 15:00 Uhr.
Änderung AbholrhythmusDatum offenDurch den Auftraggeber mit zwei Wochen Vorlauf möglich.
Zusätzliche Abholung auf AbrufDatum offenInnerhalb von 3 Arbeitstagen nach Anforderung.
Vollständige Lieferung nach AbholungDatum offenSpätestens 10 Arbeitstage nach der Abholung.
Klärung ClearingfälleDatum offenDurch den Auftraggeber innerhalb von 3 Arbeitstagen nach Meldung des Clearingfalls.
Eilakte bis 12:00 UhrDatum offenBei Anforderung bis 12:00 Uhr Lieferung am selben Arbeitstag bis 12:00 Uhr.
Eilakte nach 12:00 UhrDatum offenBei Anforderung nach 12:00 Uhr Lieferung am Folgearbeitstag bis 12:00 Uhr.
Bereitstellung OriginalakteDatum offenInnerhalb von 2 Arbeitstagen nach Anforderung im DSZM.
Bearbeitungsbeginn bei StörungDatum offenInnerhalb von 4 Stunden während der Servicezeiten nach Störungsmeldung.
ServicezeitenDatum offenMontag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr, ohne gesetzliche Feiertage in Rheinland-Pfalz.
ZwischenlagerungDatum offenZugriffsgeschützte Lagerung der Originale bis zur Vernichtung nach bestätigtem Import.
Vernichtung der OriginaleDatum offen12 Wochen nach bestätigtem Import in HYDMedia; offene Clearingfälle sind ausgenommen.
Meldung DatenschutzvorfallDatum offenUnverzüglich, spätestens 24 Stunden nach Kenntnis des Vorfalls.
Parallelbetrieb beim WechselDatum offenOptional bis zu 4 Wochen, falls der Nachfolger noch nicht produktiv ist.
Unterstützung Wechsel zum VertragsendeDatum offenNur bei Beauftragung, Abrechnung nach Aufwand zum Vertragsende.
PreisbindungDatum offenGilt ab Vertragsbeginn für die gesamte Laufzeit einschließlich Optionen.
Löschung Bieterdaten nicht berücksichtigter BieterDatum offenNach Ablauf der Zuschlags- und Bindefrist.
ZahlungsfristDatum offen30 Kalendertage nach Zugang einer prüffähigen Rechnung.
Beanstandungsfrist RechnungDatum offen14 Kalendertage nach Zugang der Rechnung.
Kündigungsmöglichkeit bei höherer GewaltDatum offenKündigung möglich, wenn die Störung länger als 30 Kalendertage andauert.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Gesamtwertungssumme100%
Reine Preiswertung anhand der netto Gesamtwertungssumme des Angebots gemäß Preisblatt.
Zuschlag auf das Angebot mit der niedrigsten Gesamtwertungssumme gemäß Preisblatt; Wertung der geschätzten Mengen einschließlich Grundlaufzeit, Optionen und optionaler Unterstützung bei einem Wechsel.
KI-Hinweis: Die Vergabeunterlagen legen die reine Preiswertung, die maßgebliche Gesamtwertungssumme und das Preisblatt eindeutig fest.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAbholung und Transport
Übernahme der Fallakten an einem Sammelpunkt im DSZMTransport in geschlossenen, von außen nicht einsehbaren FahrzeugenÜbernahme und gegebenenfalls Umpacken bereits befüllter TransportkistenErstellung und gegenseitige Bestätigung von ÜbergabelistenBereitstellung verschließbarer, plombierbarer TransportbehälterRegelabholungen alle vier Wochen (auf Wunsch alle zwei Wochen) zwischen 08:00 und 15:00 Uhr sowie zusätzliche Abholungen auf Abruf innerhalb von 3 ArbeitstagenAbholung durch eigene, auf Datenschutz und Patientengeheimnis verpflichtete Beschäftigte, keine Paketdienste
Vorbereitung, Scannen und Indexierung
Vorbereitung: Entfernen von Heft- und Büroklammern, Glätten beschädigter Belege, Freilegen verdeckter Informationen, Erhalt der ursprünglichen ReihenfolgeScannen als Duplex-Scan in Graustufen mit mindestens 200 dpi oder in Schwarz-Weiß mit mindestens 300 dpiFarbscans einzelner farbabhängiger Dokumente auf AnforderungEntfernung leerer Seiten nur anhand eines informationserhaltenden Schwellwerts, mit ProtokollierungKostenfreie Wiederholung mangelhafter ScansEindeutige Zuordnung jedes Dokuments zum Fall über die Fallnummer mit vollständiger KontrolleKlassifikation nach aktuellem IHE-Aktenplan, Erfassung von Haupt- und Unterbelegart, Dokumenttitel, KDL-ID und SeitenzahlMaschinelle Klassifikation ist zulässig; der Auftragnehmer trägt die Verantwortung für das Ergebnis
Datenlieferung und Import
Lieferung im HYDMedia-Importformat Scan2HYDMedia oder gleichwertiger, von Dedalus freigegebener AnbindungErstellung der Bilddateien und der IDX-Steuerdatei im Austauschverzeichnis, Freigabe per Semaphor-DateiZulässige Formate: PDF, JPEG, TIFF, PNGKeine OCR, keine qualifizierte elektronische Signatur und keine qualifizierten Zeitstempel gefordertVerschlüsselte Übertragung über IPsec-VPN oder SFTP, keine DatenträgerlieferungenProtokollierung jeder Lieferung und Abgleich mit Importbestätigungen oder FehlermeldungenKostenfreie Nachlieferung fehlerhafter oder nicht importierter Dokumente, soweit der Fehler nicht beim Auftraggeber liegtLieferung der Akten spätestens 10 Arbeitstage nach Abholung
Qualitätssicherung und Berichte
Einhaltung der BSI TR-03138 (RESISCAN)Je Akte ein eindeutig zuordenbarer Transfervermerk als PDFProtokollierung eingegangener, gescannter, entfernter und gelieferter SeitenAbgleich mit der Übergabeliste und unverzügliche Meldung von AbweichungenBei einer Stichprobenfehlerquote von mehr als 2 %: Prüfung und kostenfreie Korrektur der gesamten betroffenen LieferungVerfahrensdokumentation für das ersetzende ScannenMonatlicher Bericht über Behälter, Akten, Seiten, Lieferzeiten, Eilakten, Fehler und Nachlieferungen
Eilakten und Sonderanforderungen
Eilakten (Scan on Demand) über E-Mail oder das Portal des Auftragnehmers anfordernAnforderung bis 12:00 Uhr: Lieferung am selben Arbeitstag bis 12:00 UhrAnforderung nach 12:00 Uhr: Lieferung am Folgearbeitstag bis 12:00 UhrBereitstellung einer Originalakte auf Anforderung innerhalb von 2 Arbeitstagen im DSZMBearbeitungsbeginn bei Störung der Datenlieferung innerhalb von 4 Stunden während der Servicezeiten (Montag bis Freitag, 08:00 bis 17:00 Uhr, außer rheinland-pfälzische Feiertage)Meldung von Datenschutz- und Sicherheitsvorfällen unverzüglich, spätestens binnen 24 Stunden
Zwischenlagerung, Vernichtung und Löschung
Zugriffsgeschützte Zwischenlagerung der Originale bis zur VernichtungVernichtung 12 Wochen nach bestätigtem Import ohne gesonderte Freigabe, außer bei offenen Clearingfällen oder zurückgehaltenen AktenVernichtung nach DIN 66399, Schutzklasse 3, mindestens Sicherheitsstufe P-4Vernichtungsprotokoll mit den betroffenen FallnummernLöschung der Scan- und Stammdaten nach Vernichtung der Originale, mit LöschungsprotokollKeine Langzeitarchivierung beim Auftragnehmer
Umstellung auf den neuen Dienstleister
Gesamtverantwortung für den Wechsel aus einer Hand, Abstimmung mit Dedalus und dem RechenzentrumsbetreiberAblauf: Kick-off 2 Arbeitstage nach Zuschlag, Workshop 3 Arbeitstage nach Zuschlag, technische Einrichtung und Erstausstattung 6 Arbeitstage nach Zuschlag, Testlauf und Abnahme 10 Arbeitstage nach ZuschlagWorkshop und Einweisung in Mainz oder onlineTestlauf mit mindestens 10 Testakten aus Neurochirurgie, konservativer Schmerztherapie, Tagesklinik und AmbulanzAbnahme erst nach vollständigem, lesbarem, richtig zugeordnetem und fehlerfreiem Import sowie funktionierender Datenübertragung, Kennzeichnung und ProtokollenAbholung und vollständige Verarbeitung des Rückstands einschließlich bereits verpackter Kisten, Lieferung innerhalb von 20 Arbeitstagen nach AbnahmeProduktivbetrieb spätestens 10 Arbeitstage nach Zuschlag, angestrebt bis 18.12.2026
Unterstützung beim Wechsel zum Vertragsende
Übergabeplan spätestens 8 Wochen vor VertragsendeUnterstützung des Nachfolgers und Auskünfte an ihnVollständige Verarbeitung und Lieferung aller bis zum Stichtag abgeholten AktenÜbergabe der Liste nicht vernichteter Originale und relevanter VerfahrensunterlagenOptionaler Parallelbetrieb von bis zu 4 WochenRückgabe oder Vernichtung nicht vernichteter Originale, nachweisliche Löschung und Abbau der Datenübertragung
Mengen (Schätzungen der Auftraggeberin)
Stationäre Fälle: ca. 2.000 Akten pro Jahr (ca. 1.000 Neurochirurgie, ca. 1.000 konservative Schmerztherapie), ca. 155.000 Seiten pro JahrTagesklinik: ca. 450 Akten mit 80 bis 100 Seiten, ca. 40.500 Seiten pro JahrAmbulanz: ca. 6.000 Akten mit höchstens ca. 10 Seiten, ca. 60.000 Seiten pro JahrRückstand stationär: ca. 700 Akten bzw. ca. 54.000 Seiten (derzeit ca. 400 Akten, bei Produktivstart voraussichtlich ca. 600 bis 700 Akten)Eilakten: ca. 30 pro JahrFarbscans: ca. 1.000 Seiten pro JahrRegelabholungen: ca. 15 im Laufzeitraum, dazu 2 Sonderabholungen für den RückstandOptionen: je 3 Monate Verlängerung mit ca. 64.000 Seiten je OptionDie Mengen sind Wertungsmengen. Abgerechnet wird nach den tatsächlich verarbeiteten Mengen, eine Mindestabnahme besteht nicht.Zählweise: eine Seite ist ein Blatt bis DIN A3, vollständig leere Blätter werden nicht berechnet
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenWirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Mindestanforderung (Ausschluss bei Nichterfüllung): Durchschnittlicher Jahresumsatz der Geschäftsjahre 2023 bis 2025 mit vergleichbaren Leistungen von mindestens 100.000 EUR nettoBerufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 1.000.000 EUR für Personenschäden und 1.000.000 EUR für sonstige Schäden je Schadensfall (Mindestanforderung)Laut Teil C.1 zusätzlich Betriebs-, Berufs- und Vermögensschadenhaftpflicht mit Deckung für Datenschutz- und Vertraulichkeitsverletzungen; Deckungssummen vor Leistungsbeginn nachweisenAngabe zum Beginn der Geschäftstätigkeit, falls nach 2023 aufgenommen
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Mindestanforderung: mindestens 3 vergleichbare Referenzen über die Digitalisierung von Papierakten (Details siehe Abschnitt Referenzprojekte)Durchschnittliche Beschäftigtenzahl 2023 bis 2025 in Vollzeitäquivalenten, aufgeschlüsselt nach kaufmännisch, technisch, Service/Support und sonstigeBenennung eines Projektleiters und eines stellvertretenden Projektleiters mit Name, Dauer der Zugehörigkeit, Berufsstand und einschlägiger BerufserfahrungFähigkeit zur Einhaltung der geforderten Scanauflösung, Dokumentenklassifikation, Importformate, Datenübertragung und ProtokollierungVerbindlicher Zeitplan für die Umstellung in Arbeitstagen ab ZuschlagFeste Ansprechperson und VertretungAusreichend qualifiziertes und zuverlässiges Personal, Deutsch als Arbeitssprache der eingeplanten PersonenEintragung im Berufsregister, sofern verpflichtet
Informationssicherheit und Datenschutz
Informationssicherheitsmanagement für Transport, Scanstandort und Datenübertragung nach ISO/IEC 27001 oder BSI IT-Grundschutz; Zertifikat gefordertKonformität des Scanprozesses mit BSI TR-03138: Zertifikat oder Bestätigung eines unabhängigen Auditors. Fehlende Nachweise können durch verbindliche Zusage mit Nachweis innerhalb von 12 Monaten nach Zuschlag ersetzt werdenBenannter Informationssicherheitsbeauftragter und Datenschutzbeauftragter ohne InteressenkonfliktAngemessene Informationssicherheitsmaßnahmen mit NachweisInterne Vorgaben zur Informationssicherheit im Softwareentwicklungszyklus, orientiert an ISO 27002 oder vergleichbarVerarbeitung, Lagerung und Vernichtung ausschließlich in Deutschland oder einem anderen EU- oder EWR-MitgliedstaatAbschluss einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVOVerpflichtung aller eingesetzten Personen auf das Datengeheimnis und nach § 203 StGBUnterstützung bei einer Prüfung vor Auftragsverarbeitung, mindestens einmal jährlich wiederholbar, unvergütet
Erklärungen, Ausschlussgründe und Qualität
Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB und kein Verstoß gegen das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (ggf. Selbstreinigung)Keine Verurteilung nach den Kriterien des Gewerbezentralregisters in den letzten 2 JahrenKein Insolvenzverfahren und keine Liquidation (ggf. Insolvenzplan)Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß gezahltMitgliedschaft in einer BerufsgenossenschaftEinhaltung des Landestariftreue- und Mindestlohngesetzes Rheinland-Pfalz (Mindestentgelt)Wirksames internes QualitätsmanagementsystemAngaben zu Interessenkonflikten sowie zu vorzeitiger Vertragsbeendigung oder Schadensersatz bei früheren Aufträgen (ja oder nein, ggf. erläutern)Nachunternehmer-Erklärung: Namen und Anschriften vor Übertragung mitteilen, gewerberechtliche Voraussetzungen erfüllen
Nachweise bei engerer Wahl
Auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers, bei Aufnahme in die engere Wahl, sind Bescheinigungen und Nachweise vorzulegen: zu Insolvenz, Steuern und Sozialversicherung (Unbedenklichkeitsbescheinigungen), Berufsgenossenschaft, Berufsregister, Versicherung und EignungsangabenNichtdeutschsprachige Bescheinigungen mit deutscher ÜbersetzungNachweis der Unterauftragnehmer vor Zuschlag auf Aufforderung, spätestens bei Beginn der Auftragsdurchführung
Eignungsleihe und Bietergemeinschaft
Eignungsleihe ist für wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit zulässig, wenn die Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen. Die Eignungsleihe ist in Teil B.1 zu erklären und nachzuweisen, mit Tabelle der Unternehmen, Art der Leihe und überlassenen Kriterien sowie einer Verpflichtungserklärung des Dritten.Bei Bietergemeinschaft: Erklärung aller Mitglieder, Benennung eines bevollmächtigten Vertreters und Haftung als Gesamtschuldner. Jedes Mitglied gibt die Erklärungen nach Teil B ab.
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: In den letzten 3 Jahren durchgeführt oder seit mindestens 6 Monaten laufendVolumen: Auftragsvolumen in EUR netto anzugeben. Ein Mindestwert ist nicht festgelegt.
Mindestens 3 vergleichbare Referenzen über die Digitalisierung von Papierakten (laut Eigenerklärung Teil B.1). Hinweis: Teil C.2 und Teil A nennen keine Referenzen als Anforderung. Dieser Widerspruch sollte geklärt werden.
Vergleichbar sind Scandienste für Papierakten im Krankenhaus- oder Klinikbereich mit Abholung und Transport, scantechnischer Vorbereitung, Scannen, Indexierung und Qualitätssicherung sowie Datenlieferung in ein Archivsystem (z. B. HYDMedia). Nachweis über das Formblatt Teil B.1 mit Projektbezeichnung, Auftraggeber, Ansprechpartner, Leistungsbeschreibung, Archivsystem, Volumen und Zeitraum.
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Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 77%4–10 · 22%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 33 erledigt
Vorbereitung und Fragen
Formblätter und Erklärungen
Angebotsschreiben
Konzepte und Nachweise
Preisblatt
Eignung und Partner
Einreichung und Formalien
Mit TendiGo
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Auftraggeber
Deutsches Schmerz-Zentrum Mainz GmbH
Ort
20457 Hamburg Klostertor
Kategorie
Hamburg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
20457 Hamburg Klostertor
Hamburg
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