Ausschreibungen Thueringen
Bereitstellung, Installation, Inbetriebnahme und Wartung von 19 Multifunktionsgeräten inkl. Output Management in einem Mietvertrag mit umfassenden Serviceleistungen
Thüringer Ministerium für Soziales, Gesundheit, Arbeit und FamilieErfurt, ThüringenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenMiete von 19 Multifunktionsgeräten mit Output Management und Full-Service
Das Thüringer Ministerium für Soziales, Gesundheit, Arbeit und Familie in Erfurt sucht einen Anbieter, der 19 Farb-Multifunktionsgeräte (Drucken, Kopieren, Scannen) mietet und betreut: 9 Geräte A3 color, 9 Geräte A4 color und 1 Gerät A4 color mit Faxmodul.
Was gefordert wird
Lieferung, Aufstellung, Installation und Inbetriebnahme der GeräteOutput-Management-Software und Flottenmanagement (On-Premise)Wartung, Reparatur und Verbrauchsmaterial über die gesamte LaufzeitRückbau und Rücknahme nach Vertragsende
Eckdaten
Mindestmietzeit 60 Monate, Vertragsbeginn 01.04.2027, optionale Verlängerung um 12 bis 24 MonateKeine Lose, keine Nebenangebote, keine BietergemeinschaftenAngebotsfrist: 11.11.2026, 09:00 Uhr, elektronische Abgabe über evergabe-online.deRückfragen bis 04.11.2026, 12:00 Uhr
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026 APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT
Veröffentlichung14. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist4. Nov. 2026
Angebotsfrist11. Nov. 2026
Bindefristca. 11. Nov. – 11. Dez. 2026
Zuschlagsfrist11. Dez. 2026
Ausführungsbeginnca. 22. Feb. – 26. März 2027
Betriebsbereitschaftca. 8. März – 26. März 2027
Mindestmietzeitca. 26. März 2027 – 26. März 2032
Vertragsbeginn1. Apr. 2027
Verlängerung 1ca. 26. März 2032 – 26. März 2033
Verlängerung 2ca. 26. März 2033 – 26. März 2034bis 2034
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenRichtwertmethode39 Kriterien
Preis 10%Qualität 90%
- 1. Allgemeine Anforderungen100%
Allgemeine Vorgaben, Bietereignung, Netzwerk und Sicherheit (Unterkriterien 1.1-1.32)
- 2. Service50%
Teststellung, Rollout, Normalbetrieb und Umwelt (Unterkriterien 2.1-2.9)
- 3. Software150%
Output Management, Flottenmanagement, Warteschlangen, Authentifizierung und Berechtigungen (Unterkriterien 3.1-3.32)
- 4. DIN A3-Multifunktionssystem Farbe (9 Geräte)750%
Geräteeigenschaften, Drucken/Kopieren, Scannen und Zubehör der A3-Multifunktionsgeräte (Unterkriterien 4.1-4.43)
- 5. DIN A4-Multifunktionssystem Farbe (10 Geräte)750%
Geräteeigenschaften, Drucken/Kopieren, Scannen und Fax der A4-Multifunktionsgeräte (Unterkriterien 5.1-5.41)
- 6. Kosten200%
Grundpreis, Klickkosten Mehrkopien und Klickkosten bei Verlängerung (Unterkriterien 6.1-6.7)
Einfache Richtwertmethode gemäß UfAB 2018: Leistungspunkte werden je Kriterium vergeben, addiert und ins Verhältnis zum Preis gesetzt (Z = L/P). Die Leistungspunkte ergeben sich aus den Bewertungskriterien (Art B) mit insgesamt 2000 Gewichtungspunkten.
KI-Hinweis: Zuschlagskriterien und Gewichtungspunkte sind vollständig aus Anlage 2b (Kriterienkatalog) und Ziffer 2 der Ausschreibung dokumentiert; die Wertung erfolgt nach einfacher Richtwertmethode gemäß UfAB 2018.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGeräte und Mengen
9 Multifunktionsgeräte color A39 Multifunktionsgeräte color A4 ohne Faxmodul1 Multifunktionsgerät color A4 mit Faxmodul
Richtwert für die Stellfläche bei geschlossenen Papierfächern: A3 maximal 0,70 x 1,50 m, A4 maximal 0,55 x 0,60 m.
Mindestanforderungen laut Kriterienkatalog:
A3: Aufwärmzeit höchstens 30 s, erste Seite s/w höchstens 7 s, erste Seite Farbe höchstens 8 s, mindestens 50 Seiten pro Minute, Scanauflösung mindestens 600 dpi, Papierkapazität gesamt mindestens 3.000 Blatt A4A4: Aufwärmzeit höchstens 30 s, erste Seite s/w höchstens 8 s, erste Seite Farbe höchstens 9 s, mindestens 35 Seiten pro Minute, Papierkapazität gesamt mindestens 500 Blatt, Papiergewicht mindestens 200 g/m²Das Gerät mit Faxmodul ist das einzige mit Faxfunktion
Output Management und Flottenmanagement
Zentrale Warteschlangen- und Druckjobverwaltung für ca. 350 NutzerManagement aller Drucker im Netzwerk mit zentraler Konsole, Statusberichten und FernadministrationAutomatische Tonerbestellung und TicketsystemFollow-Me-Printing, regelbasierter Druck, Kontingentierung und mehrere AuthentifizierungsverfahrenOn-Premise-Lösung, kompatibel mit VMware und Hyper-V, Windows Server 2022 oder neuerSynchronisation mit Microsoft Active DirectoryDeutschsprachige Administrations- und BenutzeroberflächenLizenzen und Servicepacks für die gesamte VertragslaufzeitErfüllung des BSI IT-Grundschutzes SYS 4.1
Lieferung, Aufstellung und Rollout
Aufstellungsort: Thüringer Ministerium für Soziales, Gesundheit, Arbeit und Familie, Werner-Seelenbinder-Straße 6, 99096 Erfurt, inklusive Transport ins DachgeschossLieferung und Transport innerhalb des Gebäudes, Aufbau, Netzanbindung an das LANSoftwareinstallation auf einer vom Auftraggeber bereitgestellten virtuellen MaschineTreiberinstallation, Benutzer- und Rechteverwaltung, Erfassung im FlottenmanagementFunktionstests und AbnahmeprotokollAnlieferung in KW08 bis KW11/2027, betriebsbereit spätestens am 26.03.2027Übergabe der Bestandsdaten (Gerätebezeichnung, Standort, Lieferschein, Lieferdatum, Seriennummer) innerhalb von zwei Wochen nach Abnahme
Einweisung und Dokumentation
Workshop zu Komponenten, Zusammenspiel und SoftwareEinweisung des IT-Sachgebiets in Bedienung und VerbrauchsmaterialwechselKeyuser-Schulung vor Ort (Administration und Bedienung)Bedienungsanleitung in deutscher Sprache (elektronisch)Dokumentation der InstallationNachweis der Funktionsfähigkeit des Gesamtsystems
Wartung, Service und Verbrauchsmaterial
Wartung, Reparatur und Serviceleistungen vor Ort inklusive FahrtkostenReaktionszeit auf Störungsmeldungen maximal 4 Stunden, innerhalb der Servicezeiten Montag bis Freitag, 8 bis 16 Uhr (ohne bundeseinheitliche Feiertage)Ersatzgerät bei irreparablem Gerät innerhalb von 2 WerktagenHotline mit deutschsprachigem Personal innerhalb DeutschlandsSoftware-Updates, Upgrades, Patches und Firmwareupdates über die gesamte LaufzeitZubehör, Verbrauchsmaterial (Toner, Trommel, Resttonerbehälter), einmalige HeftklammernbestückungUmweltgerechte Entsorgung der VerbrauchsmaterialienAusweichanlage bei Geräteausfall nach 48 Stunden Ausfallzeit (Mietschein)
Sicherheit der Geräte
Automatisches Löschen oder Überschreiben interner Speicher nach jedem VorgangFestplattenlöschung nach BSI-Richtlinie, auch bei Gerätetausch oder RückgabeVerschlüsselung nach Common Criteria (ISO 15408 EAL2), Unterstützung TLS 1.3 und SNMPv3Passwortgesichertes Webmanagement, Netzwerkkonfiguration nur durch AdministratorenSperrmöglichkeit für nicht benötigte Anschlüsse (zum Beispiel USB, WLAN)Konzept zur Absicherung der Porteinstellungen und Protokollierung
Ende der Laufzeit
Kostenfreier Abbau und Abtransport der GeräteDeinstallation der SoftwareLöschung gespeicherter Daten nach BSI-Vorgabe mit ZertifikatRücknahme der Altgeräte
Nicht Teil der Leistung
Papier, Nachbestückung mit Heftklammern und Strom trägt der Auftraggeber.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAllgemeine Eignung und Erklärungen
Nachweis von Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit, auch für NachunternehmenEigenerklärung zur Zuverlässigkeit (Anlage 5): keine Insolvenz oder Liquidation, keine schwere Verfehlung, Steuern und Sozialabgaben bezahlt, keine Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Pflichten, keine unzutreffenden AngabenEigenerklärung nach Thüringer Vergabegesetz (Anlage 8): Einhaltung der Tariftreue, Zahlung des repräsentativen Tarifentgelts oder mindestens 1,50 Euro über dem gesetzlichen Mindestlohn, Regeln zur Leiharbeit und Entgeltgleichheit, Weitergabe der Pflichten an NachunternehmerEntgeltnachweise und Unterlagen für mögliche Kontrollen bereithaltenBei Verstößen drohen Vertragsstrafen, Kündigung oder Ausschluss von künftigen Vergabeverfahren für bis zu 3 Jahre
Referenzen
Referenzkundenliste ähnlich durchgeführter Aufträge (Details siehe Referenzprojekte)Die Bewertung richtet sich nach der Anzahl der Referenzkunden
Herstellerautorisierung und Zertifikate
Herstellerautorisierung für die Gerätewartung der angebotenen Geräte, mit dem Angebot vorzulegenQualitätszertifikate ISO 9001, ISO 27001 und ISO 14001, von allen Vertragspartnern nachzuweisenNachweis, dass Service-Organisation Zertifizierungen besitzt, sofern vorhandenProduktdatenblätter der Gerätehersteller
Muss-Anforderungen an Produkt und Service
Laut Kriterienkatalog und Produktblatt sind unter anderem Pflicht:
Fabrikneue Geräte, keine Grauimporte, keine aufbereiteten SystemeAusschließliche Belieferung mit Originaltoner des HerstellersErsatzteilversorgung für die VertragslaufzeitRechnungsstellung ausschließlich elektronisch (eRechnung)Alle Programme, Dokumentationen und Handbücher in deutscher SpracheKostenfreier Abbau und Abtransport nach VertragsendeKostenloses Entsorgungsprogramm für alte VerbrauchsmittelUmwelt- und Energiezertifikate Energy Star, TEC, CE, GS und Blauer Engel (RAL-UZ 219)Kein All-in-one-Kartuschensystem
Nach den Vergabeunterlagen führt die Nichterfüllung einer einzelnen Mindestanforderung zum Ausschluss.
Referenzprojekte
Keine Mindestanzahl genannt. Bewertung: mehr als 2 Referenzkunden = 100 Punkte, mehr als 1 = 60 Punkte, genau 1 = 30 Punkte, keine = 0 Punkte ReferenzenZeitraum: Aufträge der letzten drei Jahre (Leistungsbeschreibung). Laut Anlage 4: Projektabschluss 2023 oder später.Volumen: Nicht genannt
Referenzkundenliste ähnlich durchgeführter Aufträge (Anlage 4, je Referenzprojekt eine eigene Anlage). Laut Leistungsbeschreibung werden zudem Referenzinstallationen im ausgeschriebenen Aufgabenfeld verlangt.
Ähnlich durchgeführte Aufträge zur ausgeschriebenen Leistung. Nachweis über Anlage 4 mit Angaben zu Auftraggeber, Ansprechpartner, Gegenstand, Projektzeitraum und dem Feld 'Art und Umfang (in Beratertagen)'. Der Bezug dieses Feldes zur Druckerleistung ist unklar.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 79%4–10 · 21%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 34 erledigt
Vorbereitung und Fristen
Formale Unterlagen
Vertrag, Preise und Datenschutz
Technische Produktnachweise
Service und Wartung
Nachunternehmer (falls eingesetzt)
Referenzen
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Thüringer Ministerium für Soziales, Gesundheit, Arbeit und Familie
Anschrift
99096 Erfurt
Ort
99096 Erfurt
Kategorie
Thueringen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
99096 Erfurt
Thüringen
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