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Ausschreibungen Sachsen

Beschaffung einer Telefonie-Lösung VoIP

Hochschule Mittweida09648 Mittweida, SachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Hochschule Mittweida (HSMW) schreibt die Lieferung und den Betrieb einer neuen VoIP-Telefonie-Lösung aus, um ihre veraltete Cisco-Telefonanlage von 2013 zu ersetzen.

Was wird gebraucht?

Eine Telefoniesoftware für 700 Benutzer und bis zu 2.000 NebenstellenEinen Session Border Controller (SBC) in Hochverfügbarkeit für 60 gleichzeitige Gespräche350 neue Tischtelefone, 10 DECT-Basisstationen (Snom M900) und 450 Software-Lizenzen für PC und SmartphoneEine vollständige API für die Anbindung an das IDM-System der HochschuleOptional: Callcenter-Funktion für 1 Supervisor und 5 Agenten

Wichtige Rahmenbedingungen:

On-Premise-Betrieb im eigenen Rechenzentrum (keine Cloud)Bevorzugt Open-Source-Software unter Linux (XCP-NG)Wartung über 48 Monate, mit Option auf jährliche VerlängerungKeine Lose – alles aus einer Hand

Was müssen Bieter tun?

Vollständig elektronisch über www.evergabe.de anbietenPreisblatt und Bewertungsmatrix ausfüllenMindestens eine vergleichbare Referenzinstallation nachweisenBereitschaft zu einem kostenlosen Proof of Concept (POC) vor Ort erklären
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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 01. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP
Veröffentlichung16. Sep. 2026
Bieterfragen-Fristca. 24. Sep. 2026
Angebotsfrist1. Okt. 2026
Bindefrist1. Okt. – 31. Dez. 2026
Ausführungsfristca. 27. Jan. 2027
Vertragsbeginnca. 28. Jan. 2027
Vertragslaufzeitca. 28. Jan. 2027 – 27. Jan. 2031
Verlängerung 1ca. 28. Jan. 2031 – 27. Jan. 2032
Verlängerung 2ca. 28. Jan. 2032 – 27. Jan. 2033bis 2033
POC-FristDatum offenMax. 3 Arbeitstage, innerhalb 2 Wochen nach Angebotsauswertung auf Anforderung des AG.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Richtwertmethode14 Kriterien
  • Gesamtpreis (netto)

    Gesamtpreis netto gemäß Preisblatt (ohne lfd. Nr. 5, 7, 9 und 12 – Bedarfspositionen). Der Preis geht über die Formel (625 € pro Wertungspunkt) in das Wertungsergebnis ein. Es werden keine separaten Prozentpunkte oder Gewichtungspunkte für den Preis vergeben.

  • Wertungskriterien aus der Bewertungsmatrix

    Maximal 90 Punkte vom Bieter in der Bewertungsmatrix (Anlage 11) zu erreichende Bewertungskriterien. Multiplikatoren/Punkte je Kriterium: Open-Source-Produkte (30), Shared Workspace / An- und Abmelden an Endgeräten (10), Webbasierte Administration (10), Zeitgesteuerte Rufumleitungsprofile (10), Callcenter-Funktionalität (5), Cisco K8945 Unterstützung (5), Stromsparfunktion Endgeräte (5), Deutschsprachiger Herstellersupport (5), Ticketverfolgung (5), Community-Forum (5).

  • Bewertungspunkte nach Prüfung durch Auftraggeber

    Bis zu 30 Punkte werden vom Auftraggeber nach einem Referenztermin und ggf. Proof of Concept (POC) vergeben.

Wertungsergebnis = Gesamtpreis (netto) – 625 × (Summe der Wertungspunkte aus Bewertungsmatrix + Summe der Bewertungspunkte nach Prüfung durch Auftraggeber). Der Zuschlag wird auf das niedrigste Wertungsergebnis erteilt. Es sind maximal 120 Wertungspunkte erreichbar (90 aus Bewertungsmatrix + 30 nach Prüfung durch Auftraggeber). 1 Wertungspunkt = 625 €.

KI-Hinweis: Vergabeart Richtwertmethode: Der Preis fließt nicht als eigenes gewichtetes Kriterium, sondern ausschließlich über die Formel Gesamtpreis – 625 € × Wertungspunkte in das Wertungsergebnis ein; alle 90 Punkte aus der Bewertungsmatrix und alle 30 Punkte der Auftraggeber-Prüfung samt deren Unterkriterien (18+8+4) sind eindeutig dokumentiert. Die Gewichtungen sind in den Unterlagen nicht eindeutig lesbar (z. B. Formularfelder ohne Zuordnung).

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kernkomponenten der VoIP-Lösung

Vermittlungssoftware (TK-Anlage):

Ersatz für den alten Cisco Unified Communication ManagerMuss als virtuelle Maschine unter Linux (XCP-NG) laufenBevorzugt Open-Source-basiert (z.B. Asterisk oder vergleichbar)Ausschließlich On-Premise-Betrieb (keine Cloud)

Session Border Controller (SBC):

Hochverfügbarkeits-Konfiguration (HA)Auslegung für 60 gleichzeitige Verbindungen

Vermittlungsarbeitsplatz:

Mit Sekretariatsfunktionen

Endgeräte und DECT-Infrastruktur

Tischtelefone:

350 Stück als Neuware (zwei Typen: vergleichbar Snom D892M und Snom D385N)Optional ca. 100 vorhandene Cisco K8945 weiterverwenden (falls wirtschaftlich)

DECT-Infrastruktur:

10 neue Snom M900 Basisstationen (Neuware)Bestehende 25 Snom M65 Mobilteile werden weiterhin genutztAusbau der DECT-Abdeckung erfolgt durch die Hochschule selbst, nicht durch den Auftragnehmer

Software-Clients:

450 Lizenzen für PC- und Smartphone-AppsVerfügbar für Windows, Linux, Android und iOSEinheitliche Lizenz je Nutzer auf mehreren Geräten

Kapazität und Funktionen

Benutzerkapazität:

700 namentliche BenutzerMaximal 2.000 Nebenstellen pro Server

TK-Grundfunktionen:

Voice-Mail je BenutzerTelefonfunktionen auf Basis SIP-StandardZeitgesteuerte lokale BackupsRestorefunktion zur vollständigen WiederherstellungTR Notruf Version 2.1Telefonkonferenzen (mindestens 3 Teilnehmer)Chef-Sekretär-SchaltungenAnruflisten, Rufumleitung, VerfügbarkeitsstatusMehrgeräte-/-rufnummern-Unterstützung

Optional – Callcenter:

Mindestens 1 Supervisor und 5 AgentenAn-/Abmelden am Endgerät (Shared Workspace)Halten von Anrufen, AnsagetexteWeiterleitung bei ÜberlastE-Mail-Benachrichtigungen

Administration und Schnittstellen

Webbasierte Administration:

Browserbasierte Oberfläche für Verwaltung und KonfigurationBerechtigungsverwaltungRufnummernsperrungAnlagenüberwachung mit Logging

SSO und Authentifizierung:

Anbindung über Shibboleth/SAML an das IDM-SystemProvisionierung erfolgt automatisch über die API aus dem IDM

API-Integration:

Vollständige API mit dokumentierten SchnittstellenREST-TechnologieAnbindung an das IDM-System (Wertung gemäß lfd. Nr. 51 der Bewertungsmatrix)

Dokumentation:

API-DokumentationProduktdokumentationDokumentation für Selbstkonfiguration durch Nutzende

Installation, POC und Lieferung

Installation und Inbetriebnahme:

Pauschal vom AuftragnehmerInstallation in der Virtualisierungsumgebung des AuftraggebersEinweisung beim Auftraggeber (auch als Teleservice möglich)PC-App muss ohne Admin-Berechtigung installierbar sein

Proof of Concept (POC):

Maximal 3 Arbeitstage DauerInnerhalb 2 Wochen nach Angebotsauswertung anforderbarInstallation in Virtualisierungsumgebung des AGJe 2 Endgeräte, Apps, Test der APIRestorefunktion aus Backup wird getestet

Datenübernahme:

Keine Datenübernahme aus dem AltsystemProvisionierung erfolgt über die API aus dem IDM

Wartung und Support

Wartungsumfang (48 Monate):

Funktions- und Sicherheitsupdates für Software und SBCFirmware-Updates für EndgeräteWartung der Snom M900 DECT-BasisstationenInklusive 12 Monate Wartung in den StückpreisenWartungszeitraum Monat 13 bis 48 separat im PreisblattOptionale Wartung Monat 49 bis 60 (jährlich verlängerbar)

Service und Support:

Telefon-Hotline: 5x9 (werktäglich)E-Mail-Support: 24x7Herstellersupport (idealerweise deutschsprachig)Hotline-Erreichbarkeit: 9x5 in deutscher SpracheReaktionszeit: 24 Stunden bei allen StörungsklassenStörungsmeldung per Telefon, E-Mail oder TicketsystemTicketsystem für StörungsverfolgungOptional: moderiertes Community-Forum

Optionale Abrufe (Tranchen):

Maximal 4 Tranchen für Geräte innerhalb 6 Monaten nach AuftragserteilungMaximal 2 Tranchen für Lizenzen ab dem 451. StückMaximal 2 Tranchen für Lizenzen innerhalb 6 Monaten

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Fachliche Eignung – Referenzen

Mindestens eine vergleichbare Referenzinstallation mit folgenden Angaben:

Art der ausgeführten LeistungenAuftragssummeAusführungszeitraumAuftraggeber

Die Referenz muss:

Die geforderten Leistungsmerkmale realisiert habenVon vergleichbarer Größe seinFür einen Referenzbesuch oder eine Videokonferenz zur Verfügung stehen (Ausschlusskriterium gemäß lfd. Nr. 57 der Bewertungsmatrix)

Rechtliche Eignung – Ausschlussgründe

Erklärung über Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123 und 124 GWB.

Keine rechtskräftigen Verurteilungen wegen:

Bildung krimineller/terroristischer Vereinigungen (§§ 129, 129a, 129b StGB)Terrorismusfinanzierung (§ 89c StGB)Geldwäsche (§ 261 StGB)Betrug/Subventionsbetrug gegen EU-Haushalt (§§ 263, 264 StGB)Bestechlichkeit/Bestechung (§§ 299, 299a, 299b, 108e, 333, 334, 335a StGB)Internationale BestechungMenschenhandel/Zwangsarbeit (§§ 232ff. StGB)

Weitere Ausschlussgründe:

Verstoß gegen Steuer-, Abgaben- oder SozialversicherungspflichtenVerstoß gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen (letzte 3 Jahre)Insolvenzverfahren beantragt/eröffnet oder Abweisung mangels MasseSchwere Verfehlung in der beruflichen TätigkeitWettbewerbswidrige Vereinbarungen oder abgestimmte VerhaltensweisenInteressenkonflikt bei der VergabedurchführungWettbewerbsverzerrung durch Einbindung in die VergabevorbereitungWesentliche mangelhafte Erfüllung früherer öffentlicher AufträgeSchwerwiegende Täuschung zu Eignungskriterien

Ab Auftragssumme ≥ 30.000 €: Auskunft aus dem Wettbewerbsregister (§ 6 WRegG) erforderlich.

Sanktionsrechtliche Anforderungen

Eigenerklärung nach Artikel 5k der EU-Verordnung 2022/576 (Anlage 3):

Bieter müssen bestätigen, dass keine Russland-Sanktionen dem Auftrag entgegenstehenAuszufüllen und in Textform zu bestätigenBei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied erforderlich

Formale Eignung

Eintragung im Berufs- oder Handelsregister (soweit eintragungspflichtig):

Registernummer und Amtsgericht angebenOder Erklärung, dass keine Eintragungspflicht besteht

KMU-Erklärung (falls zutreffend):

Max. 249 BeschäftigteJahresumsatz ≤ 50 Mio. € oder Bilanzsumma ≤ 43 Mio. €

Umsatzangaben der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, einschließlich Anteil bei Gemeinschaftsunternehmen.

Bietergemeinschaften und Nachunternehmer

Bietergemeinschaften:

Gesamtschuldnerische Haftung aller MitgliederBevollmächtigter Vertreter zu benennenAnlage 2 und Anlage 3 von jedem Mitglied erforderlichErklärung zur Bietergemeinschaft (Anlage 5) beifügen

Nachunternehmer:

Maximal 50 % des Auftragswertes dürfen auf Nachunternehmer entfallenVerpflichtungserklärungen und Eignungsnachweise der Nachunternehmer erforderlichErklärung zu Nachunternehmen (Anlage 6) beifügenNachweise nur erforderlich, wenn Bieter in die engere Wahl kommt

Technische Eignungsnachweise (Ausschlusskriterien)

Folgende technische Anforderungen sind Ausschlusskriterien (müssen alle erfüllt sein):

Software on-premise als VM unter Linux auf XCP-NG der HochschuleVoice-Mail Funktion je BenutzerTelefonfunktionen basieren auf SIP-StandardZeitgesteuerte Funktion für lokale BackupsRestorefunktion zur vollständigen WiederherstellungMind. 2.000 Nebenstellen pro ServerAnschluss Snom M900 Basis-StationenTischtelefongeräte (vergleichbar Snom D892M), NeuwareTischtelefongeräte (vergleichbar Snom D385N), NeuwareTR Notruf Version 2.1Kauflizenz je Benutzer (700) für Telefon und 2.000 NebenstellenEinheitliche Lizenz je Nutzer auf mehreren GerätenPC-App Funktionen (browserbasiert, WebRTC, Telefonbuch, Voice-Mail, Rufumleitung etc.)Smartphone-App Funktionen (iOS/Android, Anruflisten, Telefonbuch, Sync, GSM-Anruf)Administrationsfunktionen (browserbasiert, Berechtigungen, Sperrungen, Monitoring, SAML, API, Doku)Installation PC-App ohne Admin-BerechtigungInbetriebnahme und Einweisung beim AuftraggeberBereitschaft zu kostenlosem POC (max. 3 Arbeitstage)Referenzkunde für Referenzbesuch/VideokonferenzWartung und Support (Updates, Tickets, Hotline 9x5, Reaktionszeit 24h)

Bewertungskriterien (Wirtschaftlichkeit)

Die Bewertung erfolgt nach dem Wirtschaftlichkeitsprinzip mit folgender Formel:

Wertungspunkte = Gesamtpreis (netto) – 625 € × (Bewertungspunkte + 30)

Bewertungskriterien mit Maximalpunkten (Gesamt = 90):

Alle Softwarekomponenten Open-Source (30 Punkte)An-/Abmelden an Endgeräten / Shared Workspace (10 Punkte)Rufumleitungsprofile zeitgesteuert (10 Punkte)Alle Administrationsfunktionen webbasiert (10 Punkte)Unterstützung Cisco K8945 (5 Punkte)Endgeräte mit Stromsparfunktion (5 Punkte)Callcenter-Funktionalität (5 Punkte)Deutschsprachiger Herstellersupport (5 Punkte)Verfolgung Störungsbearbeitung durch Kunden (5 Punkte)Moderiertes Community-Forum (5 Punkte)

Hinweis: 1 Wertungspunkt entspricht 625 €.

Referenzprojekte
mindestens 1 ReferenzenZeitraum: nicht spezifiziertVolumen: nicht spezifiziert

Mindestens eine vergleichbare Referenzinstallation, die die geforderten Leistungsmerkmale realisiert hat und von vergleichbarer Größe ist. Referenzkunde muss für einen Referenzbesuch oder eine Videokonferenz zur Verfügung stehen.

Art der ausgeführten Leistungen, Auftragssumme, Ausführungszeitraum, Auftraggeber sind anzugeben. Idealerweise gemäß lfd. Nr. 57 der Bewertungsmatrix (Anlage 11).

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Mittlere Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 28 erledigt
Pflichtformulare und Erklärungen
Referenzen und Eignung
Preisblatt und Bewertung
Technische Unterlagen und Nachweise
Formale Anforderungen
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Hochschule Mittweida
Ort
09648 Mittweida, Sachsen
Kategorie
Sachsen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
09648 Mittweida
Sachsen

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