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Ausschreibungen Sachsen

Beschaffung eines Dokumentenmanagements

Stadtverwaltung Burgstädt09217 Burgstädt, SachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadtverwaltung Burgstädt (Verwaltungsgemeinschaft für Taura und Mühlau) beschafft ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) inkl. E-Akte als On-Premise-Lösung für ca. 80–100 Anwender in drei mandantengetrennten Kommunen. Hauptziel ist die Abwicklung der verpflichtenden elektronischen Bußgeldakte ab 01.01.2027.

Was zu liefern ist:

DMS-Softwarelizenz (Kernsystem, Workflow, Scan-Modul, Signatur)Einrichtung, Konfiguration und Inbetriebnahme bis Ende 2026Anbindung an das Finanzverfahren SASKIA.H2R sowie Fachverfahren (ARCHIKART, VOIS|MESO, VOIS|GESO, VOIS|OWI, Informa, Vialytics, ALVA X, Amt24)TR-RESISCAN-konformes Scannen für OWI-VerfahrenSchulungen und Wartung/Support (48 Monate)Datenmigration 2027

Angebotsabgabe: elektronisch über evergabe.de, Angebotsfrist 09.10.2026, 12:00 Uhr.

Einzureichen sind u. a.: ausgefülltes Leistungsverzeichnis, Bewertungsbogen, Preistabellen 1–3, Eigenerklärung zur Eignung, 3 vergleichbare Referenzen sowie ein Zertifizierungsnachweis.

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 09. Oktober 2026
Termin / FristOKT2026NOVDEZJAN2027
Angebotsfrist9. Okt. 2026
Projektstart1. Okt. 2026
Betriebsbereitschaftca. 30. Nov. 2026
Betriebsbereitschaft Grundfunktionalitätenca. 31. Dez. 2026
Vollständiger Produktivbetrieb1. Jan. 2027
Datenmigrationca. 1. Jan. – 31. Dez. 2027bis 2027
Bieterfragen-FristDatum offenSpätestens 6 Tage vor Ablauf der Angebotsfrist, also bis ca. 03.10.2026.
Vertragslaufzeit Wartung/SupportDatum offen48 Monate ab Vertragsbeginn (voraussichtlich ab Zuschlag/Leistungsbeginn Anfang Oktober 2026, also bis ca. Oktober 2030).
Verlängerung 1Datum offenVerlängerungsoption um 12 Monate nach Ende der 48-monatigen Vertragslaufzeit.
Verlängerung 2Datum offenMögliche weitere jährliche Verlängerung um 12 Monate in beiderseitiger Abstimmung.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Richtwertmethode16 Kriterien
  • Preis

    Preis fließt ausschließlich über die Richtwertmethode (Z=L/P) ein, keine separate Gewichtung.

  • Hard-, Software-, Systemumgebung

    Erläuterung der DMS-Lösung bzgl. Hard- und Softwarekomponenten (Bewertungskriterium Nr. 1, Gewichtung 5); weitere technische Anforderungen sind Pflichtkriterien.

  • Softwarevoraussetzungen

    Unterstützung MS Windows, MS SQL Server etc. (Pflichtkriterien)

  • Produktversionen und -aktualisierungen

    Releases, Major-Releases, Sicherheitspatches (Pflichtkriterien)

  • Benutzerfreundlichkeit

    Standardlayout, Anwenderhilfe, tastaturbasierte Bedienung (Pflichtkriterien); Bewertungskriterium Nr. 19 'Beschreibung Benutzerführung' mit Gewichtung 3.

  • Berechtigungskonzept (Zugriffs- und Rollenverwaltung)

    LDAP-Anbindung, Rechtevergabe (Pflicht); Bewertungskriterien Nr. 25 (Gewichtung 3), Nr. 27 (Gewichtung 3).

  • Aktenplan und Akten

    Automatische Aktenzeichenbildung, Hierarchie, Aktenvorlagen; Bewertungskriterium Nr. 31 (Gewichtung 5).

  • Allgemeine E-Akten-Funktionen

    Vorschau, Dokumentvorlagen, Verknüpfung, Metadaten, Vermerke; Bewertungskriterien Nr. 33, 34 (jew. Gewichtung 3), Nr. 41, 42 (jew. Gewichtung 3).

  • Erfassung von Dokumenten

    Scannen (PDF/PDF-A/TIFF), OCR, Indexierung, Schwärzung; Bewertungskriterien Nr. 46 (Gewichtung 3), Nr. 47 (Gewichtung 5), Nr. 52 (Gewichtung 3).

  • Workflow und Aufgaben

    Workflows, Postbuch, Aufgabenlisten, Benachrichtigungen; Bewertungskriterium Nr. 53 (Gewichtung 5).

  • Suchfunktion

    Metadaten-/Volltextsuche, Trefferliste, Export, Suchprofile; Bewertungskriterien Nr. 69, 70, 72 (jew. Gewichtung 3), Nr. 71 (Gewichtung 1).

  • Adressen

    Import von Adressdaten, manuelle Löschung, Nutzung als Empfänger (Pflichtkriterien)

  • Signaturfunktion

    eIDAS-konforme Signatur; Bewertungskriterien Nr. 76, 77, 78, 79 (jew. Gewichtung 5).

  • Versand

    E-Mail-Versand, PDF/A-Konvertierung, Zusammenführung; Bewertungskriterien Nr. 82 (Gewichtung 3), Nr. 83 (Gewichtung 5).

  • Schnittstellen

    CMIS, xdomea, REST, SASKIA.H2R, ARCHIKART, VOIS|MESO, VOIS|GESO, VOIS|OWI, Informa, Vialytics, ALVA X, Amt24 (Pflichtkriterien)

  • Serviceleistungen

    Telefonischer Support, Wartung außerhalb Nutzungszeit (Pflicht); Bewertungskriterien Nr. 96 (Zeitplan Betriebsbereitschaft, Gewichtung 5), Nr. 97 (Reaktionszeit, Gewichtung 5), Nr. 98 (Vor-Ort-Zeit, Gewichtung 5).

Einfache Richtwertmethode nach UfAB 2018 (Z = L/P). Pflichtkriterien müssen zwingend erfüllt werden. Bewertungskriterien werden gemäß Gewichtungstabelle bewertet (10/5/0 Punkte multipliziert mit Gewichtung 1/3/5).

KI-Hinweis: Vergabeart ist die einfache Richtwertmethode nach UfAB 2018 (Z=L/P) - explizit in der Aufforderung zur Angebotsabgabe genannt. Es existieren Bewertungs- (B) und Pflichtkriterien (P). Die einzelnen Bewertungskriterien haben Gewichtungen 1/3/5 (Faktor) und werden mit 10/5/0 Punkten bewertet; eine Gesamtgewichtung in Prozent für die Leistungsseite ist nicht angegeben, daher info_vollstaendig=false.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Systemkonzept und Bereitstellung

On-Premise-Installation auf Servern des Auftraggebers (Stadt Burgstädt stellt Server, Netzwerk, Betriebssystem, Datenbank, Virtualisierung, VPN, Firewall-Freischaltungen und Client-Infrastruktur bereit)Datenbank: Microsoft SQL Server 2019 (durch AG bereitgestellt)Server-Betriebssystem: MS Windows Server 2019Client: Windows 11 mit MS Office 2021Mandantenfähigkeit: 3 getrennte Mandanten (Burgstädt ca. 75–80 Anwender, Taura und Mühlau je ca. 10 Anwender)Technische Bereitstellung in Entwicklungs-, Test- und ProduktivumgebungSoftwareverteilung über MSI-Pakete mit Silent-Install-ParameternFernwartung über marktübliche Tools (z. B. TeamViewer, AnyDesk); Vor-Ort-Service im Notfall gewünschtEinhaltung aller einschlägigen Gesetze für kommunale Behörden

DMS-Kernfunktionen

E-Akte mit Aktenplan nach Sächsischem Aktenplan, Aktenhierarchie, Vorgängen, Metadaten, Versionierung, revisionssichere AblageBenutzer- und Gruppenverwaltung mit AD-/LDAP-Anbindung, Lizenzverwaltung, Vertretungsmanagement, Rollen-/BerechtigungskonzeptDokumentenimport: MS Office, E-Mails (Outlook), Scans (PDF, PDF/A, TIFF) inkl. OCR, Drag & DropSuchfunktion: Metadatensuche, Volltextsuche, flexible Filterung, Excel-Export, SuchprofileAdressbuch-/Postbuch-/Schriftstückverwaltung mit nutzerspezifischen BerechtigungenWebDAV-Schnittstelle (Windows-Explorer-Integration)

Workflows und Aufgaben

Workflow-Komponente für Post- und Rechnungseingang (parallel, sequenziell, ad hoc)Workflow-Vorlagen; Konfiguration durch den AGDigitales Postbuch, Postverteilung, Aufgabenliste (personalisiert, Wiedervorlage, Weiterleitung, Eskalation, E-Mail-Benachrichtigung)Rechnungseingangsverarbeitung mit Rechnungsimport-FormularProtokollierung von Workflows (Anlage, Start, Statusänderungen, Übergaben, Entscheidungen, Abschluss/Abbruch) und Rollen-/Berechtigungsänderungen mit Anwender und Zeitstempel

Schnittstellen

Technische Schnittstellen: REST-Webservices, CMIS, xdomea, API für EchtzeitkommunikationVollintegration SASKIA.H2R (Finanzverfahren) mit Vorschaufunktion und medienbruchfreier Bearbeitung; RechnungsworkflowFachverfahren: ARCHIKART (bidirektional), VOIS|MESO, VOIS|GESO, VOIS|OWI (HSH), Informa, Vialytics, ALVA X, Amt24 (unidirektional); Lizenzen für SASKIA.H2R, ARCHIKART, VOIS|MESO, VOIS|GESO werden durch den AG bereitgestellt

Scannen und Signaturen

Scanner-Arbeitsplatz mit TWAIN-Schnittstelle, Durchsatz bis 200 Blatt/minTR-RESISCAN-konforme Digitalisierung (BSI) für OWI-Verfahren nach XJustizDigitale Signatur: einfach, fortgeschritten, qualifiziert gemäß eIDAS-Verordnung; Signaturzertifikat durch AG bereitgestellt

Einrichtung, Schulung und Migration

Projektmanagement/Beratung, Konzeption, Terminkoordinierung, DokumentationInstallation Kernsystem + Erweiterungen, Einrichtung Benutzer-/Gruppenverwaltung, Posteingangs- und Rechnungseingangsmanagement, Schnittstellen, TR-Resi-Scan-ModulErsteinweisung vor Ort in Burgstädt (max. 10 Personen) inkl. Schulungsunterlagen, ergänzend onlineAdministrator-Schulung (max. 3 Personen, 1 Tag vor Ort)Sachbearbeiter-Schulung (max. 10 Personen, geschätzt 4 Tage)Optional: Onlinesupport (Stundengebühr); Anfahrtskosten pauschalDatenmigration 2027 aus Quellsystem (Microsoft SQL 2019; ca. 8,5 GB Datenbank + ca. 110 GB PDF-Scans, u. a. Eingangsrechnungen/Kassenbelege); geschätzt 9 Personentage à 8 Stunden; Mapping/Testmigration/Validierung/Fehlerkorrektur; AG verantwortet Qualität der Quelldaten, AN die technische Durchführung

Wartung und Support (48 Monate)

Vertragslaufzeit 48 Monate ab Vertragsbeginn, mit Option auf VerlängerungPflege: DMS-Lizenz, CMIS-Schnittstelle, automatische Updates, Scan-Modul, personenbezogene Signatur, Betreuungsvertrag/SupportSoftwarepflege durch Hotfix, Update oder Upgrade; kein zwingendes Major-ReleaseSicherheitsupdates außerhalb der NutzungszeitDeutschsprachiger Support Mo–Fr 8–17 Uhr, Ticketsystem/E-Mail, telefonische Störungshotline bei kritischen StörungenReaktionszeit ≤ 1 Stunde, Vor-Ort-Zeit Servicetechniker ≤ 1 Stunde

Volumina (Anhaltswerte aus Bieterfragen)

Rechnungseingangsverarbeitung Burgstädt ca. 4.000/Jahr, Mühlau ca. 2.000/Jahr, Taura ca. 1.500/JahrAllgemeine Posteingänge ca. 3.750 Stück/JahrAußenstellenanbindung über kommunales Datennetz (KDN); Home-Office über VPN/RDP (1 GBit/s)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Fachkunde und Referenzen

Nachweis durch mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren. Mindestens 2 dieser Referenzen müssen bei einer öffentlichen oder vergleichbar komplexen Organisation durchgeführt worden sein. Pro Referenz sind Auftraggeber, Projektzeitraum, Leistungsumfang, eingesetzte Module, Migration/Schnittstellen sowie Ansprechpartner oder eine vergleichbare Prüfmöglichkeit anzugeben. Die Referenzen müssen Einführungen oder wesentliche Erweiterungen eines DMS oder vergleichbarer Fachsoftware betreffen.

Personelle und organisatorische Leistungsfähigkeit

Darstellung der Projektorganisation mit festen Ansprechpartnern für: Projektberatung und -leitung, Installationen vor Ort und Fernwartung, Schulung/Support/Serviceorganisation, Datenmigration.

Technische Leistungsfähigkeit

Der Bieter muss die Bereitstellung, Konfiguration, Betrieb und Support der DMS-Lösung sicherstellen. Dazu zählen: Konzeption, Test, Dokumentation und Betrieb automatisierter Schnittstellen und Datenflüsse zu Drittsystemen, Durchführung der Datenmigration (Mapping, Testmigration, Validierung, Fehlerkorrektur), deutschsprachiger Support in den vorgegebenen Servicezeiten sowie Erfüllung von Datenschutz-, Informationssicherheits-, Backup-, Wiederherstellungs- und Exit-Anforderungen. Zusätzlich ist eine Zertifizierung oder ein gleichwertiger Nachweis für den Betrieb beizufügen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Erklärung zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit über die Vertragslaufzeit. Kein Mindestjahresumsatz gefordert. Eine Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung ist nachzuweisen, soweit verlangt.

Zuverlässigkeit / rechtliche Anforderungen

Erklärung zur ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern und Sozialversicherungsabgaben. Bei einer Auftragssumme ab 30.000 € ist ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister auf Verlangen vorzulegen. Die Vergabestelle kann weitere Erklärungen und Bescheinigungen zum Nachweis von Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit und Fachkunde anfordern.

Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 5 Jahre

Einführung oder wesentliche Erweiterung eines DMS oder vergleichbarer Fachsoftware; mind. 2 Referenzen bei öffentlicher oder vergleichbar komplexer Organisation

Pro Referenz: Auftraggeber, Projektzeitraum, Leistungsumfang, eingesetzte Module, Migration/Schnittstellen, Ansprechpartner oder vergleichbare Prüfmöglichkeit

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 81%4–10 · 18%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 29 erledigt
Angebotsunterlagen – Formulare & Preisblätter
Eignungsnachweis
Technische Beschreibungen & Anlagen zum Bewertungsbogen
Fragen vorab klären

Verlauf dieser Vergabe

4 Bekanntmachungen
  1. 01.10.2026Ausschreibungauf dieser Seite
    • Abgabefrist: 05.10.2026 → 09.10.2026
    • Beschreibung geändert
  2. 26.09.2026Ausschreibung
    • Abgabefrist: 25.09.2026 → 05.10.2026
    • Beschreibung geändert
  3. 18.09.2026Ausschreibung
    • Abgabefrist: 18.09.2026 → 25.09.2026
    • Beschreibung geändert
  4. 05.09.2026Ausschreibung
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Stadtverwaltung Burgstädt
Ort
09217 Burgstädt, Sachsen
Kategorie
Sachsen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
09217 Burgstädt
Sachsen

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