Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenKurzbeschreibung
Die Hochschule der Medien Stuttgart (HdM) beschafft ein neues, webbasiertes Stundenplansystem, das die bestehende Software ablöst. Es soll die zentrale Vorlesungs- und Raumplanung sowie die Prüfungsplanung abdecken und an das Campus-Management-System SELMA (SAP SlcM) angebunden werden.
Worum es geht
Beschaffung einer Softwarelösung für ca. 5.500 Studierende, 300 Lehrkräfte und rund 170 Räume.Integration mit SAP SlcM (SELMA), Shibboleth (SAML2) und Kalenderdiensten.Einführung, Datenmigration, Schulung sowie Support und Wartung über 5 Jahre (mit Verlängerungsoption um 2 Jahre).Vertragsbeginn: Dezember 2026, geplanter Go-Live zum Wintersemester 2027/2028.
Was Bieter tun müssen
Eigenerklärung zur Eignung abgeben (Formular 124 LD).Preisstruktur mit einmaligen Einrichtungs-, Lizenz-, Schulungs-, Support-/Wartungskosten vorlegen.Konzepte einreichen (Migration, Datenschutz, Backup, Betrieb, Wartung, Schulung).Bei Erreichen der Qualitätsschwelle eine Live-Demonstration durchführen.Verpflichtungserklärung Mindestentgelt/Tariftreue (LTMG BW), Verzeichnis der Nachunternehmer und ggf. Bietergemeinschaftserklärung abgeben.
Angebote sind ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal bis 31.08.2026, 12:00 Uhr (MESZ) einzureichen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertAktive Ausschreibung
HEUTE
Termin / FristJUL2026 JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL JAN2030 JUL JAN2031 JUL
Letzte Änderung Lastenheft
Dokumentstand Bewertungsmatrix
Veröffentlichung
Teilnahmefrist
Angebotsfrist
Einspruchsfrist (Nachprüfung)
Projektstart (geplant)
Vertragslaufzeit
Go-Live (geplant)
Verlängerung 1bis 2033
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität30 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
- Preis30%
Bewertung des Angebotspreises über die Preispunkte-Formel (Niedrigster Preis / Angebotspreis × 30)
- Planungsfunktionen20%
Qualitätsbereich für Planungsfunktionen, bewertet auf Skala 0–5 je Unterkriterium
- Raum- und Ressourcen15%
Qualitätsbereich für Raum- und Ressourcenmanagement, bewertet auf Skala 0–5 je Unterkriterium
- Usability & Benutzerfreundlichkeit10%
Qualitätsbereich für Usability und Benutzerfreundlichkeit, bewertet auf Skala 0–5
- Prüfungsplanung10%
Qualitätsbereich für Prüfungsplanung, bewertet auf Skala 0–5
- Reporting & Auswertung5%
Qualitätsbereich für Reporting und Auswertung
- Systembetrieb & Technik10%
Qualitätsbereich für Systembetrieb und Technik, bewertet auf Skala 0–5
Preispunkte = (Niedrigster Preis / Angebotspreis) × 30
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtung (Preis 30 / Qualität 70 mit 70 Maximalpunkten verteilt auf 6 Qualitätsbereiche) sowie die Bewertungsformel sind vollständig dokumentiert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenKernlösung und Grundfunktionen
Webbasierte Software für zentrale Vorlesungs- und Raumplanung (Ablösung der bestehenden Software, hier „StarPlan" genannt)Mehrbenutzerfähigkeit, DSGVO-Konformität, Rollen- und Rechtemodell, Revisionssicherheit, Verfügbarkeit, Datensicherung, Skalierbarkeit, Barrierefreiheit, Mobile Nutzung, Such- und Filterfunktion, MehrsprachigkeitBemessungsgrößen: ca. 5.500 Studierende, 300 Lehrkräfte, ca. 170 Räume (davon ca. 70 zentral verwaltet)
Planungsfunktionen
Mehrdimensionale Planung (Studiengang, Semester, Lehrveranstaltung, Dozierende, Räume, Termine)Manuelle und automatische Planung, Prüfung der Rahmenbedingungen, PlanungseinheitenVorlesungszeiträume, Feiertage/vorlesungsfreie Tage, Zeitblöcke, wiederkehrende TerminePhasenbasierte Zugriffskontrolle, dezentrale Planung, VersionierungStudierbarkeitsprüfung, WochenzeitrasterKonflikterkennung (Raum-, Personal-, Gruppenkonflikte) mit OptimierungsvorschlägenIndividuelle Stundenpläne
Raum- und Ressourcenverwaltung
Anlegen und Pflege von Räumen/Gebäuden, PersonenverwaltungRaumkategorien und Ausstattung, RessourcenstammdatenÜbersicht freier Räume, kurzfristige und dezentrale RaumbuchungIntegration von Sonderbuchungen, GenehmigungsworkflowsRessourcenreservierung mit Konfliktprüfung und RaumauslastungVeranstaltungsmanagement (Raumanfragen, Materialbuchung)
Prüfungsplanung
Prüfungszeiträume, Raumplanung für PrüfungenPlanung von Nachteilsausgleichen und AufsichtenPrüfungslisten, automatische und manuelle Prüfungsplanung
Schnittstellen und Integration
Anbindung an SAP SLCM (SELMA) als Campus-Management-System (SOAP/REST)Shibboleth-IDP (SAML2) für AuthentifizierungCSV-Import/-ExportKalenderintegration: ICS, Outlook, Google Kalender, PDF-ExportÄnderungsbenachrichtigungen, Erweiterte Anzeigeinformationen
Reporting
DeputatsübersichtTracking TeilnehmendeRessourcenauswertung, RaumauslastungExportfunktion (u. a. CSV, PDF)
Einführung, Migration und Betrieb
Stufenweise Einführung (fakultätsbezogen) oder komplett – je nach MigrationsaufwandVollständige Migration der Stammdaten (Gebäude, Räume, Personen, Planungsdaten)Testmigration vor ProduktivstartGeplanter Projektstart: Dezember 2026Geplanter Go-Live: Wintersemester 2027/2028Vertragslaufzeit: 5 Jahre, einseitige Verlängerungsoption um 2 Jahre
Schulung, Support und Konzepte
Schulung aller relevanten NutzergruppenSupport deutsch-/englischsprachig, Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr (Feiertage BW), definierte ReaktionszeitenVorzulegende Konzepte: Migrationskonzept, Datenschutzkonzept, Backup-Konzept, Betriebskonzept, Wartungskonzept, Schulungskonzept, Supportkonzept (inkl. Ticket-System), Dokumentation
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZuverlässigkeit und Ausschlussgründe
Keine Ausschlussgründe gemäß § 123 oder § 124 GWB (schwere Verfehlungen, die Zuverlässigkeit in Frage stellen)Keine Freiheitsstrafe >3 Monate, keine Geldstrafe >90 Tagessätze oder Geldbuße >2.500 € in den letzten 2 Jahren wegen Verstößen mit Eintrag im GewerbezentralregisterOrdnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenMitgliedschaft in der BerufsgenossenschaftKein Insolvenzverfahren (auch kein Antrag mangels Masse abgelehnt, keine Liquidation); Insolvenzplan nur mit Rechtskraft und auf Verlangen vorzulegenEintragung im Berufsregister (soweit zutreffend)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Umsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er vergleichbare Leistungen betrifft (inkl. Anteile bei Gemeinschaftsleistungen)Nachweis der LiquiditätBerufliche Angaben: Anzahl Mitarbeitende
Fachliche und technische Leistungsfähigkeit
Nachweis von 3 vergleichbaren Referenzprojekten aus den letzten 3 Jahren (Beschaffung/Implementierung/Betrieb einer Softwarelösung für zentrale Stunden-/Vorlesungsplanung, vorzugsweise mit SAP/SLCM-Integration)Hinweis aus dem Lastenheft: Referenzkunden vergleichbarer Größe (mindestens 5.000 Studierende)Verfügbarkeit erforderlicher Beschäftigter; bei Kurzlistung Nachweis jahresdurchschnittliche Beschäftigtenzahl (letzte 3 Jahre) und Benennung der vorgesehenen LeitungspersonenTechnische Anforderungen: webbasiert, cloudfähig, BSI C5-konformer Cloudbetrieb, DSGVO-KonformitätVorlage eines Datenschutzkonzepts, Backup-/Betriebs-/Wartungskonzepts
Tariftreue und Mindestentgelt (LTMG Baden-Württemberg)
Schriftliche Verpflichtungserklärung zur Einhaltung des Mindestlohns nach MiLoG bzw. der einschlägigen Tarifverträge (sofern AEntG-Branche)EU-ausländische Bieter: Erklärung, dass Leistung ausschließlich im EU-Ausland mit dort tätigen Beschäftigten erbracht wirdNachunternehmer und Verleihunternehmen müssen gleichermaßen verpflichtet werdenBereithaltung prüffähiger Unterlagen über eingesetzte Beschäftigte; Duldung von KontrollenVertragsstrafe bis 1 % des Auftragswerts je Verstoß, max. 5 % des Auftragswerts
Sonstige Eignungsanforderungen
Eigenerklärung zur Technologie von L. Ron Hubbard gemäß VwV Beschaffung Nr. 12.1.2 Buchstabe g (keine Anwendung/Lehre/Verbreitung)Möglichkeit, sich zum Nachweis der wirtschaftlichen/finanziellen Leistungsfähigkeit auf Kapazitäten anderer Unternehmen zu berufen (VHB 235)Verzeichnis der Nachunternehmerleistungen (VHB 233); Bieter-/Arbeitsgemeinschaftserklärung (VHB 234) in Textform
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: nicht spezifiziert (Auftragssumme je Referenz anzugeben)
Drei vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren zu Projekten mit Beschaffung, Implementierung und Betrieb einer Softwarelösung für zentrale Stunden-/Vorlesungsplanung, vorzugsweise mit Integration an ein ERP-/SAP-System (z. B. SAP SLCM/SELMA) oder vergleichbare Systeme.
Mindestens vergleichbare Größe des Kunden (Hinweis Lastenheft: ≥ 5.000 Studierende); mit Ansprechpartner, Art der ausgeführten Leistung, Auftragssumme, Ausführungszeitraum. Bei Teilnahmewettbewerb bereits mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen; sonst auf Verlangen der Vergabestelle nachzureichen.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 48%4–10 · 30%11+ · 22%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 30 erledigt
Vergabeunterlagen & Registrierung
Eignungsnachweise (Pflicht bei Angebotsabgabe)
Technisches Konzept & Qualität (Bewertung 70%)
Preisblatt (Bewertung 30%)
Auf Verlangen nachzureichen
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Hochschule der Medien Stuttgart | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Vergabekammer Baden-Württemberg | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
70569 Stuttgart
Ort
70569 Stuttgart
Kategorie
Baden-Wuerttemberg
Veröffentlicht
Angebotsfrist
—
Auftraggeber-Website
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