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Beschaffung eines Vertragsmanagement- und Aktensystems

Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-GemeinschaftMax-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft Robert-Rössle-Straße 10 13125 Berlin Deutschland, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das Max-Delbrück-Centrum (MDC) in Berlin sucht einen Anbieter für ein cloud-basiertes (SaaS) Vertragsmanagement- und Aktensystem mit KI-Funktionen. Der Auftrag umfasst die Bereitstellung, Implementierung und den laufenden Betrieb der Softwarelösung sowie die Migration von rund 6.000 bestehenden Akten aus dem Altsystem. Gefordert werden außerdem Einführungsunterstützung, Schulungen, Support und Wartung.

Das Angebot muss elektronisch über die Vergabeplattform Berlin eingereicht werden – bis spätestens 04.09.2026 um 14:00 Uhr. Die Vertragslaufzeit beträgt 36 Monate ab Produktivsetzung, Implementierung und Migration müssen bis 31.12.2026 abgeschlossen sein.

Bieter müssen u.a. 2 vergleichbare Referenzen (mind. 1 mit KI-gestütztem Vertragsmanagementsystem bei einem öffentlichen Auftraggeber), ein ISMS-Zertifikat (ISAE 3000 SOC Typ 2 oder gleichwertig), eine DSGVO-konforme EU/EWR-Hosting-Bestätigung sowie eine Betriebshaftpflichtversicherung nachweisen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 04. September 2026
Termin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG
Bieterfragen-Fristca. 29. Aug. 2026
Angebotsfrist4. Sep. 2026
Bindefrist4. Sep. – 8. Okt. 2026
Projekt- und Einführungsplanca. 9. Okt. – 20. Nov. 2026
Migration & Implementierungca. 9. Okt. – 31. Dez. 2026
Vertragsbeginnca. 9. Okt. 2026
Vertragslaufzeitca. 9. Okt. 2026 – 8. Okt. 2029
Festpreis Laufzeitca. 9. Okt. 2026 – 8. Okt. 2027
Preisanpassungca. 9. Okt. 2027 – 8. Okt. 2029
Überleitungsinformationca. 8. Apr. 2029
Vertragsendeca. 8. Okt. 2029
Erweiterte Vertragslaufzeitca. 9. Okt. 2029 – 8. Okt. 2033bis 2033
Datenzerstörungsbestätigungca. 20. Dez. 2029
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität2 Kriterien
Preis 60%Qualität 40%
  • Preis60%

    Angebotssumme wird über eine Formel bewertet, maximale Punktezahl 60 von 100

  • Konzept zur Leistungserbringung40%

    Detailliertes Leistungserbringungskonzept mit u.a. Herangehensweise an Implementierung, Hostingkonzept, Datensicherung, Berechtigungskonzept, technische Architektur, Integrationskonzept, Updateprozess, Erreichbarkeit, Mitwirkungsleistungen, Gefahren/Lösungsvorschläge, Servicekonzept. Bewertung der Unterpunkte: 100 Pkt = hervorragend, 70-90 Pkt = überdurchschnittlich, 40-60 Pkt = befriedigend, 10-30 Pkt = mangelhaft, 0 Pkt = unzureichend (Ausschluss)

Kriterium Preis = |minimale Angebotssumme| / (aktuelle Angebotssumme - minimale Angebotssumme) + |minimale Angebotssumme| x 100, max. 60 Punkte

KI-Hinweis: Preis (60 Punkte) und Konzept zur Leistungserbringung (40 Punkte) sind mit Bewertungsformel und Punkteskala vollständig beschrieben; weitere Ja/Nein-Kriterien sind Ausschlusskriterien (0%).

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

e-Akten- und Vertragsmanagement-Lösung

Vertragslebenszyklus: Verwaltung von Anbahnung, Erstellung, Prüfung, Freigabe, Signatur, Verwaltung und Archivierung von Verträgen.

Verträge aus digitalen Vorlagen und Textbausteinen erstellenRegelbasierte KlauselbibliothekAutomatisierte Befüllung von Vertragsvorlagen mit MetadatenWorkflows und Freigabeprozesse (Low-Code/No-Code)Digitale Signatur (FES gemäß eIDAS, optional QES)Fristen- und LaufzeitmanagerVertragsablage, Reporting, Compliance-FunktionenInhalte- und Dateiverwaltung, ZusammenarbeitsfunktionenVersionierung, Audit-TrailBusiness-Process-Management (BPM)Records-Management / Aktenplan

KI-Modul

Semantische Suche (NLP, Entity Recognition) über VertragsinhalteDialogbasierte Beantwortung auf Basis eines RAG-Ansatzes (Fragen direkt an den Vertragsbestand)Automatisierte 360-Grad-Sichten zu Verträgen, Parteien, LaufzeitenKnowledge Graph zur Visualisierung von ZusammenhängenKI-gestützte Vertragsanalyse (Checklistenabgleich, Risikoerkennung)Automatisierte Erstellung von Ergänzungsvereinbarungen

Migration

Übernahme von ca. 6.000 Bestandsakten aus dem Altsystem winra (Wolters Kluwer), inkl. Dokumente, E-Mails, Metadaten und Beziehungen. Abschluss der Migration bis spätestens 31.12.2026. Initiales Aufsetzen der Berechtigungsstrukturen und des Aktensystems ebenfalls bis 31.12.2026.

Lizenzumfang

20 Vollzugriffslizenzen (Power-User) verpflichtendOptional 5 zusätzliche VollzugriffslizenzenUnterjährige Auf- und Abstockung in Schritten von je 1 LizenzSaaS-Betrieb ausschließlich in EU/EWR-RechenzentrumUpdates/Wartung im Lizenzpreis enthalten

Einführung, Support & Wartung

Verbindlicher Projekt- und Einführungsplan innerhalb von 6 Wochen nach Auftragserteilung (mit Migrationskonzept und Meilensteinen)AnwenderschulungenBereitstellung einer TestumgebungSupport in deutscher Sprache, Mo–Fr 8–17 UhrTicketsystem für Störungen und AnfragenServicekonzept für Pflege, Support und Weiterentwicklung

Technische Anforderungen

Keine Microsoft-365-Basislösung – das System muss auch ohne M365 nutzbar seinWebbasiert, StandardbrowserSSO via OIDC und/oder SAMLHosting in EU/EWR, DSGVO-konformBarrierefreiheit nach BITV 2.0Datensicherungs- und WiederherstellungskonzeptVertraglich zugesicherte Systemverfügbarkeit (SLA) pro KalenderjahrBereitschaft zur Preisanpassung gemäß Erzeugerpreisindex für IT-DienstleistungenVertragslaufzeit 36 Monate ab Produktivsetzung, endet automatisch ohne KündigungBei Vertragsende: Bereitstellung einer Exportschnittstelle für 3 Monate, datenschutzkonforme Zerstörung/Übergabe der Daten mit Bestätigung innerhalb von 6 Wochen

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Fachliche und technische Eignung

2 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren, nach Art und Umfang mit dem Auftrag vergleichbarMindestens 1 Referenz über ein KI-gestütztes, elektronisches Vertragsmanagement- und Aktensystem bei einem öffentlichen oder vergleichbar großen privaten AuftraggeberNachweis ISMS: ISAE 3000 SOC Typ 2 oder gleichwertig (z.B. ISO/IEC 27001)Nachweis internes Kontrollsystem: z.B. ISAE 3402 Typ IIDSGVO-Konformität: Rechenzentrumsstandort in EU/EWRVorhandensein der erforderlichen personellen und technischen Mittel zur qualitativen Auftragsausführung

Wirtschaftliche und finanzielle Eignung

Durchschnittlicher Mindestjahresumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre: 75.000 € netto (Gesamtumsatz)Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen:Personen-/Sachschäden: 1.000.000 € je Schadensfall, doppelte Jahreshöchstleistung 2.000.000 €Vermögensschäden: 500.000 € je Schadensfall, doppelte Jahreshöchstleistung 1.000.000 €Erklärung zur Zahlung von Steuern, Abgaben und gesetzlichen SozialversicherungsbeiträgenMitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft

Zwingende Ausschlussgründe / Eignung

Keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWBKeine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWBKeine Verstöße gegen § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbGBei Auftragswert ab 30.000 € netto wird vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister (§ 150a GewO) angefordertBei Eignungsleihe: gemeinsame Haftung des eignungsverleihenden Unternehmens mit dem Bieter für die wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit

Tariftreue

Verpflichtungserklärung gemäß Bundestariftreuegesetz: Dem eigenen Personal mindestens die in der einschlägigen Rechtsverordnung nach § 5 BTTriG festgelegten Arbeitsbedingungen gewähren; Nachweis- und Kontrollpflichten, Pflichten bei Nachunternehmer- und Verleiher-Einsatz.

Referenzprojekte
2 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: nicht spezifiziert

Vergleichbare Aufträge der letzten 3 Jahre – vorzugsweise mit KI-gestütztem, elektronischem Vertragsmanagement- und Aktensystem bei einem öffentlichen oder vergleichbar großen privaten Auftraggeber

Auftragswert, Liefer-/Erbringungszeitpunkt (bei Dienstleistungen Vertragszeitraum), Empfänger; mindestens 1 Referenz muss KI-gestütztes Vertragsmanagement-/Aktensystem bei öffentlichem oder vergleichbar großem privatem Auftraggeber betreffen

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 52%4–10 · 29%11+ · 19%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 22 erledigt
Angebotsunterlagen (Pflicht)
Eignungsnachweise
Erklärungen zu Ausschlussgründen & Rechtstreue
Erklärungen bei Zusammenarbeit mehrerer Unternehmen
Sprache, Form & Fristen
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft
Ort
Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft Robert-Rössle-Straße 10 13125 Berlin Deutschland, Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
Max-Delbrück-Centrum für Molekulare Medizin in der Helmholtz-Gemeinschaft Robert-Rössle-Straße 10 13125 Berlin Deutschland
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