Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Max-Delbrück-Centrum (MDC) in Berlin sucht einen Anbieter für ein cloud-basiertes (SaaS) Vertragsmanagement- und Aktensystem mit KI-Funktionen. Der Auftrag umfasst die Bereitstellung, Implementierung und den laufenden Betrieb der Softwarelösung sowie die Migration von rund 6.000 bestehenden Akten aus dem Altsystem. Gefordert werden außerdem Einführungsunterstützung, Schulungen, Support und Wartung.
Das Angebot muss elektronisch über die Vergabeplattform Berlin eingereicht werden – bis spätestens 04.09.2026 um 14:00 Uhr. Die Vertragslaufzeit beträgt 36 Monate ab Produktivsetzung, Implementierung und Migration müssen bis 31.12.2026 abgeschlossen sein.
Bieter müssen u.a. 2 vergleichbare Referenzen (mind. 1 mit KI-gestütztem Vertragsmanagementsystem bei einem öffentlichen Auftraggeber), ein ISMS-Zertifikat (ISAE 3000 SOC Typ 2 oder gleichwertig), eine DSGVO-konforme EU/EWR-Hosting-Bestätigung sowie eine Betriebshaftpflichtversicherung nachweisen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis60%
Angebotssumme wird über eine Formel bewertet, maximale Punktezahl 60 von 100
- Konzept zur Leistungserbringung40%
Detailliertes Leistungserbringungskonzept mit u.a. Herangehensweise an Implementierung, Hostingkonzept, Datensicherung, Berechtigungskonzept, technische Architektur, Integrationskonzept, Updateprozess, Erreichbarkeit, Mitwirkungsleistungen, Gefahren/Lösungsvorschläge, Servicekonzept. Bewertung der Unterpunkte: 100 Pkt = hervorragend, 70-90 Pkt = überdurchschnittlich, 40-60 Pkt = befriedigend, 10-30 Pkt = mangelhaft, 0 Pkt = unzureichend (Ausschluss)
Kriterium Preis = |minimale Angebotssumme| / (aktuelle Angebotssumme - minimale Angebotssumme) + |minimale Angebotssumme| x 100, max. 60 Punkte
Leistungsumfang
Aus den Vergabeunterlagene-Akten- und Vertragsmanagement-Lösung
Vertragslebenszyklus: Verwaltung von Anbahnung, Erstellung, Prüfung, Freigabe, Signatur, Verwaltung und Archivierung von Verträgen.
KI-Modul
Migration
Übernahme von ca. 6.000 Bestandsakten aus dem Altsystem winra (Wolters Kluwer), inkl. Dokumente, E-Mails, Metadaten und Beziehungen. Abschluss der Migration bis spätestens 31.12.2026. Initiales Aufsetzen der Berechtigungsstrukturen und des Aktensystems ebenfalls bis 31.12.2026.
Lizenzumfang
Einführung, Support & Wartung
Technische Anforderungen
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenFachliche und technische Eignung
Wirtschaftliche und finanzielle Eignung
Zwingende Ausschlussgründe / Eignung
Tariftreue
Verpflichtungserklärung gemäß Bundestariftreuegesetz: Dem eigenen Personal mindestens die in der einschlägigen Rechtsverordnung nach § 5 BTTriG festgelegten Arbeitsbedingungen gewähren; Nachweis- und Kontrollpflichten, Pflichten bei Nachunternehmer- und Verleiher-Einsatz.
Vergleichbare Aufträge der letzten 3 Jahre – vorzugsweise mit KI-gestütztem, elektronischem Vertragsmanagement- und Aktensystem bei einem öffentlichen oder vergleichbar großen privaten Auftraggeber
Auftragswert, Liefer-/Erbringungszeitpunkt (bei Dienstleistungen Vertragszeitraum), Empfänger; mindestens 1 Referenz muss KI-gestütztes Vertragsmanagement-/Aktensystem bei öffentlichem oder vergleichbar großem privatem Auftraggeber betreffen