Ausschreibungen Niedersachsen
Bibliotheksmanagementsoftware
Stadt Braunschweig Fachbereich Bauordnung und Zentrale Vergabestelle | Vergabekammer Nds. beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und DigitalisierungBraunschweig, NiedersachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenAuftraggeber: Stadt Braunschweig, Stadtbibliothek
Was wird beschafft? Ein neues, vollständiges Bibliotheksmanagementsystem (Library-Management-System, LMS) als Software-as-a-Service (SaaS). Es ersetzt das bisherige System Sisis-Sunrise V5 vollständig.
Was ist zu leisten?
Lieferung, Anpassung, Implementierung und Einführung des SystemsAnbindung der vorhandenen Bibliothekshardware (z. B. Selbstverbucher, Kassenautomat, Rückgabeautomat)Übernahme der Bestands-, Ausleih-, Nutzer- und ErwerbungsdatenSchulungen, Dokumentation und TestsystemLaufender Betrieb mit Hosting, Wartung, Updates und Helpdesk
Laufzeit: Die Leistung soll spätestens bis Ende des 1. Halbjahrs 2028 (30.06.2028) erbracht sein. Die Pflege ist pauschal für 4 Jahre vorgesehen.
Verfahren: Offenes Verfahren nach VgV, ein Los. Die Angebote werden zu 70 % nach Leistung und zu 30 % nach Preis bewertet.
Angebotsfrist: 23.11.2026, 10:00 Uhr, ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristJAN2025 JUL JAN2026 JUL JAN2027 JUL JAN2028
Mindestentgelt 12,82 €1. Jan. 2025
Mindestentgelt 13,90 €1. Jan. 2026
Ausgabedatum Bekanntmachung23. Okt. 2026
Aufforderung zur Angebotsabgabe23. Okt. 2026
Veröffentlichung25. Okt. 2026
Angebotsfrist23. Nov. 2026
Rüge bereits erkennbarer Verstöße (Bekanntmachung)23. Nov. 2026
Rüge erkennbarer Verstöße (Vergabeunterlagen)23. Nov. 2026
Bindefrist23. Nov. 2026 – 23. Feb. 2027
Angebotsöffnungca. 23. Nov. 2026
Teststellung Anforderungca. 23. Nov. – 21. Dez. 2026
Teststellung Bereitstellungca. 21. Dez. 2026 – 4. Jan. 2027
Zugriff Testdatenbankca. 4. Jan. – 25. Jan. 2027
Fertigstellung Projekt31. Dez. 2027
Ausführungsfrist30. Juni 2028
Wiedereröffnung VerfügbarkeitDatum offenAlle zugesagten Funktionen müssen spätestens am Tag der Wiedereröffnung der Stadtbibliothek verfügbar sein; das Datum ist nicht angegeben.
ReferenzzeitraumDatum offenVergleichbare Referenzleistungen müssen in den letzten drei Jahren erbracht worden sein.
Rüge nach KenntnisnahmeDatum offenDie Rüge muss innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme des Verstoßes erfolgen.
VergabenachprüfungsantragDatum offenNach Mitteilung, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, ist der Antrag innerhalb von 15 Kalendertagen zu stellen.
VertragslaufzeitDatum offenDie Vertragslaufzeit beträgt 48 Monate; der Beginn ist nicht angegeben.
Pflege GesamtsystemDatum offenDie Pflege ist pauschal für 4 Jahre ab Vertrags- bzw. Betriebsbeginn zu erbringen, jährliche Zahlung.
FunktionsprüfungDatum offenDauer 30 Tage ab Zugang der Betriebsbereitschaftserklärung.
Teilabnahme-FunktionsprüfungDatum offenDauer 14 Tage ab Zugang der Betriebsbereitschaftserklärung für teilabnahmefähige Leistungen.
Erneute FunktionsprüfungDatum offenDauer 14 Tage nach erneuter Betriebsbereitschaftserklärung und Mängelbeseitigung.
Gewährleistung Sach- und RechtsmängelDatum offen24 Monate ab Gesamtabnahme.
Gewährleistung Rechtsmängel IndividualsoftwareDatum offen36 Monate ab Gesamtabnahme, nur bei Individualsoftware.
Gewährleistung TeilabnahmeDatum offen2 Jahre ab Teilabnahme, mindestens aber 9 Monate nach Gesamtabnahme.
Zahlungsfrist mit SkontoDatum offen21 Tage ab Eingang einer prüffähigen Rechnung, sofern Skonto vereinbart ist.
ZahlungsfristDatum offen30 Tage ab Eingang einer prüffähigen Rechnung, ohne Abzug.
ServicezeitDatum offenMontag bis Freitag von 08:00 bis 17:00 Uhr, falls nichts anderes vereinbart ist, ohne gesetzliche Feiertage.
Hotline-ServicezeitDatum offenDeutschsprachige Hotline montags bis freitags von 09:00 bis 17:00 Uhr.
Reaktionszeit bei betriebsverhindernder StörungDatum offenReaktion innerhalb von 3 Stunden nach Eingang der Störungsmeldung.
Beginn FehleranalyseDatum offenQualifizierte Fehleranalyse innerhalb von 12 Stunden nach Eingang der Störungsmeldung.
WartungsankündigungDatum offenPlanbare Wartungsarbeiten sind mindestens 5 Werktage vorher anzukündigen.
Sicherheitsprüfung PenetrationstestDatum offenVor Erstinbetriebnahme und danach mindestens jährlich durchzuführen.
Dokumentation GesamtsystemDatum offenSpätestens mit Herstellung der Betriebsbereitschaft in deutscher Sprache zu übergeben.
Systemservice BeginnDatum offenBeginn am Tag nach der Abnahme des Gesamtsystems; Dauer nicht angegeben.
PreisanpassungDatum offenErstmals frühestens 12 Monate nach Leistungsbeginn, wirksam 3 Monate nach Ankündigung.
Vertragsstrafe bei VerzugDatum offenGreift ab mehr als 7 Kalendertagen Verzug mit 0,2 % pro Kalendertag, insgesamt maximal 5 %.
Kündigungsfrist PflegeleistungenDatum offen6 Monate zum Monatsende, wenn keine Laufzeit vereinbart ist.
Verjährung PflegeleistungenDatum offenMängelansprüche verjähren nach 12 Monaten, soweit nichts anderes vereinbart ist.
Aufbewahrung NachweiseDatum offenLohn- und Kontrollnachweise sind 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der vollständigen Leistungserbringung aufzubewahren.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität2 Kriterien
Preis 30%Qualität 70%
- Leistung (Anforderungskatalog, Nicht-KO-Kriterien)70%
Bewertung der Leistungspunkte aus dem Anforderungskatalog (Bibliothekarische Funktionen, OPAC/App, Rollen- und Rechtemanagement u. a.) mit Gewichtungspunkten 10, 20, 30 oder 50 multipliziert mit Erfüllungsfaktor 0, 1 oder 2; zusätzlich Teststellung, deren Ergebnis nachbewertet werden kann.
- Preis30%
Angebotspreis (LMS inkl. Lizenzen, Schulungen, Pflege für 4 Jahre, Sonstiges, netto), bewertet per linearer Interpolation.
Gesamtpunktzahl = Leistungspunkte x 70 % + Preispunkte x 30 %; Preisbewertung nach linearer Interpolation (Anlage 8, nicht im Auszug enthalten). Leistungspunkte: Gewichtungspunkte (10/20/30/50) x Faktor (0 = keine/ungenügende, 1 = teilweise, 2 = volle Funktionserfüllung). KO-Kriterien sind Mindestkriterien ohne Punkte.
KI-Hinweis: Gewichtung 70/30 ist eindeutig, aber die Preisbewertungsformel (Anlage 8) fehlt im Auszug und die Leistungspunkte sind nur als Gewichtungspunkte ohne Summe bzw. Gesamtzahl angegeben; Unterkriterien mit eigener Gewichtung liegen nicht vor.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenFunktionen des Bibliothekssystems
Erwerbung, Katalogisierung, Nutzerverwaltung, Ausleihe und VerlängerungGebührenverwaltung, ePayment und KassenprozesseUmsetzung der Bibliothekssatzung (Anlage 1) mit Leihfristen, Gebühren und VerlängerungenOnlinekatalog (OPAC) und OPAC-App mit denselben KernfunktionenStatistik und FernleiheVerwaltung von Magazinbestand (Bestellung, Vormerkung) und ZweigstellenDie geforderten Einzelfunktionen ergeben sich aus dem Anforderungskatalog.
Anbindung der Bibliothekshardware und Schnittstellen
Integration der vorhandenen Hardware: Selbstverbucher, Kassenautomat, Rückgabeautomat, Verbuchungstechnik, Mediensicherung, Drucker und vergleichbare GeräteUnterstützt werden u. a. Bibliotheca RFID-Geräte, Tracs Kassenautomat PT600, Barcode-Scanner und QuittungsdruckerUmfang: 60 Personalarbeitsplätze (Einleitung), 21 interne OPAC-PCs, 4 RFID-Selbstausleihgeräte, 2 Selbstrückgabegeräte, 1 Außen-Rückgabegerät, 1 Sicherungsgate, 1 Kassenautomat, 2 ZweigstellenSchnittstellen u. a. zu K10plus, DNB, Buchhandel/EKZ, Overdrive/Libby, Filmfriend und Munzinger sowie SIP2- oder NCIP-SchnittstellenAnbindung an Keycloak, DirX und Active Directory
Datenmigration
Übernahme von Bestands-, Ausleih-, Nutzer-, Erwerbungs- und StatistikdatenMigration von rund 20.000 Konvoluten mit Verknüpfung mehrerer Titel- und ExemplardatensätzeEin bis mehrere Testmigrationen während der Ersteinrichtung, danach eine Echtmigration zur UmstellungBestehende Barcode-Typen und Benutzerausweise (Code 39/Modulo 11) müssen weiter nutzbar bleibenVollständiger Datenexport in nachnutzbare Austauschformate
Einführung, Schulung und Dokumentation
Einrichtung der Produktivumgebung und Testsystem während der UmstellungQualifizierte deutschsprachige Schulungen für Personal und Administration sowie didaktische SchulungsunterlagenDeutsche Dokumentation: Anwender-, Betriebs-, Rollen-/Rechte-, Netz-, Service-, Patch-, Lösch-, Schnittstellen- und MigrationsdokumentationProjektplan mit Projektphasen nach ZuschlagAnwesenheit des Bieters am Umstellungstag auf dem Produktivsystem
Betrieb, Pflege und Support
Bereitstellung als SaaS, Betrieb der Produktivumgebung durch den Auftragnehmer oder UnterauftragnehmerLaufende Pflege: Fehlerbehebung, Sicherheitsupdates, Kompatibilitätsanpassungen, Anpassungen an gesetzliche und technische ÄnderungenWeiterentwicklung über die Vertragslaufzeit (Pflege pauschal für 4 Jahre, jährliche Zahlung)Deutschsprachige, kostenlose Support-Hotline Montag bis Freitag 09:00 bis 17:00 Uhr sowie zusätzliche Zeiten (Mo–Fr 08:00–09:00 und 17:00–19:00 Uhr, Sa 09:00–14:00 Uhr)Reaktion auf betriebsverhindernde Störungen innerhalb von 3 Stunden, Beginn der Fehleranalyse innerhalb von 12 StundenPlanbare Wartungen außerhalb der Geschäftszeiten, mit Ankündigung mindestens 5 Werktage vorherKooperation mit der Firma bibliotheca bei Störungen der SelbstverbuchungTestdatenbank für die Bibliothek während der Umstellung
Technische Rahmenbedingungen und Informationssicherheit
Betrieb im vorhandenen IPv4/TCP-IP-Netz, Integration in die bestehende Netz- und Sicherheitsarchitektur, auch über VPN-StandortanbindungenMandantentrennung, dokumentierte Kommunikationsbeziehungen, sichere und verschlüsselte KommunikationBrowser-Unterstützung: Edge, Chrome, Brave, Firefox; keine zwingenden Browser-PluginsVerschlüsselung bei Übertragung und Speicherung (TLS nach aktuellem BSI-Mindeststandard), Penetrationstest vor Erstinbetriebnahme und danach mindestens jährlichMFA für administrative Konten, rollenbasiertes Rechtemanagement, umfassende ProtokollierungUmsetzung der OWASP-Top-10-RisikenDatenspeicherung einschließlich Backups innerhalb EU/EWRBereitstellung der Apps über Google Play Store und Apple App Store sowie Verteilung über Omnissa Workspace UEMAuftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVOKonfigurierbare Speicher- und Löschfristen
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenFachkunde und Referenzen
Nachweis von mindestens 2 vergleichbaren Bibliotheksprojekten in den letzten 3 Jahren (je Bibliothek mindestens 300.000 Medien, Standort mit mindestens 200.000 Einwohnern)Nachweis der Installation und Betreuung vergleichbarer Systeme in BibliothekenAlternativ: Nachweise aus einem Präqualifizierungsverfahren
Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit
Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen GeschäftsjahreUmsatz mit der besonderen Leistungsart der letzten 3 abgeschlossenen GeschäftsjahreDiese Angaben gelten nur für Bieter, die die Stadt Braunschweig bisher nicht beliefert haben. Ein Mindestumsatz ist nicht festgelegt.
Rechtliche und persönliche Eignung
Erfüllung der Pflichten zur Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenMitgliedschaft in der BerufsgenossenschaftErfüllung der gewerberechtlichen VoraussetzungenKein anhängiges Insolvenzverfahren oder LiquidationKein Ausschlussgrund nach §§ 123, 124 GWBKeine Verstöße nach § 21 Abs. 1 i. V. m. § 23 AEntG und § 19 MiLoGEinhaltung der ILO-Mindestanforderungen (§ 12 NTVergG) und der Mindestentgelte (§ 4 NTVergG)
Informationssicherheit und Datensicherheit
Nachweis eines etablierten Informationssicherheitsmanagements für den Bieter und, soweit relevant, für wesentliche UnterauftragnehmerGeeignet sind ein gültiges ISO/IEC-27001-Zertifikat (vorzugsweise BSI IT-Grundschutz), eine aktuelle C5-Testierung oder ein gleichwertiger, nachvollziehbar dokumentierter NachweisFür die Cloudleistung ist ein gültiges C5-Testat mindestens über die anwendbaren Basiskriterien erforderlich; bei fehlendem C5-Testat ein gleichwertiger dienstleistungsbezogener NachweisDer Geltungsbereich muss die angebotene Leistung einschließlich wesentlicher Betriebskomponenten abdecken; Lücken müssen transparent ausgewiesen werdenSchriftliche Bestätigung der Datensicherheits-Eignungskriterien (Anlage 7). Die Nachweise werden im Zuschlagsfall angefordert.
Sanktionen und Unternehmensangaben
Eigenerklärung zum 5. EU-Sanktionspaket: Der Bieter gehört nicht zum Personenkreis nach Art. 5k Abs. 1 VO (EU) Nr. 833/2014. Gleiches gilt für Unterauftragnehmer, Lieferanten und Kapazitätsgeber mit mehr als 10 % des Auftragswerts, auch während der Vertragslaufzeit.Angabe der nationalen Identifikationsnummer, der Unternehmensgröße und der Nationalität des wirtschaftlichen Eigentümers (oder Börsennotierung)
Pflichtanforderungen (KO-Kriterien)
Alle im Anforderungskatalog mit KO gekennzeichneten Anforderungen müssen vollständig erfüllt sein. Angebote, die das nicht erfüllen, werden nicht berücksichtigt.Die übrigen Anforderungen werden mit 10, 20, 30 oder 50 Punkten bewertet.Zusätzlich gilt: Bereitschaft zur Akzeptanz der EVB-IT-Systemverträge und AGB.
Referenzprojekte
mindestens 2 Bibliotheken (Referenzprojekte) ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: Rechnungswert je Referenz angeben; kein Mindest-Rechnungswert festgelegt
Projekterfahrung in der Installation und Betreuung vergleichbarer Bibliotheks-LMS-Systeme: mindestens 2 Bibliotheken, jeweils mit mindestens 300.000 Medien, in Städten mit mindestens 200.000 Einwohnern
Referenzliste mit Jahr, Auftraggeber, Ansprechpartner, Telefonnummer, Rechnungswert und Leistungszeit, getrennt nach öffentlichen und privaten Auftraggebern. Alternativ Nachweise aus einem Präqualifizierungsverfahren.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 69%4–10 · 30%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 31 erledigt
Angebotsschreiben und Preise
Eigenerklärungen und Eignungsnachweise
Referenzen
Anforderungskatalog und Konzepte
Nach Zuschlag
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Stadt Braunschweig Fachbereich Bauordnung und Zentrale Vergabestelle | Vergabekammer Nds. beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
Anschrift
38114 Braunschweig
Ort
38114 Braunschweig
Kategorie
Niedersachsen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.deutsche-evergabe.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
38114 Braunschweig
Niedersachsen
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