CTC Vergabemanagementsystem

Bereitstellung eines webbasierten Vergabemanagementsystems als Cloud-Service (Platform as a Service), ausschließlich in Rechenzentren innerhalb EU/EWR/Schweiz. Nutzbar über Standardbrowser, deutsch- und englischsprachig, DSGVO-konform, mit dynamischer Skalierbarkeit von Rechenleistung, Speicher und Nutzerlizenzen ohne Systemmigration.

Schnittstellen zu TED, bund.de und Destatis sind erforderlich. Unterstützung folgender Verfahrensarten: Direktaufträge, Verhandlungsvergaben, beschränkte Ausschreibungen, öffentliche Ausschreibungen sowie EU-weite Vergabeverfahren.

Anfänglich sind 10 Bearbeiterlizenzen, 10 Genehmigerlizenzen und 2 Administratorlizenzen inklusive Systemverwaltung bereitzustellen. Die Preise für Lizenzen, Wartung und Support sind als Festpreise für die ersten 24 Monate ab Vertragsbeginn anzubieten.

Elektronische Vergabeakte mit zentraler Dokumentenspeicherung, Versionierung, Fristenmanagement und Exportfunktionen (PDF/Word/Excel).

Automatisierte Vergabevermerkserstellung mit Übernahme und Fortschreibung aus dem Verfahren. Vertragsakte nach Zuschlag mit Verwaltung von Vertragsunterlagen, Laufzeiten, Kündigungsfristen, Vertragsänderungen, Nachträgen, Verlängerungsoptionen und Ansprechpartnern.

Formularmanagement (VHB-Formulare, Liefer-/Dienstleistungen, Bauleistungen, frei konfigurierbare Vorlagen). Workflowmanagement mit Freigabeschritten, Mehr-Augen-Prinzip, Eskalation, Stellvertretung und elektronischen Genehmigungen.

Rollenbasierte Rechteverwaltung (Administrator, Bearbeiter, Genehmiger, Leseberechtigte), Unterstützung mehrerer Organisationseinheiten, paralleler Zugriff mehrerer Nutzer sowie revisionssichere Dokumentation.

Projektmanagement und Implementierung, Einrichtung des Mandanten-, Rollen- und Rechtekonzepts, Konfiguration der Freigabe- und Genehmigungsworkflows, Einrichtung der Formularbibliothek (VHB/Formularsätze), Bereitstellung eines Testsystems mit Roll-In sowie Produktivsetzung und Abnahmebegleitung.

Anwenderschulung Bearbeiter (online, 1 Tag), Schulung Genehmiger (online, 1 Tag), Administratorschulung (online, 1 Tag).

Softwarewartung und Updates sowie telefonischer Support in deutscher Sprache an Werktagen (Mo–Do 09:00–16:00 Uhr, Fr 09:00–14:00 Uhr). Updates und Anpassungen an vergaberechtliche Änderungen auch außerhalb der Supportzeiten. Wiederanlaufzeit (RTO) maximal 72 Stunden, maximaler Datenverlust (RPO) maximal 24 Stunden.

Zusätzliche Bearbeiter-/Genehmigerlizenzen, Vertragsmanagement-Erweiterung (automatische Fristenüberwachung, Wiedervorlagen, Erinnerungs-/Eskalationsfunktionen, Vertragscontrolling, erweitertes Reporting, Workflow-Unterstützung für Vertragsänderungen), Datenmigration aus Altsystemen, ERP-/ECM-/Paperless-Schnittstellen, Single-Sign-On (SSO), zusätzliche Schulungen für Administratoren und Anwender, Reporting- und Controllingmodule sowie individuelle Workflowanpassungen, Remote-Beratung und Beratung vor Ort. Bedarfspositionen begründen keinen Anspruch auf Beauftragung.

Späteste Meilensteine: Projekt- und Implementierungsplanung bis 23.10.2026, Einrichtung und Konfiguration bis 05.11.2026, Bereitstellung Testsystem bis 12.11.2026, Abschluss Testbetrieb bis 07.12.2026, Roll-In inkl. Schulung bis 17.12.2026, Produktivsetzung und Abnahme bis 23.12.2026. Spätester Vertragsbeginn: 01.01.2027 (Regelbetrieb ab diesem Datum). Der Roll-In-Abschluss muss spätestens 4 Wochen vor Vertragsbeginn erfolgen.

Aktuelle ISO/IEC 27001-Zertifizierung (nicht älter als 3 Jahre, durchgängig gültig über die gesamte Vertragslaufzeit) sowie Nachweis eines Informationssicherheits-Managementsystems gemäß ISO/IEC 27001 mit regelmäßiger Auditierung.

Entsprechung den Anforderungen des deutschen Vergaberechts; Cloud-Lösung ausschließlich in Rechenzentren EU/EWR/Schweiz; DSGVO-Konformität; webbasiert/Standardbrowser; Sprachen Deutsch und Englisch; Schnittstellen zu TED, bund.de und Destatis.

Rollenbasierte Rechteverwaltung, Unterstützung mehrerer Organisationseinheiten, paralleler Zugriff mehrerer Nutzer, dynamische Skalierung von Ressourcen ohne Systemmigration.

Referenzen vergleichbarer Einrichtungen (Bildungs- und Forschungseinrichtungen, Bundes- und Landesbehörden, öffentliche Auftraggeber oder Einrichtungen mit ähnlicher Organisationsstruktur). Die referenzierten Leistungen müssen innerhalb der letzten 5 abgeschlossenen Kalenderjahre erbracht und abgeschlossen worden sein.

Eigenerklärung zur Eignung (keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB, erfüllte Steuer-/Abgaben-/Sozialversicherungspflichten, Einhaltung MiLoG/AEntG, keine Verstöße gegen § 98c AufenthG, keine Eintragungen im Wettbewerbsregister). Eigenerklärung zur Einhaltung der Russlandsanktionen gemäß Art. 5k EU-VO 833/2014 (bei Bietergemeinschaft von jedem Mitglied einzeln). Auf Verlangen: Nachweis Berufshaftpflicht, Sicherheitsauskunft und Verpflichtungserklärung der Nachunternehmer, Eignungsnachweise der Nachunternehmer.