Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDer Kreis Offenbach beschafft eine Komplettlösung für den digitalen Postlauf im Kreishaus Dietzenbach.
Worum es geht: Eingehende Papierpost soll zentral gescannt, digital gesiegelt, im ECM-System archiviert und elektronisch an die zuständigen Stellen verteilt werden. Dafür wird ein industrielles Scansystem mit integriertem Brieföffner, eine serverbasierte OCR- und Siegelsoftware, Anbindung an das bestehende ECM-System (2Charta ECM) sowie Wartung, Support und Softwarepflege über 60 Monate benötigt.
Was Bieter mitbringen müssen: zertifiziertes Fachpersonal des Hardwareherstellers, Eigenerklärung zur Eignung, drei vergleichbare Referenzen aus den letzten drei Jahren sowie ein vollständig ausgefülltes Preisblatt. Angebote können als Kauf (Hauptangebot) oder als Miet-/Leasingmodell (Nebenangebot) abgegeben werden.
Was zu beachten ist: Die Lösung muss die technische Richtlinie BSI TR-03138 (RESISCAN) erfüllen – dies ist Pflicht (Ausschlusskriterium).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertNoch 11 Tage bis zur Angebotsfrist — 25. August 2026
HEUTE
Termin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG
Angebotsfrist
Bindefrist
Vorlage Schulungsunterlagen
Lieferung Hardware und Software
Mängelbeseitigung Pilotbetrieb
Abnahmereifes Ausführungsende
Vertragslaufzeit
Reaktionszeit betriebsverhindernde Störung
Reaktionszeit betriebsbehindernde Störung
Reaktionszeit leichte Störung
Wiederherstellungszeit betriebsverhindernde/beh. Störung
Wiederherstellungszeit leichte Störung
Vorbeugende Wartung – Terminabsprache
Rechnungslegung
Verlängerung 1
Verlängerung 2
Verlängerung 3bis 2035
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Preis100%
Der Preis wird aus der Wertungssumme des Angebotes ermittelt. Die Wertungssummen werden ermittelt aus den nachgerechneten Angebotssummen, insbesondere unter Berücksichtigung von Nachlässen. Grundlage ist die Gesamtwertungssumme (Zwischensumme A.1 Einmalige Kosten + Zwischensumme A.2 Laufende Kosten für 60 Monate).
KI-Hinweis: Es ist ausschließlich das Zuschlagskriterium Preis (100%) angegeben; das Preisblatt definiert die wertungsrelevanten Positionen (Teil A) klar.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenHardware: Scansystem
Industrielles Scansystem für die zentrale Posteingangsverarbeitung.
Duplex-Scan in einem Durchgang (Vorder- und Rückseite)Auflösung mindestens 300 dpi (Leistungsbeschreibung fordert mind. 600 dpi)Mindestens 80 DIN-A4-Blätter/Min. (160 Bilder) bei 300 dpi in allen Farbmodi; Leistungsbeschreibung fordert mind. 100 Blätter/Min. (200 Bilder)Farbe, Graustufen und Schwarz-WeißTouchdisplay mind. 20 ZollEinzelblatt- und Stapelzuführung mit automatischem Wechsel ohne BedienereingriffMehrere Sensoren über gesamte Scanbreite zur Doppelblatteinzug-Erkennung, einzeln oder gemeinsam deaktivierbarIntegrierter Druckkopf für Randinformationen (Vorder- und/oder Rückseite, hinter der Scaneinheit)Verarbeitung von Materialien 9 cm bis 250 cm Länge und 5 cm bis 30 cm BreiteFehlerfreie Verarbeitung von Klarsichthüllen, Heftklammern, Metallteilen, stark zerknittertem Papier, gemischten Materialien (Visitenkarten, A3, Tankquittungen, Broschüren), Plastikkarten, CDs/DVDsKontinuierliche Stapelzuführung (neue Stapel während laufendem Scan)Mindestens 4 separate Ausgabefächer plus 1 definierbares FehlerfachHöhenverstellbarer Scantisch (~15 cm) für mobilitätseingeschränkte PersonenSchnittstelle für Flachbett-/Großformatscanner als FallbackKonformitätserklärung für Scanner und Brieföffner; Betrieb ausschließlich über Wechselstrom; NotausschalterSchalldruckpegel max. 77 dB(A)
Hardware: Integrierter Brieföffner
Integrierter Brieföffner, mit dem Scansystem verbunden, aber wechselseitig unabhängig betreibbar.
Öffnung in den Formaten C5, C6, DIN langVerarbeitung unsortierter Briefe nach GrößeAutomatisches Öffnen per Fräs- und SchneidemechanismusGeöffnete Briefe werden offen gehalten für Inhaltseinsicht und -entnahme
Software: Bilderfassung, OCR, Siegelung, Workflow
Bilderfassungs- und Validierungssoftware im Lieferumfang sowie serverbasierte OCR-Komponente (Pflichtleistung, vollständig zu bepreisen).
TR-Resiscan-Konformität (BSI TR-03138) – PflichtXML-Datei mindestens pro Blatt und pro Sendung mit MetadatenAusgabeformate: durchsuchbares PDF, PDF/A-1, PDF/A-2, TIFF, Multi-TIFF, JPG1D- und 2D-Barcode-Erkennung (mind. 3 Werte pro Seite)Automatische Dokumententrennung (Barcode, Patchcode, strukturelle Merkmale)Serverbasierte OCR und Serversiegelsoftware (Einzelseitenbasis)Workflow-Software mit BPMN 2.0, Low-Code/No-Code-ArchitekturWorkflows durch den Auftraggeber modellierbar und anpassbarLDAP-/Active-Directory-Authentifizierung (Single Sign-On, gesicherte Übertragung)Browserbasierte Anwendung ohne PluginsNutzerverwaltung für mindestens 100 gleichzeitige Anwender (Software: unlimitierte Benutzer)Kennwortrichtlinien gemäß BSI (verschlüsselte Speicherung, Historie 12 Generationen, max. 10 Fehlversuche, Wechsel nach 3 Monaten, Sperre nach 6 Monaten Inaktivität)Rechte- und Rollen-Administration durch den Auftraggeber, ProtokollierungRescan-Prozess mit Anpassung von Transfervermerk, Entnahmelisten, Steuerblättern und EntnahmebelegenClearingprozess für Vorzimmer/Sachbearbeitungen und besonders berechtigte Stellen (mehrstufig konfigurierbar)Zwischenlager-Management (Kurzzeitarchiv) über RegelwerkeIrrläuferverwaltung; kontrollierter Löschprozess für Fehldigitalisierungen
Schnittstellen und IT-Architektur
Anbindung an bestehendes ECM-System 2Charta ECM (Lorenz Orga-Systeme)REST-Webservices und CMIS-SchnittstellenIntegration mehrerer Zielarchive möglichServerausfälle durch automatische Lastverteilung abgesichert; Skalierbarkeit und FailoverParallelisierung, Skalierbarkeit, Failover-MechanismusServerbetrieb auf virtuellen oder physikalischen ServernKein Zugriff von außen auf Daten/Dokumente (Vor-Ort-Techniker nach AVV ausgenommen)Datenübergabe an Reportinglösungen; konfigurierbares Basisreporting
Dimensionierung und Scanvolumen
Ca. 1.500–2.500 Scanvorgänge pro Arbeitstag als DimensionierungsgrundlageEmpfohlenes tägliches Scanvolumen ist im Angebot anzugeben
Lieferung, Installation, Inbetriebnahme
Lieferung an Kreishaus, Werner-Hilpert-Straße 1, 63128 DietzenbachBetriebsbereite Installation und KonfigurationBereitstellung einer Testumgebung, Pilotbetrieb mit Echt-Dokumenten, AbnahmeMängelbeseitigung im Pilotbetrieb innerhalb 72 Stunden
Schulungen
Scanoperatoren: 10 PersonenPower User: 5 PersonenAdministratoren: 2 PersonenSchulungsunterlagen mindestens 1 Woche vor Schulungsbeginn, digital und in deutscher SpracheSchulung gemäß BSI TR-03138 RESISCAN Transfervermerke
Wartung, Support, Softwarepflege (60 Monate)
Vertragslaufzeit 60 Monate ab AbnahmeVorbeugende Wartung mit monatlicher Techniker-Überprüfung (Preisblatt fordert mind. 4x/Jahr vorbeugende Vor-Ort-Wartung); Terminabsprache mindestens 14 Tage im VorausGarantie-, Ersatz- und Verschleißteilversorgung inklusiveSoftwarepflege (Updates, Bug-Fixes)Servicezeiten: Montag–Freitag 08:00–17:00 Uhr (ohne gesetzliche Feiertage am Erfüllungsort)Reaktionszeiten (gilt nur innerhalb der Servicezeiten):betriebsverhindernde Störung: 4 Stundenbetriebsbehindernde Störung: 8 Stundenleichte Störung: 12 StundenWiederherstellungs-/Erledigungszeiten:betriebsverhindernd/betriebsbehindernd: max. 24 Stunden (NWB)leichte Störung: max. 72 Stunden (Samstage, Sonntage, Feiertage, Schließtage ausgenommen)Vor-Ort-Einsatz am nächsten Arbeitstag, wenn Fernwartung nicht erfolgreichErreichbarkeit des Technikers auch über MobilfunknummerLieferung und Rückführung der Hardware auf eigene Kosten
Datenschutz und Datenlöschung
DSGVO-konforme Löschung aller Daten nach DIN 66399 nach Vertragsende auf Kosten des AuftragnehmersFormloser Nachweis über die Löschung an den Auftraggeber
Optionale Leistungen
IT-Spezialist / Workflow-Entwickler nach Aufwand (Tagessatz 8 Std.)Support-Techniker / Trainer vor Ort nach Aufwand (Tagessatz 8 Std.)Optionaler USB-Flachbettscanner zur Einbindung in den ScanworkflowAll-In-Mietmodell (Hardware, Software, Lizenzen, alle Services) über 60 Monate – als Nebenangebot zulässig
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPersönliche Eignung / Ausschlussgründe
Keine schweren Verfehlungen (Ausschlussgrund gem. § 123 GWB)Keine rechtskräftige Verurteilung wegen Insolvenzverschleppung, Vorenthalten von Sozialversicherungsbeiträgen etc. (§ 124 GWB)Keine Freiheitsstrafe > 3 Monate, Geldstrafe > 90 Tagessätze oder Geldbuße > 2.500 € in den letzten 2 JahrenErklärung zu laufenden oder abgeschlossenen Insolvenzverfahren/LiquidationGgf. Nachweis über Selbstreinigungsmaßnahmen
Gewerberechtliche Voraussetzungen
Erfüllung der gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der angebotenen Leistung (Bestätigung im Angebotsschreiben)Eintragungsbescheinigung Berufsregister – nur auf Verlangen vorzulegen (sofern Eintragungspflicht besteht)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Umsatzangaben des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren für vergleichbare Leistungen (mit Angebotsabgabe)Nachweis kann auch durch Verpflichtungserklärung eines anderen Unternehmens erbracht werden (dann gemeinsame Haftung)
Technische Leistungsfähigkeit
Nachweis über die Ausführung vergleichbarer Leistungen in den letzten 3 Jahren3 Referenzen aus den letzten 3 Jahren (auf Verlangen): Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme, AusführungszeitraumAngabe der Anzahl der Beschäftigten (Jahresdurchschnitt der letzten 3 Jahre) – auf VerlangenNamentliche Benennung der für die Projektleitung vorgesehenen Personen – auf VerlangenNachweis über Hersteller-Autorisierung/Zertifizierung des eingesetzten Fachpersonals – mit dem Angebot einzureichen
Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Zuverlässigkeit
Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung (auf Verlangen)Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern und AbgabenOrdnungsgemäße Beitragszahlung zur gesetzlichen SozialversicherungMitgliedschaftsnachweis in der zuständigen Berufsgenossenschaft
Tariftreue und Mindestentgelt
Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Zahlung des Mindestlohns ist mit dem Angebot abzugeben
Nachweis berufliche Erstausbildung (Kreis Offenbach)
Bietererklärung KROF gemäß Kreistagsbeschluss vom 05.02.1997: Angabe, ob Betrieb als Ausbildungsbetrieb zugelassen ist, Anzahl beschäftigter Azubis, Stundensatz der Auszubildenden; falls keine Azubis: Begründung (Auftragslage, kein geeigneter Bewerber, Betrieb zu klein, sonstige Gründe)Abgabe in Textform gemäß § 126b BGB
Technische Ausschlusskriterien (A-Kriterien)
Sämtliche A-Kriterien aus dem Hardware- und Software-Kriterienkatalog (A-1 bis A-68 Hardware, A-70 bis A-121 Software) sind mit „Ja" zu bestätigen. Die Nichterfüllung führt zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Wesentliche Beispiele:
TR-Resiscan-Konformität (BSI TR-03138)Scangeschwindigkeit mind. 80 Blätter/Min. (Hardware-Katalog) bzw. 100 Blätter/Min. (Leistungsbeschreibung) bei 300 dpiAuflösung mind. 300 dpi (Hardware-Katalog) bzw. 600 dpi (Leistungsbeschreibung)Duplex in einem Durchgang; mindestens 4 Ausgabefächer plus FehlerfachOCR, Serversiegelsoftware auf EinzelseitenbasisBPMN 2.0-Workflows, Low-Code/No-Code-ArchitekturLDAP-/AD-Authentifizierung, SSOREST-API und CMIS-SchnittstellenLastverteilung und HochverfügbarkeitDSGVO-konforme Löschung nach DIN 66399Vorbeugende Wartung mit monatlicher Techniker-Überprüfung; Reaktions-/ErledigungszeitenKonformitätserklärung Scanner und Brieföffner; Schalldruckpegel max. 77 dB(A)
Referenzprojekte
3 Referenzen ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: nicht spezifiziert
Vergleichbare Leistungen aus den letzten 3 Jahren (digitale Postlauf-/Scan-/DMS-Lösungen)
Angabe von Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme und Ausführungszeitraum; Vorlage erst auf gesonderte Aufforderung nach Eingang in die engere Wahl
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 45%4–10 · 31%11+ · 24%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 25 erledigt
Angebotsformulare & vertragliche Erklärungen
Eignungsnachweise
Tariftreue & Bietererklärung Kreis Offenbach
Technisches Angebot & Kriterienkatalog
Preisblatt & Finanzierung
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Kreis Offenbach - FD Gebäudewirtschaft
Ort
63128 Dietzenbach, Hessen
Kategorie
Hessen
Veröffentlicht
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