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Ausschreibungen Sachsen

Digitalisierung 2026 (VE)

Sächsisches StaatsarchivLos Nr. 1: Sächsisches Staatsarchiv Standort Dresden Archivstraße 14 01097 Dresden Archivzentrum Hubertusburg Hubertusburg Gebäude 71 - 79 04779 Wermsdorf Los Nr. 2: Sächsisches Staatsarchiv Bergarchiv Freiberg Schlossplatz 4 09599 Freiberg Archivzentr, SachsenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Öffentliche Ausschreibung des Sächsischen Staatsarchivs (STA-2026-0010) für Digitalisierungsleistungen in drei Losen:

Los 1 – Mikrofilme: ca. 415.200 Bilder aus 451 Dickfilmen (35mm), Standorte Dresden, Leipzig, Wermsdorf. 8-Bit-Graustufen-JPEG, 300 dpi, Lieferung auf 2 Festplatten.Los 2 – Makrofiches: Festpreis max. 17.500 € netto, Standort Freiberg; Test-Scan erforderlich.Los 3 – Karten, Risse, Bilder, Beiblätter bis Format A1, ca. 1.200 doppelseitige Aufnahmen, Festpreis max. 10.500 € netto; Standorte Dresden und Wermsdorf.

Angebote sind elektronisch über www.evergabe.sachsen.de einzureichen. Nebenangebote sind nicht zugelassen. Mehrere Anlagen (Firmendarstellung, Bewerbereigenerklärung, Preisübersicht, Verpflichtungen etc.) sind zwingend beizufügen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 23. Oktober 2026
Termin / FristSEP2026OKTNOVDEZJAN2027FEBMÄR
Veröffentlichung16. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist20. Okt. 2026
Angebotsfrist23. Okt. 2026
Bindefrist23. Okt. – 12. Nov. 2026
Zuschlag12. Nov. 2026
Ausführungsbeginn Los 14. Jan. 2027
Vertragslaufzeit Los 14. Jan. – 31. Juli 2027bis 2027
Vertragslaufzeit Los 31. März – 31. Aug. 2027bis 2027
Probelauf Los 1Datum offenProbelauf mit 5 vom Auftraggeber benannten Rollfilmen nach Zuschlagserteilung und vor Arbeitsbeginn.
Transportabstimmung Los 1Datum offenAbstimmung Hin- und Rücktransporte innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Zuschlagserteilung.
Mängelbeseitigung Los 1Datum offenFrist zur Mängelbeseitigung 21 Kalendertage nach Mängelanzeige.
Nachbesserung Los 1Datum offenFrist 14 Kalendertage nach Nicht-/Schlechterfüllung.
Prüfungsfrist Digitalisate Los 1Datum offenAuftraggeber prüft Digitalisate binnen 10 Arbeitstagen nach Eingang der Festplatten.
Prüfungsfrist Archivgut Los 1Datum offenAuftraggeber prüft zurückgesendetes Archivgut binnen 10 Arbeitstagen nach Eingang.
Rechnungsbegleichung Los 1Datum offenZahlung binnen 10 Arbeitstagen nach Abnahme (zzgl. Skonto 2 % bei Zahlung binnen 14 Tagen, netto 30 Tage).
Prüfungsfrist Digitalisate Los 2Datum offenAuftraggeber prüft Digitalisate binnen 10 Arbeitstagen nach Eingang.
Prüfungsfrist Archivgut Los 2Datum offenAuftraggeber prüft Archivgut-Rücksendung binnen 10 Arbeitstagen nach Eingang.
Rechnungsbegleichung Los 2Datum offenZahlung binnen 10 Arbeitstagen nach Abnahme.
Prüfungsfrist Digitalisate Los 3Datum offenAuftraggeber prüft Digitalisate binnen 10 Arbeitstagen nach Eingang der Festplatten.
Prüfungsfrist Archivgut Los 3Datum offenAuftraggeber prüft Rücksendung des Archivguts binnen 10 Arbeitstagen nach Eingang.
Rechnungsbegleichung Los 3Datum offenZahlung binnen 10 Arbeitstagen nach Abnahme.
Grundeinweisung Los 3Datum offenGrundeinweisung per WebEx zeitnah nach Archivalienabholung.
Probelauf Los 3Datum offenProbelauf mit bis zu 15 ausgewählten Archivalien innerhalb von 14 Tagen nach Grundeinweisung.
Mängelbeseitigung Los 3Datum offen21 Kalendertage nach Mängelanzeige.
Nachbesserung Los 3Datum offen14 Arbeitstage Frist zur Nachbesserung.
SkontofristDatum offen2 % Skonto bei Zahlung binnen 14 Tagen nach Rechnungsdatum.
ZahlungszielDatum offenZahlung netto binnen 30 Tagen nach Rechnungsdatum.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabe

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität5 Kriterien
  • Angebotsendpreis100%

    Zuschlagskriterium für Los 1; der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot.

  • Angebotsendpreis30%

    Preisbestandteil der Wertung für Los 2.

  • Schärfe des Testscans bzw. Mirenwert35%

    Bewertung der technischen Scanqualität anhand des vom Bieter eingereichten Testscans.

  • Grauwerte des Testscans35%

    Bewertung der Graustufen des vom Bieter eingereichten Testscans.

  • Gesamtbearbeitungsmenge100%

    Ausschließliches Zuschlagskriterium für Los 3; die Bearbeitungsmenge wird aus dem Preisblatt bzw. der Anzahl der Digitalisate ermittelt.

Für Los 2 gilt: Z = 30% × (Bearbeitungsmenge des Bieters / höchste Bearbeitungsmenge der Bieter) + 35% × (niedrigster Mirenwert aller Arbeitsproben / Mirenwert der Arbeitsprobe des Bieters) + 35% × (Anzahl der Graustufen des Bieters / beste Anzahl der Graustufen aller Arbeitsproben). Das Angebot mit dem höchsten Z erhält den Zuschlag; bei Gleichstand gilt der niedrigste Mirenwert, danach Losziehung. Los 1 wird ausschließlich nach dem Angebotsendpreis bewertet; Los 3 wird ausschließlich nach der Gesamtbearbeitungsmenge bewertet.

KI-Hinweis: Die aktualisierte Version 4 weist je Los vollständige Zuschlagskriterien, Gewichtungen und die Bewertungsformel aus; die abweichende ältere Preiswertung für Los 2 wurde durch die Bieterinformation ersetzt.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gemeinsame Anforderungen an alle Lose

Digitalisierung von historischem Archivgut des Sächsischen Staatsarchivs gemäß Leistungsbeschreibung (Anlage Nr. 1)Schonender, konservatorisch einwandfreier Umgang mit dem ArchivgutEinhaltung vorgegebener Klima- und Lagerbedingungen (18 °C ±2 °C; 50 % rF ±5 % rF)Hin- und Rücktransport der Archivalien durch den Auftragnehmer (oder geeigneten Nachunternehmer)Lieferung der Digitalisate auf zwei identischen, lagerungsbeständigen externen Festplatten (mind. USB 3.0) an Sächsisches Staatsarchiv Dresden und Archivzentrum Hubertusburg WermsdorfVerpflichtung aller eingesetzten Mitarbeiter nach § 1 Verpflichtungsgesetz und auf Einhaltung des DatenschutzesKeine Teilleistungen ohne schriftliche Zustimmung des AuftraggebersUnterauftragnehmer dürfen maximal 50 % des Gesamtumfangs übernehmen; Nachunternehmer sind spätestens vor Zuschlagserteilung zu benennen und müssen dieselben Eignungsanforderungen erfüllen

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zuverlässigkeit (alle Lose)

Erfüllung steuerlicher Pflichten und SozialversicherungsbeiträgeKein Insolvenz- oder LiquidationsverfahrenEintragung im Handelsregister (Auszug auf Anforderung nachzureichen)Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft (Bezeichnung + Mitgliedsnummer)Haftpflichtversicherung (Versicherer + Deckungssumme)Sanktionskonformität nach EU-VO 833/2014 Art. 5k (keine Russland-Bezüge); gilt auch für Unterauftragnehmer mit ≥10 % Auftragswert

Fachliche und technische Eignung

Verpflichtung aller eingesetzten Mitarbeiter nach § 1 Verpflichtungsgesetz (Anlage Nr. 6) und auf Einhaltung des Datenschutzes (Anlage Nr. 4)Einsatz zuverlässigen Fachpersonals; sorgfältiger Umgang mit KulturgutGeeignete klimatische Lagerungsbedingungen (18 °C ±2 °C; 50 % rF ±5 % rF)Voraussetzungen für integrierte Schädlingsbekämpfung/IPMSchonende, belastungsfreie Aufnahmetechnik; fachkundiger Umgang mit Vorschädigungen

Nachunternehmer

Bei Einsatz von Nachunternehmern (Los 1 und 2 nur für Transportleistungen, Los 3 für Transportleistung): Eignungsnachweise gemäß § 6 Abs. 1 SächsVergabeG sowie Verpflichtungserklärung des NachunternehmersNachunternehmer dürfen max. 50 % des Gesamtumfangs übernehmenNachunternehmer müssen dieselben Eignungsanforderungen wie der Bieter erfüllen

Präqualifikation

Präqualifizierte Unternehmen (PQ-VOL) gelten als geeignet, soweit die Präqualifikation die geforderten Kriterien abdeckt
Referenzprojekte
mind. 2 ReferenzenZeitraum: nicht älter als 5 Jahre

Mindestens zwei Referenzen aus Archiven/Bibliotheken, vergleichbar mit dem geforderten Leistungsprofil

Schriftliche Referenzen zulässig; in Firmendarstellung (Anlage Nr. 2) aufzuführen

mind. 2 ReferenzenZeitraum: nicht älter als 5 Jahre

Mindestens zwei Referenzen aus Archiven/Bibliotheken, vergleichbar mit dem geforderten Leistungsprofil

Schriftliche Referenzen zulässig; in Firmendarstellung (Anlage Nr. 2) aufzuführen

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 72%4–10 · 26%11+ · 1%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 23 erledigt
Formale Angebotsunterlagen (alle Lose)
Verpflichtungen (alle Lose)
Los 1 – Mikrofilme (zusätzlich)
Los 2 – Makrofiches (zusätzlich)
Los 3 – Karten (zusätzlich)
Beim Bieter verbleibend
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Sächsisches Staatsarchiv
Ort
Los Nr. 1: Sächsisches Staatsarchiv Standort Dresden Archivstraße 14 01097 Dresden Archivzentrum Hubertusburg Hubertusburg Gebäude 71 - 79 04779 Wermsdorf Los Nr. 2: Sächsisches Staatsarchiv Bergarchiv Freiberg Schlossplatz 4 09599 Freiberg Archivzentr, Sachsen
Kategorie
Sachsen
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Erfüllungsort

Ort der Leistung
Los Nr. 1: Sächsisches Staatsarchiv Standort Dresden Archivstraße 14 01097 Dresden Archivzentrum Hubertusburg Hubertusburg Gebäude 71 - 79 04779 Wermsdorf Los Nr. 2: Sächsisches Staatsarchiv Bergarchiv Freiberg Schlossplatz 4 09599 Freiberg Archivzentr
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